Проблематика автоматизации управления затратами на кондитерской фабрике

Содержание

• Проблематика автоматизации управления затратами на кондитерской фабрике

ЗАО «Минусинская кондитерская фабрика» - одно из старейших предприятий юга Красноярского края и города Минусинска в области производства кондитерских изделий, которое с начала прошлого века и по настоящее время занимает лидирующее место в своем сегменте и радует своих потребителей и партнеров уникальным вкусом и превосходным качеством выпускаемой продукции. Производство фабрики динамично развивается, и в настоящее время ассортимент продукции состоит из более 250 наименований. Это и печенье сахарное, пряники, коврижки, конфеты, зефир, мармелад, сэндвичи и многие другие сладости. Помимо разнообразия, основными преимуществами кондитерских изделий являются высокое качество и доступность для всех слоев населения. Все это по достоинству ценят покупатели Западной и Восточной Сибири и Дальнего Востока.

В начале 2010 года руководство ЗАО «Минусинская кондитерская фабрика» решило модернизировать информационную систему управления предприятием. Действующая информационная система состояла из программ как собственной разработки, ориентированных для решения локальных производственных задач, так и специализированных программных продуктов «1С:Предприятие 7.7». Требовалась новая информационная система, которая бы обеспечила ведение производственного, бухгалтерского и налогового учета в едином информационном пространстве, и позволяла бы оперативно получать сведения о текущем положении дел в каждой части производственного цикла. При этом система должна была учитывать специфику производства кондитерских изделий.

Изучив представленные предложения, специалисты предприятия остановили свой выбор на разработке и внедрении системы «1С:Управление производственным предприятием 8». В качестве исполнителя проекта выбрали компанию «Катран ПСК» (1С:Франчайзи, г. Красноярск).

В предлагаемом материале рассматривается решение одной из ключевых задач завершенного проекта - автоматизации управления затратами предприятия.

Формируем задачи к автоматизации

Рассмотрим главные особенности управления себестоимостью готовой продукции на кондитерском предприятии:

• короткий цикл производства (время от загрузки сырья до отгрузки готовой продукции составляет не более 2-3 суток);
• при существующем технологическом процессе, где есть и многосменная работа, и большое количество вложенных полуфабрикатов, часть из которых изготавливается в соседних цехах, сложно организовать детальный учет затрат.;
• сдельная заработная плата работников, которая должна быть включена в себестоимость изготавливаемой продукции;
• повышенные требования к оперативности отгрузок: на предприятии распространенной является отгрузка готовой продукции потребителям напрямую из цеха.

Еще одна задача- это необходимость четко определить перечень затрат, требующих повышенной прозрачности и управляемости. Для этого все затраты предприятия были классифицированы по характеру и видам затрат - см рис. 1.       

Рис. 1

Но далеко не все затраты можно оптимизировать вне зависимости от функциональности внедренного программного обеспечения - это экономические реалии, в которых существует любое производственное предприятие. Например, амортизационные расходы высчитываются, как правило, линейным способом и явных рычагов для управления ими (их снижения) в программном продукте не реализовано. Программа лишь может дать статистику о доле таких затрат в составе общей себестоимости продукта. Также предприятие не может полностью управлять материальными затратами, поскольку цены на сырье и его доставку определяются поставщиками. Учитывая все эти факты особенно важно своевременно оценивать затраты и управлять теми издержками, на которые предприятие способно влиять.

Не стоит забывать, что суммарную оценку большинства затрат и точную рентабельность продаж можно рассчитать только по окончанию календарного месяца, поэтому при кратком производственном цикле необходимы инструменты для контроля издержек в течение всего месяца чтобы вовремя выявлять и корректировать негативные тенденции.

Подведем итоги. При автоматизации производственного учета необходимо:

1. Оценить специфику автоматизируемого производства.
2. Определить перечень затрат, на которые предприятие реально способно влиять.
3. Разработать инструменты, позволяющие управлять издержками и, в конечном итоге, рентабельностью продаж в течение месяца.

Учитывая все перечисленные особенности ЗАО «Минусинская кондитерская фабрика», сформулированы задачи автоматизации:

• оперативный учет и контроль производственных процессов (управление технологией производства);
• прозрачный и управляемый расчет себестоимости продукции для корректного анализа рентабельности продаж.

Автоматизация оперативного учета и контроля производственных процессов

Еще перед реализацией задачи по разработке подсистемы оперативного учета производства была определена главная задача данного блока - контроль технологии производства. Главными пользователями данной подсистемы являются мастера смены, работники лаборатории и технологи предприятия.

Основной сложностью для решения задачи по автоматизации оперативного учета производства является то, что в рамках рассматриваемого блока решаются не только задачи оперативного учета ТМЦ (сырья, полуфабрикатов и продукции), но и фиксируются данные для корректного отнесения прямых затрат на себестоимость выпускаемой продукции.

Для решения поставленных задач были разработаны специальные документы:

• Отчет мастера смены;
• Отчет о составе смены.

В документе Отчет мастера смены мастер каждой смены ежедневно фиксирует следующую информацию (см. рис. 2):

• данные о выпущенной готовой продукции и полуфабрикатах, которые сразу регистрируются в информационной системе и позволяют проводить перемещение полуфабрикатов, их инвентаризацию или фиксируют сдачу продукции на склад;
• данные о расходе сырья за смену (для информативности в программе автоматически определяется норма расхода материалов для производства готовой продукции, а мастер проводит ежесменную инвентаризацию и указывает их фактическое потребление);
• данные об отбраковке продукции (количество выпущенного и сработанного брака);
• данные об «отложенном» выпуске (ситуации, когда одна смена начала изготовление продукции, но ее точное количество стало известно лишь в следующую смену).

Рис. 2

В документе Отчет о составе смены мастер фиксирует состав бригад, часы, КТУ, выработку и перечень выполненных технологических операций, что позволяет оперативно ежедневно рассчитывать сдельную оплату труда производственных рабочих.

Каждую ночь данные из документов Отчет мастера смены и Отчет о составе смены автоматически выгружаются в типовые документы Отчет производства за смену, Требование-накладная и Оприходование материалов из производства с отражением операций в бухгалтерском и налоговом учете и с фиксацией распределения прямых затрат в себестоимости выпущенной продукции и полуфабрикатов.

            В результате мастера смен, технологи и руководство предприятия получают:

• оперативный контроль над фактическим расходом сырья и вспомогательных материалов;
• автоматизированные средства анализа расхода ТМЦ по каждой смене по плану и по факту;
• оперативный контроль исполнения планов производства;
• оперативный учет перемещений готовой продукции и полуфабрикатов (что в разы снижает трудоемкость и повышает точность ежемесячных инвентаризаций).

Одним из ключевых элементов, определяющим прибыльность предприятия, является рентабельность осуществляемых продаж. Именно поэтому в ходе выполнения проекта задача корректного распределения затрат на выпуск продукции рассматривалась как одна из важнейших.

Требования к системе в области учета затрат и расчета себестоимости были следующими:

• все прямые затраты, связанные с производством продукции, должны быть корректно отнесены в себестоимость этой продукции. Для повышения точности расчета необходимо осуществлять распределение по данным о расходе сырья каждой смены;
• распределение общепроизводственных расходов на выпуск продукции должно сопрягаться с экономической логикой и учитывать особенности и технологию производства продукции.
• для ABC анализа производственных затрат необходимо выполнять т. н. разузловку - детализацию всех полуфабрикатов до первичных затрат (сырьевые компоненты, заработная плата, накладные расходы) по каждому переделу.

Для реализации поставленных задач были разработаны следующие инструменты (см. рис. 3):

• в подсистему оперативного учета производством были внедрены механизмы для автоматической выгрузки и распределения затрат по ТМЦ и заработной плате пропорционально их нормативной составляющей в себестоимости продукции;
• для ряда общепроизводственных затрат были осуществлены дополнительные настройки, позволяющие включать их в себестоимость только той продукции, с которой они связаны (например, пар котельной используется для подогрева шоколада, поэтому затраты котельной включаются в себестоимость только той продукции, которая глазируется шоколадом);
• были разработаны отчеты, разгруппировывающие выпущенную продукцию до первичных затрат (включая накладные расходы);
• была разработана отчетность, позволяющая сравнивать плановые калькуляции на изделия с их фактическим исполнением;
• была проведена оптимизация системы для того, чтобы существующая повышенная детализация затрат и их распределение на выпуск не влияли на производительность системы в области расчета себестоимости.

Рис. 3

В результате реализации проекта экономисты и руководство предприятия получили:

• повышенную точность расчета себестоимости изделий с минимумом примененных допущений;
• экономически обоснованные отчеты по рентабельности производства с расшифровкой по первичным элементам затрат.

О результатах проекта рассказывает Андреева Ольга Ивановна, начальник планово-экономического отдела ЗАО «Минусинская кондитерская фабрика»:

«Реализованная система оперативного учета производства и управления затратами позволяет, учитывая сложность и трудоемкость производственного процесса, оперативно выявлять негативные тенденции нерационального расходования материальных, производственных и трудовых ресурсов, оптимизировать их использование, в том числе в части всего материально-технического снабжения. Подсистема расчета себестоимости позволяет реагировать на колебания стоимости произведенной продукции, способствует изменению ценовой политики предприятия. И все это служит главной цели- достижению положительных результатов финансовой деятельности предприятия

Работы выполнены
группой компаний "Катран ПСК"
адрес: г.Красноярск,
ул. Аэровокзальная, д. 13
e-mail: info@katran-psk.ru
тел. раб: (391) 241-57-83
сайт: http://www.katran-psk.ru