Материальный ущерб у работодателя: возмещение и налоговые последствия

Материальная ответственность работника

Одной из обязанностей работника является бережное отношение к имуществу работодателя (ст. 21 ТК РФ). Если работник в результате виновного противоправного поведения причинит ущерб работодателю, а работодатель докажет факт и размер такого ущерба, работник понесет материальную ответственность (ст. 233 ТК РФ).

В общем случае материальная ответственность работника ограничена его средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

В ст. 243 ТК РФ поименованы случаи полной материальной ответственности, когда работник обязан возместить нанесенный ущерб в полном размере. К случаям полной материальной ответственности относится:

• нанесение ущерба умышленно или в состоянии алкогольного опьянения;
• недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• причинение ущерба в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом.

Договор о полной материальной ответственности можно заключить только с работником, достигшим 18 лет и обслуживающим материальные ценности. 

Есть категории работников, договор о полной материальной ответственности с которыми обязателен к заключению. Перечень должностей и работ с полной материальной ответственностью утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. 

Если должность работника не входит в Перечень, работодатель имеет право взыскать ущерб только в размере среднего месячного заработка, даже если был заключен письменный договор о полной материальной ответственности (Определение Верховного суда РФ от 19.11.2009 № 18-В09-72).

Возмещение работником ущерба, нанесенного работодателю

Суммы, полученные от работника в качестве возмещения убытков или ущерба, увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль у работодателя. Такие доходы (средства, удержанные из зарплаты сотрудника) являются внереализационными (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если организация считает прибыль кассовым методом, то доходы определяются в момент возмещения работником нанесенного работодателю ущерба и в сумме удержаний из заработной платы (п. 2 ст. 273 НК РФ).

При подсчете прибыли методом начисления доход определяется на дату признания ущерба работником. 

Если возмещение ущерба производится в судебном порядке, то датой получения дохода является день вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Судебное решение вступает в законную силу через 10 дней после его вынесения, если не будет обжаловано сторонами (ст. 321 ГПК РФ).

У упрощенцев сумма полученных в возмещение ущерба средств также увеличит налогооблагаемую базу. Учесть сумму возмещения ущерба от работника следует на дату поступления денежных средств на расчетный счет и (или) в кассу организации (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

НДФЛ при отказе работодателя от взыскания ущерба

Взыскание ущерба с работника является правом, а не обязанность работодателя. 

Это значит, что работодатель может простить работнику его нарушение и не требовать возместить сумму причиненного ущерба (ст. 240 ТК РФ).

Между тем размер причиненного ущерба определяет работодатель. 

Экономической выгоды при отказе работодателя от взыскания ущерба по смыслу ст. 41 НК РФ у работника не возникает. Потому не возникает и облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина РФ от 20.10.2017 № 03-04-06/68917).

Причинение компании ущерба неизвестными лицами

В ряде случае лицо, нанесшее ущерб компании, остается неизвестным. В таком случае убытки могут уменьшить базу по налогу на прибыль организации. 

Стоимость утраченного (похищенного, сломанного, поврежденного, уничтоженного) имущества может быть учтена в составе внереализационных расходов в полном объеме. Главное здесь – подтвердить факт отсутствия виновных лиц документом, выданным уполномоченным органом власти (письмо Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65418).

Организации на УСН учитывают расходы в соответствии с перечнем из п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расход в виде хищения имущества в списке не значится. Следовательно, расходы в виде хищений при определении налоговой базы по упрощенному налогу не учитываются (письмо Минфина РФ от 19.12.2016 № 03-11-06/2/76035).

Что касается НДС, то при хищении имущества объекта налогообложения налогом не возникает (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Хозяин ценностей меняется, но передача права собственности на имущество не происходит, поэтому такое выбытие имущества не является его реализацией (ст. 39 НК РФ).

Между тем в п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33 сказано, что факт хищения или прочего выбытия имущества без передачи его третьим лицам должен быть зафиксирован документально, как этого требует п. 1 ст. 54 НК РФ. Иначе компании придется исчислить и уплатить в бюджет НДС по правилам п. 2 ст. 154 НК РФ, как если бы компания это имущество передала похитителю самостоятельно в виде подарка или в порядке обмена.

Восстановление НДС по украденному у компании имуществу

С восстановлением НДС по украденному имуществу ситуация неоднозначная. 

В п. 3 ст. 170 НК РФ перечислены случаи, когда суммы НДС, ранее принятые к вычету, следует восстановить. НК РФ не дает однозначного ответа, как поступать с НДС в отношении утраченных (при хищении, ДТП, бое, ломе, порче) вещей.

Хищение не входит в перечень случаев, когда нужно восстанавливать суммы НДС, ранее принятые к вычету. Список является закрытым. ФНС РФ в письме от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@ говорит, что в отношении похищенного работником имущества НДС восстанавливать не нужно 

Но похищенное имущество организация не использует и не может использовать для облагаемых НДС операций. Поэтому по правилам п. 2, 3 ст. 170 НК РФ и ст. 171 НК РФ налог подлежит восстановлению (письма Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997, от 04.07.2011 № 03-03-06/1/387).

При этом можно учесть сумму восстановленного НДС в составе расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ или на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Так можно сделать, если убытки от списания товаров учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (ст. 170 НК РФ). Датой признания в расходах сумм восстановленного НДС является дата начисления налога (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если же впоследствии лицо, причинившее ущерб, будет установлено и возместит его компании, то в декларацию за период, в котором было произведено восстановление НДС, следует внести исправления (письмо Минфина РФ от 01.11.2007 № 03-07-15/175).