Переход на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» с «1С:Зарплаты и кадров 7.7»

Принцип переноса данных

Переход от конфигурации «Зарплата и кадры» на базе платформы «1С:Предприятие 7.7» к конфигурации «Зарплата и управление персоналом» на платформе «1С:Предприятие 8» может быть осуществлен только с помощью загрузки данных накопленных в новую информационную базу. В рамках типовых конфигураций разработан алгоритм переноса данных, состоящий из обработки (сервиса), включенного в состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом», и правил обмена, используемых этой обработкой. Собственно, именно правила обмена задают алгоритм, с помощью которого данные из старой базы «превращаются» в данные новой базы. Обработка переноса доступна из меню Сервис -> Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7. Файл, содержащий правила обмена данными, находится в справочнике Конвертации из информационных баз предыдущих версий (см. рис. 1).

Рис. 1

Суть алгоритма переноса состоит в том, что в новую информационную базу загружаются:

1.  Все без исключения кадровые документы, зарегистрированные в старой базе. Особенностью загрузки этого вида документов является то, что все они, хоть и помечаются проведенными так же, как и в старой базе, фактически движений по регистрам не делают. Они создаются для того, чтобы сохранить архив документов и в любой момент иметь возможность распечатать копию нужного приказа.

2. Остатки по всем регистрам системы на начало указанного года. На текущий момент пользователь может выбрать вариант загрузки остатков на 01.01.2006, 01.01.2009 и 01.01.2010.

3. Все первичные документы за период с начала выбранного года до конца последнего закрытого расчетного периода.

Переход на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» из нетиповой конфигурации «Зарплата+Кадры»

В рамках данной статьи мы будем говорить преимущественно о типовых конфигурациях. Поэтому, о том, как быть в случае измененной конфигурации мы расскажем кратко.

Если в организации используется измененная конфигурация кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплаты и кадров 7.7», то прежде чем приступать к переносу данных, очень полезно провести «инвентаризацию» изменений используемой конфигурации 7.7 и выяснить, насколько эти изменения необходимы для текущей работы. Зачастую бывает, что сделанные когда-то давно изменения уже не актуальны и без них легко можно обойтись.

Если же доработки, которые необходимы для учета, нашлись, нужно изучить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и выяснить, не реализован ли нужный функционал в рамках типовой конфигурации. Конфигурация, помимо широкого спектра используемых алгоритмов расчета, предоставляет еще и универсальные механизмы управления данными и форматом отчетов, механизмы интерактивной работы пользователя, которые, с высокой долей вероятности, позволят достигать тех результатов, для получения которых в программах системы «1С:Предприятие 7.7» требовались дополнительные отчеты и обработки.

Также в конфигурации реализован механизм свойств и категорий, заменяющий в большинстве случаев ввод дополнительных (нетиповых) реквизитов для справочников и документов.

Только после того, как все исследования проведены, нужно вносить изменения в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом», если таковые изменения все-таки оказались необходимы. При этом вполне может оказаться, что, при определенном характере внесенных изменений, правила обмена дорабатывать не придется, и процедуру переноса данных можно будет осуществить штатными средствами.

Самым последним шагом в подготовке к переходу на нетиповую конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» является приведение правил обмена в соответствие с измененной структурой конфигурации.

Подготовка информационных баз

Прежде чем осуществлять перенос данных, нужно подготовить информационные базы.

Данные можно загружать непосредственно из рабочей базы программы «1С:Зарплата и кадры 7.7», не проводя никаких дополнительных работ. Но удобнее производить загрузку из копии базы. Кроме того, удобнее построить работу таким образом, чтобы обе информационные базы - и источник, и приемник - находились на одной рабочей станции.

Такое расположение баз позволит свести к минимуму сложности при подключении базы-приемника к базе-источнику для загрузки данных.

Для создания копии базы можно воспользоваться стандартными средствами программы. Нужно обязательно убедиться, что в папке информационной базы-источника есть файлы v7plus.dll и v7plus.als.

В противном случае перенос данных с помощью подключения к информационной базе произвести не удастся и придется проводить загрузку и выгрузку данных из файла.

Конфигурация информационной базы «Зарплата и кадры», из которой будет производиться перенос данных, должна быть обязательно обновлена до самого последнего релиза.

Новая информационная база программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» создается из соответствующего шаблона.

Рекомендуется разворачивать информационную базу с конфигурацией самого свежего релиза. Если для актуального релиза доступен только дистрибутив обновления, нужно установить последний полный релиз, а затем обновить конфигурацию до последнего релиза (см. рис. 2).

Рис. 2

Подготовка данных

Для того, чтобы данные перенеслись наиболее правильно и полно, необходимо подготовить данные в базе-источнике.

1. Первым делом нужно закрыть текущий расчетный период. Данные открытого периода в новую базу перенесены не будут.

2. В случае, если, наоборот, хочется перенести данные, например, по начала года, а все остальные месяцы текущего года рассчитать вручную в новой базе, и тем самым проверить корректность настроек информационной базы и правильность перенесенных начальных данных, то нужно наоборот «откатиться» назад и установить расчетный период  -  январь текущего года.

3. Если в организации есть обособленные подразделения, они должны быть отмечены в 7.7 с помощью одноименного флага в справочнике Подразделения. Перед запуском процедуры переноса необходимо убедиться, что в справочнике Подразделения упомянутые флаги взведены только для подразделений, фактически выделенных на отдельный баланс (см. рис. 3).

Рис. 3

Дело в том, что в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, должны быть зарегистрированы в справочнике Организации, а обособленные подразделения с присвоением кода ОКАТО и КПП, но без выделения на отдельный баланс - в справочнике Подразделения организаций. При переносе данных все подразделения, помеченные в базе-истонике как обособленные, автоматически регистрируются в справочнике Организации (см. рис. 4).

Рис. 4

4. При переносе данных в новую базу будут загружены объекты, удовлетворяющие правилам переноса, вне зависимости от того, помечены они на удаление или нет. Пометка на удаление сохранится и в новой базе, но лучше избавиться от лишнего мусора заранее. Перед запуском процедуры переноса нужно  провести процедуру удаления помеченных объектов.

5. Перед тем как переносить данные, полезно проверить правильность введенной информации об отпусках работников за всю историю

6. Если нужно переносить в новую базу и информацию  о долгах между предприятием и организацией, то ее также рекомендуется проверить за тот период, за который будут переноситься начисления.

Перенос данных

Перенос данных осуществляется с помощью встроенного сервиса для одной выбранной ИБ.

Настройки сервиса позволяют выбрать:

• год, на начало которого будут загружены остатки по «зарплатным» данным;
• режим переноса задолженности перед работниками (или работников перед организацией) - можно обнулить задолженность;
• режим отслеживания задолженности перед работником  -  только за расчетный период или без ограничения периода.
• После окончания работы сервиса будет выдано сообщение об ошибках, если таковые возникнут.

Если на предприятии несколько юридических лиц, то их информационные базы для расчета зарплаты можно объединить в одну.

Для этого достаточно в базе-приемнике запустить сервис переноса данных последовательно для каждой из информационных баз системы «1С:Предприятие 7.7».

При этом данные о работниках будут синхронизированы, то есть к одному сотруднику будет «привязана» информация обо всех его местах работы, если он совмещает работу в нескольких организациях предприятия.

Проверка и корректировка данных

Для того, чтобы  проверить правильность перенесенных данных по начислениям и удержаниям достаточно сверить данные отчетов Свод начисленной зарплаты за все перенесенные расчетные периоды.

Проверка данных по кадровому учету потребует большего времени.

В идеальном случае нужно сверить личные карточки каждого актуального работника.

При переносе данные заносятся в информационную базу с помощью документа Перенос данных - это специализированный документ, позволяющий записывать в базу информацию требуемой структуры - для каждого регистра системы. Желательно, чтобы за редактирование этого документа брались только опытные пользователи, поскольку документ часто содержит специализированные системные поля, в обычном режиме пользователю не доступные, и велик риск  того, что случайное изменение данных этих полей лишь усугубит ошибку, которую стремились исправить.

Особенностью переноса кадровых данных является то, что кадровые документы - приказы  о приеме, увольнении, перемещении, отпуске, командировке в информационную базу переносятся, но не делают никаких движений. Поэтому, обнаружив ошибку в кадровых данных и исправив данные в приказе, нужно не забыть проверить данные в соответствующем документе Перенос данных.

В целом, переход с программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», при условии добросовестной подготовки к этой процедуре, не представляет трудностей для пользователей.

От редакции: О том, как перейти на «1С:Бухгалтерию 8» читайте на сайте /info-50.