Оформление документов и ведение учета по НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в вопросах и ответах

Как правильно формировать документы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3? 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 документы формируются последовательно в едином хронологическом порядке. 

Внесение изменений в ранее проведенные документы, а также неправильная последовательность проведения документов могут исказить учетные данные.

Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 определяется дата получения дохода?

С 2023 года дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе, перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 документы-начисления исчисляют и удерживают налог, самостоятельно отражаясь в отчетности. 

Дата фактического получения дохода определяется по планируемой дате выплаты дохода, указанной в документе-начислении в поле «Планируемая дата выплаты». Необходимо указывать наиболее ожидаемую дату выплаты для предотвращения перерасчетов налога. 

Расчет НДФЛ в документе-начислении также происходит на планируемую дату выплаты дохода. Вычет работнику применяется при исчислении налога на первый доход, который будет получен на планируемую дату выплаты. Дата получения дохода в учете НДФЛ может измениться только в том случае, если фактическая дата выплаты по ведомости отличается от планируемой даты выплаты, указанной в документе-начислении.

Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 правильно вести учет по НДФЛ?

Для корректного ведения учета по НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо:

• своевременно отражать отсутствия работников;
• не допускать превышения суммы аванса над зарплатой;
• своевременно создавать документы-начисления перед фактической выплатой с указанием максимально ожидаемой «Планируемой даты выплаты»;
• после проведения ведомости на выплату, а также регистрации новых документов-начислений, не рекомендуется перепроводить документы прошлого периода;
• при необходимости перепроведения документов прошлого периода нужно предварительно отменить новые документы-начисления и ведомости на выплату.

Что необходимо сделать, если в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 были выявлены потери доходов в учете по НДФЛ?

Если в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 были выявлены потери доходов в учете по НДФЛ, рекомендуется сделать следующее:

• пометить на удаление непроведенные документы;
• отменить все документы начисления аванса и начисления заработной платы по окончании месяца, а также соответствующие выплаты за 2023 год;
• перепровести (не перезаполняя) документы в хронологическом порядке: начисление – выплата;
• перепроводить т.н. межрасчетные документы не требуется;
• для проверки можно воспользоваться документом «Перерасчет НДФЛ» (если документ заполнился автоматически, значит, по сотруднику в учете по НДФЛ допущена ошибка, которую необходимо устранить).

Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 внести исправления при несвоевременном отражении отсутствия сотрудника после выплаты аванса?

Если в программе не было своевременно отражено отсутствие работника, а ведомость на выплату аванса уже проведена, тогда нужно зарегистрировать отсутствие работника и исправить документ «Начисление за первую половину месяца» перед окончательным расчетом заработной платы за месяц. При этом ведомость на выплату аванса перепроводить нельзя.

С точки зрения НДФЛ доход сторнировать не надо. Разница между бухгалтерским учетом и учетом НДФЛ будет возмещена в следующем месяце при расчете аванса/заработной платы.

Подробнее об учете НДФЛ см. на сайте 1С:ИТС в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».

Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализован учет по НДФЛ в разрезе источников финансирования?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность учета по статьям финансирования. После установки флага «Использовать учет по статьям финансирования» в настройках расчета зарплаты в справочниках программы появится возможность указать «Финансирование» (в карточках: «Организация», «Подразделение», «Сотрудник», «Начисление» и т.д.). 

Данные по исчисленному и удержанному НДФЛ в разрезе источников финансирования расшифровываются в документах-начислениях, в ведомости на выплату, в документах «Перечисление НДФЛ в бюджет» и «Отражение зарплаты в бухучете», а также в аналитических отчетах по налогам и взносам.

Как начислять зарплату за счет разных статей финансирования в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» см. на сайте 1С:ИТС в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».

Как в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 правильно внести начальные остатки?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 существуют документы для ввода начальных данных в журнале «Данные на начало эксплуатации» (раздел «Главное»).

Если на дату начала эксплуатации программы у организации имеется задолженность перед работниками по заработной плате, выплата которой будет отражена в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3, необходимо создать документ «Начальная задолженность по зарплате» (журнал «Данные на начало эксплуатации»). В документе указывается задолженность работников перед организацией (со знаком «минус»), которую нужно учесть при следующей выплате заработной платы.

Кадровые данные работников на дату начала эксплуатации программы вводятся с помощью документа «Начальная штатная расстановка» (журнал «Данные на начало эксплуатации»).

Для отражения периодов отсутствий (отпусков) работников на дату начала эксплуатации программы необходимо оформить документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» ((журнал «Данные на начало эксплуатации»). Указанные оплаченные периоды не будут учитываться при следующем расчете заработной платы. В табеле и других отчетах оплаченные периоды будут обозначаться буквенным кодом, согласно указанному состоянию.

Отпуска по уходу за ребенком при начале эксплуатации необходимо регистрировать соответствующим документом «Отпуск по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»).

Как ввести начальные остатки в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» ред. 3 см. на сайте 1С:ИТС в разделе «Инструкции по учету в программах 1С» здесь и здесь.

Где в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 указываются реквизиты заключенного договора ГПХ для отражения сведений формы ЕФС-1?

Согласно порядку заполнения формы ЕФС-1 (п. 4.9-4.11), в графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» указывается наименование договора ГПХ, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ: дата заключения договора ГПХ, дата прекращения договора ГПХ, в графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» указывается номер договора ГПХ без указания знака «N».

Для регистрации гражданско-правового договора в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрены документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа». Реквизиты договора указываются в поле «Дата» и «Номер». Для автоматического заполнение сведений о заключении (а также о расторжении) договора в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо установить флаг «Отразить трудовую деятельность» с выбором «Кода по ОКЗ».

При изменении реквизитов договора в документе «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа» после представления формы ЕФС-1 в СФР в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 автоматически формируется новое кадровое мероприятие с изменением соответствующих граф подраздела «Основание («Документы основания») и датой отмены предыдущего.

При редактировании данных договора в документе «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа», не относящихся к сведениям, представляемым в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, новое кадровое мероприятие не формируется (предыдущее кадровое мероприятие не отменяется).