Использование личного автомобиля в служебных целях: налоговые риски и нюансы оформления

23.08.2023

По долгу службы некоторым работникам может потребоваться автомобиль для поездок. Если у компании нет собственной машины, но она имеется у самого работника, то он может использовать ее в рабочих целях, получая за это определенную компенсацию. Может ли компания учитывать ее в расходах, нужно ли начислять НДФЛ со страховыми взносами, какие документы необходимо оформить? В вопросах разбиралась эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Вероника Емельянова.

О выплате компенсации за использование сотрудником своего личного имущества в интересах работодателя говорится в ст. 188 ТК РФ. Размер такой выплаты должен определяться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. По сути это означает, что компания может установить любую сумму, которую посчитает нужной и на которую согласится работник. Главное – зафиксировать ее письменно. Вариантов, как это сделать, не один. Соглашение может быть зафиксировано в дополнительном соглашении к трудовому договору с сотрудником либо отдельным документом (совокупностью нескольких документов). Из этого документа (совокупности документов) должно прослеживаться наличие договоренности между работодателем и работником о выплате компенсации работнику за использование им личного транспорта в служебных целях и сумма самой компенсации (либо порядок ее расчета).

Как учитывать в расходах компенсацию за использование личного автомобиля

Положения НК РФ предусматривают возможность учитывать при налогообложении прибыли компенсацию за использование сотрудником своего личного имущества в интересах работодателя. Однако сделать это можно только, к сожалению, в мизерных суммах, а именно – в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти нормы содержатся в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и не пересматривались с 2004 года. Конкретные суммы зависят от рабочего объема двигателя автомобиля. Для автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно величина компенсации составляет всего 1200 руб. в месяц, для остальных машин – 1500 руб. в месяц. Причем в размерах указанных компенсаций уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ), на что чиновники неоднократно обращали внимание в своих разъяснениях (см., например, письма Минфина РФ от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558, от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339).

Что это значит с практической точки зрения и для кого важна данная информация? Для тех, например, у кого такая выплата складывается из двух величин:

постоянной,
переменной (зависит от сумм, потраченных на бензин для служебных поездок).

В такой ситуации бухгалтер может относить на «принимаемые» расходы постоянную часть в пределах норм, утв. постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, а переменную часть – в полной сумме на основании представленных работником чеков на ГСМ и отчета о служебных поездках.

Но такие действия налоговики, вероятнее всего, сочтут ошибочными и исключат переменную часть выплаты из расходов, учитываемых при налогообложении.

В этой связи отдельно приведем разъяснения Минфина РФ, содержащиеся в письме от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036: «поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях».

Нужно ли оформлять путевые листы, чтобы учитывать компенсацию в расходах

Среди некоторых специалистов бытует мнение, что для получения возможности относить в состав «принимаемых» расходов нормируемую сумму компенсации необходимо оформлять путевые листы. Верно ли данное утверждение, и с чего оно вдруг возникло, учитывая, что путевыми листами обычно подтверждаются расходы на ГСМ, но никак не выплата компенсаций?

Определенная логика тут есть, ведь в путевых листах фиксируется маршрут следования, а значит, такой документ будет подтверждать «производственный» характер расходов. Если быть точнее, то путевой лист будет подтверждать факт того, что личный автомобиль сотрудника был задействован в деятельности компании, а значит, расходы по выплате компенсации отвечают условиям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Но использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя можно подтверждать и другими документами. Минфин РФ с этим не спорит, что видно, например, из письма от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, посвященного вопросу разъяснения компенсируемых расходов водителей по использованию личного транспорта в служебных целях.

В этом письме поясняется, что «путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", налогоплательщики вправе использовать для подтверждения вышеуказанных расходов, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций».

Таким образом, из указанного разъяснения следует, что использование путевых листов является правом, а не обязанностью, т.е. налогоплательщики могут использовать как путевые листы, так и другие документы, подтверждающие использование личного транспорта работника в служебных целях. В то же время хотим предупредить, что налоговики могут с этим не согласиться. Хотя риск и небольшой, но все же полностью его исключить нельзя. Наши опасения вызваны наличием определенных разъяснений столичных налоговиков и судебных прецедентов.

В письме УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 изложена следующая позиция: «Для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работником представляется заверенная копия технического паспорта машины. При управлении транспортом по доверенности представляется копия доверенности. Организации необходимо вести учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов».

В письме от 04.03.2011 № 16-15/020447@ УФНС России по г. Москве ссылается на письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта», разъясняя, что «для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах».

Имеются и судебные прецеденты, которые также указывают на вероятность возникновения претензий со стороны ИФНС. Однако в обнаруженных нами решениях спор разрешался судом в пользу налогоплательщика. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 по делу № А12-15477/2011 суд согласился с аргументом организации, что для отнесения на расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.

НДФЛ и страховые взносы

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В случае использования работником личного автомобиля в служебных поездках компенсацию за такое использование можно отнести к компенсационным выплатам, связанным с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

При этом ранее Минфин РФ (письмо от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87) считал, что указанную компенсацию можно не облагать НДФЛ лишь в части норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Но позже он изменил свою позицию, согласившись с тем, что освобождение от НДФЛ применимо к полной сумме компенсации, установленной в организации (письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Еще отметим пару особенностей. Во-первых, при отсутствии соответствующих положений в трудовом договоре налоговики могут попытаться доначислить НДФЛ. Такие прецеденты были, правда, суд не поддержал налоговиков, поскольку соответствующие положения содержались в Правилах внутреннего трудового распорядка, а сама компенсация выплачивалась на основании приказов руководителя, ряд которых содержал пункт «Считать данный приказ приложением к трудовому договору» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.09.2010 по делу № А26-12427/2009). Во-вторых, если компенсация будет выплачиваться работнику, который не является собственником авто, а управляет им «по доверенности», то налоговики, скорее всего, заявят о незаконном применении льготы и, как следствие, доначислят работодателю НДФЛ. Подобное в практике встречается не так редко, да и на этот счет имеются невыгодные для компаний разъяснения чиновников (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Но такую позицию бесспорной назвать никак нельзя, о чем свидетельствует и положительная для работодателей судебная практика. Так, например, в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.08.2015 по делу № А56-4823/2014 суд обратил внимание, что «в действующем законодательстве Российской Федерации не раскрывается термин "личное имущество работника", из чего следует, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании» (т.е. в том числе и «по доверенности»).

В отношении страховых взносов применяется такой же порядок (а значит, и такие же налоговые риски, указанные выше), что и в части НДФЛ: указанная компенсация при соответствующем оформлении относится к выплатам, не облагаемым страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Документальное оформление компенсации за использование личного автомобиля

Какие документы должны быть в организации, выплачивающей своим работникам указанную компенсацию, чтобы относить на расходы компенсацию (в пределах норм) и не облагать ее НДФЛ со страховыми взносами?

Мы уже упомянули про письменное соглашение, в котором предусматривается размер и порядок выплаты компенсации. А обязательно ли компенсация должна быть прописана в трудовом договоре?

На самом деле не обязательно, но все же желательно. Дело в том, что имеется позиция столичных налоговиков, согласно которой выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором. Так, в письме УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1) сказано, что «выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации».

В данном письме наличие союза «и» (в отсутствие союза «или») позволяет сделать вывод, что, по мнению УФНС РФ по г. Москве, помимо приказа по организации выплата компенсации должна быть предусмотрена также и в трудовом либо коллективном договоре. Но учитывая, что это единичное мнение и более поздних по времени разъяснений с аналогичным выводом нет, данный риск представляется незначительным. Естественно, при условии, что имеются другие документы, подтверждающие наличие договоренности о выплате (Положение об использовании личного транспорта в служебных целях, Приказ по организации).

Ну и помимо этих документов в обязательном порядке должен составляться отчет о служебных поездках (или иной аналогичный документ). Он подтвердит, что личное авто действительно было задействовано в служебных разъездах. Также неплохо было бы иметь в наличии документы, указывающие на то, что выполнение трудовых обязанностей конкретного работника сопряжено со служебными разъездами (трудовой договор или должностная инструкция).