Вычеты по НДФЛ при расчете отпускных: 3 несправедливых ситуации

Налоговый вычет предоставлен ошибочно

Предположим, что сотруднику ошибочно предоставили вычеты. Причина ошибки не важна - то ли однофамильцу зарегистрировали вычеты в программе, то ли впоследствии выяснилось, что документы-основания  не соответствуют требованиям.

Однако отпуск успели начислить и выплатить, при выплате НДФЛ был исчислен с учетом вычетов. Перед расчетом зарплаты ошибку обнаружили, вычет сторнировали.

Пример 1

Перед расчетом зарплаты за июль 31.07.2017 вычет, зарегистрированный ошибочно, в программе был удален. При начислении зарплаты (рис. 2) все примененные ранее вычеты сторнируются, и налог перерасчитывается.

Рис. 2. Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Обратите внимание, что весь перерасчет происходит текущим месяцем, следовательно, отчет 6-НДФЛ за предыдущие периоды не требует корректировок. В Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев формируются блоки (рис. 3), демонстрирующие перерасчет налога и необходимость доперечислить суммы НДФЛ.

Рис. 3. Фрагмент Раздела 2 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев

Информация об отпуске в отчете 6-НДФЛ формируется двумя блоками с датой получения дохода (строка 100) 07.07.2017:

• в первом блоке отражается сумма налога (строка 140) по результатам расчета отпуска с применением вычетов - 1 512 руб., - подлежащая перечислению в период между датами, обозначенными в строках 110-120 соответствующего блока (07.07.2017 - 31.07.2017);
• во втором блоке - сумма дохода (строка 130) равна 0, но строка 140 отображает сумму налога - 182 руб., - которую необходимо перечислить в результате перерасчета. Срок доперечисления указан в строках 110-120 (с 03.08.2017 по 04.08.2017).

Из Примера 1 видно, что отражая в программе события своевременно и последовательно, пользователь формирует корректные сведения об удержании налога.

Вычет не предоставлен - превышение расчетной базы

Пример2

Может сложиться такая ситуация, что расчетная база НДФЛ после выполнения всех начислений июня составляет 320 000 руб. - т. е. не превышает 350 000 руб. И в соответствии со статьей 218 НК РФ (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ) положенные сотруднику вычеты должны быть предоставлены. Но если к этой расчетной базе прибавить июльские отпускные в размере 40 000 руб., то расчетная база превысит 350 000 руб. Вычеты не полагаются начиная с того месяца, в котором достигнута сумма налогооблагаемого дохода 350 000 руб. То есть уже в июне вычеты предоставить будет неправомерно.

Напомним, что удержать налог следует одновременно с перечислением сотруднику дохода. А чтобы удержать налог, необходимо исчислить налоговую базу. Именно в этот момент НК РФ и предусматривает предоставление вычетов (п. 1 ст. 218 НК РФ). Таким образом, если деньги на отпуск, который состоится в июле, сотрудник получит в июне, то они будут учитываться при расчете налоговой базы июня. Если отпускные будут перечислены в июле, то, соответственно, отпускные не окажут влияния на июньские вычеты. Причем в предложенном Примере возможна разная комбинация событий:

1. Когда исчислялся и выплачивался отпуск, зарплата еще не была рассчитана, и  расчетная база не превысила 350 000 руб. Вычеты были предоставлены. Но в дальнейшем, при расчете зарплаты обнаружилось, что в сумме налоговая база превышает установленный предел. В этом случае доначисление налога в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 произойдет аналогично случаю 1.

2. Сумма отпускных следующего месяца сразу же увеличила расчетную базу сверх предела, и вычеты не были предоставлены.

Единственная возможность сохранить вычеты на июнь месяц, не нарушая Налогового Кодекса - это выплатить отпускные в июле. Чтобы при этом не нарушить Трудовой Кодекс - отпуск должен начинаться не ранее 4 июля.

Разобраться с особенностями применения вычетов при расчете отпуска помогает расшифровка, которая открывается иконкой Подробнее о расчете НДФЛ (см. рис. 4) на закладке Основной отпуск документа Отпуск.

Рис. 4. Подробная расшифровка расчета НДФЛ

Двойной вычет в отпуске

Рассмотрим пример, когда в  июле, до расчета заработной платы, были начислены отпускные. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в июле зарегистрирован документ Отпуск.

Пример 3

Рис. 5. Приказ на отпуск в июле, выплачиваемый в августе

Сотруднику с начала года положен вычет на первого ребенка с кодом 126 в сумме 1 400 руб. Вычет предоставляется ежемесячно, пока сумма дохода, облагаемого НДФЛ, не превысит 350 000 руб.

В соответствии с условием Примера, в тот момент, когда в июле рассчитывался налог на сумму отпускных августа, никаких других начислений в июле еще не производилось.

В это время еще не известно, будут ли у сотрудника какие-либо другие начисления. Соответственно, вычеты применяются по отношению к тому доходу, о котором есть информация. Это и есть отпускные. Но выплатить отпускные работодатель намерен 01.08.2017. Напомним, что вычеты применяются при исчислении налоговой базы. Налоговая база должна быть рассчитана на день перечисления денег сотруднику, т. е. на 01.08.2017. Следовательно, августовский вычет также применяется.

Сформированный отчет Регистр налогового учета по НДФЛ (см. рис. 6) наглядно демонстрирует, что в июле дохода не было, и поэтому вычеты применены к доходу, выплачиваемому в августе.

Рис. 6. Фрагмент «Регистра налогового учета по НДФЛ» сотрудника после расчета отпуска до расчета июльской зарплаты

Если сотрудник в июле работал, то при расчете зарплаты за июль у него появится информация о доходе - его июльской зарплате. При расчете НДФЛ в документе Начисление зарплаты и взносов вычет уже применяться не будет, так как он оказался использован при исчислении отпуска. Вид отчета Регистр налогового учета по НДФЛ (см. рис. 7) при этом изменится: вычет в июле будет соотноситься с доходом июля.

Рис. 7. Фрагмент «Регистра налогового учета по НДФЛ» сотрудника после расчета зарплаты за июль

Таким образом, если дата начисления отпуска - текущий месяц, а дата выплаты относится к следующему месяцу,  то вычеты будут предоставлены и за текущий, и за последующий месяц в случае, если этим событиям не предшествовали другие начисления в этих двух месяцах. Это полностью соответствует законодательству и корректно отражается во всей отчетности. Но если пользователь для повышения прозрачности учета НДФЛ хочет избежать предоставления двойных вычетов при регистрации отпуска, ему достаточно не допускать регистрации отпуска в месяце, предшествующем месяцу выплаты отпускных.

Подробнее см. видеозапись лекции в 1С:Лектории от 27.07.2017 «Практические рекомендации по оформлению отпусков, примеры в программе „1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3)».