Воинский учет в 2026 году: как вести в 1С:ЗУП 8, может ли компания встать на учет удаленно и зачем нужна сверка с военкоматом

Ведение воинского учета в организации

Какие организации должны вести воинский учет? Кто подлежит учету?

Вести воинский учет обязаны все организации, в которых работают граждане РФ мужского пола в возрасте от 18 до 30 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе (призывники), и граждане РФ, пребывающие в запасе (военнообязанные), в том числе женщины некоторых военно-учетных специальностей.

Кто отвечает за ведение воинского учета в организации? Сколько человек должно быть выделено?

Количество сотрудников, ответственных за воинский учет, напрямую зависит от числа военнообязанных работников в организации (п.12, 13 Положения о воинском учете). Если в организации работает менее 500 военнообязанных сотрудников, вести воинский учет может один работник, выполняющий обязанности по совместительству. Если работает от 500 до 2000 военнообязанных сотрудников, вести воинский учет должен один человек, оформленный на полную ставку (не по совместительству). А если работает от 2000 до 4000 военнообязанных сотрудников, ведение воинского учета должны осуществлять два работника, объединенных в военно-учетный стол.

Как поставить организацию на учет в военный комиссариат (ВК)?

Постановка на воинский учет в военкомате начинается с издания внутренних документов. Организация должна составить Приказ об организации воинского учета (Приложение №4 к Методическим рекомендациям), который издается при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года. Также составляется План работы по осуществлению воинского учета (Приложение №17 к Методическим рекомендациям), в который включаются все мероприятия по воинскому учету, запланированные на год. Напротив каждого мероприятия нужно проставлять отметку о его проведении (дата и подпись ответственного лица).

Какой комплект документов необходим для постановки организации на учет в ВК?

Для постановки на учет в военкомате необходимо представить Карточку учета организации (Форма №18, утв. Приказом №700). Вместе с Формой №18 в военкомат представляются копии учредительных документов организации, приказ об организации воинского учета, план по ведению воинского учета, должностная инструкция лица, ответственного за ведение воинского учета (для согласования). 

Срок на согласование документов законодательно не установлен. После получения комплекта документов военкомат выдает организации справку о постановке на учет. Обособленные подразделения ставить на воинский учет отдельно не требуется. 

Может ли компания встать на воинский учет удаленно?

Нет, нельзя. Первоначальная регистрация юридического лица в военном комиссариате требует личного обращения или отправки официальных бумажных документов. Электронная подача для первичной постановки на учет не предусмотрена.

С чего начинается ведение учета военнообязанных работников?

Ведение воинского учета начинается с составления личных карточек военнообязанных работников. С 8 января 2022 года воинский учет сотрудников-призывников и военнообязанных работников ведется на основании Карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (Форма №10, утв. Приказом №700). Карточки заполняются на основании приписных свидетельств (для призывников) и военных билетов (для военнообязанных). В них указываются:

• фамилия, имя, отчество военнообязанного работника;

• дата и место рождения;

• образование, профессия, семейное положение, состав семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства и контактный телефон;

• сведения о владении иностранными языками;

• сведения о наличии водительского удостоверения.

Как фиксируется факт приема пакета документов от работника для ведения воинского учета?

Факт приема от сотрудника документов, необходимых для воинского учета, следует зафиксировать путем выдачи ему соответствующей расписки. Форма расписки приведена в Приложении №14 к Методическим рекомендациям. Специальные правила для ее заполнения не предусмотрены. Расписку выдают в день приема документов. При возврате документов сотруднику (например, после уточнения персональных данных, оформления брони и др.) расписка изымается. Сотрудник должен расписаться в корешке расписки. Этот корешок организация хранит у себя – он служит подтверждением того, что документы приняли, а затем вернули владельцу. 

Что делать, если у работника нет военного билета?

Организация не вправе отказать работнику в трудоустройстве, если он не предъявил документы воинского учета (например, военный билет), поскольку их отсутствие не связано с деловыми качествами гражданина. При этом работодатель обязан известить военкомат о работнике без военного билета.

В какой военкомат подавать Сведения о приеме и увольнении?

Согласно письму Минобороны России от 06.10.2023 №207/6/3665, Сведения о приеме и увольнении работника необходимо подавать в военный комиссариат по месту учета военнообязанного. Военнообязанный гражданин должен состоять на воинском учете в военкомате:

• по месту жительства – по общему правилу;

• по месту пребывания, если гражданин прибыл на место пребывания на срок более трех месяцев или проходит альтернативную гражданскую службу.

Если у гражданина нет постоянной или временной регистрации, он встает на воинский учет в военкомате по месту своего пребывания или учебы в порядке, установленном Положением о воинском учете.

Когда необходимо отчитаться о приеме или увольнении работника в военкомат?

Организация обязана сообщить о приеме на работу или увольнении военнообязанного работника в военкомат по месту его учета, указанного в штампе военного билета, в течение 5 календарных дней с даты приема или увольнения (п.32 Положения о воинском учете).

Что делать, если у сотрудника изменились сведения (должность, семейное положение, образование, место жительства)?

Порядок направления информации в военкоматы об изменении сведений (должность, структурное подразделение, семейное положение, образование, место жительства и состояние здоровья) сотрудников, состоящих на воинском учете, закреплен в Приложении №13 к Методическим рекомендациям. В случае изменения указанных сведений лицо, осуществляющее ведение воинского учета, должно оформить два документа:

1. Листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете (Приложение №1 в Приложении №13 к Методическим рекомендациям).
2. Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (Приложение №2 в Приложении №13 к Методическим рекомендациям).

Срок направления таких сведений – в течение 5 календарных дней со дня изменения сведений.

Как происходит сверка с военкоматом? Как часто ее нужно проводить?

Законодательство обязывает работодателей проводить не реже одного раза в год сверку имеющихся у них сведений о воинском учете со сведениями, содержащимися в документах воинского учета сотрудников (п.«г» Положения о воинском учете). Кроме того, работодатель не реже одного раза в год должен сверять имеющиеся у него сведения о воинском учете со сведениями, которые есть у соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления (в случае отсутствия военкоматов). Дата и время сверки устанавливаются военным комиссариатом (органом местного самоуправления).

В течение какого времени необходимо передавать отчеты по воинскому учету?

Работники, ответственные за ведение воинского учета в организации, обязаны представить сведения в следующие сроки:

• Сведения о приеме (увольнении) военнообязанных лиц и граждан призывного возраста – в течение 5 календарных дней с даты приема на работу или увольнения (п.32 Положения о воинском учете);

• Изменение сведений о сотрудниках, необходимых для ведения воинского учета (семейное положение, образование, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, должность, место жительства или место пребывания, состояние здоровья) – в течение 5 календарных дней со дня изменения сведений (Приложение №13 к Методическим рекомендациям);

• Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, – в течение 3 рабочих дней со дня самостоятельного выявления таких граждан либо в течение 2 недель с даты получения соответствующего запроса из военкомата (п.32 Положения о воинском учете);

• Сведения о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, – в течение 3 рабочих дней со дня, когда выявили такого работника, или в течение 2 недель со дня получения запроса из военкомата (п.32 Положения о воинском учете);

• Сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, – ежегодно до 1 ноября (только по запросу военкомата).

За непредставление или несвоевременное представление перечисленных сведений предусмотрена административная ответственность по ст.21.4 КоАП РФ. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 40 000 до 50 000 руб.

Воинский учет в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Как настроить воинский учет в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 поддерживается возможность ведения воинского учета в соответствии с требованиями законодательства РФ. Для этого в разделе Настройка – Кадровый учет следует установить флаг Ведется воинский учет. 

При необходимости ведения бронирования граждан также доступен флаг Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время. После применения настройки в разделе Кадры появятся ссылки на соответствующие документы и справочники, а в кадровых отчетах – Отчетность для военкоматов и Отчетность для бронирования.

Где в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 установить ответственное лицо за ведение воинского учета?

Ответственный за ВУР (подписант) устанавливается в карточке Организация (раздел Настройка – Предприятие – Организации или Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки) по ссылке Ответственные лица.

Где в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 нужно заполнить сведения для заполнения Карточки учета организации (Форма №18)?

Данные о воинском учете организации заполняются в карточке Организация (раздел Настройка – Предприятие – Организации или Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки) по ссылке Воинский учет. Начиная с версий 3.1.34.317 и 3.1.38.41 в программу добавлены недостающие поля для заполнения Формы №18. Также для каждой организации можно отдельно отключить ведение бронирования.

Для подготовки самой Карточки учета организации предусмотрен одноименный кадровый отчет (раздел Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов). По кнопке «Настройки…» можно установить флаг Печать на двух листах для отображения отчета на двух отдельных страницах вместо одной. Также в окне Воинский учет можно вывести на печать Приказ об организации воинского учета и План работы по осуществлению воинского учета.

Где в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 заполняются сведения для Карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (Форма №10)?

Данные о воинском учете работников заполняются в личных карточках сотрудника или физического лица на вкладке Воинский учет (раздел Кадры). Начиная с версий 3.1.34.197 и 3.1.36.75 в программе изменен интерфейс раздела Воинский учет для удобства работы с данными и документами воинского учета в режиме «одного окна», не выходя из карточки работника. Также следует внести личные данные и всю необходимую информацию об образовании, квалификации, семейном положении и месте жительства. 

С помощью какого отчета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно проверить зарегистрированные сведения о воинском учете сотрудников?

Проверить полноту и корректность сведений воинского учета в программе можно с помощью аналитического отчета Анализ карточек воинского учета (раздел Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов). Отчет можно сформировать с отбором по подразделению, организации в целом или по наименованиям военкоматов. Настройки отчета позволяют выводить:

• только военнообязанных;

• только забронированных;

• не показывать снятых с воинского учета;

• показывать сотрудников без документов воинского учета;

• кого требуется снять с воинского учета;

• кому требуется замена приписного на военный билет.

Где в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно подготовить отчеты для военкоматов?

Начиная с версии 3.1.38.92 в программе реализовано отображение документов воинского учета для электронного обмена с военкоматами в окне сервиса 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – отбор По получателям – папка Минобороны).

В настоящий момент отправка отчетов в электронном виде напрямую не предусмотрена. Отчеты формируются для последующей выгрузки и отправки через специализированные каналы. О готовности приема электронных файлов через сайт Реестрповесток.рф будет объявлено дополнительно.

В материале использованы фото: fizkes, stockfour / Shutterstock / Fotodom.