"1С:Предприятие 8": СПВ-1 и корректирующие cведения

Подготовка сведений для установления трудовой пенсии (форма СПВ-1)

Сведения для установления трудовой пенсии представляются в территориальный орган ПФР страхователем (работодателем) по заявлению застрахованного лица, у которого возникли условия для установления трудовой пенсии. Сведения необходимо представить в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица (п. 36 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, далее - Инструкция).

Начиная с 2010 года представление индивидуальных сведений для установления трудовой пенсии производится по форме СПВ-1 "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии". Форма СПВ-1 включена в перечень форм персонифицированного учета Постановлением Правления ПФ РФ от 23.06.2010 № 152п.

Правила заполнения реквизитов формы СПВ-1 в целом аналогичны правилам, применяемым для отчетных индивидуальных сведений СЗВ-6. Основное отличие заключается в том, что отчетные сведения формируются за весь отчетный период (в 2010 году - это первое и второе полугодие), а сведения для установления пенсии - с начала отчетного периода, в котором работник выходит на пенсию, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии. Это касается как записей о стаже, так и сведений о суммах взносов.

Рассмотрим порядок заполнения формы СПВ-1 при подготовке ее в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Сведения по форме СПВ-1 формируются с помощью документа Сведения о взносах и страховом стаже СПВ-1.

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом", начиная с релиза 2.5.27, для подготовки индивидуальных сведений, в том числе и по форме СПВ-1 и автоматизированного создания соответствующих документов в информационной базе, можно воспользоваться инструментом-обработкой Подготовка данных для ПФР.

Для подготовки сведений для назначения трудовой пенсии в форме обработки необходимо (см. рис. 1):

• в шапке формы указать организацию, выбрать отчетный период, на который приходится предполагаемая дата установления трудовой пенсии, и установить переключатель Назначение в положение Оформление пенсии (СПВ);
• в табличном поле Будущие пенсионеры указать сотрудника, по которому необходимо подать сведения для установления трудовой пенсии (или, если таких сотрудников несколько, то - список сотрудников), и предполагаемую дату установления трудовой пенсии;
• нажать на кнопку Сформировать сведения.

Рис. 1

При этом автоматически будут сформированы один или несколько документов Сведения о взносах и страховом стаже СПВ-1, содержащих индивидуальные сведения на сотрудника. Сформированные документы будут отражены в списке Пачки документов.

Сведения можно просмотреть и при необходимости отредактировать непосредственно в форме обработки Подготовка данных для ПФР. При выделении документа в списке Пачки документов на форме отражаются все сведения, содержащиеся в этом документе, тип сведений, номер пачки, категория застрахованных лиц, в табличном поле Состав пачки - список сотрудников, по которым подготовлены сведения. При выделении сотрудника в списке в правой нижней части формы отображаются данные по этому сотруднику: сведения о сумме взносов на страховую и накопительную часть пенсии, записи о стаже. Все эти сведения можно редактировать в форме обработки, при сохранении сведений они автоматически будут записаны в соответствующие документы информационной базы.

По подготовленным сведениям из формы обработки Подготовка данных для ПФР можно сформировать и распечатать формы СПВ-1 и сопровождающую их опись АДВ-6-3. Данное действие выполняется с помощью кнопки Печать. Выгрузка файлов для передачи в ПФР производится с помощью кнопки Файл на диск. Отметим, что описью сведений по форме АДВ-6-2 пенсионная форма СПВ-1 не сопровождается. Перед формированием печатных форм и файлов производится проверка сведений на наличие ошибок. В случае наличия ошибок печатная форма/файл не формируется, и пользователю выдается сообщение об ошибке. Ошибку следует исправить и повторить печать/выгрузку.

После передачи сведений в ПФР документ Сведения о взносах и страховом стаже СПВ-1 следует провести. Для этого можно воспользоваться кнопкой, расположенной на командной панели списка Пачки документов. При проведении документа копия соответствующего ему файла-пачки сохраняется в регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности и редактирование документа запрещается. Рассмотрим некоторые моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке сведений по форме СПВ-1.

1) Пачка сведений по форме СПВ-1 может содержать сведения только для одной категории застрахованных лиц. Если страховые взносы по работнику, которому назначается пенсия, уплачивались по разным тарифам*, то для него необходимо подготовить несколько документов СПВ-1. При автоматическом создании сведений с помощью обработки Подготовка данных для ПФР будет создан отдельный документ для каждой категории застрахованного лица, соответствующей применяемому виду тарифов.

Примечание:
* Например, страховые взносы с выплат в пользу работников организации, применяющей общую систему налогообложения и уплачивающей ЕНВД по отдельным видам деятельности, начисляются: в отношении деятельности, облагаемой ЕНВД - по пониженным тарифам, а по не облагаемым ЕНВД видам деятельности - по обычным тарифам. Взносы с выплат в пользу работника-инвалида "обычной" организации, инвалидность которого установлена в середине отчетного периода, начисляются: до установления инвалидности - по обычным тарифам, а после установления инвалидности - по пониженным тарифам.

2) Согласно правилам заполнения реквизитов формы СПВ-1, даты записей о стаже должны находится в пределах периода со дня, следующего за днем окончания отчетного периода, предшествующего отчетному периоду, на который приходится предполагаемая дата установления трудовой пенсии, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии. Другими словами - с начала отчетного периода по дату установления трудовой пенсии. Например, дата установления трудовой пенсии 20.09.2010, сведения о стаже необходимо ввести за период с 01.07.2010 по 20.09.2010.

Правила ввода сведений о стаже и алгоритм их автоматизированного заполнения аналогичны правилам, которые применяются при подготовке отчетных сведений по формам СЗВ-6. Так же, как и в отчетных сведениях, отдельно выделяются периоды временной нетрудоспособности, отпуска без сохранения зарплаты, заполняются реквизиты сведений, связанных с льготным пенсионным обеспечением.

Примечание. Подробно правила заполнения сведений о страховом стаже рассматриваются в статье "Подготовка сведений персонифицированного учета за I полугодие 2010 года в зарплатных решениях на платформе "1С:Предприятие 8"" - /document-1649.

3) Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах заполняются в соответствии с правилами заполнения реквизитов формы СПВ-1:

• в реквизитах Начислено - указывается сумма начисленных страховых взносов на страховую/накопительную часть трудовой пенсии за период со дня, следующего за днем окончания отчетного периода, предшествующего отчетному периоду, на который приходится предполагаемая дата установления трудовой пенсии, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии, в рублях и копейках;
• в реквизитах Уплачено - указывается сумма уплаченных страховых взносов на страховую/накопительную часть трудовой пенсии в период со дня, следующего за днем окончания отчетного периода, предшествующего отчетному периоду, на который приходится предполагаемая дата установления трудовой пенсии, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии, в рублях и копейках.

Отметим, что на практике правила заполнения сведений о суммах взносов, могут вызывать вопросы. Например, если дата установления трудовой пенсии приходится на первые числа месяца, когда зарплата и взносы за прошлый месяц еще не рассчитаны. Следует ли в этом случае отразить в СПВ-1 только суммы взносов, начисленные за предшествующие месяцы, или необходимо предварительно выполнить расчет за прошлый месяц и учесть сумму взносов этого месяца?

Сложности могут возникать и в связи с тем, что реальная дата подготовки сведений не совпадает с предполагаемой датой установления пенсии. Возможна ситуация, когда на дату подготовки сведений уплата взносов еще фактически не произведена, однако понятно, что на дату установления пенсии взносы будут уплачены. Следует ли отразить в программе и учесть эти суммы взносов?

Ответов на эти вопросы в инструкции по заполнению формы СПВ-1 не содержится. Региональные отделения пенсионного фонда дают следующие разъяснения по заполнению граф "Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии" и "Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии" формы СПВ-1 (в частности, отделение по Республике Коми в Памятке страхователю по представлению отчетности за 1-ое полугодие 2010 года, размещенной на сайте отделения ПФР):

• в реквизитах "Начислено" - следует отразить сумму начисленных страховых взносов по состоянию на конец месяца, предшествующего предполагаемой дате установления трудовой пенсии застрахованному лицу;
• в реквизитах "Уплачено" - следует отразить сумму уплаченных страховых взносов на предполагаемую дату установления трудовой пенсии застрахованному лицу. Суммы излишне уплаченных страховых взносов не учитываются.

Поясняется также, что суммы страховых взносов, не учтенные по каким-либо причинам на лицевом счете застрахованного лица на момент назначения пенсии, будут учтены при последующем перерасчете указанной пенсии (через 12 месяцев после назначения) либо при корректировке пенсии.

Таким образом, при заполнении сведений о сумме взносов следует исходить из того, что форма СПВ-1 предназначена для возможности учета при назначении пенсии работнику страховых взносов межотчетного периода, и какие суммы взносов будут указаны в форме, такие и будут учтены при назначении пенсии. По окончанию отчетного периода в ПФР будут представлены "полные" индивидуальные сведения по этому работнику, на основании которых будет уточнена информация о сумме взносов. Необходимо, однако, обратить внимание, что сумма начисленных страховых взносов в отчетных сведениях не может быть меньше суммы, указанной в форме СПВ-1. Если выявится такое расхождение, то работодателю необходимо будет представить корректирующую форму СПВ-1.

Подготовка корректирующих индивидуальных сведений

Корректирующие индивидуальные сведения представляются в органы ПФР в случае обнаружения ошибок или неточностей в ранее представленных сведениях.

Для изменения ранее поданных индивидуальных сведений в органы ПФР подаются корректирующие сведения, для полной отмены ранее поданных сведений - отменяющие сведения. Отметим, что если индивидуальные сведения не приняты территориальным органом ПФР в связи с наличием ошибок в представленных документах, то в этом случае следует представить исправленные формы с типом сведений "исходные" и с указанием достоверных данных.

Таким образом, если представленная исходная форма была возвращена работодателю из-за содержащихся в ней ошибок, то взамен нее представляется также исходная форма. Корректирующие формы заполняются, если ранее были представлены недостоверные сведения, тогда корректировка полностью заменяет исходную информацию. Отменяющая форма сдается, если нужно полностью отменить данные, представленные ранее.

Корректирующие индивидуальные сведения за первое полугодие 2010 года и за следующие отчетные периоды представляются по новым формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2, АДВ-6-3. Для корректировки сведений за прошлые периоды (2002-2009 гг.) подаются старые формы СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-11, т. е., те же, по которым была сдана ошибочная отчетность.

Рассмотрим, как формируются корректирующие индивидуальные сведения в "зарплатных" решениях на платформе "1С:Предприятие 8".

Перед подготовкой корректирующих сведений в программе рекомендуется убедиться, что ранее поданные сведения зафиксированы в информационной базе, т. е. что документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6) и Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11), с помощью которых были подготовлены исходные сведения, проведены. Если эти документы по каким-то причинам окажутся не проведены, то их следует провести. При проведении документов копии представленных сведений сохраняются в специализированном регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности.

При формировании печатных форм или файлов в электронном виде для проведенных документов персонифицированного учета используются данные именно этого регистра. Таким образом, пользователь всегда имеет возможность просмотреть, какие именно данные были переданы. Дополнительно рекомендуется защитить исходные документы от случайного перепроведения флажком Принято в ПФР.

После этого можно выполнять исправление учетных данных. Здесь все зависит от того, какого типа ошибка или неточность была обнаружена в исходных сведениях.

Если это неточность в записях о стаже, связанная с ошибкой, допущенной при ведении учета, например, при регистрации кадрового события была неверно указана дата приема или увольнения, или в информационной базе забыли отразить какое-то событие, например отпуск без сохранения зарплаты, или не верно указали в штатном расписании код особых условий труда и т. п., что повлекло за собой ошибку в индивидуальных сведениях, то следует исправить ошибку в учетных данных: исправить дату в кадровом документе, зарегистрировать отпуск без сохранения зарплаты, указать верный код особых условий труда в штатном расписании и т. д.

Если это неточность, связанная с тем, что какая-то информация стала известна только после подачи сведений, например, в текущем периоде работник представил больничный лист, относящийся к прошлому отчетному периоду, то данные в информационной базе необходимо уточнить, в частности - зарегистрировать период временной нетрудоспособности работника.

Если обнаружена ошибка в начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, то необходимо выполнить их доначисление или перерасчет. В этом случае корректирующие сведения персонифицированного учета возможно придется подать вместе с уточненным расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1.

Отметим, что обязанность представить уточненный расчет по форме РСВ-1 возникает у работодателя при обнаружении ошибок, приводящих к занижению суммы страховых взносов (ст. Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). При обнаружении ошибок, не приводящих к занижению суммы страховых взносов, плательщик страховых взносов вправе представить уточненный расчет, но может этого и не делать.

Необходимо также отметить, что согласно разъяснениям Минздравсоцразвития России (письмо от 28.05.2010 № 1376-19) не требуется подавать уточненный расчет в случаях, если в текущем периоде работодатель обнаружил необходимость удержать с работника выплаты, которые были излишне начислены в прошлых отчетных (расчетных) периодах или если работнику в текущем отчетном (расчетном) периоде доначисляются выплаты за прошлые периоды. Эти случаи не являются обнаружением ошибки в исчислении базы для начисления страховых взносов, поскольку в каждом из указанных периодов (прошлом и текущем) база для начисления страховых взносов определялась как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работников именно в том периоде. Исходя из этого можно сделать вывод, что и корректирующие индивидуальные сведения в этих случаях подавать не надо. Однако, на практике, может сложиться ситуация, когда из-за сторнирования начислений прошлых периодов база для начисления взносов по работнику в текущем периоде окажется отрицательной. Отчетность же с отрицательной суммой начисленных взносов ПФР скорее всего не примет, следовательно, подать корректирующие сведения за прошлый период в этом случае, видимо, все же придется.

Есть еще один нюанс, связанный с обнаружением ошибки в сумме начисленных страховых взносов. Если обнаружена ошибка в сумме взносов по какому-либо работнику, то подать корректирующие сведения в этом случае возможно придется на всех работников. Обусловлено это тем, что уплаченные взносы по каждому работнику рассчитываются распределением общей уплаченной суммы пропорционально суммам начисленных по каждому работнику взносов, следовательно, изменение суммы начисленных взносов по одному работнику приведет к изменению коэффициента уплаты и сумм уплаченных взносов для всех работников.

После приведения в порядок учетных данных можно приступать к формированию корректирующих сведений. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" для этого можно воспользоваться инструментом-обработкой Подготовка данных для ПФР. В случае подготовки корректирующих сведений документы СЗВ-6, АДВ-6-2 добавляются в список Документы, пачки документов вручную (применяется кнопка Добавить) - см. рис. 2.

Рис. 2

Сведения по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 формируются с помощью документа Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6) (Добавить -> СЗВ-6).

Для подготовки корректирующих сведений переключатель Тип сведений следует установить в положение Корректирующие, в случае необходимости подать отменяющие сведения - в положение Отменяющие.

Обратите внимание, что по новым правилам при подаче корректирующих (отменяющих) сведений в реквизите Отчетный период необходимо указать отчетный период, в котором подаются сведения. В частности, при подаче корректирующих сведений во втором полугодии 2010 года за первое полугодие 2010 года в реквизите Отчетный период следует установить период 2010 г.

В реквизите Корректируемый период необходимо указать отчетный период, за который производится корректировка сведений.

Например, при подаче корректирующих сведений во втором полугодии 2010 года за первое полугодие 2010 года в реквизите Корректируемый период следует установить период 1 полугодие 2010 г.

Далее необходимо выбрать тип формы: СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, указать категорию застрахованных лиц, к которой относятся сведения. В табличное поле Состав пачки необходимо ввести список работников, по которым требуется уточнить сведения.

Отметим, что при необходимости подачи корректирующих сведений по всем работникам, документы с корректирующими сведениями удобнее ввести копированием исходных документов Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6), после чего изменить в них тип сведений.

Подготовка отменяющей формы на этом собственно и заканчивается. В корректирующих сведениях необходимо указать новые правильные данные о стаже работников и суммы начисленных и уплаченных взносов на страховую и накопительную часть пенсии. Эти сведения могут быть заполнены автоматически на основании данных информационной базы. Следует учитывать, что сведения в корректирующей форме указываются в полном объеме, а не только исправляемые, т. к. информация корректирующей формы полностью заменяет информацию исходной формы.

Сведения о сумме взносов можно заполнить автоматически по кнопке Рассчитать взносы. Обратите внимание, для корректирующих сведений имеются дополнительные реквизиты В т.ч доначислено, которых нет в исходных сведениях. В этих реквизитах указываются суммы доначисленных страховых взносов за отчетный период на страховую и накопительную части пенсии, в случае если доначисление взносов имело место.

Эти данные используются только для вывода в разделе Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях описи сведений по форме АДВ-6-2, сопровождающей пачки документов СЗВ-6-1 и реестры корректирующих сведений СЗВ-6-2: в разделе выводятся общие суммы доначисленных взносов.

Для перезаполнения записей о стаже по данным информационной базы следует воспользоваться кнопкой Перезаполнить командной панели табличного поля Периоды работы за отчетный период.

Для подготовки описи сведений по форме АДВ-6-2 применяется документ Опись сведений АДВ-6-2 (Добавить -> АДВ-6-2). В состав описи включаются ранее подготовленные документы СЗВ-6.

Пример

Для подготовки корректирующих сведений в форме обработки Подготовка данных для ПФР в качестве отчетного периода указывается 2010 год. В табличное поле Документы, пачки документов вручную добавляется документ АДВ-6-2, в состав АДВ-6-2 - документ СЗВ-6.

В документе СЗВ-6 (Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)) указывается тип сведений Корректирующие, в качестве корректируемого периода выбирается 1 полугодие 2010 года. В список Состав пачки добавляется строка и выбирается работница, по которой необходимо подать сведения.

Затем вводятся достоверные данные о суммах начисленных и уплаченных взносов по работнице. Для заполнения сведений по данным информационной базы используется кнопка Рассчитать взносы. Предположим, что отсутствие работницы в июне было зарегистрировано как неявка по невыясненной причине, зарплата за этот период ей не начислялась, соответственно, страховые взносы были исчислены верно, и не нуждаются в корректировке. Тогда в корректирующих сведениях будут указаны те же самые суммы взносов, которые были указаны в исходных индивидуальных сведениях работницы.

Далее вводятся правильные записи о стаже для работницы. Если период временной нетрудоспособности работницы зарегистрирован в информационной базе (с использованием документа Начисление по больничному листу), то новые сведения о стаже можно сформировать автоматически по кнопке Перезаполнить.

Подготовленные таким образом сведения остается распечатать и/или выгрузить для передачи в ПФР в электронном виде.

После передачи сведений в ПФР документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6), содержащих корректирующие сведения, и Опись сведений АДВ-6-2 следует провести.

От редакции. Описанный в статье порядок подготовки сведений доступен начиная с версии: 2.5.27 конфигурации "Зарплата и управление персоналом"; 1.0.16 конфигурации "Зарплата и кадры бюджетного учреждения".