ЭДО при работе с маркированным товаром в 1С

ЭДО для передачи сведений о маркированных товарах

Для передачи в систему маркировки сведений о переходе права собственности на маркированные товары необходимо использовать электронный универсальный передаточный документ (УПД), в котором должны содержаться коды маркировки товара.

Если продавец и покупатель используют электронный документооборот (ЭДО), то после того, как обе стороны подпишут УПД своими электронными подписями, оператор ЭДО передаст УПД в систему маркировки. Благодаря этому обязанность участников товарооборота информировать систему маркировки будет выполнена.

Для обмена электронными документами с контрагентами применяется встроенный в программы 1С сервис 1С-ЭДО. Сервис 1С-ЭДО доступен пользователям локальных версий программ 1С и облачных приложений. Если у вашего контрагента нет программы 1С или в его программе нет поддержки 1С-ЭДО, ему можно предложить работать с электронными документами в специальной бесплатной программе «1С:Клиент ЭДО». Можно использовать ЭДО на мобильных устройствах. 

Подробнее о сервисе 1С-ЭДО см. на портале 1С:ИТС.

Операции обмена электронным УПД при реализации маркированных товаров в «1С:Бухгалтерии 8»:

  1. Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (УПД):

• Формирование, подписание и отправка УПД;
• Обработка подтверждения оператора о получении УПД;
• Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке.

  2.  Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (УПД):

• Получение и отражение в учете входящего УПД;
• Обработка подтверждения оператора и формирование извещения о получении УПД;
• Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке.

Выставление документа об отгрузке маркированных товаров (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»

Рассмотрим порядок оформления реализации маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров).

Примечание:
Как работать с маркировкой обуви в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, см. в статье «Маркировка остатков обуви в "1С:Бухгалтерии 8": пошаговая инструкция».

Пример 1

Организация ООО «Софтехно» оформляет операцию по реализации маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 05.07.2019 № 860.

Формирование, подписание и отправка УПД

С 01.01.2020 действует формат электронного УПД, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме».

Для формирования в программе электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ об отгрузке товаров, необходимо в форме Настройки ЭДО на закладке Настройки отправки проставить флаг Счет-фактура и первичный документ в одном документе (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

В графе Регламент ЭДО формы Настройки отправки документов необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД:

• флаг Ожидать ответную подпись устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку (при передаче товаров в рамках договора купли-продажи наличие флага обязательно);
• флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно пункту 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.

Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа необходимо создать и провести документы учетной системы Реализация (акт, накладная) (рис. 1) и Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи).

Рис. 1. Подбор и проверка кодов обувных товаров в документе «Реализация товаров»

При составлении документа Реализация (акт, накладная) следует обратить внимание на правильное заполнение сведений о кодах маркировки реализуемых обувных товаров. Подбор и проверка кодов обувных товаров производятся в форме Подбор и проверка обувной продукции, в которую можно перейти по гиперссылке Подобрать и проверить обувную продукцию (см. рис. 1).

До начала формирования электронного УПД гиперссылка под табличной частью документа Реализация (акт, накладная), отражающая текущее состояние обмена электронным УПД, будет содержать значение ЭДО не начат.

Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка документа Реализация (акт, накладная) (рис. 1) и заполнить открывшиеся формы документов.

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, проведенных документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи).

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке Создать списка исходящих документов один из документов учетной системы (Реализация (акты, накладные) или Счет-фактура выданный) и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 2).

Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО. Перед созданием, подписанием и отправкой электронного УПД можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 3), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный.

В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться в том, что документ дополнительно содержит сведения о кодах маркировки реализуемых товаров. Эти сведения размещены под основной табличной частью документа.

Из формы просмотра также можно выполнить формирование, подписание и отправку электронного УПД с помощью кнопки Подписать и отправить.

Если требуется только сформировать электронный УПД, то в форме Текущие дела ЭДО необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 2). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки.

Рис. 2. Формирование электронного УПД из списка документов «Текущие дела ЭДО» 

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле списка исходящих документов формы Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое отправленного электронного УПД и состояние обмена данным электронным документом можно:

• из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;
• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи).

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

• от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
• от покупателя - извещение о получении УПД. Напомним, что, согласно пункту 2.9 Порядка обмена, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
• от покупателя - информацию покупателя об оформляемой сделке.

После формирования, подписания и отправки УПД в документе Реализация (акт, накладная) в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки.

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будут отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке будет указано, что Требуются действия со стороны других участников.

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
• Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО.

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного УПД (рис. 3), открываемой из документа учетной системы Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО. Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).

Рис. 3. Форма просмотра электронного УПД

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляется флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа Счет-фактура выданный отражается информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный, поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137).

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа Реализация (акт, накладная) будет отражена информация Ожидается извещение о получении.

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке. Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен.

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа об отгрузке товаров (электронного УПД) обеими сторонами сделки.

Получение документа об отгрузке маркированных товаров (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»

Рассмотрим порядок оформления приобретения маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров).

Пример 2

Организация ООО «ПАБЛИШИНГ» оформляет операции по приобретению маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 05.07.2019 № 860.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (электронного УПД) от продавца производится:

• при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
• по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Покупки - подраздел Сервис).

Способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе зависит от настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

При построении взаимоотношений с конкретным контрагентом на закладке Настройки получения в форме Настройка отражения документов в учете можно установить способ обработки поступающих электронных документов: Автоматически или Вручную в форме электронного документа.

Если в графе Способ обработки формы Настройка отражения документов в учете будет установлено значение Автоматически (устанавливается по умолчанию), то при получении электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ, в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы - Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный.

Таким образом, полученный от продавца электронный УПД будет автоматически помещен в папки Отразить в учете и Утвердить списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО. При этом в графе Отражение в учете сразу появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета (2 документа), рис. 4.

Рис. 4. Отражение полученного электронного УПД в списке документов «Текущие дела ЭДО» 

Открыть новые документы учетной системы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный можно:

• по гиперссылке в графе Отражение в учете из списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО, выбрав соответствующее значение в открывающейся форме Выберите значение (рис. 4);
• по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД;
• из списка документов поступлений Поступление (акты, накладные) и из списка полученных счетов-фактур Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки).

Обратите внимание, в учетной системе документы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный будут сформированы датой получения файла электронного УПД. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного УПД, то дату документа Поступления (акт, накладная) необходимо скорректировать, т. е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе Счет-фактура полученный дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле Получен, должна остаться неизменной, т. е. соответствовать реальной дате получения электронного УПД, в состав которого входит счет-фактура.

В информационной строке состояния электронного обмена документа Поступление (акт, накладная) будет установлено значение Требуется утверждение.

Перед проведением документа Поступление (акт, накладная) необходимо заполнить поле Склад.

При поступлении в организацию маркированных товаров (обувной продукции) необходимо проверить правильность отражения в документе Поступление (акт, накладная) сведений о кодах маркировки, перейдя по гиперссылке Проверить поступившую обувную продукцию в форму Проверка поступившей обувной продукции (рис. 5).

Рис. 5. Поступление и проверка маркированных товаров

В новом документе Счет-фактура полученный, который также формируется на основании полученного электронного УПД и гиперссылка на который будет отражена в документе Поступление (акт, накладная), автоматически заполняются сведения:

• о продавце (поле Контрагент);
• о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Счет-фактура № и от);
• о стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа Счет-фактура полученный, где будет установлено значение Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Обработка подтверждения оператора и формирование извещения о получении УПД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. «в» п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД. Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке Получен документа Счет-фактура полученный.

Обратите внимание, при формировании нового документа Счет-фактура полученный на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле Получен дату формирования документа учетной системы.

Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа Счет-фактура полученный. Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле Получен, будет автоматически скорректирована.

Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС и в поле Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения документа Счет-фактура полученный проставлен флаг, то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с пунктом 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

• после получения входящего электронного счета-фактуры (УПД) - извещение о получении счета-фактуры (УПД) для продавца;
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

Формирование извещений происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны. Подписать и отправить сформированные извещения можно также из списка Текущие дела ЭДО.

Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке

Если претензий к показателям УПД нет, то покупатель утверждает полученный документ.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УПД) Порядком обмена не предусмотрена.

В то же время для УПД как документа о передаче товаров данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

• по кнопке Утвердить из списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО;
• выполнив команду Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД.

После утверждения УПД (информации продавца) формируется УПД (информация покупателя), рис. 6.

Рис. 6. Формирование УПД у покупателя после утверждения

Просмотреть содержимое электронного УПД (информации покупателя) можно:

• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Поступление (акт, накладная) или документа Счет-фактура полученный (раздел Покупки - подраздел Покупки);
• из списка Текущие дела ЭДО.

Обратите внимание, в УПД (информации покупателя) в качестве даты получения (приемки) товаров будет указана дата формирования документа учетной системы Поступление (акт, накладная), т. е. фактическая дата приемки товаров, вне зависимости от того, когда был сформирован и подписан файл документа УПД (информация покупателя).

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу.

Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

• получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УПД (информации покупателя);
• подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.

До момента получения этих служебных документов в списке Текущие дела ЭДО поступивший электронный УПД будет размещаться в папке На контроле списка входящих документов.

После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД (информации покупателя) и направления оператору ЭДО сформированного и подписанного извещения о получении данного подтверждения обмен электронным УПД у покупателя будет завершен.

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документов Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный будет отражена информация ЭДО завершен.

В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также в том, что все необходимые служебные документы, сопровождающие обмен электронным УПД, получены и отправлены.

Перейти в режим просмотра электронного УПД можно, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа Поступление (акт, накладная) или документа Счет-фактура полученный.

1С:ИТС Подробнее об ЭДО в системе маркировки обувной продукции см. в справочнике «Маркировка обуви» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

 

От редакции. В 1С:Лектории 19.03.2020 состоялась лекция «1С-ЭДО - новые форматы, особенности применения при маркировке, поддержка в 1С» с участием представителей ФНС России и экспертов 1С. С видеозаписью можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.