Как в 1С оформить электронную транспортную накладную грузополучателю и перевозчику

Оформление ЭТрН грузополучателем в "1С:Бухгалтерии 8"

Для работы с функционалом электронных перевозочных документов в программах "1С:Предприятие" пользователям, у которых учетные и, возможно, другие бизнес-процессы уже автоматизированы на основе прикладных решений 1С, необходимо настроить обмен документами с контрагентами через 1С-ЭДО.

А затем с каждым контрагентом, с которым нужен обмен ЭПД, включить в настройке обмена использование соответствующих электронных перевозочных документов.

В настоящее время роуминг ЭПД (используется, если оператор организации и оператор контрагента - разные) через операторов ЭПД еще не начал действовать. Поэтому пользователям 1С для обмена электронными перевозочными документами с контрагентами нужно убедиться, что контрагент тоже работает в 1С-ЭДО с учетной записью от оператора электронного документооборота (ЭДО) АО "Калуга Астрал".

Если контрагент пока не подключился к 1С-ЭДО, это можно сделать в любой момент: о возможностях сервиса 1С-ЭПД и условиях его использования см. на Портале 1С:ИТС.

Для оформления электронной транспортной накладной грузополучателю необходимо выполнить следующие действия:

1. Получить информацию грузоотправителя и информацию перевозчика о приеме груза к перевозке.
2. Сформировать, подписать и отправить информацию грузополучателя.
3. Получить информацию перевозчика о выдаче груза грузополучателю.

Получение информации грузоотправителя и информации перевозчика о приеме груза 

Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ "Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда".

Обмен электронной транспортной накладной производится в соответствии с Правилам обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, а также представления иной информации, связанной с обработкой таких документов и сведений, из информационной системы электронных перевозочных документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов по запросу оператора государственной информационной системы электронных перевозочных документов, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Если доставка груза организации ООО "1С-СОФТ" (грузополучатель) согласно заключенному договору поставки с контрагентом ООО "1С-ПАБЛИШИНГ" (грузоотправитель) осуществляется компанией ООО "ФРАНЧАЙЗАРИУМ" (перевозчик) с применением ЭТрН, то ООО "1С-СОФТ" необходимо из формы Настройки ЭДО, находясь на закладке Настройки отправки (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму Настройки отправки документов и проверить наличие флага в строке Электронные транспортные накладные.

В графе Регламент ЭДО формы Настройки отправки документов необходимо уточнить применяемый порядок обмена ЭТрН.

Согласно Приказу № 1065 и Правилам обмена:

• флаг Ожидать ответную подпись должен быть установлен в обязательном порядке;

• флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если формирование извещения о получении предусмотрено условиями договора, заключенного между сторонами (п. 18 Приложения № 1 к Правилам обмена).

Получение файлов ЭТрН(информация грузоотправителя) и ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке) от оператора информационной системы электронных перевозочных документов грузополучателя осуществляется в обычном порядке - по кнопке Отправить и получить из списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 1).

Рис. 1. Получение файлов ЭТрН(информация грузоотправителя) и ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке)

Поступившая информация (ЭТрН(информация грузоотправителя) и ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке)) отражается у грузополучателя в папке Подписать списка входящих документов Текущие дела ЭДО (рис. 1).

Если перевозчик опционально (при необходимости) внес в электронную транспортную накладную информацию о переадресовке, а также замене водителя (водителей) и (или) транспортного средства, то грузополучатель должен получить также и эту информацию.

Ознакомиться с поступившими данными о перевозке груза (с файлами ЭТрН(информация грузоотправителя), ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке), а также ЭТрН(информация о замене водителя (водителей и (или) транспортного средства)) можно из формы просмотра, перейти в которую можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (кроме графы Отражение в учете), рис. 1.

Формирование, подписание и отправка информации грузополучателя 

По факту приемки (частичной приемки) груза грузополучатель заполняет необходимые сведения о полученном грузе.

Для формирования грузополучателем подтверждения принятия груза - файла ЭТрН(информация грузополучателя) - необходимо перейти в форму Электронная транспортная накладная, что можно сделать:

• с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО из графы Отражение в учете (рис. 1);

• по гиперссылке Документ учета формы просмотра поступивших файлов ЭТрН(информация грузоотправителя), ЭТрН(информация перевозчика о принятии груза к перевозке), ЭТрН(информация перевозчика о замене водителя и/или транспортного средства).

Если из списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 1) применить кнопку Создать, пописать и отправить, то через форму Помощник обработки документов также нужно перейти в форму Электронная транспортная накладная.

В открывшейся форме Электронная транспортная накладная сверху под кнопками располагается информационная лента, которая отражает основные этапы обмена ЭТрН: Оформление - Погрузка - Приемка - Разгрузка. При этом пройденные этапы отмечаются желтым кругом; текущий этап - серым кругом с желтой окантовкой; предстоящие этапы - серым кругом.

Из состояния информационной ленты видно, что в данном случае идет очередной этап обмена электронной транспортной накладной - Приемка, во время которого происходит формирование файла ЭТрН(информация грузополучателя).

В случае согласия с приемкой груза грузополучатель устанавливает переключатель в строке Результат приемки груза в положение Принят и вносит все необходимые сведения о приемке груза, установленные Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Все обязательные для заполнения сведения отмечены красной гиперссылкой (рис. 2).

Рис. 2. Формирование файла ЭТрН(информация грузополучателя)

После внесения всех сведений о приемке груза грузополучатель по кнопке Отправить формирует, подписывает и отправляет файл ЭТрН(информация грузополучателя) через оператора ИСЭПДГП перевозчику, грузоотправителю, а также в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Отказ в приемке груза грузополучатель может оформить, переведя переключатель в строке Результат приемки груза в положение Не принят с обязательным указанием причин отказа.

После направления ЭТрН(информация грузополучателя) оператору ИСЭПДГП документ перекладывается в папку На контроле списка входящих документов Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое файла ЭТрН(информация грузополучателя) (рис. 3) можно, дважды щелкнув по активной строке:

• из списка Текущие дела ЭДО;

• из списка документов Архив ЭДО.

Получение информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю 

В процессе выполнения перевозки грузополучатель должен получить:

• извещение перевозчика о получении направленной грузоотправителем информации (по согласованию сторон) либо уведомление об уточнении;

• информацию перевозчика о выдаче груза грузополучателю - ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю);

Получение электронных документов осуществляется в обычном порядке:

• по кнопке Отправить и получить из списка документов Текущие дела ЭДО;

• по кнопке с закругленной стрелкой из формы просмотра файла ЭТрН(информация грузополучателя), рис. 3.

Рис. 3. Форма просмотра файла ЭТрН(информация грузополучателя)

После отправки файла обмена ЭТрН(информация грузополучателя) грузополучатель получает от перевозчика информацию перевозчика о выдаче груза - файл ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю).

На этом обмен электронной транспортной накладной у грузополучателя будет завершен.

ЭТрН будет перемещена в папку Ознакомиться списка документов Текущие дела ЭДО с размещением в графе Состояния ЭДО информации о том, что обмен завершен.

Для того, чтобы связать ЭТрН с документом учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), созданным по факту приобретения товаров (например, на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП)), необходимо пройти по гиперссылке в строке Электронная транспортная накладная и из списка документов Электронные транспортные накладные выбрать соответствующий транспортный документ (рис. 4).

Рис. 4. Отражение сведений об ЭТрН в документе "Поступление (акт, накладная, УПД)"

В документе Поступление (акт, накладная, УПД) в строке Электронная транспортная накладная будет размещена гиперссылка, отражающая наряду с номером и датой ЭТрН также завершающий этап обмена данной ЭТрН - 8 от 13.01.2023 (Разгрузка).

В форме Электронная транспортная накладная информационная лента состояния также будет показывать, что все этапы движения груза (как основные, так и дополнительные) и, соответственно, обмена ЭТрН пройдены (Оформление - Погрузка - Замена - Приемка - Разгрузка).

Оформление ЭТрН перевозчиком в "1С:Бухгалтерии 8"

Для оформления электронной транспортной накладной (далее - ЭТрН) перевозчику необходимо выполнить следующие действия:

1. Сформировать, подписать и отправить информацию перевозчика о приеме груза к перевозке.
2. Сформировать, подписать и отправить информацию перевозчика о выдаче груза грузополучателю.

Формирование, подписание и отправка информации перевозчика о приеме груза 

Если организация ООО "ФРАНЧАЙЗАРИУМ" (перевозчик) заключает договор перевозки с ООО "1С-ПАБЛИШИНГ" (грузоотправитель) для доставки груза ООО "1С-СОФТ" (грузополучатель) и применяет ЭТрН, то ей необходимо из формы Настройки ЭДО, находясь на закладке Настройки получения (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки ЭДО), проверить настройку обмена электронными документами с данными контрагентами.

Получение файла ЭТрН(информация грузоотправителя) от оператора информационной системы электронных перевозочных документов перевозчиком осуществляется в обычном порядке - по кнопке Отправить и получить из списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 5).

Рис. 5. Поступление файла ЭТрН(информация грузоотправителя)

Поступившая ЭТрН(информация грузоотправителя) отражается у перевозчика в папке Подписать списка входящих документов Текущие дела ЭДО (рис. 5).

После получения файла ЭТрН(информация грузоотправителя) перевозчику необходимо ознакомиться с данными о перевозке груза, указанными грузоотправителем.

Перейти в форму просмотра поступившего файла ЭТрН(информация грузоотправителя) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (кроме графы Отражение в учете), см. рис. 5.

Если сторонами сделки согласована обязанность перевозчика направлять грузоотправителю извещение о получении ЭТрН(информация грузоотправителя), согласно пункту 9 Приложения № 1 к Правилам обмена, то перевозчик должен сформировать, подписать и отправить грузоотправителю извещение о получении ЭТрН(информация грузоотправителя).

Для формирования перевозчиком подтверждения принятия груза к перевозке - файла ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке) необходимо перейти в форму Электронная транспортная накладная (рис. 6), что можно сделать:

Рис. 6. Отражение этапа "Погрузка" в форме "Электронная транспортная накладная"

• с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО из графы Отражение в учете (рис. 5);

• по гиперссылке Документ учета формы просмотра поступившей ЭТрН(информация грузоотправителя).

В открывшейся форме Электронная транспортная накладная (рис. 6) сверху под кнопками располагается информационная лента, которая отражает основные этапы обмена ЭТрН: Оформление - Погрузка - Приемка - Разгрузка. При этом пройденные этапы отмечаются желтым кругом; текущий этап - серым кругом с желтой окантовкой; предстоящие этапы - серым кругом.

Из состояния информационной ленты видно, что в данном случае идет второй этап обмена ЭТрН - Погрузка, во время которого происходит формирование файла ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке).

Если из списка документов Текущие дела ЭДО применить кнопку Подписать и отправить, то через форму Помощник обработки документов можно также перейти в форму Электронная транспортная накладная.

В случае согласия перевозчика со всеми указанными грузоотправителем сведениями перевозчик устанавливает переключатель в строке Замечания при погрузке в положение Без замечаний, после чего по кнопке Отправить формирует, подписывает и отправляет файл ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке) через оператора ИСЭПДПЕР грузоотправителю, грузополучателю, а также в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИСЭПД).

Если перевозчиком были обнаружены несоответствия даты, времени прибытия, убытия, постановки груза на погрузку либо несоответствия в отношении состояния, массы груза, количества грузовых мест, перевозчик направляет грузоотправителю и грузополучателю файл ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке) с указанием имеющихся замечаний.

Для отражения замечаний необходимо переключатель в строке Замечания при погрузке перевести в положение Есть замечания, после чего в открывшихся полях формы указать выявленные несоответствия.

Для отказа от перевозки или при необходимости внесения уточнений в сведения, указанные грузоотправителем в ЭТрН(информация грузоотправителя), перевозчик уведомляет об этом грузоотправителя, используя кнопку Отказаться от перевозки и заполнив открывшуюся форму Текст запроса уточнения (отклонения).

После отправки перевозчиком информации о приеме груза к перевозке опционально (при необходимости) перевозчик может внести в электронную транспортную накладную информацию о переадресовке и замене водителя и (или) транспортного средства.

Внесение информации о переадресовке инициируется грузоотправителем или грузополучателем, если это согласовано с грузоотправителем. Уведомление о переадресовке грузоотправитель или грузополучатель направляют в адрес перевозчика в электронной форме в установленном формате либо посредством электронной почты, информационной системы, СМС-сообщения, сервиса обмена мгновенными сообщениями.

После получения уведомления о переадресовке перевозчик вносит необходимые сведения в электронную транспортную накладную, нажав кнопку Переадресовка, и отправляет информацию грузоотправителю и грузополучателю по кнопке Отправить.

Внесение информации о замене водителя и (или) транспортного средства инициируется перевозчиком. В случае необходимости замены водителя и (или) транспортного средства перевозчик вносит изменения в электронную транспортную накладную, используя кнопку Замена водителя/ТС, и направляет грузоотправителю и грузополучателю по кнопке Отправить (рис. 7).

Рис. 7. Внесение в ЭТрН информации о замене водителя

После направления файла ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке) оператору ИСЭПДПЕР документ перекладывается в папку документов На контроле списка входящих документов Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое файла ЭТрн(информация перевозчика о приеме груза к перевозке) (рис. 8) можно, дважды щелкнув по активной строке:

• из списка Текущие дела ЭДО;

• из списка документов Архив ЭДО.

Также можно просмотреть сформированный файл ЭТрН(информация о замене водителя (водителей) и (или) транспортного средства).

Рис. 8. Форма просмотра файла ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке)

Формирование, подписание и отправка информации перевозчика о выдаче груза 

После приемки груза грузополучателем перевозчику необходимо подтвердить передачу груза.

Получение файла ЭТрН(информация грузополучателя) от оператора ИСЭПДПЕР осуществляется в обычном порядке - по кнопке Отправить и получить из списка документов Текущие дела ЭДО.

Поступившая ЭТрН(информация грузополучателя) отражается у перевозчика в папке Подписать списка входящих документов Текущие дела ЭДО.

После получения ЭТрН(информация грузополучателя) перевозчику необходимо ознакомиться с данными о перевозке груза, указанными грузополучателем.

Перейти в форму просмотра поступившего файла ЭТрН(информация грузополучателя) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (кроме графы Отражение в учете).

Если сторонами сделки согласована обязанность перевозчика направлять грузополучателю извещение о получении файла ЭТрН(информация грузополучателя), согласно пункту 18 Приложения № 1 к Правилам обмена, то перевозчик должен сформировать, подписать и отправить грузополучателю извещение о получении ЭТрН(информация грузополучателя).

Для формирования перевозчиком подтверждения выдачи груза грузополучателю - файла ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю) необходимо перейти в форму Электронная транспортная накладная (рис. 9), что можно сделать:

Рис. 9. Отражение этапа "Разгрузка" без замечаний в форме "Электронная транспортная накладная"

• с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО из графы Отражение в учете;

• по гиперссылке Документ учета формы просмотра поступившей ЭТрН(информации грузополучателя).

Из состояния информационной ленты видно, что в данном случае идет четвертый этап обмена ЭТрН - Разгрузка, во время которого происходит формирование файла ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю).

В случае согласия перевозчика со всеми указанными грузополучателем сведениями перевозчик устанавливает переключатель в строке Замечания при выгрузке в положение Без замечаний, после чего по кнопке Отправить формирует, подписывает и отправляет файл ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю) через оператора ИСЭПДПЕР грузоотправителю, грузополучателю, а также в ГИСЭПД.

Если перевозчиком были обнаружены несоответствия даты, времени прибытия, убытия, постановки груза под выгрузку либо несоответствия в отношении фактического состояния груза, а также замечания в отношении проведенных работ по выгрузке, перевозчик направляет грузоотправителю и грузополучателю подтверждение передачи груза - ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю) с указанием имеющихся замечаний, для чего переводит переключатель в строке Замечания при выгрузке в положение Есть замечания и заполняет в открывшихся полях соответствующие сведения.

В случае, если перевозчиком принято решение не производить выгрузку груза, ему необходимо уведомить об этом грузоотправителя и грузополучателя, используя кнопку Не согласиться с обязательным указанием причин отказа.

После отправки перевозчиком информации о выдаче груза грузополучателю опционально (при необходимости) перевозчик может внести в электронную транспортную накладную информацию о переадресовке (в случае частичной разгрузки груза), а также информацию о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки.

При частичной приемке груза грузополучателем перевозчик на основании уведомления от грузоотправителя или грузополучателя вносит информацию о переадресовке невыгруженного груза с указанием нового адреса выгрузки и (или) нового грузополучателя, используя кнопку Переадресовка.

Для оформления возврата невыгруженного груза грузоотправителю в поле Грузополучатель перевозчик указывает грузоотправителя.

После отправки перевозчиком сведений о переадресовке для нового грузополучателя станут доступны для просмотра сведения об оформлении перевозки и погрузке груза.

Если между грузоотправителем и перевозчиком есть договоренность о том, что ЭТрН будет использоваться также в качестве первичного учетного документа для оформления факта оказания услуги по перевозке груза (для документирования факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате исполнения договора перевозки груза), то перевозчик формирует файл ЭТрН (информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки) (рис. 10), переходя по кнопке Корректировка стоимости в этап Согласование оплаты (рис. 10).

Рис. 10. Формирование файла ЭТрН(информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки)

После отправки грузоотправителю ЭТрН(информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки) перевозчик должен получить от грузоотправителя подтверждение факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя - ЭТрН(информация грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки).

На этом обмен электронной транспортной накладной у перевозчика будет завершен.

ЭТрН будет перемещена в папку Ознакомиться списка документов Текущие дела ЭДО с размещением в графе Состояния ЭДО информации о том, что обмен завершен.

Внимание! Объем автозаполнения данных в разных конфигурациях 1С отличается и зависит от набора данных в информационно системе. В частности, в "1С:ERP Управление предприятием" уровень автоматизации выше.