Статусы выставленных и полученных счетов-фактур в "1С:Бухгалтерии 8"

Экспресс-проверка наличия счетов-фактур

В общем случае для плательщиков НДС в учетной системе должны соблюдаться следующие правила:

• каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом Счет-фактура выданный на реализацию (за исключением определенных ситуаций);
• каждому проведенному приходному документу, полученному от контрагента-плательщика НДС, должен соответствовать проведенный документ Счет-фактура полученный на поступление.

Контролировать наличие и проведение выставленных и полученных счетов-фактур в предыдущих версиях «1С:Бухгалтерии 8» можно было с помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета (раздел Отчеты - Экспресс-проверка). Для этого в настройках отчета следует установить флаги:

• Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость - Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации;
• Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость - Полнота получения счетов-фактур по документам поступления.

В результате выполнения экспресс-проверки с указанными настройками формируется отчет, в котором отображаются (рис. 1)

• предмет контроля;
• результат проверки;
• возможные причины обнаруженных ошибок;
• рекомендации по устранению ошибок;
• детальный отчет об ошибках, откуда можно получить доступ к документу-основанию и зарегистрировать недостающий счет-фактуру.

Рис. 1. Экспресс-проверка ведения учета и наличия выставленных и полученных счетов-фактур

Подробнее об экспресс-проверке состояния налогового учета по НДС в «1С:Бухгалтерии 8» см. в статье Экспресс-проверка состояния налогового учета по НДС в «1С:Бухгалтерии 8»

Между тем, отсутствие выставленного счета-фактуры не всегда свидетельствует об ошибке. Так, например, продавец не выставляет счета-фактуры (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ):

• по операциям, которые не облагаются НДС согласно статье 149 НК РФ;
• если его контрагентом является неплательщик НДС или налогоплательщик, освобожденный от исполнения обязанностей уплачивать НДС (в соответствии со ст. 145 НК РФ), с которым достигнуто письменное согласие о несоставлении счетов-фактур.

Несмотря на то, что в данных ситуациях продавец не выставляет счета-фактуры на законных основаниях, отчет Экспресс-проверка ведения учета будет указывать на ошибки. Пользователю приходится открывать и просматривать все документы реализации, чтобы удостовериться, что ошибок на самом деле нет.

Cтатусы счетов-фактур - новый способ контроля

Начиная с версии 3.0.53 в «1С:Бухгалтерии 8» предложен альтернативный способ оперативного контроля наличия и проведения выставленных и полученных счетов-фактур. Теперь в формах списков документов Реализация (акт, накладная) и Поступление (акт, накладная) появилась колонка Счет-фактура, где в наглядной форме отображаются статусы счетов-фактур, которые могут принимать значения:

• проведен;
• не проведен;
• отсутствует;
• не требуется (например, если товары передаются комиссионеру для реализации в рамках договора комиссии).

Статус счета-фактуры выделяется красным цветом, если по данным учетной системы:

• счет-фактура требуется, но не зарегистрирован;
• документ-основание проведен, а счет-фактура - нет.

Статусы изменяются автоматически при проведении документов поступления, реализации и счетов-фактур.

Если в списке документов Реализация (акт, накладная) счета-фактуры не выставлены на основании подпункта 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ, их статус все равно будет принимать значение: отсутствует. Но программа позволяет учитывать такие ситуации обособленно. Для этого есть разные способы. Например, информацию:

• по операциям, которые не облагаются НДС согласно статье 149 НК РФ, можно отразить в комментарии к документу реализации;
• о реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) контрагенту, с которым заключено письменное согласие о невыставлении счетов-фактур,  можно отразить в поле Дополнительная информация в карточке контрагента.

Используя настройку списка, пользователь может наглядно отображать ситуации, когда счета-фактуры не выставляются на законных основаниях и быстро визуализировать реальные ошибки (рис. 2).

Рис. 2. Контроль наличия выставленных счетов-фактур

Со статусами полученных счетов-фактур ситуация проще. Если поставщик не предъявляет НДС по конкретному договору, то в карточке договора с данным контрагентом следует снять флаг Поставщик по договору предъявляет НДС. В этом  случае в списке документов Поступление (акт, накладная) статус счета-фактуры автоматически поменяется на значение Не требуется.

Также не будет фиксироваться ошибка на предмет полноты получения счетов-фактур по документам поступления в отчете Экспресс-проверка ведения учета.