Оформление МЧД в разных ситуациях: вопросы и ответы

Нужно ли оформлять МЧД на генерального директора организации и как это сделать? Генеральный директор самостоятельно должен подписать электронную доверенность на себя же?

Нет, не нужно. Законодательство не требует оформлять доверенности, в том числе и машиночитаемые (МЧД), на руководителей организаций. Единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, директор, президент и т.д.) имеет право на совершение действий от имени компании без доверенности (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). При этом у руководителя должны быть усиленная квалифицированная электронная подпись, чтобы иметь возможность оформлять МЧД на своих сотрудников.

Директор организации вправе оформить МЧД ФНС любому сотруднику своей организации? Как это сделать?

МЧД может быть оформлена не только на любого сотрудника организации, но также и на стороннюю организацию, ИП или физлицо.

В сервисе «1С-Отчетность» можно создать как обычную МЧД ФНС, так и МЧД ФНС через распределенный реестр. При оформлении обычной МЧД в «1С-Отчетности» в разделе Уведомления необходимо нажать команду Создать. В появившемся окне Виды уведомлений нужно выбрать значение Машиночитаемая доверенность ФНС. В бланке нужно заполнить все реквизиты, указать данные сотрудника, который будет представлять интересы организации в налоговой сфере и его полномочия. Также в МЧД нужно указать код ИФНС, в которую уполномоченный сотрудник будет сдавать отчетность. Сформированная МЧД подписывается электронной подписью директора и направляется на регистрацию в ФНС.

Форма Машиночитаемая доверенность (ФНС, распределенный реестр) практически ничем не отличается от «обычной» доверенности МЧД ФНС. Набор реквизитов и порядок заполнения здесь аналогичный. Но при создании МЧД ФНС РР в программе автоматически присваивается новый уникальный идентификатор доверенности (Globally Unique Identifier – GUID). Кроме того, в верхней части формы выводится информационная панель с предупреждением, что работа с машиночитаемыми доверенностями в распределенном реестре ведется в рамках эксперимента ФНС России.

Речь идет именно об МЧД, оформляемых в целях представления налоговой отчетности. Для представления отчетности в СФР требуются другие электронные доверенности.

Может ли учредитель организации представлять ее интересы во взаимоотношениях с налоговиками без МЧД, или на него обязательно оформлять доверенность?

Нет, не может. Действующее гражданское законодательство не предоставляет учредителям организаций возможности представлять их интересы в какой-либо сфере без оформления доверенностей (письмо УФНС по Москве от 26.03.2021 № 14-25/042609@). Единственное исключение составляют случаи, когда учредители одновременно являются руководителями компаний. В таких случаях МЧД на учредителя оформлять не нужно. Но если учредитель не является директором организации, но планирует, скажем, представлять за нее электронную налоговую отчетность, то ему необходимо оформить МЧД, предоставляющую соответствующие полномочия.

Нужно ли организации нотариально заверять передоверие МЧД?

Все зависит от конкретной ситуации. По общему правилу передоверие должно быть нотариально заверено. Но правило о нотариальном удостоверении доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, не применяется к доверенностям, выдаваемым организациями, руководителями филиалов и представительств организаций (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Таким образом, если МЧД в порядке передоверия выдает директор организации или ее филиала, то нотариально удостоверять такое передоверие не нужно. Если же свои полномочия по МЧД передает рядовой сотрудник организации, передоверие должно быть нотариально удостоверено.

Может ли директор выписать МЧД своему помощнику, чтобы он оформлял передоверие на нужных сотрудников организации?

Да, может. Помощник директора может передоверить совершение действий, указанных в МЧД, другому лицу, если у него имеются соответствующие полномочия. Для этого в оформленной на помощника МЧД должно быть прямо указано на возможность передоверия. При этом помощник, передавая свои полномочия по МЧД другим сотрудникам организации, должен оформлять передоверие только через нотариуса.

Исключением будут являться случаи, когда указанный сотрудник одновременно является директором филиала или представительства организации. В таких ситуациях для оформления новых МЧД в порядке передоверия обращаться к нотариусу не нужно.

Срок действия всех новых МЧД, выданных сотрудникам организации в порядке передоверия, не может превышать срок действия первоначальной МЧД (п. 4 ст. 187 ГК РФ).

Сможет ли руководитель представительства или филиала подписывать электронные документы без МЧД, когда она станет обязательной?

Нет, не сможет. Филиалы и представительства в качестве обособленных подразделений организаций не являются самостоятельными организациями. Они наделяются имуществом создавшей их организации и действуют на основании утвержденных ею положений. В свою очередь, руководители филиалов и представительств также назначаются организацией и действуют на основании ее доверенности (ст. 55 ГК РФ).

Может ли директор организации оформить МЧД на руководителя филиала и как это сделать?

Да, может. Электронная доверенность может быть оформлена не только на любого сотрудника головной организации, но также и на сотрудника филиала, в том числе и на руководителя.

Обратите внимание, что для сдачи отчетности в контролирующие органы и для ЭДО с контрагентами используются разные МЧД. В решениях 1С, поддерживающих регламентированную отчетность, доступен функционал для регистрации МЧД, предназначенной для сдачи отчетности в ФНС, через распределенный реестр. Если МЧД необходима для организации ЭДО с контрагентами, то можно создать доверенность также прямо в программе 1С.

Может ли обособленное подразделение самостоятельно оформить МЧД на своего сотрудника, которую подпишет директор обособленного подразделения? Т.е. в МЧД будет указан КПП обособленного подразделения?

Да, такое возможно. Если головная организация ранее оформила МЧД на директора обособленного подразделения, в которой указаны соответствующие полномочия, то директор подразделения получает право на самостоятельное оформление электронных доверенностей на своих сотрудников. То есть первоначальная МЧД, которая была подписана руководителем головной организации, должна подразумевать возможность последующего оформления новых МЧД, подписываемых уже директором обособленного подразделения (передоверие). Если первоначальной доверенностью руководителю обособленного подразделения таких полномочий не предоставлено, правом на оформление МЧД он не обладает.

Как оформить электронную доверенность на филиал организации, который будет самостоятельно представлять электронную налоговую отчетность в инспекцию?

В таких случаях МЧД оформляется головной организацией и подписывается электронной подписью ее руководителя, но в реквизитах доверенности должен быть указан КПП филиала. В сведениях о представляемом лице необходимо указать реквизиты филиала, который планирует самостоятельно сдавать налоговую отчетность, а в данных доверителя – сведения о руководителе головной организации. В сведениях об уполномоченном представителе нужно указать реквизиты филиала, а в данных представителя – сведения о работнике филиала, который будет представлять электронную отчетность в ФНС на основании сформированной доверенности.

Может ли директор организации оформить МЧД на другие организации, например, занимающиеся бухгалтерским аутсорсингом?

Да, может. МЧД представляет собой электронный аналог обычной бумажной доверенности, которую доверитель может выдавать любым третьим лицам для представительства, в том числе, перед налоговыми органами (ст. 185 ГК РФ). Поэтому МЧД можно оформить на любую стороннюю организацию, оказывающую бухгалтерские, юридические или иные услуги.

Как оформить МЧД на стороннюю организацию, оказывающую бухгалтерские услуги, для представления налоговой отчетности в ФНС?

В таком случае МЧД оформляется за подписью руководителя организации. В реквизитах доверенности указывается КПП самой организации, а не аутсорсинговой фирмы. В сведениях о представляемом лице необходимо указать данные организации, за которую аутсорсинговая фирма станет представлять налоговую отчетность, а в данных доверителя – сведения о руководителе представляемой организации. В сведениях об уполномоченном представителе нужно указать сведения об организации, предоставляющей бухгалтерские услуги и услуги по представлению электронной налоговой отчетности. Также в доверенности нужно указать сведения о работнике аутсорсинговой фирмы, который непосредственно будет сдавать отчетность за организацию.

Может ли директор бухгалтерского аутсорса передоверить МЧД, оформленную организацией-клиентом, своему сотруднику?

Может, но только в том случае, если оформленная на него МЧД содержит возможность передоверия. Если МЧД, оформленная на директора аутсорса, содержит возможность передоверия, директор может передать свои права по первоначальной доверенности любому своему сотруднику. Срок действия электронной доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия первоначальной МЧД, на основании которой она была выдана (п. 4 ст. 187 ГК РФ). При этом сотрудник аутсорса, получивший полномочия от своего руководителя в порядке передоверия, уже не может передать данные полномочия другому лицу, если это не предусмотрено первоначальной МЧД. Последующее передоверие МЧД по общему правилу не допускается.

Может ли руководитель обособленного подразделения выписать МЧД сотрудникам головной организации на работу с документами своего обособленного подразделения?

Может, но только в том случае, если первоначальная электронная доверенность, выданная ему головной организацией, содержит возможность такого передоверия. Если первоначальная доверенность допускает передоверие, МЧД за подписью руководителя обособленного подразделения можно оформить и на сотрудников головной организации.

В реквизитах МЧД нужно указать КПП обособленного подразделения. Если сотрудникам головной организации планируется передать работу со всеми документами обособленного подразделения, то в МЧД не нужно конкретизировать, с какими именно документами доверяется работать сотрудникам головной организации. Если же список документов, передаваемых в головную организацию, ограничен, в МЧД нужно указать соответствующие полномочия - подписание актов приема-передачи, договоров, ТТН и т.д.