Социальный электронный документооборот с ФСС в вопросах и ответах

Когда работодатель должен отправить в ФСС сведения для назначения и выплаты больничного пособия – в день открытия или в момент закрытия больничного листка? Как отсчитывается срок на направление этих данных?

Сведения для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности работодатели направляют в ФСС после закрытия больничного листка. Срок – не позднее 3 рабочих дней, начиная со дня получения из ФСС данных о закрытии электронного листка нетрудоспособности (п. 22 Правил электронного документооборота с ФСС, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010).

В личный кабинет работодателя на сайте ФСС поступила информация о закрытии больничного листка, но ФСС так и не запросил сведения для назначения пособия. Что работодателю делать в такой ситуации?

Ничего не делать. Закрытие больничного листка – это не безусловное основание для представления в ФСС сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия. Сведения предоставляются по запросу фонда. Запрос направляется страхователю одновременно с данными о закрытии больничного. При наличии у ФСС этих сведений запрос работодателю не направляется (п. 23 Правил). 

Если фонд ничего не запрашивает у работодателя, значит вся необходимая информация у него уже имеется, и работодатель может ничего не представлять в ФСС. 

Какие сведения и документы нужны для назначения и выплаты больничного? Что именно необходимо направлять в ФСС?

К сведениям, необходимым для выплаты пособия по временной нетрудоспособности, относятся, в частности, данные о продолжительности трудового стажа работника, величине его заработка, возможной замене календарных лет, районном коэффициенте, периоде простоя и периоде отсутствия на работе в связи с временной нетрудоспособностью. 

Это не значит, что работодатель должен непременно направлять в ФСС все эти сведения в полном объеме. Конкретный объем сведений и документы, которые нужно представить, указываются в запросе ФСС (п. 23 Правил). Если в запросе отсутствуют какие-либо из перечисленных сведений, представлять их не нужно.

Когда работодатель обязан представлять в ФСС сведения о застрахованных лицах (работниках)? В какие сроки нужно передавать эти сведения?

Сведения о застрахованных лицах работодатели обязаны направлять в ФСС при трудоустройстве работника либо при наступлении страхового случая. Также данные сведения передаются в ФСС при их изменении. Например, сотрудник меняет фамилию или реквизиты банковского счета, на который зачисляется пособие по временной нетрудоспособности. Срок представления сведений – не позднее 3 рабочих дней с момента их получения от работника (ч. 15 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Сотрудник вышел на работу после болезни, утверждая, что ЭЛН был закрыт накануне, но потом выяснилось, что больничный был закрыт только спустя день после его выхода на работу. Как в этом случае отсчитываются 3 рабочих дня для передачи сведений в ФСС?

Срок на передачу сведений всегда отсчитывается с момента получения из ФСС данных о закрытии листка нетрудоспособности. То есть о факте закрытия больничного работодателя должен уведомить непосредственно фонд, а не работник. Информация о закрытии больничного, поступившая от вышедшего на работу сотрудника, для целей направления сведений в ФСС не имеет никакого значения. После того, как работодатель получит из ФСС уведомление о закрытии ЭЛН, у него есть 3 рабочих дня для отправки в фонд всех необходимых (запрошенных страховщиком) сведений (п. 22 Правил).

Нужно ли работодателю распечатывать для отдела кадров ЭЛН?

Нет, не нужно. Ранее в ФСС сообщили, что ЭЛН являются документом, имеющим такую же юридическую силу, как и бумажные листки временной нетрудоспособности. По действующим правилам ЭЛН формируются и хранятся в информационной системе ФСС «Единая интегрированная информационная система "Соцстрах"». Поэтому у работодателя не возникает обязанности по дублированию ЭЛН на бумажном носителе и хранению у себя данных документов.

Где именно в программах 1С работодатель может получать информацию об открытии и закрытии ЭЛН?

В учетных кадровых решениях 1С такие сведения размещаются в разделе «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН». Об изменении статуса больничного листка (открытии, продлении, закрытии) работодатель может узнать, задействовав опцию «Получить из ФСС». Запросы на представление документов и сведений приходят в раздел «Входящие запросы сведений для расчета пособия ФСС». 

Сможет ли работник самостоятельно получить информацию о закрытии больничного листка?

Да, причем для получения сведений о закрытом ЭЛН работнику не надо писать никаких заявлений ни работодателю, ни в ФСС. Для этого работнику достаточно зарегистрироваться на едином портале Госуслуг. Сразу же после закрытия больничного ФСС передаст данную информацию в Личный кабинет на сайте Госуслуг, а также в Личный кабинет застрахованного лица на сайте ФСС.

Как работнику передавать работодателю номер ЭЛН? В какой срок это нужно сделать?

Сейчас необходимость в передаче работодателю номера ЭЛН отсутствует. С 2022 года все больничные листки формируются медучреждениями в электронном виде и сразу же размещаются в информационной системе ФСС. В свою очередь, ФСС сообщает работодателям обо всех открытых больничных листках и их реквизитах посредством СЭДО (п.п. 16–19 Правил).

Больничный оформлен работнику на удаленке. Он по факту работал, но ФСС все равно прислал больничный. Можно ли в таких ситуациях выплатить сотруднику зарплату в полном объеме и оплатить ему 3 первых дня по больничному?

Нет, нельзя. Работодатель должен выбрать, что будет выплачивать сотруднику, оказавшемуся в подобной ситуации, – зарплату или больничное пособие. При этом вместо оплаты больничного работодатель вправе выплатить зарплату тому работнику, на которого был оформлен ЭЛН. А выплата заработной платы и получение пособия по временной нетрудоспособности за один рабочий период законодательством не допускается (разъяснения Роструда). 

Что делать, если работодатель планирует выплатить работнику зарплату за время болезни (сотрудник работал и исполнял свои обязанности), а ФСС уже прислал ЭЛН?

В такой ситуации на сообщение ФСС об открытии ЭЛН, поступившее в личный кабинет работодателя, последний должен ответить, что данный больничный листок не подлежит оплате по причине продолжения работником своей трудовой деятельности.

Нужно ли работнику писать заявление на назначение больничного пособия?

Нет, не нужно. С 1 января 2022 в России вступил в силу беззаявительный порядок выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Заявление от работника требуется только в случае перерасчета ранее назначенного пособия, а также при назначении пособия по уходу за ребенком (п. 34 Правил).

Есть ли штрафы за нарушение порядка СЭДО с ФСС или пока нет?

Штрафы за нарушение порядка представления в ФСС сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам были введены в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ. Сейчас штрафы назначаются по ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, вступившей в силу с 1 января 2022 года. 

Что будет, если работодатель на день просрочит направление сведений для назначения пособия по запросу ФСС?

За данное нарушение работодателя привлекут к ответственности по ч. 3 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Согласно этой норме, нарушение трехдневного срока представления в ФСС сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, повлечет взыскание с работодателя штрафа в размере 5 000 рублей.