Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Сроки хранения документов

Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.

При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.

Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:

• первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
• регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
• бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
• аудиторские заключения.

Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:

• учетная политика;
• стандарты экономического субъекта;
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Все вышеуказанные сроки являются минимальными. Конкретные сроки хранения по каждому документу содержатся в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. При этом необходимо учитывать, что по одному и тому же документу могут действовать разные сроки хранения.

Например, первичные документы, необходимые в целях уплаты налога должны храниться не менее 4 лет (ст. 23 НК РФ). Те же самые документы, используемые в целях бухгалтерского учета, хранятся уже не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Таким образом, если в НПА установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

Правила хранения документов

Правила хранения документов определяются организациями и ИП самостоятельно. Строго они не регламентированы. Как правило, в небольших компаниях документы хранятся в бухгалтерии в закрытых сейфах.

Также документы могут храниться в электронном виде. При этом электронные документы должны быть заверены с помощью электронной цифровой подписи. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314.

Если объем бумажного документооборота не позволяет хранить документы в бухгалтерии, под хранение оборудуется специальное помещение - архив. При этом оборудовать такое помещение нужно, руководствуясь Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Архивы должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции.

Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами (п. 4.2 Основных правил работы архивов организаций).

В архив организации направляются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также кадровые документы. Документы временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в бухгалтериях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Для хранения большого количества документов допускается заключение возмездных договоров со сторонними архивными компаниями.

Уничтожение документов

Документы с истекшим сроком хранения, которые утратили свою актуальность и значимость в бухгалтерских и налоговых целях, хранить не имеет смысла. Они подлежат уничтожению. Для отбора документов, предназначенных к уничтожению, организации ежегодно проводят экспертизу ценности документов (п. 2.3.1 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертиза осуществляется работниками кадровой службы под руководством директора организации. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для уничтожения только на основании заголовков дел.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы с истекшим сроком хранения вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Документы к уничтожению заносят в акт под общими заголовками с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт подписывает руководитель организации. все внесенные в акт документы либо уничтожаются организацией самостоятельно, либо направляются на утилизацию. Способ уничтожения не регламентирован. Бумаги можно сжечь, измельчить, переработать во вторсырье и т.д.

Передача дел на утилизацию специализированной компании оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива (п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций).

Что делать с документами при ликвидации компании

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:

• документы по личному составу организации;
• документы, сроки временного хранения которых не истекли;
• документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).

Все вышеперечисленные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий архив на основании договора. до передачи документация ликвидационная комиссия должна будет ее упорядочить.

Для этого документы группируются по типу, хронологии, срокам хранения. Затем они нумеруются, подшиваются, рассортировываются по пачкам, коробкам. Затем документы с описью передаются в архив.

Если организация прекращает свое существование в результате реорганизации, документация передается ее правоприемнику (п. 3.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Что будет за нарушение порядка хранения документов

Несоблюдение установленного порядка хранения документов может привести к утрате или преждевременному уничтожению документов.

За несоблюдение сроков сохранности документов налогоплательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ. Данная статья устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Причем под грубым нарушение правил учета здесь понимается, в том числе, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета.

За отсутствие первички данной статьей предусмотрены штрафы в размере от 10 тысяч до 30 тысяч рублей. В тех случаях, когда отсутствие документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, штраф может составить 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов предусмотрена и административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Данное нарушение влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц организации в размере от 300 до 500 рублей.

Также по факту утраты документов директор и бухгалтер организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной статье, Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Обращаем внимание, что помимо штрафов отсутствие документации не позволит подтвердить понесенные расходы в целях уменьшения налога на прибыль, а также получить заявленные вычеты по НДС. Поэтому правила хранения документов стоит соблюдать неукоснительно.