Содержание
Клиент компании "Хомнет Бизнес Решения" - "Банк Проектного Финансирования" (далее - Банк) в начале 2009 года осуществил переход на "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8" с системы другого производителя. Кадровый учет в Банке велся с помощью программы Excel.
В конце 2008 года руководство Банка приняло решение о необходимости срочной оптимизации расчета заработной платы сотрудников компании (230 человек), а также кадрового учета организации. Причиной такого решения стали жалобы со стороны сотрудников компании на очень неудобную работу в текущей устаревшей системе, в которой производился расчет заработной платы. Кадровый учет данная программа не поддерживала, поэтому все данные по учету велись в MS Word и Excel, что значительно уменьшало производительность кадрового делопроизводства. Кроме того, эта программа работала на подсистеме DOS, что значительно усложняло работу сотрудников, поскольку некоторые настройки системы не соответствовали действующему законодательству, часть проводимых операций в системе была невозможна без специальной поддержки IT-специалиста.
|
Методология перехода
По согласованию с руководством Банка в качестве методологии проекта была выбрана Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию. Поскольку на реализацию этого проекта у заказчика было отведено 3 месяца, выбор методологии показался наиболее оптимальным.
На практике переход на программу всегда начинается с проведения обследования учета заказчика. Во время общения с предполагаемыми пользователями программы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.
Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается план-график выполнения проекта. Самый оптимальный вариант плана-графика работ, когда проект по переходу на "1С:Зарплату и Управление персоналом 8" начинается с переноса данных. Методология переноса данных зависит уже от системы (программы), в которой ведется учет у заказчика. Это может быть не одна, а несколько разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в новой программе.
Обычно обучение пользователей производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными заказчика. На первом этапе можно проводить групповые обучения (оптимальные группы - по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном уровне владения компьютерными навыками. Все пользователи должны выполнять одинаковые функции по ведению учета в программе (таким образом, расчетчики и кадровики должны обучатся в разных группах). По окончанию обучения возможно проведение контрольных занятий в качестве подведения итогов по выполнению данного этапа проекта. Далее (как правило, уже во время производственной эксплуатации программы) проводятся разовые обучения или консультации пользователей для закрепления полученных знаний на практике.
Обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и новой. В этот период одна из систем является эталоном (как правило, сначала это старая система), а учет во второй системе ведется в контрольном режиме. Потом роли систем могут поменяться. Такой подход позволяет пользователям убедиться, что новая программа отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время двойного учета выявляются расхождения в отработке тех или иных действий. Причины таких расхождения анализируются и принимаются решения по их устранению (или "неустранению" в зависимости от причины). "Двойной" учет эффективен еще тем, что позволяет провести аудит базы: проверяются настройки видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы расчетов.
Зачастую во время перехода требуется настройка программы под особенности учета заказчика. Требования по настройке выявляются как во время проведения обследования, так и во время внедрения новой системы. Необходимо всегда иметь в виду, что во время хода проекта потребуется выполнение работ, которые не были запланированы перед началом проекта. Как правило, заказчик предупреждается о возможности появления таких дополнительных работ (и о появлении дополнительных затрат) или на эти работы при оценке проекта закладываются дополнительное время и стоимость в виде рисков. Очень эффективно настройку системы проводить поэтапно. Сначала (до запуска проекта в эксплуатацию) реализуются те настройки, без которых учет в системе невозможен (это могут быть какие-то сложные алгоритмы расчета или параметры системы). Следующими этапами проводятся остальные настройки (их еще называют "косметическими") - это может быть настройка печатных форм или настройка дополнительных отчетов.
Данная методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую программу практически независимо от количества работающих в компании сотрудников. Через 1-2 месяца заказчик получает полностью работающую программу и в течение последующих 2-3 месяцев производятся "косметические" работы по отладке программы и проект полностью переводится в режим "текущего сопровождения", когда проводятся плановые консультации и обновления программы.
Основные задачи, стоящие перед специалистами-внедренцами при переходе Банка на программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8":
После проведения обследования специалистами-внедренцами в компании заказчика были выделены основные задачи перехода.
- Переход должен быть осуществлен в строго определенные сроки - 3 месяца на весь проект. Этот срок вкдючает в себя перенос данных, тестирование новой системы, настройку программы под особенности учета заказчика.
- Необходимо перенести все кадровые данные и кадровую историю из старой системы и из программ MS Word и Excel в новую программу "1С: Зарплата и управление персоналом 8".
- Необходимо перенести штатное расписание из файлов программы Excel.
- Следует осуществить перенос данных для обеспечения возможности расчета среднего заработка сотрудников.
- Необходимо настроить программу под особенности учета заказчика.
- Следует обеспечить совместную эффективную работу бухгалтерского департамента и отдела управления персоналом.
Реализация проекта перехода Банка на программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"
Во время обследования учета в Банке были выявлены основные потребности по автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета и была проведена оценка работ по проекту, включая работы по переносу данных на основе предоставленных файлов с данными. После этого был создан и утвержден с заказчиком план-график, согласно которому в течение 1 месяца должен быть осуществлен перенос данных.
До начала проекта весь кадровый учет в Банке велся в программе Excel, там же были данные и о структуре организации. В старой системе заказчика, с которой работал бухгалтер, никакой структуры организации не было, поэтому должности сотрудников не соответствовали структуре компании, т.е. не соответствовали действительности. Поэтому в рамках проекта был осуществлен перенос из файлов формата DBF в новую программу:
- данных по расчету заработной платы за 2008 год (12 файлов, т.к. каждый файл содержал информацию только по 1 месяцу);
- кадровых данных по физическим лицам.
После успешного переноса этих данных начался перенос данных из программы Excel. До начала проекта в программе Excel велось штатное расписание и хранились данные о должностях физических лиц и названиях подразделений.
Сначала были перенесены личные кадровые данные и список сотрудников, включая фамилию, имя, отчество, табельный номер сотрудника, дату приема на работу, ИНН, номер свидетельства пенсионного страхования, адрес проживания.
Для последующего учета заказчиком индексации среднего заработка работников специалисты-внедренцы осуществили перенос истории по изменениям окладов сотрудников за последний год. Был перенесен список видов расчетов, которые используются в компании, а также данные по начислениям заработной платы по каждому сотруднику за последний год: сумма, количество отработанных дней и часов.
Далее согласно плану-графику по переносу данных, который был утвержден заказчиком, в новую программу были перенесены данные из файлов Excel, в которых велся весь кадровый учет, и была перенесена актуальная структура организации. В старой программе заказчика структуры компании не было вообще.
Также была перенесена актуальная штатная расстановка и по каждому сотруднику были актуализированы данные о подразделении и должности.
Поскольку обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах одновременно - старой и новой, то в течение первых двух недель в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" производился контрольный расчет заработной платы за первую половину месяца и полученные данные сверялись со старой системой. В течение второй половины месяца проходило обучение сотрудников работе в новой программе с реальными данными. При этом в течение двух недель расчет заработной платы проводился в контрольном режиме (сравнивались данные в старой системе заказчика и в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"). Также одновременно в двух базах была проведена сверка налогов.
После успешного тестирования новой программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", было принято решение о завершении работы в старой системе заказчика. Кадровый учет сразу велся в рабочем режиме в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Таким образом, переход на новую программу был осуществлен за 1 месяц.
Одной из задач, которую заказчик поставил перед специалистами-внедренцами, являлась настройка программы под особенности учета в Банке. Поэтому в течение следующих двух месяцев по запросу заказчика в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" были произведены следующие доработки.
- Осуществлена выгрузка данных по выплате зарплаты.
- Загружены данные по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в "1С:Зарплату и управление персоналом 8".
- Настроен новый документ "Приказ об изменении штатного расписания", внедрены формы приказов.
- Доработаны печатные формы трудового договора.
- Доработаны унифицированные печатные формы кадровых приказов в соответствии с особенностями кадрового учета в компании.
Результаты перехода Банка на программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8".
- Заказчик получил полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.
- Отдел персонала получил возможность работать в единой полноценной программе, а раньше приходилось отдельно вести весь кадровый учет в Excel.
- Обеспечено соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.
- Сделана загрузка данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8".
- Произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.
- Перенос данных из старых программ в новую единую программу был осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.
Главным результатом перехода на программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8", по мнению самого заказчика, стала эффективная совместная работа бухгалтерского департамента и департамента управления персоналом в единой полноценной системе.
Работы выполнены:
Хомнет Бизнес Решения
тел.: +7 (495) 721-85-31
www.hbsol.ru
www.1c77.ru
109316, Москва,
Волгоградский проспект, 21
Идеальный переход на программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8"
Клиент компании "Хомнет Бизнес Решения" - "Банк Проектного Финансирования" (далее - Банк) в начале 2009 года осуществил переход на "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8" с системы другого производителя. Кадровый учет в Банке велся с помощью программы Excel.
В конце 2008 года руководство Банка приняло решение о необходимости срочной оптимизации расчета заработной платы сотрудников компании (230 человек), а также кадрового учета организации. Причиной такого решения стали жалобы со стороны сотрудников компании на очень неудобную работу в текущей устаревшей системе, в которой производился расчет заработной платы. Кадровый учет данная программа не поддерживала, поэтому все данные по учету велись в MS Word и Excel, что значительно уменьшало производительность кадрового делопроизводства. Кроме того, эта программа работала на подсистеме DOS, что значительно усложняло работу сотрудников, поскольку некоторые настройки системы не соответствовали действующему законодательству, часть проводимых операций в системе была невозможна без специальной поддержки IT-специалиста.
|
Методология перехода
По согласованию с руководством Банка в качестве методологии проекта была выбрана Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию. Поскольку на реализацию этого проекта у заказчика было отведено 3 месяца, выбор методологии показался наиболее оптимальным.
На практике переход на программу всегда начинается с проведения обследования учета заказчика. Во время общения с предполагаемыми пользователями программы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.
Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается план-график выполнения проекта. Самый оптимальный вариант плана-графика работ, когда проект по переходу на "1С:Зарплату и Управление персоналом 8" начинается с переноса данных. Методология переноса данных зависит уже от системы (программы), в которой ведется учет у заказчика. Это может быть не одна, а несколько разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в новой программе.
Обычно обучение пользователей производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными заказчика. На первом этапе можно проводить групповые обучения (оптимальные группы - по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном уровне владения компьютерными навыками. Все пользователи должны выполнять одинаковые функции по ведению учета в программе (таким образом, расчетчики и кадровики должны обучатся в разных группах). По окончанию обучения возможно проведение контрольных занятий в качестве подведения итогов по выполнению данного этапа проекта. Далее (как правило, уже во время производственной эксплуатации программы) проводятся разовые обучения или консультации пользователей для закрепления полученных знаний на практике.
Обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и новой. В этот период одна из систем является эталоном (как правило, сначала это старая система), а учет во второй системе ведется в контрольном режиме. Потом роли систем могут поменяться. Такой подход позволяет пользователям убедиться, что новая программа отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время двойного учета выявляются расхождения в отработке тех или иных действий. Причины таких расхождения анализируются и принимаются решения по их устранению (или "неустранению" в зависимости от причины). "Двойной" учет эффективен еще тем, что позволяет провести аудит базы: проверяются настройки видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы расчетов.
Зачастую во время перехода требуется настройка программы под особенности учета заказчика. Требования по настройке выявляются как во время проведения обследования, так и во время внедрения новой системы. Необходимо всегда иметь в виду, что во время хода проекта потребуется выполнение работ, которые не были запланированы перед началом проекта. Как правило, заказчик предупреждается о возможности появления таких дополнительных работ (и о появлении дополнительных затрат) или на эти работы при оценке проекта закладываются дополнительное время и стоимость в виде рисков. Очень эффективно настройку системы проводить поэтапно. Сначала (до запуска проекта в эксплуатацию) реализуются те настройки, без которых учет в системе невозможен (это могут быть какие-то сложные алгоритмы расчета или параметры системы). Следующими этапами проводятся остальные настройки (их еще называют "косметическими") - это может быть настройка печатных форм или настройка дополнительных отчетов.
Данная методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую программу практически независимо от количества работающих в компании сотрудников. Через 1-2 месяца заказчик получает полностью работающую программу и в течение последующих 2-3 месяцев производятся "косметические" работы по отладке программы и проект полностью переводится в режим "текущего сопровождения", когда проводятся плановые консультации и обновления программы.
Основные задачи, стоящие перед специалистами-внедренцами при переходе Банка на программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8":
После проведения обследования специалистами-внедренцами в компании заказчика были выделены основные задачи перехода.
- Переход должен быть осуществлен в строго определенные сроки - 3 месяца на весь проект. Этот срок вкдючает в себя перенос данных, тестирование новой системы, настройку программы под особенности учета заказчика.
- Необходимо перенести все кадровые данные и кадровую историю из старой системы и из программ MS Word и Excel в новую программу "1С: Зарплата и управление персоналом 8".
- Необходимо перенести штатное расписание из файлов программы Excel.
- Следует осуществить перенос данных для обеспечения возможности расчета среднего заработка сотрудников.
- Необходимо настроить программу под особенности учета заказчика.
- Следует обеспечить совместную эффективную работу бухгалтерского департамента и отдела управления персоналом.
Реализация проекта перехода Банка на программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"
Во время обследования учета в Банке были выявлены основные потребности по автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета и была проведена оценка работ по проекту, включая работы по переносу данных на основе предоставленных файлов с данными. После этого был создан и утвержден с заказчиком план-график, согласно которому в течение 1 месяца должен быть осуществлен перенос данных.
До начала проекта весь кадровый учет в Банке велся в программе Excel, там же были данные и о структуре организации. В старой системе заказчика, с которой работал бухгалтер, никакой структуры организации не было, поэтому должности сотрудников не соответствовали структуре компании, т.е. не соответствовали действительности. Поэтому в рамках проекта был осуществлен перенос из файлов формата DBF в новую программу:
- данных по расчету заработной платы за 2008 год (12 файлов, т.к. каждый файл содержал информацию только по 1 месяцу);
- кадровых данных по физическим лицам.
После успешного переноса этих данных начался перенос данных из программы Excel. До начала проекта в программе Excel велось штатное расписание и хранились данные о должностях физических лиц и названиях подразделений.
Сначала были перенесены личные кадровые данные и список сотрудников, включая фамилию, имя, отчество, табельный номер сотрудника, дату приема на работу, ИНН, номер свидетельства пенсионного страхования, адрес проживания.
Для последующего учета заказчиком индексации среднего заработка работников специалисты-внедренцы осуществили перенос истории по изменениям окладов сотрудников за последний год. Был перенесен список видов расчетов, которые используются в компании, а также данные по начислениям заработной платы по каждому сотруднику за последний год: сумма, количество отработанных дней и часов.
Далее согласно плану-графику по переносу данных, который был утвержден заказчиком, в новую программу были перенесены данные из файлов Excel, в которых велся весь кадровый учет, и была перенесена актуальная структура организации. В старой программе заказчика структуры компании не было вообще.
Также была перенесена актуальная штатная расстановка и по каждому сотруднику были актуализированы данные о подразделении и должности.
Поскольку обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах одновременно - старой и новой, то в течение первых двух недель в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" производился контрольный расчет заработной платы за первую половину месяца и полученные данные сверялись со старой системой. В течение второй половины месяца проходило обучение сотрудников работе в новой программе с реальными данными. При этом в течение двух недель расчет заработной платы проводился в контрольном режиме (сравнивались данные в старой системе заказчика и в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"). Также одновременно в двух базах была проведена сверка налогов.
После успешного тестирования новой программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", было принято решение о завершении работы в старой системе заказчика. Кадровый учет сразу велся в рабочем режиме в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Таким образом, переход на новую программу был осуществлен за 1 месяц.
Одной из задач, которую заказчик поставил перед специалистами-внедренцами, являлась настройка программы под особенности учета в Банке. Поэтому в течение следующих двух месяцев по запросу заказчика в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" были произведены следующие доработки.
- Осуществлена выгрузка данных по выплате зарплаты.
- Загружены данные по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в "1С:Зарплату и управление персоналом 8".
- Настроен новый документ "Приказ об изменении штатного расписания", внедрены формы приказов.
- Доработаны печатные формы трудового договора.
- Доработаны унифицированные печатные формы кадровых приказов в соответствии с особенностями кадрового учета в компании.
Результаты перехода Банка на программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8".
- Заказчик получил полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.
- Отдел персонала получил возможность работать в единой полноценной программе, а раньше приходилось отдельно вести весь кадровый учет в Excel.
- Обеспечено соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.
- Сделана загрузка данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8".
- Произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.
- Перенос данных из старых программ в новую единую программу был осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.
Главным результатом перехода на программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8", по мнению самого заказчика, стала эффективная совместная работа бухгалтерского департамента и департамента управления персоналом в единой полноценной системе.
Работы выполнены:
Хомнет Бизнес Решения
тел.: +7 (495) 721-85-31
www.hbsol.ru
www.1c77.ru
109316, Москва,
Волгоградский проспект, 21
