Оформление возмещения расходов на выплату пособий в "1С:Предприятии 8"

Совместное использование "1С:Бухгалтерии 8" и "1С:Зарплаты и управления персоналом 8"

Для бухгалтеров, знакомых с программным продуктом "1С:Бухгалтерия 8", очевидно, что отражение в отчетности возмещения из ФСС РФ произведенных организацией расходов по социальному страхованию является несложной задачей.

Первичные документы регистрируются в информационной базе, и на их основании автоматически заполняются соответствующие графы отчетов.

Вместе с тем часто встречаются ситуации, когда наряду с "1С:Бухгалтерией 8" в организации используется программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Ее применение существенно облегчает труд расчетчиков зарплаты и работников кадровой службы. Она позволяет автоматизировать такие трудоемкие операции как учет рабочего времени, расчет сложных начислений, больничных листов, пособий по уходу за ребенком, индексацию пособий, а также расчет отпускных и других выплат, начисляемых по среднему заработку. Если зарплата рассчитывается в этом прикладном решении, то по окончании ее расчета данные по оплате труда и пособиям загружаются в программу "1С:Бухгалтерия 8", где и формируется основная часть отчетности.

Условия возмещения

В соответствии с пунктами 3.2, 3.3 Инструкции средства на осуществление (возмещение) расходов на выплату пособий выделяются отделением (филиалом отделения) ФСС РФ в двухнедельный срок после представления организацией следующих документов:

• письменного заявления страхователя;
• расчетной ведомости по средствам Фонда социального страхования РФ (форма 4-ФСС РФ), утвержденной Постановлением ФСС РФ от 22.12.2004 № 111 (в редакции Постановления ФСС РФ от 13.04.2009 № 92) или промежуточной расчетной ведомости по средствам Фонда за соответствующий календарный месяц, подтверждающей начисление расходов по обязательному социальному страхованию;
• копий платежных поручений, подтверждающих уплату единого социального налога за соответствующий период;
• заверенных надлежащим образом копий документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию (например: копии больничного листка, справки о рождении ребенка и др.).

Необходимо отметить, что перед выплатой возмещения отделение ФСС РФ может провести документальную камеральную либо выездную проверку (п. 3.3 Инструкции).

Расчет пособий и отражение в отчетности возмещения в "1С:Предприятии 8"

Алгоритм формирования отчетов на основании расчета данных в двух программах достаточно прост. Расчет заработной платы, начислений ЕСН и пособий производится в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8". После чего результаты расчета отражаются на счетах бухгалтерского и налогового учета документом Отражение зарплаты в регламентированном учете. Проводки формируются автоматически при нажатии кнопки Заполнить.

Пользователь имеет возможность проконтролировать выгружаемые в программу "1С:Бухгалтерия 8" данные с помощью отчета с аналогичным названием - Отражение зарплаты в регламентированном учете (рис. 1).

Рис. 1

Указанный отчет имеет привычную для бухгалтера форму "шахматки", где по вертикали указан счет дебета, а по горизонтали - счет кредита.

После проверки результатов расчета файл с информацией выгружается (рис. 2) для бухгалтерского и налогового учета в любой каталог, например, Мои документы. Отметим, что перед выгрузкой надо проверить наличие флажков напротив выгружаемых объектов:

• данные учета по НДФЛ и ЕСН,
• данные учета пособий по социальному страхованию.

Рис. 2

Затем файл загружается в информационную базу программы "1С:Бухгалтерия 8".

В Журнале операций "автоматически регистрируются данные о заработной плате, налогах и социальных пособиях. Одновременно с записью проводок формируется документ НДФЛ и ЕСН - доходы и налоги с указанием облагаемых налогами доходов.

Эти данные участвуют в формировании регламентированной отчетности.

Графы отчетов, отражающие взаиморасчеты с бюджетом и фондами, заполняются также автоматически: по данным платежных поручений.

Рассмотрим операцию отражения в отчетности суммы возмещения исполнительным органом ФСС РФ расходов на государственное социальное страхование на практическом примере.

Пример

Задача

Бухгалтеру необходимо рассчитать пособия (по беременности и родам, по временной нетрудоспособности) отразить в отчетности их сумму и оформить возмещение расходов на государственное социальное страхование отделением ФСС РФ.

Решение

Пособие по временной нетрудоспособности (за исключением несчастного случая на производстве или профессионального заболевания) за первые два дня болезни работника выплачивается за счет средств работодателя, а за остальной период начиная с третьего дня временной нетрудоспособности - за счет средств ФСС РФ (ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ).

Документ Начисление по больничному листу программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" позволяет произвести расчет пособия с учетом требований законодательства.

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности сотруднику О.Г. Романову необходимо ввести причину и период нетрудоспособности, а также дату, с которой снижается пособие. В справочнике Физические лица сотруднику должен быть указан страховой стаж. Поэтому положенная ему величина процента оплаты от среднего заработка вводится в документ автоматически.

Нажатием кнопки Рассчитать мы получим данные по сумме пособия по временной нетрудоспособности, а после его проведения сформируем печатную форму оборота больничного листа.

В форме будет указана сумма оплаты двух дней за счет работодателя - 817,96 руб., а также часть соцпособия, выплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования РФ:

• за пять дней из расчета 60 % среднего заработка - 2 044,9 руб. (408,98 руб. х 5 дн.),
• за пять дней из расчета МРОТ - 698,40 руб. (4 330 руб. / 31 дн. х 5 дн.)

Всего начислено за счет средств Фонда социального страхования РФ 2 743,30 руб.

Пособие по беременности и родам полностью выплачивается за счет средств ФСС РФ.

После проведения расчета пособия Л.П. Лукиной получим печатную форму оборота листка нетрудоспособности. В нем указана сумма пособия по беременности и родам за каждый месяц отдельно, а также его общая величина -103 772,20 руб.

После расчета зарплаты и пособий сведения загружаются в программу "1С:Бухгалтерия 8", где можно сформировать предварительные данные по отчетным формам.

На рисунке 3 в строке 3 таблицы 2 раздела I отчета 4-ФСС РФ отражена сумма начисленного ЕСН в части, зачисляемой в ФСС РФ, за 7 месяцев 2009 года, равная 23 041,65 руб. В строке 15 таблицы 2 указана величина расходов организации на цели обязательного социального страхования, равная 106 515,50 руб. (103 772,20 руб. + 2 743,30 руб.)

Рис. 3

При заполнении расчета авансовых платежей по ЕСН в строках 0900-0920 раздела 2 образуются отрицательные величины.

Начислению в ФСС РФ за отчетный период (строка 0900) подлежит:

В том числе за первый месяц отчетного периода (июль):

ООО "Конфетпром" имеет право вернуть сумму превышения расходов на социальное страхование над суммой ЕСН, зачисляемого в ФСС РФ. Для этого необходимо подготовить пакет документов, подтверждающих расходы по социальному страхованию, и обратиться в отделение ФСС РФ с письменным заявлением на возмещение расходов.

Предположим, что в сентябре отделение ФСС РФ перечислило требуемую сумму. Она регистрируется в информационной базе "1С:Бухгалтерия 8" путем ввода входящего платежного поручения.

Отметим, что сумма полученного возмещения отражается в отчетности не в месяце возникновения превышения расхода, а в месяце фактического ее получения организацией.

По итогам 9-ти месяцев 2009 года получим следующие данные:

• в строке 6 таблицы 2 раздела I формы 4-ФСС РФ в сентябре отразилась сумма возмещения ФСС - 78 900 руб. (рис. 4);
• в строках 0800, 0810 и 0840 раздела 2 Расчета авансовых платежей по ЕСН также отражена сумма возмещения - 78 900 руб.;
• в Сводной карточке по ЕСН в графах 27 и 28 соответственно отражаются суммы начисленных пособий и перечисленных исполнительным органом Фонда средств.

Рис. 4

Напомним, что Фонд возвращает сумму расходов без детализации по физическим лицам. Поэтому увидеть отражение перечисленной ФСС РФ суммы можно только в Сводной карточке по ЕСН.