Учет остатков отпусков в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Глава 19 ТК РФ определяет виды отпусков, их продолжительность и порядок предоставления. Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 №169, применяются в части, не противоречащей нормам ТК РФ. В частности, в нем закреплены правила подсчета стажа, дающего право на отпуск, и порядок его предоставления за второй и последующие годы работы.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на 2026 год утвержден постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 №1466.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных отпусков (ст.122 ТК РФ). 

Законом запрещается не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, а также непредоставление отпуска несовершеннолетним работникам (до 18 лет) и сотрудникам, работающим во вредных или опасных условиях (ст.124 ТК РФ).

Согласно нормам ТК РФ и Правилам №169, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность хранения, применения и учета соответствующих видов отпусков, положенных сотрудникам организации.

Виды отпусков, предоставляемых работникам

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 список всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, а также предусмотренные коллективными и трудовыми договорами, содержится в одноименном справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков), рис. 1. 

При необходимости можно настроить собственные произвольные виды отпусков по кнопке Создать.

Рис. 1. Справочник «Виды отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Настройка некоторых видов отпусков производится при первом запуске программы или в Настройке состава начислений и удержаний (раздел Настройка – Расчет зарплаты) на закладке Отпуска.

❗ Для возможности формирования отпуска за вредность в Настройке состава начислений и удержаний необходимо установить флаг Надбавка за вредность на закладке Прочие начисления.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней заложен в программу по умолчанию и предоставляется всем сотрудникам, заключившим трудовой договор.

Назначение права на отпуск

Право сотрудника на конкретный вид отпуска и положенное количество дней в течение года устанавливаются внутри Позиции штатного расписания (рис. 2), а также индивидуально при оформлении документов Прием на работу и Кадровый перевод (раздел Кадры – Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения).

Рис. 2. Право на отпуск в «Позиции штатного расписания» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Право на использование основного отпуска предоставляется за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в организации (каждого сотрудника отдельно). После установки права на отпуск программа будет накапливать его остаток. Расчет накопленных дней основного отпуска производится автоматически с даты приема, установленной в документе Прием на работу.

При расчете остатков других ежегодных отпусков, заданных для определенной позиции штатного расписания, учитываются периоды работы сотрудника на данной позиции.

Изменение права на отпуск

Положенные дни отпуска сотруднику могут отличаться от зарегистрированных сведений внутри утвержденной позиции штатного расписания (закладка Дополнительно). Изменения в перечень положенных видов отпусков и их количества дней отражаются в таблице окна Право на отпуск внутри документа Прием на работу или Кадровый перевод (закладка Главное), рис. 3.

Рис. 3. Изменение права на отпуск в документе «Прием на работу» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Если сведения были изменены внутри позиции штатного расписания после приема нового сотрудника на работу, то они не будут применены к сотруднику автоматически. Для регистрации изменений следует оформить документ Кадровый перевод (флаг Изменить права на отпуск).

Также уточнения по отпускам по ранее принятым работникам могут быть внесены с помощью документов:

• Начальная штатная расстановка (раздел Главное – Данные на начало эксплуатации) – документ необходим для своевременной регистрации видов отпусков до начала эксплуатации новой программы без создания документов Прием на работу по каждому сотруднику отдельно.

• Ввод остатков отпусков (раздел Главное – Остатки отпусков или раздел Кадры – Сотрудники – Оформить документ – Отсутствия) – документ аннулирует все данные по остаткам отпусков и служит корректировкой расчета заработанных прав на отпуск при эксплуатации программы. Заполнение документа производится на конец дня, указанного в поле Дата остатков. При оформлении документа после регистрации фактических отпусков в программе все зарегистрированные до даты остатков события не будут учитываться при расчете отпусков.

❗ Индивидуальные изменения прав на отпуск для ранее принятых сотрудников с помощью документов Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков не зависят от позиции штатного расписания и будут постоянно учитываться при расчете остатков отпусков до их непосредственного удаления или отмены.

В документах Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков предусмотрена возможность ввода остатков отпусков без ввода права на сам отпуск, если ранее отпуск полагался сотруднику и остались неиспользованные остатки, а теперь отпуск не положен.

❗ При вводе остатков отпусков на дату, относящуюся к последнему месяцу рабочего года, за который вводится остаток, остаток отпуска за этот рабочий год необходимо вводить на полный отпуск, поскольку по истечении 11 месяцев рабочего года, включаемых в стаж работы, сотрудник имеет право на полный ежегодный оплачиваемый отпуск (Правила №169).

Расчет остатков отпусков

Право на отпуск в программе определяется с точностью до одного месяца рабочего года в соответствии с Правилами №169. Рабочий год автоматически продлевается на периоды отсутствия: Отпуск без сохранения оплаты (превышающие 14 дней в год), Отпуск по уходу за ребенком, а также Прогул и Отсутствие по невыясненной причине.

Для основного отпуска в 28 календарных дней в программе количество дней отпуска сотрудника ежемесячно увеличивается на 2,33 дня за каждый полностью отработанный месяц (28 / 12 = 2,33). Если сотруднику положен отпуск другой продолжительности, программа пересчитывает этот коэффициент пропорционально дням в году.

Фактическое использование дней отпуска производится с помощью документа Отпуск (разделы Кадры и Зарплата). Посмотреть и проверить остатки отпусков сотрудника можно с помощью кадрового отчета Справка об остатках отпусков, рис. 4:

• раздел Кадры – Кадровые отчеты;

• раздел Кадры – Сотрудники – Печать;

• из документа Отпуск или Увольнение (раздел Кадры – Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения) по гиперссылке Как сотрудник использовал отпуск?.

Рис. 4. Справка об остатках отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

При оформлении документа Увольнение автоматически заполняется количество дней неиспользованных отпусков, за которые следует начислить компенсацию, либо количество перерасходованных дней, за которые следует произвести удержание.

Новый алгоритм списания остатков отпусков прошлых лет

Начиная с версии 3.1.37.49 в программе реализовано изменение порядка рабочих лет при продлении отпуска в случае болезни или отзыве из отпуска для списания в первую очередь остатков отпусков за старые рабочие годы. Для этого в настройках кадрового учета (раздел Настройка – Кадровый учет) добавлена возможность установки нового флага Пересчитывать продолжительность видов отпусков при болезни или отзыве из отпуска (рис. 5).

Рис. 5. Настройка кадрового учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

После установки флага при исправлении документа Отпуск автоматически изменится продолжительность периодов видов отпусков: программа будет пересчитывать продолжительность видов отпусков таким образом, чтобы в первую очередь списывались остатки за предыдущие периоды работы.

При оформлении документа Больничный лист (раздел Кадры или Зарплата) перерасчет периодов видов отпусков будет производиться автоматически, если по документу выбран отказ от продления отпуска. Если отпуск был продлен, количество дней отпуска не изменится и пересчет не требуется.

В материале использованы фото: Kinga / Shutterstock / Fotodom.