«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как использовать и передавать в электронном виде УПД с функцией счета-фактуры, первичного документа, УПД (счета-фактуры и первичного документа)?
Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (далее - Формат) утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».
Указанный Формат, по сути, формат универсального передаточного документа (УПД), может выполнять функции:
- счета-фактуры;
- счета-фактуры и первичного учетного документа (документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг);
- первичного учетного документа.
1. Применение Формата для составления счета-фактуры.
Документ представляет собой файл обмена, содержащий сведения, предусмотренные для счетов-фактур статьей 169 НК РФ и Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур в соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Очевидно, что по набору реквизитов документ практически не отличается от действующего ранее формата электронного счета-фактуры, утв. приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.
2. Формат применяется как УПД, объединяющий функции счета-фактуры и первичного документа.
Документ включает два файла:
- файл обмена для информации продавца, в котором есть обязательные реквизиты для счета-фактуры, а также реквизиты первичного учетного документа, отвечающие требованиями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Подписывается этот файл усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца. В «1С:Бухгалтерии 8» предполагается, что это одно лицо, поэтому ставится одна подпись;
- файл обмена для информации покупателя (может отсутствовать при оказании услуг, не требующих составления акта в соответствии с ГК РФ), который подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.
УПД (как комплексный документ) передается только через оператора ЭДО. Поскольку пунктом 2.9 приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н предусмотрена передача файла обмена для информации покупателя также через оператора ЭДО, то такой файл тоже подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
3. Формат используется для составления первичного учетного документа.
Документ включает два файла:
- файл обмена для информации продавца, который содержит реквизиты, отвечающие требованиями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца;
- файл обмена для информации покупателя (может отсутствовать при оказании услуг, не требующих составления акта в соответствии с ГК РФ), который подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.
Передавать такой документ можно как через оператора ЭДО (тогда документ должен подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью продавца и покупателя), так и без участия оператора ЭДО (тогда документ может подписываться любой электронной подписью, отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Что касается нумерации документов, важно учитывать следующее: есть номер документа в учетной системе (УС) (например, номер документа Реализация (акт, накладная), номер документа Счет-фактура выданный) и есть номер самого первичного документа, которым оформляется факт хозяйственной жизни (например, номер Товарной накладной, номер Акта приема-передачи) и номер Счета-фактуры.
По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» всегда самому первичному документу или счету-фактуре присваивается номер документа УС.
Если формируется УПД:
- с функцией счета-фактуры и первичного документа на основании документов УС Реализация (акт, накладная и Счет-фактура выданный, то УПД по умолчанию присваивается номер документа УС Счет-фактура выданный, чтобы не нарушалась хронология нумерации счетов-фактур;
- с функцией только первичного документа, то УПД по умолчанию присваивается номер документа УС Реализация (акт, накладная).
Отметим, что все рекомендации действуют и в отношении универсального корректировочного документа (УКД), формат которого утвержден приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@.
См. также:
Статью УПД: обмен в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Видеозаписи лекций в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория:
- от 15.06.2017 «1С-ЭДО - нормативное регулирование обмена электронными документами, возможности “1С:Бухгалтерии 8” (ред. 3.0)»;
- от 18.05.2017 «Применение новых форматов УПД и УКД, реализация в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)».
Актуальную информацию о правовом регулировании обмена электронными документами и об обмене счетами-фактурами, первичными учетными документами и УПД (УКД) в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, см. в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» в 1С:ИТС.
