Содержание
Семь причин усовершенствовать систему автоматизации торговой деятельности компании
Переход на «1С:Управление торговлей 8» позволит компании существенно повысить эффективность работы. В данной статье методисты фирмы «1С» приведут несколько аргументов в пользу такого решения.
Современная платформа «1С:Предприятие 8»
В отличии от своего предшественника, прикладного решения «1С:Торговля и склад 7.7», «1С:Управление торговлей 8» не предъявляет жестких требований к клиентскому парку машин. Достигнуто это благодаря возможностям платформы «1С:Предприятие 8.2», на основании которой разработано решение.
Ранее большинство операций выполнялись на компьютере пользователя, и быстродействие системы напрямую зависело от его возможностей. Маломощный компьютер существенно «тормозил» работу программы. Теперь, благодаря платформе «1С:Предприятие 8», требования к компьютеру пользователя значительно снижены, так как практически вся работа выполняется на сервере.
К примеру, вы открываете форму документа. Средства платформы автоматически заполняют ее данными. При этом на ваш компьютер «не тащится» вся информационная база, а только данные для заполнения этой конкретной формы. После того, как вы закроете форму, средства платформы проверят, вносили ли вы изменения. Если да, то эти изменения будут внесены в информационную базу.
В результате, за счет экономии ресурсов увеличилась скорость исполнения запросов к базе данных, повысилась производительность. Стоит ли говорить, насколько важна для торгового предприятия быстрая и отказоустойчивая работа автоматизированной системы?
Еще одно преимущество платформы - возможность работы с решениями «1С» через Интернет. Это позволяет работать в программе независимо от местоположения, что важно для мобильного и территориально распределенного бизнеса.
Развитие средств администрирования, интеграция с другими приложениями, более удобный пользовательский интерфейс - это далеко не полный список возможностей решения «1С:Управление торговлей 8», которые обеспечила решению технологическая платформа «1С:Предприятие 8».
Приборная панель для директора
Монитор целевых показателей
Грамотное управление предприятием заключается в определении целей, планировании путей их достижения и контроле их выполнения. На какие показатели деятельности предприятия при этом ориентироваться руководителю?
Ответить на этот вопрос поможет система целевых показателей. Система целевых показателей для предприятия - то же самое, что приборная панель для автомобиля. Как можно управлять автомобилем, не зная, с какой скоростью вы едете, не пора ли его заправлять, менять масло и т. д.?
С помощью программы «1С:Управление торговлей 8» руководителю не составит труда контролировать выполнение поставленных целей - все показатели по ним будут отражены в Мониторе целевых показателей. Этот отчет - та самая приборная панель, которая поможет руководителю оценить состояние бизнеса и повысить качество принятия управленческих решений.
Каждый руководитель может настроить эту приборную панель под себя, с учетом того, какие приоритетные задачи он ставит перед своей компанией на данном этапе развития бизнеса.
На рисунке 1 приведен пример настройки краткой формы Монитора целевых показателей с целью контроля выполнения планов продаж. На момент формирования отчета план продаж компании не выполнен. Этот показатель, как и показатели менеджеров, не выполнивших свои личные планы продаж, помещен в раздел Критическое состояние.
Рис. 1
В разделе К сведению, напротив, находятся показатели менеджеров, выполнивших свои планы продаж. Все подробности по каждому показателю - запланированные суммы продаж, возможные отклонения от плана в меньшую и большую сторону, динамику выполнения плана, - можно узнать, кликнув мышкой на интересующий показатель.
Пример с более подробной настройкой Монитора целевых показателей представлен на рисунке 2. На экран руководителя выведены отчеты в виде диаграмм по показателям Прибыль и Выручка в различных разрезах - по менеджерам, организациям, партнерам и т. д. Каждую диаграмму можно расшифровать более подробно с помощью отчета, который открывается непосредственно из формы Монитора целевых показателей.
Рис. 2
Отметим, что вся информация заносится в результате текущей деятельности торгового предприятия. При этом данные всегда достоверны, - влияние на них заинтересованных лиц, как и ошибки человеческого фактора, исключены.
Средства планирования денежных средств
Платежный календарь
Практически каждый директор начинает свой рабочий день с планирования денежных средств. В рамках комплексного решения «1С:Управление торговлей 8» он получает эффективный инструмент планирования - Платежный календарь.
Основное преимущество этого инструмента в том, что все заявки на оплату и планируемые поступления попадают в него в результате текущей деятельности компании.
Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений с детализацией до календарных дней и мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При формировании Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.
Чтобы избежать кассовых разрывов, все платежи ранжируются по приоритетности. Заявки с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, заявки с пониженным приоритетом - при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности по налогам оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее, чем на 90 %.
Руководитель может отклонить заявку либо приостановить ее, присвоив ей соответствующий статус, если у него возникают сомнения в правильности платежа.
Неутвержденные платежи программа провести не позволит.
Инструмент управления оперативной деятельностью
Воронка продаж
Порой руководителю не хватает инструмента, который бы помогал прогнозировать выручку, контролировать действия сотрудников, искать «провалы» в бизнес-процессах торгового предприятия. Таким инструментом может стать Воронка продаж (см. рис. 3).
Рис. 3
Смысл воронки заключается в том, что количество клиентов на входе (первый контакт) всегда больше чем количество подписанных контрактов. Поэтому графически этот отчет представляет собой вид воронки - отсюда и название. В идеале нужно стремиться к тому, чтобы количество клиентов на выходе минимально отличалось от количества клиентов на входе.
Воронка продаж поможет руководителю найти «узкое горлышко» в организации продаж, оценить эффективность работы менеджеров и компании в целом.
Например, если обращений и первых контактов слишком мало, то проблема может крыться в неправильной маркетинговой политике. Если клиенты уходят, несмотря на проявленный интерес к товарам и услугам компании и уже полученное коммерческое предложение, то следует обратить внимание на ценовую политику компании, текст коммерческого предложения. Если проваливаются переговоры с клиентами, стоит уделить внимание дополнительному обучению менеджеров.
Удобна Воронка продаж и для контроля работы менеджеров. Например, сравнение личных воронок дает возможность понять, в чем силен тот или иной работник. Из этого становится ясно, нужно ли активнее привлекать менеджера к сделкам на этапе, на котором он особенно удачлив, либо попытаться познакомить с его опытом других сотрудников (например, в ходе обучения или наставничества).
Использование Воронки продаж даст эффект только в том случае, если сбор, хранение и обработка данных происходят как бы сами собой, не отвлекая менеджеров от выполнения основных обязанностей. Именно таким образом формируется Воронка продаж в «1С:Управлении торговлей 8».
Воронка продаж отражает актуальную информацию о сделках в любой момент времени. Автоматически составленная таблица или диаграмма покажут, сколько сделок в работе и какой этап проходит каждая из них. Также Воронка продаж позволяет спрогнозировать, какие суммы получит компания в случае успешного завершения сделки. Программа может составлять отчеты по отдельным контрагентам, группам клиентов, менеджерам и т. д.
Гибкая реакция на рыночную ситуацию
Управление правилами продаж
В условиях конкуренции необходимо уметь гибко реагировать на запросы рынка - в частности, уметь вовремя поменять правила продаж. К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.
Наличие общих правил продаж делает работу отдела сбыта более гибкой, но, одновременно, и увеличивает риск злоупотреблений со стороны менеджеров отдела сбыта. Бывают ситуации, когда за вознаграждение от контрагента менеджер предоставляет ему большие скидки или более продолжительную отсрочку платежа.
В программе «1С:Управление торговлей 8» можно создать сколько угодно различных типовых правил продаж, а также индивидуальных соглашений с клиентами. Соблюдение условий типовых и индивидуальных соглашений автоматически контролируется программой в момент проведения документов продажи. Создавать, корректировать и изменять статус соглашения программа позволит только сотруднику, имеющему соответствующие полномочия.
Средства минимизации складских запасов
Управление закупками
Ощутимый вред компании могут нанести как несогласованность действий разных подразделений в процессе закупок, так и мошенничество сотрудников. В результате предприятие может столкнуться с искусственным завышением цен, срывами поставок, появлением «родственных» поставщиков, случайных партнеров. Последствия для предприятия могут быть очень серьезные: нехватка продукции требуемого ассортимента, затоваривание складов, «замораживание» оборотных средств.
«1С:Управление торговлей 8» поможет компании обеспечить необходимый запас товаров при минимизации складских запасов:
1. Обработав статистику продаж, программа разделит товары на группы с учетом спроса на них и определит, каким образом нужно пополнять запасы по каждой группе товаров (объемно-календарное планирование, заказ под заказ, с фиксированным интервалом времени между заказами). Для этих целей в программе используется ABC/XYZ-классификация товаров.
2. С учетом способов пополнения запасов, планируемых отгрузок и запасов на складах программа поможет вычислить оптимальный запас.
3. Предоставит список поставляемой номенклатуры и цены по каждому поставщику.
4. В момент проведения документов поставки товаров автоматически проконтролирует, не ухудшены ли типовые условия работы с поставщиком.
Торговля - двигатель прогресса
Современная торговля предъявляет серьезные требования к функциональности систем автоматизации. Если на начальном этапе руководителей фирм в первую очередь интересовала отлаженная система бухгалтерского и торгового учета, то сейчас востребованы системы с реализацией управления различными бизнес-процессами.
В отличие от своего предшественника, прикладного решения «1С:Торговля и склад 7.7», «1С:Управление торговлей 8» отвечает современным требованиям управленцев всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, которые помогут им в сложных условиях обостряющейся конкуренции принимать эффективные и качественные управленческие решения.
Формат статьи не позволяет рассказать более подробно обо всех возможностях программы «1С:Управление торговлей 8». За рамками статьи остались такие возможности как управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), учет и контроль взаиморасчетов, управление ценообразованием, широкий спектр управленческих отчетов и др. Более подробно ознакомиться с программой вы сможете на сайте «1С» по адресу http://v8.1c.ru/trade/ или обратившись к партнерам «1С».
