«1С:Предприятие 8» — опыт организации перехода

"1С:Предприятие 8" - опыт организации перехода в компании ЗАО "ИНТЕРСКОЛ"

Примечание:
* см. здесь.

Компания ЗАО "ИНТЕРСКОЛ" является крупным российским поставщиком электроинструмента.

За время своего существования фирма активно набирала обороты, и теперь модельный ряд продукции насчитывает 60 видов изделий.

В ближайших планах - дальнейшее увеличение ассортиментного ряда продукции, а также расширение дилерской сети и сервисных станций в России и за рубежом. Одной из главных целей компании является выход на IPO, что позволит привлечь дополнительные инвестиции. Достижение этой цели (выход на IPO) - сложный поэтапный процесс. Одним из первых шагов к успеху стало решение по совершенствованию информационной системы на предприятии, принятое руководством компании. Необходимо было обеспечить финансовую "прозрачность" и соответствующий уровень представляемой информации, понятной другим пользователям на мировом рынке. В такой ситуации переход на МСФО обязателен. Это обеспечило бы включение акций компании в листинг фондовых бирж мира. Попутно нужно было решить и задачи снижения трудоемкости и увеличения оперативности процессов ведения бухгалтерского учета, расчета зарплаты, кадрового учета, расчета себестоимости, учета ОС, и т. д.

Справка Российская компания "ИНТЕРСКОЛ" была зарегистрирована в 1991 году как научно-производственная фирма на базе ВНИИСМИ (всесоюзного НИИ строительного механизированного инструмента). Используя собственные разработки и производственные связи с основными профильными предприятиями России, фирма приступила к кооперированному производству электроинструмента под торговой маркой "ИНТЕРСКОЛ". Компания производит шлифовальные, полировальные и фрезерные машины, перфораторы и молотки, сетевые дрели, шуруповерты, рубанки и прочий электроинструмент. В состав холдинга входят завод по производству электроинструментов, оптовое и розничное предприятия. Компания владеет развернутой сетью сервисных мастерских. На собственной производственной базе и у региональных дилеров, а их у фирмы более 100, осуществляется гарантийное и сервисное обслуживание инструмента "ИНТЕРСКОЛ". Среди партнеров фирмы в производственном цикле можно отметить Ижевский механический завод, Быковский электроинструментальный завод (БЭЗ) фирмы Sparky GMBH (Германия), Mini Gears (Италия), Capax (Нидерланды), Marquardt (Германия), Rebir (Латвия), Freud Industrial (Испания).

После анализа поставленных задач и проведения ряда обследований, фирма выбрала "1С:Управление производственным предприятием 8". Типовая конфигурация этого программного продукта, во-первых, уже включает в себя блок МСФО, а, во-вторых, безусловно, модернизирует информационную систему.

Был разработан план перехода, который включал в себя несколько этапов:

1. Подготовительный этап:
   • исследование бизнес процессов, анализ требований к системе;
   • планирование сроков и стоимости внедрения;
   • разработка методики перехода;
   • написание технического задания.
2. Обучение пользователей работе с программой "1С:Управление производственным предприятием 8".
3. Разработка требований к системе.
4. Написание необходимых обработок: правил переноса начальных остатков и документов.
5. Переход на программу "1С:Управление производственным предприятием 8":
   • конвертация необходимых остатков и документов;
   • переход пользователей к работе с новой системой;
   • проверка и доработка программы.
6. Контрольные мероприятия:
   • проверка умения работы пользователей с УПП;
   • выявление и исправление ошибок.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Организация перехода: подготовительный этап

После принятия решения о переходе с "1С:Предприятия 7.7" на "1С:Предприятие 8" началась работа по написанию Технического задания.

Для разработки ТЗ были исследованы процессы, существующие на предприятии. Проводились опросы персонала, анкетирование, анализ пожеланий руководства и т. п. Затем был разработан план плавного перехода, при котором основной массе пользователей не пришлось вести учет и заводить первичные документы сразу в двух учетных программах. Исходя из поставленных задач переход на на учет в программе "1С:Управление производственным предприятием 8" был организован следующим образом: пользователи продолжали работать в старой учетной программе, параллельно проводилось обучение, а группа разработчиков писала правила конвертации переноса остатков и первичных документов из старой информационной базы в новую.

Необходимость написания этих правил возникла вследствие того, что используемая на предприятии версия комплексной конфигурации была устаревшей, не типовой и сильно измененной, поэтому типовой механизм переноса данных не мог быть использован, т. к. продукты сильно отличались друг от друга по структуре данных.

Было решено переносить все первичные документы с начала года. Это, во-первых, позволило упростить подготовку отчетности по МСФО, а, во-вторых сэкономило время и нервы пользователей, поскольку их не надо набивать вручную.

Организация перехода: обучение

Этот этап шел параллельно с подготовительным, но его решено было выделить как отдельное направление, поскольку человеческий фактор очень значим, и необходимо было обеспечить людей информацией и морально подготовить, что в дальнейшем очень помогло им быстро перестроиться на новую систему.

В процессе работы по подготовке персонала основная сложность заключалась в том, чтобы сделать переход максимально безболезненным для пользователей, которые и без того загружены текущей работой.

Пользователям было разъяснено, что они не испытают особых трудностей во время перехода с одной системы на другую, и это не добавит им лишней работы, а новая более современная и функциональная программа облегчит им жизнь в дальнейшем.

Чтобы донести до сотрудников предприятия преимущества новой системы проводились тренинги и обучение каждого пользователя ведению его участка учета в программе.

Переход на "1С:Предприятие 8": требования к системе

Функциональность

После того, как работы по переходу были определены и организованы, начался анализ требований к новой программе и моделирование их на ее типовые возможности. В то время как персонал продолжал работать в Комплексной конфигурации, руководством, исходя из профиля работы компании "ИНТЕРСКОЛ", были разработаны требования, предъявляемые к системе. Все поставленные задачи решаются типовыми стредствами продукта "1С:Управление производственным предприятием 8".

Технические аспекты

Дополнительное и решающее требование было к производительности системы, так как в фирме очень большой документооборот. Проводились тесты на производительность, были написаны обработки-роботы, которые моделировали реальную работу системы: создавали документы, открывали отчеты. Были сделаны замеры производительности, которые показали, что вероятность пиковой нагрузки на сервер очень высока, что может замедлить работу. Вследствие тестовых испытаний клиенту было предложено приобрести более современный сервер, который позволит значительно увеличить производительность системы, более широко использовать возможности платформы "1С:Предприятие 8" и иметь некоторый запас ресурсов, который позволит работать в ближайшем будущем, не неся дополнительных затрат на покупку дополнительных серверов (в условиях постоянного роста и расширения организации (увеличение численности персонала)).

Написание обработок: правил переноса начальных остатков и документов при переходе на "1С:Предприятие 8"

Правила переноса остатков писались с помощью типовой конфигурации "Конвертация данных 2.0". Предварительно было проведено исследование на целесообразность написания правила для каждого объекта (т. е. если справочник или остатки по счету быстрее набить вручную, чем делать и отлаживать для него правила, то целесообразней проделать эту операцию вручную). Основная трудность возникла в том, что было принято решение при переброске изменить субсчета учета материалов (в комплексной конфигурации учитывались на счете 10.6, а в "1С:Предприятии 8" принят иной формат нумерации счетов и субсчетов - материалы учитываются на счетах на 10.01, 10.02, 10.06). Вследствие чего было принято решение добавить новые реквизиты в справочник номенклатуры, с помощью которых можно было классифицировать субсчет при переброске. Так как в основном разбиение по субсчетам поддавалось логическому описанию, большую часть справочника номенклатуры удалось заполнить с помощью обработки.

Исключения заполнялись вручную. Из первичных документов за первый квартал было принято решение копировать только следующие: Поступление ТМЦ, Поступление Услуг, Поступление доп. Расход, Счет-фактура полученный, Строка выписки приход, Строка выписки расход, Реализация, Счет-фактура выданный (в том числе и на аванс), Перемещение ТМЦ (по складам так и в переработку), Оприходование ТМЦ (из переработки), Списание ТМЦ (в том числе в переработке), Комплектация ТМЦ, Заказы поставщиком, Заказы покупателей. Документы по основным средствам (Ввод в эксплуатацию, модернизация и т. д.) и по начислению и расчету заработной платы, а также другие кадровые и регламентные документы вносились вручную, так как это позволяло существенно сократить время разработки правил переноса и как следствие сэкономить на этом ресурсы. Ручную работу по переносу данных выполняли единичные пользователи системы, так как 90 % делалось обработкой конвертации. Да и небольшая практика пошла на пользу сотрудникам фирмы, которые могли сравнивать результат их работы в двух базах, что придало им больше уверенности в правильности своих действий. Но пока перенос данных не был осуществлен, пользователи продолжали вести учет в старой базе, а параллельно обучались работе с новой.

Из отзыва главного бухгалтера ЗАО "ИНТЕРСКОЛ" Осиповой В.Л. "После завершения основного и, как нам кажется, главного этапа проекта - перехода со старой системы на новую, наша компания полностью удовлетворена результатами. Очень важно, что был правильно построен и организован сам процесс перехода, и у нас не возникло сложностей в работе, несмотря на столь кардинальные изменения в системе ведения учета. Своевременно было проведено обучение персонала, и теперь все пользователи уже освоили и используют в работе широкие возможности новой информационной базы. На данный момент мы имеем автоматизированную систему, которая позволяет осуществлять контроль процессов на фирме и значительно экономить на этом время. Создан удобный механизм распределения затрат, оптимизирован документооборот. Благодаря автоматизации процесса калькуляции себестоимости, мы можем устанавливать оптимальные цены на продукцию, что очень важно в условиях конкуренции. При ведении бухгалтерского учета теперь можно проводить экономический анализ ключевых показателей эффективности, что позволит своевременно реагировать на их изменения. Мы полностью удовлетворены результатами проекта, а гибкость программы, к тому же, позволяет как можно ближе адаптировать ее под нужды компании".

Переход на работу в программе "1С:Управление производственным предприятием 8"

После написания правил переноса данных начался непосредственно процесс конвертации. За один день были перенесены остатки на начало года (01.01.2007) и справочники. Началась работа по проверке корректности результатов конвертации, которая была распределена между сотрудниками "ИНТЕРСКОЛА" - каждый пользователь программы проверял участок учета, за который он отвечал. По завершению проверки стало ясно, что значительных несоответствий нет, были выявлены лишь мелкие недочеты, которые возникли в результате того, что в старой системе был нетиповой план счетов. Была создана обработка, которая автоматически заполнила в системе по косвенным признакам недостающую аналитику; для случаев, не поддающихся классификации, пользователи завели аналитику вручную. После проверки на корректность остатков, были перенесены первичные документы за I-й квартал. После этого началась проверка на соответствие перенесенных документов, которая выявила несколько расхождений, связанных с различиями механизмов ведения учета в программах: в частности, особая методика списания партий товаров, принятых на комиссию, в комплексной конфигурации. Один и тот же товар может быть как собственный, так и принятый на комиссию. В старой программе такой товар списывался по FIFO, независимо от статуса партии, а в типовой конфигурации "Управление производственным предприятием" возможно списывать поочередно собственный и принятый на комиссию товар, списание партии вне зависимости от статуса не предусмотрено. Начав использовать другую методику, пришлось бы переделывать отчетность по НДС, поэтому решено было в новой системе реализовать механизм списания, аналогичный существующему в Комплексной. Также была выполнена доработка автозаполнения документа "отчет комитенту".

В старой программе учет взаиморасчетов велся в рамках одного договора с контрагентом. Данный контрагент мог являться одновременно поставщиком и комитентом или покупателем и комиссионером. В новой же программе такое разделение по договорам обязательно. В результате чего после переброски в программу "1С:Управление производственным предприятием 8" многие оплаты превратились в авансы, соответственно и изменились значения по НДС. Данная проблема была исправлена вручную. С помощью документа "Корректировка долга" были проведены взаимозачеты между договорами. Все показатели старой базы были идентично перенесены в новую. При этом большая часть работы по переносу выполнялась автоматически, с помощью обработок.

В процессе перехода пользователям не пришлось работать одновременно в двух информационных базах, до конечного переноса они продолжали вести учет в старой системе. В результате проведенных действий они получили новую базу данных уже со всеми первичными документами и остатками на начало года.

Организация перехода: контрольные мероприятия

После завершения основного этапа внедрения - перехода на новую систему, когда все необходимые остатки и первичные документы уже были перенесены и пользователи начали работать в новой программе, первое время в "ИНТЕРСКОЛЕ" постоянно находился специалист от фирмы-внедренца. Он проводил аудиты работы персонала в новой системе, в целях выявления возможных ошибок, чтобы вовремя исправить их и предотвратить их повторное появление, консультировал пользователей по возникнувшим в процессе работы вопросам. Таким образом, персонал был обучен работе с программой и на практике, избежав при этом значимых ошибок, которые могли возникнуть при работе с системой неопытного пользователя. Когда вопросов уже практически не возникало, а аудиты, проводимые специалистом не выявляли ошибок, связанных с некорректным пользованием программой, стало понятно, что персонал полностью адаптировался к работе в новой информационной системе и умеет грамотно использовать ее функциональные возможности.