Как в бухгалтерском учете признаются затраты на облачную бухгалтерию по новым ФСБУ

С 1 января 2024 года обязателен для применения ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы», утвержденный приказом Минфина России от 30.05.2022 № 86н. Одновременно должны применяться изменения в правилах учета капитальных вложений в нематериальные активы, внесенные в ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» приказом Минфина России от 30.05.2022 № 87н.

Сервис «1C:Предприятие 8 через Интернет» (1С:Фреш) обеспечивает доступ через Интернет к прикладным решениям на платформе «1С:Предприятие» в рамках модели SaaS («программы, как сервис»). Эту модель также называют работой «в облаке». Доступ пользователи получают на основании лицензионного договора. При этом прикладные решения 1С развернуты в виде единой системы у поставщика сервиса и на его оборудовании, что позволяет оптимизировать издержки на поддержание работы сервиса и сделать его доступным для широкого круга пользователей.

Права организации на использование 1С:Фреш (простая неисключительная лицензия) могут быть признаны НМА, если они соответствуют одновременно следующим условиям (п. 4 ФСБУ 14/2022):

• не имеют материально-вещественной формы;
• предназначены для использования организацией в ходе обычной деятельности при производстве и (или) продаже ею продукции (товаров), при выполнении работ или оказании услуг, для предоставления за плату во временное пользование, для управленческих нужд либо для использования в деятельности некоммерческой организации, направленной на достижение целей, ради которых она создана;
• предназначены для использования организацией в течение периода более 12 месяцев или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев;
• способны приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (обеспечить достижение некоммерческой организацией целей, ради которых она создана), на получение которых организация имеет право (в частности, в отношении такого актива у организации при его приобретении (создании) возникли исключительные права, права в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование права на такой актив) и доступ иных лиц к которым организация способна ограничить;
• могут быть выделены (идентифицированы) из других активов или отделены от них.

Из всех перечисленных условий на индивидуальные условия использования 1С:Фреш влияет периодичность заключения лицензионных договоров. Договор может быть заключен на срок от 1 до 24 месяцев на условиях пролонгации на новый календарный год, если стороны не уведомили друг друга о его прекращении заблаговременно.  Когда договор заключен на 12 месяцев и менее, то условие подп. «в» п. 4 ФСБУ 14/2022 не соблюдается, поэтому НМА признанию не подлежит.

Договорные условия предоставляют широкую трактовку планируемого срока договора. Организация должна самостоятельно определить будущий период его действия, исходя из намерений использования сервиса 1С:Фреш для ведения бухгалтерского учета.

При определении этого периода анализируется информация о планах, прошлый аналогичный опыт, а также объем необходимых затрат на организационные изменения на случай перехода на другое программное обеспечение. Кроме того, необходимо учесть, что оценка первоначальной стоимости объекта ограничивается объемом капитальных вложений, осуществленных до признания объекта нематериальных активов в бухгалтерском учете (п. 13 ФСБУ 14/2022), а срок полезного использования определяется исходя из периода действия прав (подп. «а» п. 31 ФСБУ 14/2022), соответствующего понесенным затратам.

Иными словами, для признания объекта НМА его первоначальной стоимостью может быть стоимость прав на тот период, который организация оплатила при заключении договора или признает в качестве обязательств перед лицензиаром. Этот период и будет первоначальным сроком полезного использования объекта.

В случае пролонгации договора могут быть признаны улучшения в существующий объект как увеличение срока действия прав или признан отдельный объект на новый срок действия прав. Любой вариант учета позволяет отразить в отчетности информацию о НМА организации достоверно.

Отдельно отметим, что учет прав на 1С:Фреш в качестве НМА сопряжен с затратами. Необходимо вести регистры бухучета, регулярно проверять объект на обесценение, а его элементы амортизации – на соответствие условиям использования. 

Сервис 1С:Фреш – максимально доступный для пользователя продукт, стоимость лицензии – от 621 рубля в месяц. Такие затраты несущественны даже для микробизнеса.  Кроме этого, 1С:Фреш не привязывает пользователя к использованию именно этого сервиса долгосрочно, поэтому признак способности приносить выгоды в течение более чем 12 месяцев вряд ли может быть соблюден. 

В этих условиях рационально признать расходы текущими в момент приобретения прав независимо от срочности планов пользоваться этими правами. Система внутреннего контроля обеспечит надлежащий контроль объекта, даже если он в бухгалтерском учете не признан. Для этого можно воспользоваться правом на применение лимита стоимости объектов НМА, позволяющим не применять в отношении этих нематериальных активов ФСБУ 14/2022, как предлагает п. 7 стандарта.

Таким образом, модель бухгалтерского учета сервиса 1С:Фреш организация выстраивает, исходя из особенностей его использования. При этом для большинства пользователей сервиса рациональным является учитывать затраты на приобретение прав на него в качестве текущих расходов отчетного года.