ЭДО с 1 сентября 2024 года: как подписывать электронные документы, что проверяет 1С в МЧД и где взять сертификат физлица

С 1 сентября 2024 года сотрудники, действующие по доверенности от организации (ИП), должны подписывать электронные документы электронной подписью (КЭП) физлица с приложением машиночитаемой доверенности. МЧД - электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП и подтверждающая полномочия сотрудника подписывать электронные документы от имени компании (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@).

С 1 сентября 2024 года для каждого сотрудника, работающего с электронными документами, необходимо оформить квалифицированный сертификат физического лица и МЧД, подтверждающую полномочия на подписание электронных документов от имени компании (ИП). В «новых» сертификатах электронной подписи физлица нет информации об организации, которую представляет сотрудник. Таким образом, сотрудник может подписывать одной подписью и документы работодателя (прикладывая МЧД), и свои личные документы.

Обратите внимание! Удостоверяющие центры не смогут отозвать «старые» сертификаты электронной подписи сотрудников, так как эта операция может проводиться только от лица владельца сертификата. Не все операторы ЭДО станут контролировать и запрещать такие сертификаты. То есть, после 1 сентября 2024 года будут использоваться десятки тысяч сертификатов сотрудников. И в этом случае особое значение приобретает проверка поступающих от других организаций электронных документов.

Как 1С проверяет действительность электронных документов

Работать с машиночитаемыми доверенностями в решениях «1С» можно с помощью встроенного модуля 1С:ЭДО, который позволяют пользователям детально проверять все поступающие от контрагентов электронные документы.

В 1С:ЭДО реализована комплексная проверка как самой МЧД, так и подписей представителей.

Входящие документы

С 1 сентября 2024 года пользователи программ «1С» будут получать предупреждения, если поступившие документы подписаны «старым» сертификатом сотрудника с меткой времени, указывающей на подписание после 31 августа 2024 года. Также программа сообщит, что нет оснований считать документ юридически значимым, если метка времени отсутствует. Такой контроль в решениях 1С проводится автоматически.

При этом все электронные документы, включая подписанные «старыми» сертификатами сотрудников, будут поступать в полном объеме и отображаться в списке входящих. Система не станет блокировать получение документов с подписями сотрудников, но отметит такие документы, как не прошедшие проверку электронной подписи. При попытке подписать такой документ ответной подписью, сотрудник увидит блокирующее предупреждение и сможет только отклонить документ и запросить у контрагента повторную отправку с надлежащей подписью (руководителя или физлица с приложением МЧД).

Исходящие документы

До 31 августа 2024 года включительно исходящие электронные документы в программах «1С» можно подписывать сертификатами сотрудников. С 1 сентября такими сертификатами пользоваться уже нельзя. Но на практике может возникнуть ситуация, когда документ подписан сертификатом сотрудника 31 августа, но по каким-либо причинам попал к контрагенту только 1 сентября или позже. Чтобы проверка подписи у контрагента прошла, пользователям рекомендует подписывать все документы с указанием метки времени. Это штатный функционал программ «1С», который включен по умолчанию.

Наряду с валидацией электронной подписи, программы «1С» проводят проверку МЧД, на основании которых физические лица подписывают электронные документы от имени компаний или индивидуальных предпринимателей.

Как 1С проверяет МЧД во входящих документах

Пользователям «1С» не нужно совершать никаких действий для загрузки в программу МЧД контрагентов. МЧД приходит вместе с электронным документом ссылкой на Распределенный реестр ФНС России или в пакете с документом. Программа автоматически загружает доверенность в единый журнал МЧД, который есть во всех решениях «1С». В отдельных случаях (например, при технической недоступности Распределенного реестра ФНС) МЧД можно загрузить вручную.

Чтобы убедиться в правильности подписания электронного документа с использованием МЧД, в 1С:ЭДО выполняется 18 различных проверок:

Проверка МЧД

• криптографическая проверка электронной подписи и сертификата;

• срок действия сертификата;

• сверяются данные субъекта сертификата с подписантом МЧД (СНИЛС, ИНН ФЛ, ИНН ЮЛ);

• проверка, что доверитель является уполномоченным представителем организации;

• проверяется цепочка передоверия;

• проверяется соответствие установленному формату МЧД.

Проверка подписи под документом с МЧД

• криптографическая проверка подписи и сертификата;

• срок действия сертификата сопоставляется с датой документа;

• выполняется подбор подходящих МЧД для подписанта;

• выполняется подбор всей цепочки передоверия;

• доверитель сопоставляется с документом в т.ч. с учетом интеркампани;

• выполняется проверка полномочий всей цепочки МЧД;

• проверяется действительность всей цепочки МЧД в реестре;

• проверяется признак «Отозвана» для всей цепочки МЧД в реестре;

• проверяется соответствие всей цепочки МЧД организации в документе;

• проверяется соответствие представителей всей цепочки МЧД доверителю передоверия;

• проверяется соответствие периода действия всей цепочки МЧД дате документа;

• проверяется статус проверки МЧД оператором.

Все указанные проверки в 1С:ЭДО проводятся моментально и в автоматическом режиме. По результатам проверки программа или проинформирует пользователя о достоверности МЧД, или предупредит о невозможности работы с этими документами. В тех случаях, когда автоматическая проверка невозможна (например, полномочия в МЧД указаны текстом), можно отметить доверие вручную. Для этого сотрудник, работающий с документами, должен установить флажок Полномочия проверены мной вручную. Программа пометит такой документ проверенным и его можно будет подписать.

Если МЧД отсутствует, не может быть получена от контрагента, но есть бумажная доверенность или договор, предоставляющие полномочия, то для всех документов от этого контрагента можно установить автоматическое доверие, и программа будет их пропускать.

А для упрощения контроля доверенностей с полномочиями, указанными текстом, а не по единому общероссийскому классификатору, можно для таких доверенностей настроить правила проверки, например, указать ограничение по сумме или контрагентам. Программа начнет проверять эти доверенности автоматически.

Как в 1С получить сертификат электронной подписи физлица

Чтобы начать работу по новым правилам с 1 сентября 2024 года, компании должны получить сертификаты электронной подписи физлиц на всех сотрудников, которые работают с электронными документами, оформить на таких сотрудников МЧД и зарегистрировать их в 1С:ЭДО.

Сертификат электронной подписи физлица можно получить в любом удостоверяющем центре, в том числе в удостоверяющем центре «1С». Отправить заявку на получение сертификата можно из всех программ «1С», но эта процедура требует личного присутствия. Чтобы упростить задачу, можно обратиться к одному из партнеров фирмы «1С», и он самостоятельно проведет процедуру идентификации сотрудника, которому оформляется электронная подпись.

После оформления сертификатов электронной подписи физлиц, на сотрудников необходимо оформить еще и МЧД, удостоверяющие полномочия на подписание электронных документов от имени компании.

Как в 1С оформить МЧД

Оформить МЧД можно бесплатно на сайте ФНС, платно у нотариуса или бесплатно прямо в программе «1С». Для оформления МЧД в программе, в журнале доверенностей нужно создать карточку новой МЧД и заполнить требуемые поля.

Часть полей в программе заполняются автоподбором из справочников. Полномочия нужно выбрать из классификатора полномочий для МЧД, который ведет Минцифры, или указать текстом. Классификатор является частью программ «1С», обновляется автоматически и используется при оформлении новых доверенностей. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку «Подписать и зарегистрировать». Созданную доверенность можно сразу использовать в работе.

Все доверенности, зарегистрированные в программах «1С», автоматически регистрируются в Распределенном реестре ФНС России, благодаря тому, что фирма «1С» является одним держателей узлов Распределенного реестра ФНС. В Реестре хранятся тысячи машиночитаемых доверенностей и пользователи программ могут получить актуальную информацию о том, отозвана ли та или иная МЧД.

В материале использованы фото: ImageFlow / Shutterstock / Fotodom.