Обзор изменений в оформлении отпусков в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Право на отпуск и учет остатков отпусков

ТК РФ (глава 19) определяет право работника на использование отпуска за первый год и последующие годы у одного работодателя, а также порядок исчисления стажа работы, дающего право на отпуск. Для корректного исчисления количества дней отпуска, положенного работнику, использованного работником или подлежащего компенсации в программе разработан специализированный механизм учета остатков отпусков. О работе этого механизма мы подробно рассказывали ранее: /document-1290.

В новых редакциях конфигурации данный механизм претерпел некоторые изменения, о которых хотелось бы упомянуть.

Во-первых, теперь пользователь выбирает, при проведении каких именно, кадровых или расчетных, документов изменяются данные об использованных днях отпуска. Ранее система при проведении расчетного документа анализировала наличие аналогичного кадрового документа и принимала решение о необходимости делать соответствующее движение по регистру остатков отпусков. Теперь порядок списания остатков отпусков задается в настройках параметров учета на закладке Кадровые данные. Исключение составляет списание остатков отпуска при выплате компенсации отпуска, в этом случае списание всегда регистрируется расчетными документами.

Во-вторых, для каждого работника есть возможность вручную отредактировать периоды работы для определения стажа, дающего право на отпуск в соответствии со статьей 121 ТК РФ. При изменении одного периода автоматически пересчитываются все последующие периоды. Данные изменения внесены в форму редактирования остатков отпусков. Кстати, внешний вид формы для работы с остатками отпусков претерпел значительные изменения.

Наконец, в-третьих, реализована возможность указать количество дней отпуска, как основного, так и дополнительных, не только для должности организации в целом, но и для каждого сотрудника в отдельности.

Ну и, в-четвертых, расчет дней отпуска теперь производится с точностью до двух знаков после запятой.

Планирование отпуска

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" для решения задачи планирования отпусков предназначен документ Планирование отпуска в управленческом учете и документ График отпусков в регламентированном учете.

Возврат на работу

В некоторых случаях кроме приказов на отпуск или командировку необходимо также вручную регистрировать и факты возврата работников из отпусков и командировок.

Для того чтобы вручную зарегистрировать факт возврата работника на работу из отпуска, необходимо оформить документ Возврат на работу организаций, который может быть введен на основании приказа об отпуске. Также в конфигурации предусмотрена система автоматического напоминания о возврате на работу. Для того, чтобы использовать такую систему, в приказе об отпуске нужно установить флаг Напомнить. Поскольку напоминание о возврате на работу реализовано в рамках сервиса Мои задачи, для пользователя, работающего с кадровыми документами должна быть настроена работа с задачами (см. рис. 2).

Рис. 2

Для того чтобы ввести и автоматически заполнить соответствующий документ, регистрирующий возврат работника из отпуска, с помощью системы напоминаний, достаточно дважды щелкнуть мышкой на соответствующем пункте сервиса или, выделив нужный пункт, нажать кнопку Выполнить задачу на верхней командной панели сервиса.

После ввода документа Возврат на работу с помощью системы напоминаний, выполненная задача не исчезает из списка автоматически. Необходимо явно отметить, что задача выполнена. Сделать это можно двумя способами:

• установив курсор на задаче, по правой кнопке мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем команду Задача выполнена;
• открыть форму задачи и в ней установить флаг Выполнена.

Исправление кадровых документов

Мы уже рассказывали: /document-1490 о том, что в конфигурации реализован механизм изменения расчетных документов прошлого расчетного периода. Принцип данного механизма состоит в том, чтобы при необходимости вносить изменения в расчетные документы информационной системы таким образом, чтобы не менять данные уже "закрытых", то есть прошлых по отношению к текущей дате, расчетных периодов.

Теперь такой же механизм реализован и для следующих кадровых документов:
- Отпуска организаций;
- Отпуск по уходу за ребенком;
- Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком;
- Возврат на работу организаций;
- Командировки организаций;
- Неявки и болезни организаций;
- Прием на работу в организацию;
- Кадровое перемещение организаций;
- Увольнение из организаций.

Таким образом, в указанных документах, предоставляется команда Исправить, которая создает новый документ-исправление, заполняет его и открывает пользователю для изменения.

В документах, содержащих данные нескольких сотрудников, пользователь имеет возможность исправить данные текущего сотрудника, весь документ сразу или дополнительно отобрать перечень сотрудников, данные которых следует исправить. Для кадровых документов не имеет значения, в каком расчетном периоде исправляемый документ был введен, поскольку для кадрового учета понятие расчетного периода не имеет смысла - все документы при необходимости могут быть исправлены.

То, каким образом данный механизм может быть использован, мы покажем на примерах отзыва из отпуска и оформления "больничного" во время отпуска.

Расчет отпускных, ввод начисления по данным кадровых документов

В программе реализована возможность ввода расчетных документов на основании кадровых приказов.

В частности, можно зарегистрировать и заполнить документ Начисление отпуска работникам организаций на основании данных документа Отпуска организаций.

Для этого предназначен сервис Анализ неявок (см. рис. 3), который может быть вызван как независимо (например, из меню Расчет зарплаты по организациям/Анализ неявок), так и из конкретного кадрового документа, для которого нужно рассчитать начисления, как то:
- Отпуска организаций;
- Командировки организаций;
- Неявки и болезни организаций.

Рис. 3

Для вызова сервиса используется кнопка Открыть начисления на верхней командной панели документа.

Сервис Анализ неявок позволяет для указанного кадрового документа создать, рассчитать, провести и открыть для просмотра и редактирования соответствующий расчетный документ.

Начисление отпускных

Начисление и расчет отпускных производится, как и прежде, документом Начисление отпуска работникам организации.

При этом данный документ используется как для расчета оплаты основного ежегодного отпуска, так и дополнительных отпусков и компенсации (без увольнения).

Интерфейс документа реализован таким образом, что вся информация, касающаяся как условий оплаты, так и результатов расчета, отображается на первой закладке.

Таким образом, пользователь без необходимости может не открывать другие закладки документа, на которых расположены данные о расчете каждого вида оплаты в разрезе расчетных периодов, а также данные для расчета среднего заработка. Тем не менее, переход по закладкам реализован в качестве гиперссылок на основной закладке документа рядом с соответствующими суммами начисленных отпускных и среднедневного заработка (см. рис. 4).

Рис. 4

Одним из последних нововведений явилось предоставление пользователю возможности явно указывать дату начала отпуска независимо от указанных в том же документе дат оплачиваемого периода. Такая реализация позволяет выплачивать отпускные частями, регистрируя несколько документов начисления отпускных, при этом сохраняя тот период расчета среднего заработка, который соответствует дате реального начала отпуска. Необходимость в этом может возникнуть, например, при оплате нескольких последовательно предоставляемых дополнительных отпусков разного вида.

При этом полностью сохранена возможность пользовательского контроля и исправления расчетов: как и прежде можно вначале заполнить данные для расчета среднего и лишь затем рассчитать начисления. Для этого предназначены соответствующие кнопки на закладках расчета среднего заработка и закладке Оплата.

Приказ об увольнении и расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Изменения коснулись и механизма компенсации за неиспользованный отпуск или удержания за отпуск, использованный авансом при увольнении работника. Теперь информация о количестве дней отпуска, за который работнику должна быть начислена компенсация или произведено удержание, указывается непосредственно в кадровом приказе на увольнение, что, несомненно, логично, ибо кто как не кадровый работник ведет учет остатков отпусков на предприятии (см. рис. 5).

Рис. 5

Информация о том, что именно нужно рассчитывать - начисление или удержание, а также количество дней отпуска и период работы, указывается документом Расчет при увольнении сотрудника организации из кадрового приказа при выборе основания увольнения.

Оформление отзыва из отпуска

Рассмотрим оформление отзыва из отпуска на примере. Предположим, что наш сотрудник ушел в отпуск, но через неделю был из него отозван.

Интересны 2 варианта развития событий:

• в первом случае пусть отпуск работника оформлен, рассчитан и оплачен в одном расчетном периоде, а отзыв из отпуска приходится на следующий расчетный период;
• во втором - все события происходят в одном расчетном периоде.

В обоих случаях считаем, что приказ на отпуск и начисление отпускных произведены вовремя, до ухода работника в отпуск.

1. Итак, работник уходит в отпуск. В программе оформляется документ Отпуска организации с указанием периода отпуска 26.04.2010-12.05.2010. По данным кадрового приказа оформляем и рассчитываем документ Начисление отпуска работникам организаций на тот же период, затем выплачиваем отпускные документом Зарплата к выплате организаций, с помощью автоматического заполнения документа данными рассчитанных отпускных. Все указанные операции оформляются 23 апреля.

4 мая нужно отозвать работника из отпуска с 5 мая. При этом необходимо откорректировать кадровые данные и пересчитать отпускные.

Для этого с помощью механизма исправлений создаем исправление кадрового приказа на отпуск от 4 мая с указанием новой даты окончания отпуска. Заметим, что этому, исправленному, документу сервисом Анализ неявок автоматически ставится в соответствие ранее созданный расчетный документ, на "неправильный" период отпуска. Данный расчетный документ также "исправляем" и в новом расчетном периоде - в мае - получаем новый расчет отпускных и сторнирование старых "отпускных" записей.

На результаты расчета заработной платы произведенные действия не повлияют, поскольку изменения касаются данных текущего расчетного периода, зарплата за который еще не рассчитывалась.

2. Если же все события происходят в одном расчетном периоде, то механизм исправлений применяется только для кадровых документов, для расчетных документов его использовать нельзя, да и не нужно.

В этом случае для старого приказа по отпуску вводится исправление, а данные старого расчетного документа корректируются в соответствии с изменившимися обстоятельствами. Излишне выплаченные отпускные зачтутся при выплате заработной платы за текущий расчетный период.

Оформление больничного во время отпуска

Рассмотрим еще один пример: пусть наш сотрудник ушел в отпуск, но через неделю заболел. И опять же интересно сравнить ситуации, когда все действия происходят в рамках одного расчетного периода и когда затрагивается несколько расчетных периодов.

Итак, отпуск оформлен: введен кадровый приказ и расчетный документ. В момент поступления информации о болезни работника в кадровом учете вводится документ Неявки и болезни организаций с указанием состояния сотрудника Болеет на дату начала болезни. Начисление по больничному листу пока ввести нельзя, поскольку неизвестен период болезни, но очевидно, что отпуск должен быть исправлен.

Для кадрового приказа в этом случае вводится исправление с изменением периода отпуска на фактически отгулянный - с начала отпуска до момента болезни.

После того, как работник предоставит больничный лист, и, соответственно, появляется информация о дате окончания болезни, в системе регистрируется еще один документ Отпуска организаций с указанием периода отпуска с даты, следующей за датой выздоровления на количество дней отпуска, которые работник проболел.

В кадровом учете действия одинаковы вне зависимости от того, на какие расчетные периоды приходятся события. Для расчета зарплаты это не так.

1. Пусть отпуск, больничный и продолжение отпуска оформляются в течение одного расчетного периода. В этом случае в первоначальном документе Начисление отпуска изменяется период отпуска (указывается период с начала отпуска до начала болезни) и пересчитывается сумма отпускных. Затем вводится документ Начисление по больничному листу и рассчитывается сумма оплаты больничных. И только потом вводится новый документ Начисление отпуска, возможно, с помощью инструмента Анализ неявок по данным второго кадрового отпуска. В этом документе в качестве даты начала отпуска указывается дата фактического начала отпуска, то есть дата выхода работника в отпуск до болезни.

В этом, самом простом из возможных, случае, манипуляции с отпуском не влияют на документы прошлых периодов.

2. Пусть отпуск оформлен в одном расчетном периоде, а заболел работник в следующем. В этом случае для первоначального документа Начисление отпуска вводится документ-исправление, в котором изменяется период отпуска - на период до начала болезни, документ исправление вводится уже следующим расчетным периодом. Все остальные действия в этом случае совпадают с предыдущим сценарием.

Следует обратить внимание, что при расчете оплаты второй части отпуска из-за того, что в качестве даты начала отпуска указана правильная дата, для расчета среднего заработка берется тот же период, что и в предыдущем расчетном периоде.

От редакции: подробно об учете "отпускных" читайте в статье "Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе "1С:Зарплата и Управление персоналом 8"" в номере 7 (июль) журнала "БУХ.1С" за 2006 год, стр. 10, а также не сайте /document-961.

Оформление приказа о предоставлении отпуска

Основным документом, определяющим факт предоставления отпуска работнику, является приказ о предоставлении отпуска работнику. В программе данный приказ регистрируется с помощью документа Отпуска организаций. Документ может быть оформлен как на одного, так и на несколько сотрудников указанной организации предприятия.

Для каждого работника указывается период работы, за который предоставляется отпуск.

Одним документом может быть зарегистрирован факт предоставления работнику основного и дополнительного отпусков, следующих подряд (см. рис. 1).

Рис. 1

В этом случае в качестве даты начала основного отпуска указывается дата начала отпуска, а в качестве даты окончания основного отпуска - дата окончания объединенного отпуска. Для указания даты начала дополнительного отпуска предназначена специальная колонка документа.