Управленческий учет в «1С:ЗУП 8 КОРП» (ред. 3)

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» версии 3 предоставляет расширенные возможности по сравнению с версией ПРОФ.

Перечислим основные из них:

• ведение учета мероприятий по охране труда и подготовки документации при наступлении несчастного случая. В соответствии с разъяснениями, приведенными в письме Минтруда России от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136, в организациях, где численность работников превышает 50 человек, необходимо создать службу охраны труда или вводить в штатное расписание должность специалиста по охране труда. Программа обеспечивает автоматизацию рабочего места специалиста по охране труда;
• подготовка пакета документов для проведения специальной оценки условий труда (СОУТ). Эта возможность востребована в связи с необходимостью следить за датами проведения очередной спецоценки и учета аналогичных рабочих мест;
• расширенное управление доступом и предоставление удаленного доступа к программе - позволяет сотрудникам формировать в ней заявления на отпуска и командировки, информировать о болезни, запрашивать справки и тому подобное. Для руководителей удаленный доступ открывает возможности принятия оперативных решений;
• поиск кандидатов, в том числе в сети Интернет, а также проведение электронного собеседования - повышают эффектность работы с вакансиями;
• контроль мероприятий по адаптации, обучению и развитию персонала и возможность подключения элект­ронных обучающих курсов;
• настройка взаимодействия с программой «1С:Документооборот 8»;
• управление талантами и кадровым резервом - для снижения текучести кадров;
• использование современных методов мотивации (грейдирование, расчет зарплаты с применением ключевого коэффициента эффективности, льгот и компенсаций) - для повышения эффективности управления персоналом;
• ведение управленческой структуры предприятия и управленческих начислений - для создания дополнительных возможностей контроля и мотивирования сотрудников.

Остановимся подробнее на том, как организовать в программе ведение управленческого учета: управленческой структуры предприятия и управленческих начислений.

Управленческая структура предприятия

В холдингах структуру организации невозможно описать однозначно. С одной стороны, каждая из организаций, входящих в холдинг, имеет свое штатное расписание и структуру подразделений, как правило соответствующую бухгалтерскому учету затрат на заработную плату. Будем называть такую структуру организации регламентированной (штатным расписанием). С другой стороны, для управления холдингом требуется представление структуры подчинения, которая не обязательно будет соответствовать регламентированной.

Так, например, если в каждой из пяти организаций холдинга есть лаборатория, то с точки зрения холдинга - это одна лаборатория. И единое руководство всеми пятью лабораториями может осуществлять начальник лаборатории головного офиса. Например, в его функции может входить распределение работ по филиалам и владение информацией обо всех результатах испытаний, произведенных во всех лабораториях холдинга. С точки зрения регламентированного учета начальники лабораторий организаций подчиняются руководителям своих организаций. Но структура управления холдингом (управленческая структура) подразумевает подчинение начальников лабораторий филиалов начальнику головной лаборатории. Участвуя в работе филиальных лабораторий, анализируя результаты их испытаний, принимая ответственные решения по филиалам, руководитель головной лаборатории может получить премию за эффективную работу и руководство лабораториями филиалов организации, но формально, с регламентированной точки зрения, не числящийся в штатном расписании филиалов начальник головной лаборатории не может получать зарплату от этих источников.

Для эффективного управления и построения правильных схем мотивации сотрудников в холдинге следует учитывать именно управленческую структуру. Расширенная функциональность программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 (по отношению к версии ПРОФ) предоставляет возможность организовать управление структурой и мотивацией персонала холдинга в целом.

Настройки функциональности

Использование управленческой структуры предприятия включается в меню Настройки - Управления персоналом. Установка переключателя Организационная структура в положение не соответствует структуре юридических лиц открывает доступ к управленческому справочнику Структура предприятия. Отдельные подразделения управленческой структуры могут соответствовать структуре юридических лиц. Связь между управленческой и регламентированной структурой подразделений отображается в карточке Подразделения структуры предприятия флагом Соответствует структуре юридических лиц с указанием соответствующего регламентированного подразделения.

Штатное расписание

Штатное расписание формируется (см. рис. 1, 2) для регламентированных подразделений. В программе единицей штатного расписания служит Позиция штатного расписания. В карточке Позиции штатного расписания в поле Место в структуре предприятия устанавливается соответствие регламентированной и управленческой структуры. Например, можно в штатном расписании каждого из филиалов для лаборатории указать «Центральную лабораторию» как Место в структуре предприятия.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» предоставляется возможность просматривать и анализировать Штатное расписание в виде:

• одноуровнего списка по организации - показывает перечень всех позиций штатного расписания по всем организациям;
• иерархического списка по организации (см. рис. 1);
• списка структуры предприятия (рис. 2).

Рис. 1. «Штатное расписание» в виде «иерархического списка» организации

Рис. 2. «Штатное расписание» в виде «структуры предприятия»

Переключение производится кнопкой Вид списка (см. рис. 1, 2). Для работы со Штатным расписанием организации в виде иерархического списка необходимо установить флаг Организация и выбрать ее. Вид структуры предприятия позволяет работать со Штатным расписанием с точки зрения управленческого учета, поле Организация при этом не заполняется.

Управленческие начисления предприятия

Рассмотрим управленческие начисления (рис. 3, 4). Многочисленные исследования по приведению в соответствие целей организации и схем мотиваций сотрудников говорят о важности четкого понимания персоналом состава оплаты труда. Регла­ментированная зарплата должна строго соответствовать локальным нормативным актам. Зарплата, регламентированная локальными нормативными актами, облагается НДФЛ и страховыми взносами, выплачивается в установленные сроки и отображается в регламентированных (законодательством) отчетах. Так, в положении о премировании можно предусмотреть регламентированное начисление - премию по результатам труда. Фактически же эта премия может состоять из различных бонусов.

Процесс формирования отдельных бонусов назовем управленческой зарплатой. Управленческие бонусы не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами и не входят в средний заработок, так как отображаются в регламентированной зарплате единой суммой. Предустановленное регламентированное начисление Доначисление до управленческого учета рассчитывается как разница между уже начисленными регламентированными начислениями и управленческими бонусами.

Возможность использования управленческих начислений включается в меню Настройки - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержания - закладка Управленческий учет - флаг Использовать управленческую зарплату. Начисления, используемые только для управленческого учета, создаются в плане видов расчета Начисления с назначением Управленческий учет (см. рис. 3).

Рис. 3. Начисление с назначением «Управленческий учет»

Необходимость учета управленческих начислений определяется в Позиции штатного расписания кнопкой Упр. и регл. начисления (рис. 4). При этом становится доступным дополнительный табличный блок Управленческие начисления. Установка флага Доначислять в регл. учете до управленческого автоматически добавляет в табличную часть Регламентированный учет предустановленный вид расчета Доначисление до управленческого учета (см. рис. 4).

Рис. 4. Настройка начислений в «Позиции штатного расписания»

В документах Прием на работу и Кадровое перемещение автоматически заполняются управленческие и регламентированные начисления в соответствии с выбранной позицией штатного расписания. Далее их всегда вручную можно отредактировать.

Начисление и расчет управленческих начислений происходит в документе Начисление зарплаты и взносов на отдельной соответствующей закладке. Расчет Доначисления до управленческого учета происходит на закладке Начисления (рис. 5).

Так, например, у заведующего центральной лаборатории (о котором говорилось выше) в управленческом учете начислены бонусы за успешное руководство двумя лабораториями филиалов в сумме 4 000 руб. и 5 000 руб. (см. рис. 5). При расчете регламентированной зарплаты  ему начислено 9 000 руб. в виде Доначисления до управленческого учета.

Рис. 5. Начисление зарплаты в регламентированном и управленческом учете

По результатам начисления зарплаты можно формировать отчеты как по регламентированным расчетам, так и по управленческим.

От редакции. О применении механизмов управленческого учета и других расширенных возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 - см. на сайте 1С:ИТС видеозапись лекции экспертов 1С, которая состоялась 14.09.2017 в 1С:Лектории.