Используем платежный календарь для борьбы с "кассовыми разрывами"

Составляем платежный календарь

Примечание:
* См. статью "Учимся контролировать денежные потоки"

Все знают, что "деньги любят счет". Если деньги не считать, то они будут утекать, как вода сквозь пальцы. А в условиях кризиса каждая копейка должна быть на счету. Поэтому сейчас очень важно планировать движение денег. Для оперативного планирования движения денег служит "Платежный календарь".

В отличие от "Бюджета движения денег", "Платежный календарь" является гораздо более подробным и детальным документом. И это вполне объяснимо. При стратегическом планировании для нас не имеет значения, от кого конкретно мы получим деньги или кому заплатим. А при оперативном планировании все видно "как на ладони": вот должники-дебиторы, а вот - кредиторы (порою даже с битами в руках). Поэтому в "Платежном календаре" мы можем все подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько мы должны заплатить или получить. Причем в "Платежном календаре" валютные суммы мы вводим раздельно, "параллельно". Ведь "1С:Управляющий" предназначен для "реального" учета, и операции отражаются в нем так, как они происходят "по жизни". А в жизни предприятие запросто может держать в кассе не только рубли, но и, например, доллары или евро.

Процесс составления платежного календаря прост и понятен: мы указываем дату операции, направление, статью движения денег - и вводим сумму прихода или расхода. Поэтому составлять платежный календарь может не только финансовый менеджер, но и сам руководитель. Это особенно актуально для небольших предприятий, где должность финансового менеджера зачастую не предусмотрена и руководитель занимается управленческим учетом самостоятельно. А поскольку в "трех соснах" "Платежного календаря" трудно заблудиться, то его составление не отнимает у руководителя много времени.

При составлении "Платежного календаря" часто приходиться менять даты поступлений или платежей. При этом новые даты могут выходить за границы текущей планируемой недели. И вот здесь проявляется замечательное свойство "Платежного календаря". Нам не нужно вручную создавать новый документ и переносить в него операцию. Мы просто меняем дату - и строка "перескакивает" в другой документ автоматически.

Отметим, что указывать даты поступлений денег нужно с некоторым "запасом". Когда платим мы, то деньги от нас уходят сразу. Оформили "расходник" - деньги ушли. А вот с поступлениями денег все обстоит несколько иначе. Деньги обычно приходят к нам только вечером или даже на следующий день. Поэтому если покупатель пообещал нам, что заплатит 24 декабря, то лучше подстраховаться и внести эту операцию одним рабочим днем позже - 25-м декабря. Также следует учитывать выходные, когда банки не работают.

Контролируем отсутствие кассовых разрывов

Теперь самое главное - зачем все это нужно. "Платежный календарь" нужен для борьбы с "кассовыми разрывами". Некоторые обыватели, когда слышат о "кассовом разрыве", представляют себе кассу, лопнувшую от избытка денег. Но профессиональные бухгалтера и финансисты знают, что при "кассовом разрыве" ситуация прямо противоположная: денег в кассе нет вообще. Причем такие "разрывы" могут возникать также и на расчетном счете.

В процессе заполнения "Платежного календаря" необходимо постоянно контролировать отсутствие кассовых разрывов. Для этого служит печатная форма "Платежного календаря".

"Кассовые разрывы" в печатной форме выделяются красным. Что же делать, если мы обнаружили "кассовый разрыв"? Нужно звонить контрагентам и пытаться изменить предполагаемые даты поступлений или платежей. Например, "убедительно попросить" покупателя оплатить счет пораньше или "придушить" поставщика на отсрочку платежа. Причем делать все это можно "не отходя от кассы"... то есть от компьютера. "Платежный календарь" тем и удобен, что он является оперативным инструментом. Это своего рода "планировочный" блокнот или органайзер. Мы можем делать предварительные "прикидки", изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами - и отражать все это непосредственно в "Платежном календаре".

Сравниваем платежный календарь с бюджетом движения денег

Чтобы двигаться к достижению поставленных целей, необходимо знать, насколько наша тактика соответствует стратегии. То есть нужно следить, чтобы оперативное планирование велось "с ориентиром" на долговременные планы движения денег. Ведь даже небольшие "просчеты", допускаемые каждую неделю, могут вылиться в серьезные проблемы в будущем.

Для отражения долговременных планов движения денежных средств служит "Бюджет движения денег". В нем есть замечательная кнопка - "Сравнить с платежным календарем". Например, мы можем составить "Платежный календарь" на декабрьские дни и сравнить его с "Бюджетом движения денег" за месяц. При этом мы увидим, по каким статьям движения денег у нас образовались положительные или отрицательные отклонения. Соответственно, мы сможем сделать выводы: подкрепляется ли наша стратегия умелыми тактическими действиями или же мы отклонились от намеченных целей.

Подводим итоги

Мы убедились, что "платежный календарь" в "1С:Управляющем" - это простой и удобный инструмент, с помощью которого руководитель или другое ответственное лицо может:

• составлять оперативные планы движения денег на своем предприятии
  и
• эффективно бороться с "кассовыми разрывами".

Для многих руководителей этот инструмент стал таким же привычным, как записная книжка или органайзер.