Особенности отражения стандартных вычетов по НДФЛ

Особенности отражения стандартных вычетов по НДФЛ

В  действующем законодательстве Российской Федерации выделяются две разновидности стандартных вычетов по НДФЛ.

Во-первых, вычет на самого гражданина (личный вычет) - в размере 3 000, 500 руб. (подп. 1-2 п. 1 ст. 218 НК РФ). Этот вычет предоставляется не всем физическим лицам, а только некоторым («чернобыльцам», ветеранам, инвалидам I и II групп и др.). Полный перечень случаев предоставления личных стандартных налоговых вычетов по НДФЛ приведен в таблице 1.

Таблица 1

Стандартные вычеты, не связанные с наличием у гражданина детей*

* См. пункт1 статьи 218 НК РФ. Если физическое лицо имеет право одновременно на несколько из указанных в таблице вычетов, предоставляется один из этих вычетов.

Во-вторых, на стандартные вычеты имеют право граждане, имеющие детей, супруги родителей, усыновители, опекуны, попечители, приемные родители. Вычет предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет. А также на детей в возрасте до 24 лет, если они являются учащимися очной формы обучения, аспирантами, ординаторами, интернами, студентами, курсантами (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). 

Налоговые вычеты предоставляются с 1 января 2012 года в следующем размере:

• 1 400 руб. в месяц - на первого ребенка (код вычета - 114*);
• 1 400 руб. в месяц - на второго ребенка (код вычета - 115);
• 3 000 руб. в месяц - на третьего и каждого последующего ребенка (код вычета - 116);
• 3 000 руб. в месяц - на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (код вычета - 117);
• 3 000 руб. в месяц - на каждого ребенка-инвалида I или II группы в возрасте до 24 лет, если ребенок является учащимся очной формы обучения, (студентом, аспирантом, ординатором, интерном) (код вычета - 117).

Примечание:
* здесь и далее по тексту указаны коды вычетов из справочника «Коды вычетов» согласно Приложению № 3 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (в ред. приказа ФНС России от 06.12.2011 № ММВ-7-3/909@).

Стандартный налоговый вычет на ребенка должен быть предоставлен в двойном размере:

• не состоящему в браке единственному родителю (приемному родителю);
• единственному усыновителю;
• единственному опекуну (попечителю).

В данном случае применяются коды вычетов 118, 119, 120, 121 (в зависимости от того, предоставляется вычет на первого, второго, третьего ребенка, ребенка-инвалида или учащегося старше 18 лет).

Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает также возможность отказа одного родителя (приемного родителя) от вычета в пользу другого (см. далее раздел статьи «Поступило заявление об отказе супруга работника от вычета»). В данном случае применяются коды вычетов 122, 123, 124, 125 в зависимости от того, предоставляется вычет на первого, второго, третьего ребенка, ребенка-инвалида или учащегося старше 18 лет.

Налоговый вычет на ребенка предоставляется до тех пор, пока доходы налогоплательщика-работника, подсчитанные нарастающим итогом с начала налогового периода - календарного года - не достигнут 280 000 руб. (ст. 218 НК РФ).

Отличительной особенностью стандартных налоговых вычетов является возможность их предоставления одному физическому лицу сразу по нескольким основаниям.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» стандартные налоговые вычеты хранятся в справочнике Расчеты зарплаты -> Справочники -> Вычеты по НДФЛ (рис. 1). Рассмотрим несколько ситуаций, связанных с предоставлением гражданам стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, которые зачастую вызывают вопросы у практикующих специалистов.

Рис. 1

Вычет применяется не с начала года

Правильное применение стандартных налоговых вычетов по НДФЛ невозможно без ответа на вопросы, с какого момента применять вычеты:

• с начала года;
• с даты приема на работу;
• с месяца поступления заявления на вычет.

В письме от 08.08.2011 № 03-04-05/1-551 Минфин России разъяснил, что стандартные налоговые вычеты по НДФЛ предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты (п. 3 ст. 218 НК РФ). Если у налогоплательщика право на получение стандартного налогового вычета не изменилось, повторной подачи заявления не требуется.

Таким образом, если речь идет о продолжении предоставления личного вычета или вычета на ребенка, не достигшего 18 лет, налоговый вычет применяется начиная с января текущего года без дополнительных документов. Это правило действует, если соблюдены иные условия вычета. В частности, относительно вычета на ребенка речь идет о следующих условиях: возраст ребенка менее 18 лет и доход налогоплательщика с начала года не превысил 280 000 руб.

Если речь идет о вычете на ребенка моложе 24 лет, который учится очно, рекомендуем для предоставления вычета с января дополнительно запросить в начале года справку из учебного заведения, подтверждающую, что ребенок все еще числится в данном учебном заведении (см. подробнее раздел этой статьи «Ребенок сотрудника не сдал сессию»).

Если сотрудник принят на работу в середине года, вычеты следует предоставлять с месяца приема на работу. При этом для правильного предоставления вычета на ребенка потребуется справка от предыдущего налогового агента: вычет на ребенка предоставляется до тех пор, пока доход, подсчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысит 280 000 руб. (абз. 17 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Справки 2-НДФЛ должны быть представлены со всех предыдущих мест работы с начала налогового периода (календарного года).

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» справку с предыдущего места работы нужно занести в форму справочника Физические лица, перейдя по кнопке НДФЛ к Вводу данных для НДФЛ на закладке Доходы на предыдущих местах работы (рис. 2).

Рис. 2

Здесь в поле Данные по организации указывается организация, в которой будет учитываться эта справка, в том случае, если сотрудник работает в нескольких организациях. Если же он принят только в одну компанию, то ее наименование подставится по умолчанию .

Довольно часто у практикующих специалистов возникает вопрос: можно ли предоставить стандартный вычет, если у сотрудника нет справки по форме 2-НДФЛ от предыдущего работодателя. В такой ситуации предоставление вычета возможно, только если с начала года человек не работал. Этот факт можно подтвердить, например, копией трудовой книжки.

В противном случае нужно учитывать следующее. Одним из документов, который подтверждает право сотрудника на налоговый вычет на ребенка (если он начал работать в организации не с начала года), является справка по форме 2-НДФЛ от предыдущего работодателя.

Если справки нет, то работодатель не вправе предоставить такой вычет работнику (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 09.10.2008 № А12-55/08, Западно-Сибирского округа от 05.12.2006 № Ф04-7924/2006(28822-А46-27), от 27.07.2006 № Ф04-4697/2006(24695-А46-27) и от 20.04.2006 № Ф04-1436/ 2006(21704-А46-7)).

Справедливости ради стоит отметить, что имеется арбитражная практика, подтверждающая правомерность предоставления вычетов без справки 2-НДФЛ от предыдущего работодателя (см., например, постановления ФАС Московского округа от 17.03.2009 № КА-А40/1343-09, от 24.10.2006 № КА-А40/10310-06, Северо-Западного округа от 30.10.2008 № А56-2606/2008, от 14.08.2006 № А05-3035/2006-31, Уральского округа от 07.11.2006 № Ф09-9786/06-С2 и от 14.04.2005 № Ф09-1344/05-АК, Центрального округа от 18.10.2005 № А14-2305-2005/70/10 и от 01.06.2005 № А54-5096/04 С8). Однако руководствоваться этой позицией рискованно, вероятность споров с проверяющими крайне высока.

Если в течение года статус сотрудника изменился (у него родился ребенок или гражданин стал инвалидов), вычет следует предоставлять с месяца подачи заявления на вычет. При этом, если по какой-то причине заявление несвоевременно попало к бухгалтеру, то в течение налогового периода необходимо учесть это заявление. Перерасчет вычетов и НДФЛ в программе произойдет автоматически в расчетном периоде за предыдущие месяцы, начиная с месяца, с которого в программе пользователь установит применение вычетов.

Указать применение вычетов в программе следует в форме справочника Физические лица, перейдя по кнопке НДФЛ к Вводу данных для НДФЛ на закладке Вычеты (рис. 3).

Рис. 3

Вычеты применяются с той даты и в той организации, которые указаны в поле Применение вычетов. Если это поле не заполнено, информация о правах на вычеты не отражается при исчислении НДФЛ.

В поле Право на стандартные вычеты на детей есть возможность указать дату окончания права. Рекомендуется установить дату достижения 18-ти летнего возраста или дату очередного требования справки из ВУЗа.

Заявление гражданин может оформить в произвольной форме (см. образец бланка заявления № 1).

Бланк заявления № 1

Возраст ребенка важен для подтверждения права родителя на получение вычета именно на этого ребенка. Последовательность рождения детей (первый, второй, третий) не меняется из-за того, что старший ребенок умер или достиг возраста, после которого стандартные вычеты на него родителям не предоставляются. Он по-прежнему является старшим (первым), а остальные дети остаются, соответственно, вторым и третьим ребенком.

Заключен договор аренды с физлицом

Доходы, полученные гражданином по договору аренды, облагаются НДФЛ. В данном разделе следует рассмотреть три различные ситуации:

• арендатор является единственным налоговым агентом, выплачивающим гражданину доход (например, если договор аренды заключен с пенсионером);
• договор аренды заключен с сотрудником организации;
• договор аренды заключен с человеком, который работает в другом месте по трудовому договору.

Если договор заключен с физическим лицом, которое помимо арендной платы других доходов не получает, необходимо учитывать следующее. Особенности предоставления стандартных налоговых вычетов арендодателю разъяснены в письме Минфина России от 12.10.2007 № 03-04-06-01/353. Если в течение налогового периода доход физическому лицу выплачивается не каждый месяц, а, например, только два раза, стандартный налоговый вычет может предоставляться за все месяцы налогового периода, предшествующие выплате дохода, до достижения предельных сумм дохода, исчисленных нарастающим итогом с начала налогового периода, при превышении которых стандартные налоговые вычеты не предоставляются. Таким образом, право на вычет сохраняется в течение налогового периода - календарного года. Вычет за текущий месяц и вычет за предыдущий месяц (когда дохода человек не получал) суммируются.

Если договор заключен с работником организации, отдельно по договору вычеты не предоставляются.

Пример 1

Рассмотрим последовательно порядок отражения указанных событий в учете в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Для приема на работу сотрудника в программе можно воспользоваться помощником приема на работу или документом Прием на работу.

Ввести сведения о стандартных налоговых вычетах можно либо из справочника  Физические лица (меню Предприятие -> Физические лица), либо из справочника Сотрудники (меню Предприятие -> Сотрудники). Информация о стандартных налоговых вычетах указывается в программе в форме Ввод данных для НДФЛ (меню Предприятие -> Сотрудники -> раздел Налоговые вычеты, Статус налогоплательщика -> поле Стандартные) или по кнопке НДФЛ из справочника Физические лица.

Документ Ввод данных для НДФЛ состоит из нескольких частей. Часть Право на личный стандартный вычет в данном случае не заполняется. Сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его право на личный вычет 3 000 руб. или 500 руб. (не является инвалидом, лицом, пострадавшим от радиации и т. п.)

Отразить в программе данные по вычету, который предоставляется Иванову, можно следующим образом. На закладке Вычеты в табличной части Право на стандартные вычеты на детей вводится новая строка по кнопке Добавить. В реквизите Период с указывается дата - 01.01.2013. С января месяца сотрудник имеет право на вычет.

Рассмотрим подробнее порядок указания даты окончания предоставления вычета. Ограничение, определяющее возраст ребенка, при достижении которого родитель теряет право на вычет, установлено абзацем 12 пункта 4 статьи 218 НК РФ - 18 лет или 24 года, - если ребенок является учащимся очной формы обучения, аспирантом, ординатором, интерном, студентом или курсантом. В данном случае ребенку сотрудника 10 лет и неизвестно, где он будет учиться после школы. Поэтому применяем первый из указанных возрастных критериев - 18 лет. По общему правилу вычет предоставляется до конца календарного года, в котором ребенок достиг 18-ти лет. Такой порядок предусмотрен абзацами 11 и 12 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. Поэтому дата окончания предоставления вычета - 31.12.2021.

В реквизите Код и количество детей был зафиксирован факт наличия права физического лица на соответствующий вид вычета (Применять или Не применять), в двух других колонках - код вычета, который применяется и предоставляется данному сотруднику в зависимости от очередности ребенка и количество детей, находящихся на иждивении сотрудника, по содержанию которых должен предоставляться вычет с указанным кодом. В нашем примере, код 114/108 - на первого ребенка и количество детей - 1.

В реквизите Основание указывается документ, на основании которого предоставляется стандартный вычет. В нашем примере - свидетельство о рождении.

Для того чтобы стандартные налоговые вычеты, право на которые отражено в верхней части формы, предоставлялись при расчете НДФЛ, необходимо ввести данные в табличную часть Применение вычетов. По кнопке Добавить данные о применении вычетов заполняются автоматически. После оформления стандартных вычетов на ребенка в рассмотренном порядке при ежемесячном начислении Иванову оплаты труда (иного облагаемого налогом дохода) будет производиться исчисление НДФЛ с применением вычета 1 400 руб. в месяц (до того, как доходы сотрудника, подсчитанные нарастающим итогом с начала года, не достигнут 280 000 руб.).

В апреле 2013 года вычеты Иванову будут предоставлены следующим образом. Вначале будет подсчитан его суммарный доход за месяц. При условии полной отработки месяца доход, облагаемый НДФЛ, будет равен: 30 000 руб. + 10 000 руб. = 40 000 руб. Сумма НДФЛ составит:

(40 000 руб. - 1 400 руб.) х 13 % =  5 018 руб.

Отдельно по доходу в виде арендной платы вычет не применяется.

Рассмотрим еще одну ситуацию:

Пример 2

Установить конкретные причины предоставления стандартных налоговых вычетов физическому лицу двумя и более налоговыми агентами в течение одного налогового периода, а также выявить, как возможные следствия, факт совершения лицом налогового правонарушения, выразившегося в неполной уплате НДФЛ данным физическим лицом, или факт невыполнения налоговым агентом обязанности по удержанию и перечислению налога в бюджет налоговый орган вправе в ходе проведения налогового контроля посредством налоговых проверок, получения объяснений от налогоплательщиков и налоговых агентов. Как подчеркивают специалисты региональных УФНС, виновным в таком правонарушении может быть признан как гражданин, так и налоговый агент (см., например http://www.r59.nalog.ru/ fl/fl_ndfl/fl_nal_v/standvich59/3712169/).

Сотруднику присвоена инвалидность

Инвалидом считается лицо, которое имеет нарушение здоровья со стойким расстройством функций организма, обусловленное заболеваниями, последствиями травм или дефектами, приводящее к ограничению жизнедеятельности и вызывающее необходимость его социальной защиты (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ). Признание гражданина инвалидом осуществляется при проведении медико-социальной экспертизы в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 20.02.2006 № 95 «О порядке и условиях признания лица инвалидом». Гражданину, признанному инвалидом, выдается справка, подтверждающая факт установления инвалидности, с указанием группы, а также индивидуальная программа реабилитации.

С месяца, в котором человек получил инвалидность I или II группы, он может воспользоваться правом на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в сумме 500 руб. (при условии предоставления работодателю справки и заявления о предоставлении вычета). Норм о предельном размере дохода, ограничивающего право на данный вычет, в действующем законодательстве РФ не предусмотрено. Вычет следует предоставлять независимо от размера дохода.

Пример 3

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» информацию о стандартном личном вычете следует отразить в форме Ввод данных для НДФЛ (меню Предприятие -> Сотрудники -> раздел Налоговые вычеты, Статус налогоплательщика -> поле Стандартные) следующим образом. На закладке Вычеты в табличной части Право на личный стандартный вычет вводится новая строка по кнопке Добавить. В реквизите Дата указывается дата - 01.02.2013.

В реквизите Код указывается код 104 (инвалид II группы). В реквизите Основание - документ, на основании которого предоставляется стандартный вычет - справка об инвалидности.

Следует отметить, что заполнение реквизита Основание обязательным не является. Соответствующие сведения указываются при необходимости для оптимизации поиска документов (например, в случае проверки налоговыми инспекторами).

Группа инвалидности может быть пересмотрена. Например, сотрудник-инвалид II группы, который получал в течение года вычет 500 руб., после пересмотра группы инвалидности (присвоении инвалидности III группы) перестает получать вычет.

Заполнение реквизита Основание позволит бухгалтеру в будущем контролировать данный вопрос и своевременно запросить у работника документ-подтверждение права на вычет.

Далее по кнопке Добавить заполняется данными нижний раздел документа Применение вычетов. Если данные о применении вычетов не заполнить, то, несмотря на то, что информация о праве на вычеты введена, вычеты предоставляться не будут.

Вновь принятый сотрудник является единственным родителем

Как мы указывали выше, вычет на ребенка должен быть предоставлен в двойном размере:

• не состоящему в браке единственному родителю (приемному родителю);
• единственному усыновителю;
• единственному опекуну (попечителю).

Статус «одинокая мать» не всегда тождественен статусу «единственный родитель».

Если вновь принятая сотрудница просит предоставить ей двойной стандартный вычет на ребенка, необходимо иметь в виду следующее.

Родитель (опекун, попечитель) признается единственным, если:

• второй родитель (опекун, попечитель) умер;
• второй родитель (опекун, попечитель) признан судом безвестно отсутствующим или умершим;
• отец не указан в свидетельстве о рождении ребенка;
• отцовство ребенка юридически не установлено;
• органом опеки и попечительства ребенку назначен только один опекун (попечитель).

Не является единственным родителем, в частности:

• мать или отец, у которых родился ребенок вне зарегистрированного брака, если отцовство установлено;
• мать или отец ребенка, если один из родителей лишен родительских прав;
• одинокий родитель(если он не единственный), независимо от того вступил в брак или нет, усыновлен (удочерен) или нет ребенок супругом (супругой) в новом браке.
  

Таким образом, тот факт, что женщина родила ребенка, не будучи в зарегистрированном браке, на порядок предоставления вычета не влияет.

Чтобы подтвердить право на стандартный налоговый вычет в двойном размере, единственный родитель должен представить копию свидетельства о рождении ребенка, копию паспорта, и другие подтверждающие документы (см. таблицу 2).

Таблица 2

Документы, подтверждающие право на стандартный вычет по НДФЛ на ребенка в двойном размере*

Примечание:
* См. письма Минфина России от 19.07.2012 № 03-04-06/8-206, от 23.05.2012 № 03-04-05/1-657, от 12.08.2010 № 03-04-05/5-449.

Нахождение родителей в разводе или лишение одного из родителей родительских прав не означает отсутствия у ребенка второго родителя, то есть наличия у ребенка единственного родителя, поэтому в случае лишения одного из родителей родительских прав другой родитель не имеет права на получение удвоенного налогового вычета, установленного подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. При этом мать не может быть признана единственным родителем, в том числе, если супруги состоят в разводе и местоположение отца не установлено. Факт вступления родителя в брак, при условии, что ребенок не усыновляется, никак не влияет на статус единственного родителя.

Подробнее об этом можно прочитать на сайте www.buh.ru в статье - «Что следует понимать под термином «единственный родитель»?» (см. / document-1455 ).

Ребенок сотрудника не сдал сессию

Подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ предусмотрено, что:

• до 18 лет вычеты предоставляются независимо от того, учится ребенок или нет;
• до 24 лет вычеты предоставляются, если ребенок является учащимся очной формы обучения (аспирантом, ординатором, интерном, студентом, курсантом).

Собственно сам факт несдачи сессии на порядок предоставления стандартных вычетов по НДФЛ на ребенка не влияет. Ребенка сотрудника могут перевести на повторный год обучения. Он может взять академический отпуск, во время которого вычеты родителю предоставляются в общем порядке.

Правовые последствия имеет факт отчисления ребенка сотрудника из учебного заведения. Если ребенок завершит обучение до того, как ему исполнится 24 года (это относится и к ситуации, когда ребенка по какой-то причине отчислили из вуза), оснований для предоставления вычета уже не будет (письмо Минфина России от 12.10.2010 № 03-04-05/7-617). И родитель потеряет право на вычет начиная с месяца, следующего за тем, в котором обучение прекратилось. Например: если ребенок отчислен с июня, уже с июля, а не после окончания каникул в сентябре, бухгалтер должен отразить в программе прекращение предоставления вычета.

На практике возможна следующая ситуация: в январе сотрудник представил справку из учебного заведения, подтверждающую, что ребенок учится по очной форме. Бухгалтер предоставляет вычет до конца года и выясняет, что ребенок отчислен из учебного заведения еще в июне. НДФЛ придется удержать из последующих доходов. Предоставление вычета неправомерно.

Чтобы избежать обозначенной проблемы работодатель может обязать сотрудников предоставлять справки об обучении детей два раза в год - в январе и сентябре.

Если ребенок, который с начала года учился по очной форме, после несдачи экзаменов перевелся на вечернее (очно-заочное) отделение, его родитель теряет право на вычет с начала заочного обучения. Однако налог за периоды обучения по очной форме пересчитывать нет необходимости. Применение стандартных вычетов на ребенка за данный период правомерно. Аналогичные разъяснения можно найти на сайтах региональных управлений налоговой службы.

Например, специалисты УФНС по Пермскому краю комментирует аналогичную ситуацию. В январе - марте студент учился по очно-заочной (вечерней) форме обучения, а с апреля до конца года - по очной форме обучения. В данном случае специалисты налогового ведомства указывают, что родители вправе получать стандартный налоговый вычет, начиная с апреля и далее.

Поступило заявление об отказе супруга работника от вычета

Двойной вычет может быть предоставлен одному из родителей (приемных родителей) по их выбору, если второй родитель (приемный родитель) письменно отказался от вычета (абз. 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если супруг работника родителем ребенка не является (например: речь идет о ребенке от предыдущего брака), принимать документы на отказ от вычета и предоставлять вычет в двойном размере не нужно. В данном разделе речь пойдет о ситуации, когда от вычета отказывается супруг работника, который является вторым родителем ребенка.

О документах, которые потребуются для предоставления вычета в двойном размере см. таблицу 3.

Таблица 3

Оформление отказа от стандартного вычета на ребенка в пользу второго родителя

В законодательстве РФ установлены следующие коды вычетов, которые применяются при отказе одного из родителей от вычета в пользу другого родителя:

• 122 - вычет в двойном размере на первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из родителей (приемных родителей);
• 123 - вычет в двойном размере на второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из родителей (приемных родителей);
• 124 - вычет в двойном размере на третьего и каждого последующего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из родителей (приемных родителей);
• 125 - вычет в двойном размере на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, одному из родителей (приемных родителей).

Бухгалтер допустил ошибку при предоставлении вычета

Ошибка бухгалтера при применении вычета может быть обнаружена до или после окончания налогового периода - календарного года. Ошибка может повлечь переплату по налогу или недоимку.

Вначале рассмотрим ситуацию с недоимкой. Если возможность доудержать налог есть - нужно пересчитать НДФЛ и доудержать налог из последующих выплат. Согласие сотрудника на это не нужно. Единственное установленное в законодательстве условие - сумма удержания не должна составлять более 50 % причитающейся человеку оплаты (ст. 138 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда доудержать налог не из чего (выплат человеку больше не производилось). В таком случае налоговый орган нужно уведомить о невозможности удержать НДФЛ в месячный срок по окончании налогового периода, т. е. в срок до 31 января следующего календарного года.

Подача сведений о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму НДФЛ не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения по форме 2-НДФЛ по итогам налогового периода в отношении такого физического лица в срок до 1 апреля (справку с признаком «1»). Аналогичные разъяснения можно найти на сайтах региональных УФНС.

Если речь идет об ошибке бухгалтера в применении вычета, которая повлекла переплату по НДФЛ (излишнее удержание из доходов гражданина), необходимо действовать так.

Организация - налоговый агент обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ Налоговым кодексом РФ не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме - см. Бланк уведомления (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

Бланк уведомления

За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться к налоговому агенту с заявлением в произвольной форме (см. Бланк заявления № 2). Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 НК РФ.

Бланк заявления № 2

Возврат налога наличными не допускается, поэтому в заявлении должны быть указаны банковские реквизиты счета, на который следует перечислять излишне удержанную сумму (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 17.02.2011 № 03-04-06/9-31).

Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет из доходов того же человека или из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.

Сумму переплаты организация должна перечислить в течение трех месяцев со дня получения заявления.

Если переплата по налогу обусловлена изменение налогового статуса человека (был нерезидентом, а стал резидентом), возврат излишне удержанного НДФЛ производится налоговой инспекцией по окончании налогового периода (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, письма Минфина России от 31.03.2011 № 03-04-05/6-204 и от 21.03.2011 № 03-04-06/6-48).

Момент обнаружения ошибки - до окончания налогового периода или после - имеет значения для целей формирования отчетности. Если ошибки в исчислении НДФЛ были выявлены после сдачи отчетности по форме 2-НДФЛ, нужно оформить уточненную форму.

При этом в полях «№ __» и «от __» должны быть указаны номер ранее представленной справки и новая дата составления (письмо ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2975).

Для регистрации возврата налога в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» предназначен документ Расчет зарплаты -> Налоги и взносы -> возврат НДФЛ -> На основании (рис. 4). На основании документа Возврат НДФЛ формируется документ для перечисления средств налогоплательщику - Зарплата к выплате организаций, причем Характер выплаты в поле Выплачивать устанавливается именно Возврат НДФЛ (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5