Машиночитаемые доверенности в 2025 году: какая доверенность подойдет для всех госорганов, нужна ли она ИП и как оформить МЧД без директора

В каких случаях вновь созданной организации требуется МЧД, и можно ли обойтись без нее?

Независимо от срока работы организации, МЧД нужна, если руководитель планирует делегировать сотрудникам задачи электронного взаимодействия с контрагентами или государственными информационными системами.

Можно ли создать одну МЧД для электронного документооборота со всеми госорганами?

МЧД может использоваться в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, ЕГАИС и на других ресурсах. В настоящее время нет единого формата МЧД, используемого в целях взаимодействия с различными государственными органами. Каждый государственный орган может утвердить для организаций и ИП свой формат электронной доверенности, который позволит представлять интересы компании именно в данном органе. Если какой-либо госорган принимает МЧД, но свой формат не установил, то можно использовать МЧД Единого формата 003.

В программах 1С регистрация машиночитаемых доверенностей, отправка отчетности и обмен другими документами с их применением поддерживаются через сервис 1С-Отчетность. 

Можно ли в 1С создать единую МЧД для сдачи отчетности в ФНС и СФР?

Такой «универсальной доверенности» просто не существует. Для взаимодействия с СФР и ФНС России необходимы две разные по формату МЧД. СФР работает с доверенностями, утвержденными приказом СФР от 27.05.2024 №848. ФНС России с 10.01.2025 принимает доверенности, оформленные по формату 5.03 (утв. приказом ФНС России от 16.10.2024 №ЕД-7-26/858@). При этом МЧД по форматам 5.01 (утв. приказом ФНС России от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@) и 5.02 (утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-26/648@), представленные ранее, продолжают свое действие.

Также обратите внимание, для сдачи статотчетности необходима МЧД. С 1 августа 2025 года Росстат включил проверку на обязательное предоставление МЧД формата 003 со статистической отчетностью. Возможность представления отчетности в Росстат по единому формату 003 МЧД в «1С:Бухгалтерии 8» реализована начиная с версии 3.0.170.

Каким образом в «1С:Бухгалтерии 8» зарегистрировать машиночитаемую доверенность в ФНС через сервис 1С-Отчетность

Как в «1С:Бухгалтерии 8» зарегистрировать машиночитаемую доверенность в распределенном реестре ФНС

В какие госорганы, помимо МЧД, нужно подавать еще и бумажные доверенности?

Дублировать в госорганы бумажные доверенности, помимо МЧД, не требуется.

В каких случаях необходимо оформление МЧД в нотариальной форме?

Согласно статье 185.1 ГК РФ, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена. Также доверенности, выдаваемые в порядке передоверия, должны быть нотариально удостоверены. 

Какие полномочия следует прописать в МЧД сотруднику, администрирующему модуль 1С-ЭДО в типовых решениях 1С, для корректной работы по приемке сообщений, решения вопросов взаимодействия с оператором ЭДО?

Можно выбрать полномочия из классификатора, например BTBO_00000014, BTBO_00000015, BTBO_00000017, но предварительно проверить, какие точно полномочия выдаются представителю.

Если отсканировать бумажную доверенность и подписать файл электронной подписью, станет ли она МЧД?

Нет, не станет. Пока не принят законопроект №1173189-7 о внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части использования и хранения электронных документов), это будет лишь собственноручно заверенная копия бумажной доверенности.

Что делать, если в организации есть несколько МЧД на одно физлицо с пересекающимся сроком действия и разными полномочиями. Все будут валидны?

Да, все МЧД будут действующие.

Генеральный директор юрлица может оформить МЧД на любое физлицо, у которого есть усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) вне зависимости от того, сколько доверенностей на это физлицо оформлено от других юрлиц. Но обязано ли это физлицо состоять в трудовых отношениях с юрлицом, которое выдало ему МЧД?

Организация вправе выдать доверенность гражданину, не являющемуся ее сотрудником, для осуществления любых действий от имени юридического лица, в том числе и на заключение сделок. Порядок выдачи доверенностей устанавливается Гражданским кодексом РФ, в котором возможность представлять интересы юридического лица не ставится в зависимость от наличия трудовых правоотношений между лицами.

Действующие требования к нормативным правовым актам, устанавливающим порядок представления машиночитаемой доверенности, утверждены постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 №224. Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены машиночитаемых доверенностей утверждены постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 №223.

Может ли директор выписать МЧД своему помощнику, чтобы он оформлял передоверие на нужных сотрудников организации?

Да, может. Помощник директора может передоверить совершение действий, указанных в МЧД, другому лицу, если у него имеются соответствующие полномочия. Для этого в оформленной на помощника МЧД должно быть прямо указано на возможность передоверия. При этом помощник, передавая свои полномочия по МЧД другим сотрудникам организации, должен оформлять передоверие только через нотариуса.

Есть подпись директора, он может сделать себе доверенность, чтобы использовать подпись физлица?

Типовой функционал 1С-ЭДО не позволяет оформить такую МЧД. При попытке ее подписания и регистрации распределенный реестр МЧД ФНС возвращает ошибку с пояснением «Основание: пункт 3 статьи 182 ГК РФ „Представитель не может совершать сделки от имени представляемого (доверителя) в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является“». Однако вы можете оформить такую МЧД с помощью стороннего программного обеспечения и подписать ее, не регистрируя в реестре МЧД ФНС. Это допускается. Такая МЧД является действительной и юридически значимой и может применяться для подписания документов. Подобные прецеденты имеются как для бумажных, так и для электронных доверенностей. Но стоит учитывать, что МЧД от руководителя на самого себя может вызывать вопросы у ваших контрагентов и может привести к отказу в подписании документов.

Истек срок действия сертификата директора, которым была подписана МЧД сотрудника. МЧД становится неверной, документы не подписать. Обязательно ли переиздавать МЧД сотрудника? Может, имеет смысл как-то переподписать МЧД новым сертификатом директора?

Это происходит потому, что эта МЧД подписана без меток доверенного времени. А согласно Закону №63-ФЗ, результат проверки такой подписи отдается на момент проверки, а не на момент подписания, когда сертификат директора еще действовал. Такую доверенность лучше перевыпустить. Переподписать зарегистрированную в распределенном реестре ФНС доверенность не получится.

Обязательно ли применение МЧД при подписании электронной подписью (ЭП) директора другой организации в рамках агентского договора? То есть другой организации выдана доверенность на подписание документов от нашей организации по тем клиентам, которых они обслуживают в рамках агентского договора с нами.

Если агент действует от своего имени, то при подписании электронных документов руководителю организации-агента МЧД не требуется. Если агент действует от имени принципала, то руководителю организации-агента нужно выдать МЧД. 

Может ли генеральный директор выпустить МЧД на директора филиала, чтобы тот мог выписывать МЧД на своих сотрудников?

Да, может, но только через нотариуса, так как доподлинно отличить сертификат электронной подписи директора филиала от физлица невозможно. В этом вопросе практика бумажных доверенностей и МЧД расходится.

Как в 1С-ЭДО оформить МЧД для сотрудника филиала?

В 1С-ЭДО машиночитаемую доверенность можно выпустить двумя способами:

• в доверителе указаны наименование, ИНН и КПП головной организации, а МЧД подписано руководителем головной организации;
• в доверителе – наименование, ИНН головной организации. КПП, например, филиала, а МЧД также подписано руководителем головной организации (рис. 1).

Рис. 1

Выбор варианта зависит от того, какие полномочия вы хотите выдать представителю с помощью такой машиночитаемой доверенности. В первом случае МЧД даст право подписания документов как головной организации, так и всех филиалов, подразделений и представительств. Во втором случае такая доверенность даст право подписания документов только филиала с указанным КПП.

Может ли обособленное подразделение самостоятельно оформить МЧД на своего сотрудника, которую подпишет директор этого подразделения? То есть в МЧД будет указан КПП обособленного подразделения?

Да, такое возможно. Если головная организация ранее оформила МЧД на директора обособленного подразделения, в которой указаны соответствующие полномочия, то директор подразделения получает право на самостоятельное оформление электронных доверенностей на своих сотрудников. То есть первоначальная МЧД, которая была подписана руководителем головной организации, должна подразумевать возможность последующего оформления новых МЧД, подписываемых уже директором обособленного подразделения (передоверие). Если первоначальной доверенностью руководителю обособленного подразделения таких полномочий не предоставлено, правом на оформление МЧД он не обладает.

Если на предприятии уволился руководитель (действовавший без доверенности), а нового еще нет, то как оформить МЧД на сотрудника?

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Может ли директор организации оформить МЧД на другие организации, например, занимающиеся бухгалтерским аутсорсингом?

Да, может. МЧД представляет собой электронный аналог обычной бумажной доверенности, которую доверитель может выдавать любым третьим лицам для представительства, в том числе перед налоговыми органами (ст.185 ГК РФ). Поэтому МЧД можно оформить на любую стороннюю организацию, оказывающую бухгалтерские, юридические или иные услуги.

Как в программе «1С:Бухгалтерия 8» указать несколько подписантов отчетности в ФНС

Надо ли делать МЧД, если организация передает всю отчетность и бухгалтерию на аутсорсинг в другую фирму?

Да, нужно. В таком случае оформляется МЧД от одного юридического лица другому. Если планируется, что в фирме, занимающейся аутсорсингом, вопросами электронного взаимодействия будет заниматься не директор, а сотрудники, то родительская доверенность должна быть с правом передоверия. Такая цепочка ЮЛ-ЮЛ-ФЛ оформляется прямо в программе 1С и не требует нотариального заверения. МЧД, которую физлицо в порядке передоверия оформляет другому физицу, необходимо заверять нотариально.

Может ли директор бухаутсорсинга передоверить МЧД, оформленную организацией-клиентом, своему сотруднику?

Может, но только в том случае, если оформленная на него МЧД содержит возможность передоверия. Если МЧД, оформленная на директора аутсорсинговой компании, содержит возможность передоверия, директор может передать свои права по первоначальной доверенности любому своему сотруднику. Срок действия электронной доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия первоначальной МЧД, на основании которой она была выдана (п.4 ст.187 ГК РФ). При этом сотрудник аутсорсинга, получивший полномочия от своего руководителя в порядке передоверия, уже не может передать данные полномочия другому лицу, если это не предусмотрено первоначальной МЧД. Последующее передоверие МЧД по общему правилу не допускается.

Контрагент подписал документ. В базе статус «Подпись верна. Доверенность не найдена». Контрагент сообщил, что у него есть только бумажная доверенность, МЧД нет. Можно ли принять документ по ЭДО с бумажной доверенностью, или необходимо все-таки запросить документ с действующей МЧД?

Можно принять, но ответственность по проверке ложится на принимающую сторону. В 1С-ЭДО реализовано гибкое поведение программы для тех случаев, когда ожидается использование МЧД, но по каким-то причинам она не была получена. Типичный случай, когда МЧД нет, но есть бумажная доверенность вместо нее. Для таких случаев предусмотрен механизм, который позволяет вручную отметить доверие к подписи (см. рис. 2).

Рис. 2

В компании внедрен КЭДО (кадровый электронный документооборот). Сотрудники подписывают кадровые документы усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП). Могут ли сотрудники в настоящее время подписывать таким образом документы?

Со стороны работодателя необходимо применять УКЭП, если используется УКЭП ФЛ – нужна МЧД. Со стороны сотрудников применяются УНЭП, применение которой регулируется формой согласия на присоединение к КЭДО. 

Какие есть риски у работодателя после увольнения сотрудника, которому выпущен сертификат ФЛ и МЧД?

Риски равны последствиям, которые могут возникнуть вследствие действий согласно полномочиям. Рекомендуем одномоментно с увольнением сотрудника отзывать МЧД.

Как организовать цепочку выдачи доверенностей (нотариус или нет) с транспортными компаниями? Например, мы отгружаем клиенту через транспортную компанию, к нам приезжает водитель за товаром. Какие должны быть доверенности?

Нужно выпустить МЧД от вашей организации на транспортную компанию в лице руководителя с правом передоверия. И уже от руководителя транспортной компании выдавать МЧД в порядке передоверия на водителя. При такой схеме нотариальное удостоверение не потребуется.

Как в «1С:Бухгалтерии 8» при создании МЧД для обмена с контрагентами указать полномочия представителя по классификатору полномочий

Все наши видео на Rutube

Как выпустить МЧД от юридического лица на другое ЮЛ?

Порядок действий при создании такой доверенности аналогичен созданию доверенности на физическое лицо. Только на этапе выбора представителя необходимо выбрать значение из справочников Организации или Контрагенты (рис. 3).

Рис. 3

Нужна ли МЧД индивидуальному предпринимателю?

Если индивидуальный предприниматель планирует делегировать право работы с электронным документооборотом другому лицу, например своему сотруднику, то будет нужна МЧД в связке с сертификатом физического лица. Если ИП работает один, то в МЧД нет никакой необходимости.

Какие риски существуют при создании МЧД? Могут ли МЧД украсть третьи лица?

Беспокойство за персональные данные при использовании МЧД – частый случай, но не стоит переживать. Чтобы узнать полные сведения по конкретной МЧД, необходимы: GUID, ИНН доверителя и ИНН представителя. Подобрать такую комбинацию невозможно, особенно учитывая, что GUID состоит из 36 уникальных символов (рис. 4). В связи с этим беспокоиться за персональные данные в МЧД не стоит.

Рис. 4

В материале использованы фото: FAMILY STOCK / Shutterstock / Fotodom.