"Где деньги?"- сложный вопрос и конкретный ответ

Портрет компании Производственная фирма "Каравай" производит кондитерские и хлебобулочные изделия (торты, пирожные, печенье, булочки, пирожки и т. д.). Директор фирмы – Александр Анатольевич Трапезников. Численность персонала — 67 человек. Основные покупатели: сетевые ритейлеры, магазины формата "У дома", маленькие магазинчики и киоски Тамбова и Тамбовской области. Заказать продукцию компании можно по тел. (4752) 52-28-00, 52-16-42 и по электронной почте karavay.tambov@mail.ru.   Параметры проекта Вариант работы: файловый, через веб-сервер. Общее число автоматизированных рабочих мест: 8. Среднее число одновременных подключений к базе: 7. Часть пользователей работает терминально. Длительность проекта: 45 дней. Описание в справочнике "Внедренные решения" – http://www.1c.ru/rus/partners/solutions/solution.jsp?SolutionID=257466   Партнер проекта Консалтинговая фирма "Медиа-Консалт" г. Тамбов, ул. Советская, д. 191, оф. 201, тел. (4752) 53-63-00, 53-25-81. e-mail: mk@mediaconsalt.ru

Почему нет денег в этой ситуации, опытному предпринимателю понятно. Пресловутые "дебиторка" с "кредиторкой". И даже понятно, как именно с ними бороться – обязать менеджера не забывать о неоплаченных заказах и разумно планировать платежи. Если продолжать эту несложную логическую последовательность, встает вопрос: "Как организовать?".

Решение есть, и довольно простое. Если информация обо всех задолженностях собирается оперативно и в одном месте, директору не составит особого труда следить за ситуацией и обеспечивать должный контроль работы менеджеров и бухгалтерии. Но проблема обычно в том, что платежи, долги и обещания по оплатам – это знания отдельных сотрудников и информация в разрозненных файлах и таблицах. Даже просто собрать информацию – трудоемко.

Александр Анатольевич столкнулся с этой ситуацией в первые же дни после того, как взял управление компанией в свои руки. Некоторое время ушло на то, чтобы подручными средствами, приказами и распоряжениями попробовать побороть склонную к постоянному росту "дебиторку". Сотрудники старались – настойчиво и многократно вводили цифры в разные программы. Некоторые успехи даже были достигнуты, но денег по-прежнему не было.

Плюс к этому никак не удавалось решить проблему получения оперативной отчетности и по другим "нефинансовым" направлениям. Директора не устраивали ни скорость подготовки отчетов, ни их качество. 

Решение проблемы с дефицитом оборотных средств оказалось не таким уж и сложным. Александр Анатольевич обратился со своей проблемой к специалистам консалтинговой компании "Медиа-Консалт", пожаловался на отсутствие "единой картины" бизнеса и выразил заинтересованность в организации оперативного управления и финансового планирования на своем предприятии. Диагноз был поставлен быстро (и это не удивительно, большинство небольших компаний страдают тем же недугом) – отсутствие единого информационного пространства. Смысл этого серьезного определения прост: вся бизнес-информация должна храниться в едином месте и должна быть доступна тому, кто в ней в текущий момент заинтересован. В том числе и директору. Если это так, можно выстраивать и улучшать бизнес-процессы, контролировать работу сотрудников, планировать финансы и пр.

Создать единую систему, которая охватила бы два юридических лица, включая основное производство и удаленный цех, из используемых в фирме самописных складских программ, электронных таблиц и типовой бухгалтерской программы было нереально.

В рамках оговоренного ограниченного бюджета и требований к оптимальной функциональности для малого бизнеса ("без излишеств") консультантами "Медиа-Консалт" был предложен продукт "1С:Управление небольшой фирмой 8". Один из факторов "за" – возможность программы работать в режиме тонкого клиента (значительную часть компьютерного парка составляют не самые современные компьютеры).

Подробно о том, как проходили работы, можно прочитать на сайте компании "Медиа-Консалт" http://www.mediaconsalt.ru/pressreliz или узнать у специалистов компании, которые занимались проектом: Игорь Василенко и Дмитрий Воронин, тел. (4752) 53-63-00 или mk@mediaconsalt.ru.

Результаты

• Вопрос с планированием платежей и отслеживанием задолженностей (в том числе и по срокам) был решен одним из первых как наиболее тривиальный.
• Достоверная и оперативная информация для директора – в любой удобной форме.
• Планирование производства на основе заявок покупателей. 

Операторы в течение дня принимают заказы от покупателей. На их основе формируется план производства (оно работает и ночью) и план закупок. К утру свежая, готовая продукция загружается в машины для доставки клиентам. Для удобства операторов настроен специальный интерфейс – с отображением только необходимой информации по заказам покупателей и ходом их исполнения.

• Аналитический учет покупателей, имеющих несколько магазинов, – теперь взаиморасчеты ведутся для каждой торговой точки в отдельности, но с возможностью анализа ситуации по покупателю в целом.
• За счет оптимизации маршрутов сокращены расходы на транспортировку продукции.

В каждом договоре с контрагентом обязательно указывается характеристика "Бизнес-регион" (определяет адрес доставки продукции). Это позволило существенно сократить затраты, например, за счет того, что были исключены заведомо более затратные маршруты по доставке продукции одним транспортом одному покупателю, который имеет несколько магазинов в разных районах города.

• Сокращены затраты на ведение учета. Рассматривается вопрос о высвобождении 2–3 сотрудников, которые ранее занимались вводом и обработкой данных.
• Все пользователи (операторы, менеджеры, маркетолог, кассир) работают с большей скоростью и с меньшим количеством ошибок; прошли обучение непосредственно на своих местах: освоили полный рабочий цикл – от ввода первичной документации до получения отчетов.
• Реализован обмен данными с "банк-клиентом" ("Сбербанк") и обмен с "1С:Бухгалтерией 8". 

В планах

После разработки совместно с консультантами и согласования новых положений об оплате труда, схем мотивации сотрудников и должностных обязанностей задействовать в полной мере возможности блока зарплаты и кадров.