Как вести обмен кадровыми документами через «1С:Кабинет сотрудника»: эксперт 1С ответил на вопросы читателей БУХ.1С

Зачем бухгалтеру кадровый ЭДО?

Кадровый ЭДО - серьезное подспорье в работе для бухгалтера, который совмещает ведение бухгалтерского и кадрового учета. Сервис 1С:Кабинет сотрудника сокращает трудозатраты на все процессы обмена кадровыми документами с работником:

• не надо объяснять сотрудникам, как правильно подать то или иное заявление – в сервисе есть шаблон;

• на основании заявлений сотрудников можно быстро создать нужный приказ – программа сама перенесет все необходимые данные, руками их заводить не потребуется;

• программа сама направит документ на подпись работнику и будет напоминать о необходимости с ним ознакомиться;

• после получение документа программа сама переместит его в архив кадровых документов.

И даже если вы не ведете кадровый учет, задачи обмена кадровыми документами с сотрудниками (в том числе и расчетными листками), предоставление информации, подготовка справок периодически появляются и требуют определенных трудозатрат, которые можно значительно сократить, используя сервис 1С:Кабинет сотрудника. 

Насколько сложно перейти на кадровый ЭДО? 

Процесс перевода организации на кадровый ЭДО потребует определенных временных затрат, но результат, который вы получите, перекрывает все возможные неудобства подготовительного этапа. 

Чтобы перевести организацию на КЭДО, нужно принять соответствующий приказ по организации, утвердить положение о кадровом ЭДО и список документов, которые вы планируете перевести в электронный вид. Затем нужно направить сотрудникам уведомление о переходе на кадровый ЭДО и подписать с ними согласие о таком переходе.

У нас в организации много возрастных работников. Что делать в такой ситуации при переходе на КЭДО? Боимся, что они не освоят никакой новый сервис.

Практика использования 1С:Кабинета сотрудника показала, что уровень технической зрелости работников во всех компаниях, уже применяющих сервис, весьма высок. Практически у всех есть смартфоны, все привыкли пользователя банковскими приложениями, получать справки на Госуслугах, поэтому каких-либо серьезных сложностей с освоением функционала личного кабинета не возникло, так как он обладает крайне простым и интуитивно понятным интерфейсом. А процент перехода на кадровый ЭДО у промышленных предприятий доходит до 96%.

Переход на кадровый ЭДО с работодателем для сотрудников – дело добровольное. Они могут отказаться. Но перевод даже части сотрудников на электронный документооборот уже приносит большую пользу организации и облегчает работу бухгалтерии. Кроме того, та часть сотрудников, которая вначале отказалась, убедившись, что 1С:Кабинет сотрудника – это очень просто, а самое главное удобно, зачастую меняют свое решение и присоединяются к КЭДО компании.

Обязательно ли переводить всех сотрудников и все документы в кадровый ЭДО? Можно оставить часть документов на бумаге?

Нет, не обязательно переводить всех сотрудников на кадровый ЭДО – вы можете самостоятельно решать, с кем вы будете обмениваться электронными документами, а какие подразделения оставите на бумаге. С документами все точно так же – на усмотрение работодателя. Перечень документов, которые переводятся в электронный вид, составляется в приложении к Положению о кадровом ЭДО организации. Со временем список документов можно расширять, переводя новые кадровые документы в электронный вид. 

В сервисе 1С:Кабинет сотрудника появился новый функционал для приема на работу удаленных сотрудников. Чтобы собирать с сотрудника персданные, нам необходимо подписать с ним согласие на обработку персональных данных. Это можно сделать до начала сбора данных сотрудника через сервис? 

Обработка персональных данных на основании согласия физлица – это всего лишь один из вариантов законной обработки персональных данных. Помимо письменного согласия, такая обработка может осуществляться и на других основаниях. Перечень законных оснований обработки ПД установлен в соответствии с ч.1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ. В указанном перечне поименованы случаи обработки персональных данных в целях исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (п.5 ч.1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ). Заключение трудового договора – это как раз тот самый случай, когда одной из сторон заключаемого договора является работник. Поэтому для целей заключения трудового договора работодатель не обязан получать письменное согласие работника на обработку его персональных данных.

Может ли соискатель передать в организацию документы через сервис в электронном виде? Принимаем удаленного сотрудника. 

Да, для оформления на работу новые сотрудники могут передавать личные данные в кадровый отдел не в бумажном, а в электронном виде. Для этого в настройках функциональности сервиса 1С:Кабинет сотрудника (раздел Кадры) добавлена возможность установки флага Использовать сбор данных для оформления на работу. Список запрашиваемых данных доступен к настройке по одноименной ссылке Настроить запрашиваемые данные. После применения настройки в разделе Кадры появится ссылка на одноименный журнал документов Данные для оформления на работу.

Каким образом сотрудники могут подписывать документы в сервисе?

Сотрудники подписывают кадровые документы в сервисе 1С:Кабинет сотрудника простой электронной подписью. Например, в программе «1С:Бухгалтерия 8» такая возможность реализована начиная с версии 3.0.190. Функционал доступен, если используется сервис 1С:Кабинет сотрудника версии 8.3.

Реализовано ли как-то прохождение адаптации в 1С:Кабинете сотрудника? 

Процедуры адаптации, оценки, организация рабочих мест сотрудников HR-департамента и многое другое реализованы в новом решении 1С, которое называется 1С:Персонал. Оно интегрировано с 1С:Кабинетом сотрудника и позволяет организовать взаимодействие специалистов по HR с работниками и кандидатами через сервис 1С:Кабинет сотрудника. Сейчас проходит открытое бета-тестирование, в котором может принять участие любой желающий и получить доступ ко всем возможностям нового решения.  

Рассматриваем возможность обмена с сотрудниками авансовыми отчетами через сервис 1С:Кабинет сотрудника с подписанием отчета ЭЦП сотрудника. Возможно ли это? 

С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно направить работнику на подпись любой документ, разрешенный законодательством. Документы можно направлять из печатных форм, а если поддерживаемой печатной формы нет, то прикрепить его как произвольный документ. 

Если сотрудник увольняется, сколько времени он может пользоваться своими кадровыми документами в сервисе? 

Доступ к личному кабинету предоставляется то временя, которое организация укажет в настройках сервиса. После истечения указанного количества дней доступ к сервису прекращается, и лицензия высвобождается для дальнейшего использования, например, для сотрудника, которого вы потом примете вместо уволенного.

Планируется ли реализация в 1С:Кабинете сотрудника функционала, позволяющего на основании входящего документа осуществлять какие-либо действия (кроме ознакомления) по типу входящего документа? Например, руководитель получает уведомление об отпуске и может не только ознакомиться с уведомлением, но и указать в нем замещающего на время отсутствия сотрудника (с последующим уведомлением замещающего о его назначении) или в этом же уведомлении оформить перенос отпуска. Еще пример: на основании полученного в 1С:Кабинете сотрудника документа запустить полученный документ на согласование по маршруту, предусмотренному для этого типа документов.

Да, сценарии, про которые вы пишете, планируются к реализации. Первой появится возможность переноса отпуска по графику из уведомления. Далее будем стараться увеличивать количество подобных сценариев, когда сотрудник может совершать некоторые действия сразу же в документе, который он получил.

В материале использованы фото: NONGASIMO / Shutterstock / Fotodom.