Кадровые документы: в 2017 году изменился срок хранения

Организации и предприниматели обязаны хранить документы, касающиеся личного состава. Это следует из части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Закон № 125-ФЗ дополнен новыми нормами, регулирующими порядок хранения архивных документов во всех случаях, когда закон предусматривает такое хранение (Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ).

Определен порядок исчисления сроков хранения архивных документов

В новой статье 21.1, введенной Законом № 127-ФЗ, определено, что сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Новые сроки и условия хранения документов по личному составу

Новая редакция статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ дифференцировала сроки хранения документов по личному составу в зависимости от года, в котором они были завершены в делопроизводстве. Документы, законченные делопроизводством:

• до 01.01.2003 - хранятся 70 лет;
• после 01.01.2003 - хранятся 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнями архивных документов установлены иные сроки хранения. Так, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 58, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, док­ладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) - 5 лет.

По истечении срока хранения документы проходят экспертизу ценности документов.

Правило о хранении документов по личному составу госслужащих осталось прежним - они хранятся в течение 75 лет после прекращения госслужбы с проведением экспертизы ценности документов после истечения срока их хранения.

Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ опубликован 18.06.2017 на официальном интернет-портале правовой информации. Основные положения действуют с 18.06.2017.

Напомним, что статья 22.1 была добавлена в Закон № 125-ФЗ Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Указанный закон определил с 13.03.2016 сроки хранения документов, которые теперь утратили силу. 

До принятия Закона № 43-ФЗ положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).