Чай и кофе на кухне офиса: частые ошибки при учете расходов

Осуществляя на регулярной основе расходы на покупку чая, кофе, молока, сливок и сладостей, компания, безусловно, заинтересована в том, чтобы отнести такие затраты на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Многие бухгалтеры списывают их как представительские расходы, и это большая ошибка. 

Представительскими расходами являются только такие затраты, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (п.2 ст.264 НК РФ). И когда налоговая инспекция проверяет правомерность отражения представительских расходов, то она, как правило, запрашивает не только подтверждающие документы в виде кассовых чеков и авансовых отчетов, но и документы, доказывающие именно «представительский» характер трат (отчеты, договоры, деловые переписки и др.).

Обеспечение нормальных условий труда

Но есть ли другие – более безопасные – варианты? Например, можно ли рассматривать подобного рода затраты в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда, которые, согласно подп.7 п.1 ст.264 НК РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией? В большинстве случаев, к сожалению, вряд ли.

Дело в том, что в этой норме указаны расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. То есть обязанность по обеспечению работников чаем, кофе и прочими продуктами должна следовать из действующего законодательства. В Трудовом кодексе РФ такой обязанности работодателя нет. Есть только обязанность по выдаче молока (или других равноценных пищевых продуктов) работникам, занятым на рабочих местах с вредными условиями труда, установленными по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ).

Именно поэтому налоговики на местах могут посчитать невозможным признание в налоговом учете «чайно-кофейных» расходов на основании указанной нормы. Минфин России придерживается такого же подхода, о чем свидетельствует, например, письмо от 11.06.2015 №03-07-11/33827. В нем Минфин, приводя ссылку на подп.7 п.1 ст.264 НК РФ, делает вывод, что расходы на приобретение для сотрудников продуктов питания (в том числе чая, кофе, сахара и т.д.) не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Судебная практика по таким вопросам немногочисленна. А та, что имеется, не отличается единообразием. Выявлены решения, вынесенные как в пользу налогоплательщиков (см. напр. Постановления 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.10.2008 №09АП-11168/2008-АК по делу №А40-18044/08-75-52, от 18.10.2011 №09АП-25365/2011-АК по делу №А40-126322/10-127-719), так и в пользу налоговиков (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.12.2011 по делу №А45-3067/2011). 

Расходы на оплату труда

А можно ли прописать в коллективном договоре обязанность работодателя по обеспечению работников чаем-кофе и признавать такие расходы в составе расходов на оплату труда на основании п.25 ст.255 НК РФ? 

Формально данная норма позволяет это сделать, и есть даже судебные решения, в которых подтверждается наличие такой возможности, например, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 16.07.2008 по делу №А40-18044/08-75-52 (арбитражная практика в части непосредственно «чайно-кофейных» расходов и тут практически единична). Однако массового распространения данная практика не получила, поэтому опираться на старую и единичную практику вряд ли будет разумно.

Более того, у данного варианта имеется существенная оборотная сторона. В последние годы в практике поддерживается подход, что если компания намерена учесть те или иные расходы в качестве расходов на оплату труда (прописав нужные положения в коллективном договоре), то, во-первых, она должна персонифицировать доход (определить размер дохода по каждому работнику), во-вторых, включить его в облагаемый НДФЛ (а то и страховыми взносами) доход.

О том, что Минфин России связывает возможность признания расходов с обязанностью персонификации и уплатой как минимум НДФЛ, свидетельствует масса последних разъяснений, посвященных вопросам налогообложения расходов на питание. Например, в письме Минфина России от 16.03.2022 №03-15-06/19733 указано следующее:

Так, стоимость питания может быть учтена при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, в случае если действующим законодательством предусмотрено специальное питание для отдельных категорий работников.

Также стоимость питания может учитываться в составе расходов на оплату труда, в случае если бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовым и (или) коллективным договорами и, соответственно, является частью системы оплаты труда работников, при условии, что, как и в случае иных начислений по оплате труда, налогоплательщиком выполняются обязательства по выявлению конкретной величины доходов каждого работника (с начислением налога на доходы физических лиц).

В иных случаях расходы налогоплательщика в виде стоимости питания, предоставляемого работникам, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Подобные выводы содержатся и в более ранних разъяснениях Минфина России (письма от 11.02.2014 №03-04-05/5487, от 08.05.2019 №03-04-09/33763, от 21.08.2020 №03-03-06/1/73500, от 05.10.2020 №03-03-06/3/86891), а также в разъяснениях ФНС России (письмо от 12.02.2021 №СД-4-3/1738@).

Что касается судебной практики, то раньше суды считали достаточным наличие в трудовом или коллективном договоре соответствующего положения (например, постановления ФАС Московского округа от 06.04.2012 по делу №А40-65744/11-90-285, ФАС Поволжского округа от 13.12.2011 №А65-1712/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 22.11.2011 №А75-970/2011). Однако в последние годы прослеживается изменение тенденции. Суды начинают признавать правомерной позицию налоговых органов, которые в качестве дополнительного условия, выполнение которого влияет на возможность признания в налоговом учете расходов на питание сотрудников, приводят условие о персонификации доходов и исчислении с них «зарплатных» налогов.

Так, в постановлении АС Северо-Западного округа от 30.04.2025 №Ф07-4270/2025 по делу №А56-40548/2023 суд согласился с подходом инспекции, что расходы на оплату такси и питания могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании статьи 255 НК РФ, если:

• предоставление бесплатного питания и оплата проезда предусмотрены трудовыми договорами и (или) коллективным договором;
• организован персонифицированный учет, позволяющий определить стоимость питания, приходящуюся на конкретного работника (с начислением НДФЛ и страховых взносов).

Получается, что сейчас компания, чтобы отнести «чайно-кофейные» расходы в состав расходов на оплату труда, должна их персонифицировать и исчислить как минимум НДФЛ, а как максимум – еще и страховые взносы. В итоге желаемая экономия на налоге на прибыль не то, что нивелируется нагрузкой по этим бюджетным начислениям, она даже (если платить еще и страховые взносы) превысит экономию. 

«Зарплатные» налоги: НДФЛ, страховые взносы

Выше мы уже упомянули, что признание в налоговом учете трат «на чаепитие» в составе расходов на оплату труда – один из факторов риска в части НДФЛ. Но могут ли налоговики предъявить претензии компании-работодателю в том случае, когда она такие расходы вообще не признает в целях налога на прибыль?

В давних разъяснениях (например, в письме от 30.08.2012 №03-04-06/6-262) Минфин делает следующие выводы. Приобретение работодателем чая, кофе и иных продуктов для коллектива формально создает у сотрудников доход в натуральной форме в соответствии со ст.211 НК РФ. Эта норма обязывает компанию выступать налоговым агентом, принимая все возможные меры для точной оценки и учета экономической выгоды каждого человека. Однако если персонифицировать потребление и рассчитать точную выгоду конкретного работника невозможно, то база по НДФЛ не формируется, и удерживать налог не требуется.

Но, к сожалению для компаний, практика последних лет такова, что не платить НДФЛ по «котловым» расходам только лишь на том основании, что невозможно определить точную сумму дохода каждого сотрудника, стало опасным. Налоговики этот аргумент уже не принимают. А в судебной практике стали появляться решения, в которых суды  солидарны с проверяющими.

Примером является постановление АС Северо-Западного округа от 16.10.2025 №Ф07-10954/2025 по делу №А56-57278/2024. Налоговый орган в данном деле заключил, «что размер дохода, полученного каждым сотрудником, ежемесячно должен был определяться Обществом расчетным путем на основе общей стоимости бесплатного питания». В данном деле суд признал доначисление НДФЛ правомерным, а доначисление страховых взносов отменил.

Что касается страховых взносов, то риски по ним также возникают, но уже в меньшей степени, поскольку расходы «на чаепитие» в большей степени можно отнести к выплатам социального характера, а многочисленные судебные решения поддерживают подход, что такие выплаты не могут быть объектом обложения страховыми взносами.

Если брать во внимание данное судебное решение, то, учитывая его положительный исход в части страховых взносов, работодатель имеет высокие шансы успешно отстоять свою позицию в суде. Но шансов меньше, если компания учла такие расходы в составе расходов на оплату труда. Тут будет сложнее доказать отсутствие связи с «трудовой» деятельностью. 

НДС: начисление, вычет или и то, и другое

И, наконец, еще один важный налог для рассмотрения – это НДС. Тут необходимо рассматривать его в двух аспектах: возникает ли право на вычет и возникает ли объект налогообложения НДС.

Начнем со второго вопроса. Вспомним, что объектом налогообложения НДС является реализация товаров, а таковой признается передача на возмездной или безвозмездной основе права собственности на товары одним лицом (работодателем) для другого лица (работника). Когда компания купила пачку чая и выдала ее работнику, признак реализации действительно есть, так как продукт передан в неизменном виде конкретному работнику. Но мы же рассматриваем другую ситуацию, когда компания в общедоступном месте организовала для сотрудников «чайный уголок» и каждый сотрудник потребляет чай или кофе на месте. Тут нет как такового факта передачи товаров одним лицом другому, т.е. нет реализации, а значит и объекта налогообложения.

Если обратиться к разъяснениям Минфина России, то мы увидим несколько иные выводы. Исчисление НДС ведомство прямо связывает с наличием или отсутствием факта персонификации дохода. Так, в письме ведомства от 11.06.2015 №03-07-11/33827 разъясняется, что при предоставлении сотрудникам организации, персонификация которых не осуществляется, указанных продуктов питания, объекта налогообложения НДС и права на вычет налога, предъявленного по данным товарам, не возникает.

В другом – более позднем разъяснении – уже нет такого условия. В письме Минфина России от 25.08.2016 №03-07-11/49599, в котором рассмотрена ситуация, когда компания посетителям и сотрудникам организации в общедоступных помещениях офиса организовывает доступ к кофе и прочим соответствующим продуктам, сделан вывод (безотносительно всяких условий), что объекта налогообложения НДС не возникает. Равно как и права на вычет «входного» НДС по приобретенному кофе.

С первым утверждением, что объекта НДС не возникает, мы согласны, а вот со вторым можно поспорить. По крайней мере положительная судебная практика по таким спорам в практике имеется. Так, например, в споре, рассмотренном в постановлении ФАС Московского округа от 22.04.2010 №КА-А40/3571-10 по делу №А40-32241/09-107-134, инспекция отказала в вычете НДС на том основании, что «чайно-кофейные» расходы не учитываются в расходах в целях налога на прибыль. Однако суд указал, что НК РФ не связывает право на вычет НДС с признанием расходов в налоговом учете при расчете налогооблагаемой прибыли (за исключением нормируемых расходов). Следовательно, то обстоятельство, что такие затраты были понесены из чистой прибыли, не означает, что заявитель не вправе применить вычет по НДС.

Как было установлено судами, сотрудники заявителя задействованы в производственном процессе, результатом которого является реализация произведенной продукции, облагаемая НДС, поэтому «входной» НДС по приобретенным для сотрудников чая, кофе и т.д. подлежит вычету на законных основаниях. Так что если компания готова в суде отстаивать свое право на вычет, шансы есть.

В материале использованы фото: Taras Grebinets / Shutterstock / Fotodom.