Какие доверенности применяются для ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ФТС и другие ведомства с 1 сентября 2023 года

Сдавать отчетность без доверенности могут только руководители организаций и ИП. Если сдача отчетности поручена бухгалтеру или третьему лицу (например, если бухгалтерию ведет сторонняя компания или бухгалтер на аутсорсинге), то на него необходимо оформлять доверенность.

После перехода бизнеса на сдачу отчетности преимущественно по ТКС использование бумажных доверенностей стало неудобным. Бумажную доверенность на сотрудника, уполномоченного представлять отчетность от имени организации или ИП, нужно передать в ведомство до направления электронной отчетности. Теряется весь смысл электронной отчетности. При этом ИП свои доверенности вынуждены еще и заверять у нотариуса.

В связи с этим ФНС России начала переход организаций и ИП на электронные доверенности для подтверждения полномочий в электронном виде (приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Уже с августа 2021 года в решениях 1С поддерживается возможность формирования и отправки в ФНС электронной доверенности по ТКС.

Затем было введено понятие машиночитаемой доверенности. МЧД – это электронная доверенность, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП. Она подтверждает полномочия физлица – представителя организации (сотрудника или третьего лица) при подписании электронных документов. Доверенность имеет электронный машиночитаемый формат, создается и представляется в формате XML.

С 1 марта 2022 года организации и ИП получили возможность использовать МЧД для юридического заверения полномочий физлиц на добровольной основе. Фирма «1С» почти сразу реализовала функционал МЧД в программе «1С:Бухгалтерия 8» для тестирования.

В дальнейшем переход на применение МЧД власти несколько раз сдвигали из-за неготовности участников электронного документооборота к работе с МЧД в связке с сертификатом электронной подписи своих представителей – физических лиц. В 2022 году срок перехода на обязательное применение машиночитаемых доверенностей был перенесен на 1 сентября 2023 года.

Но в августе 2023 года власти еще раз продлили возможность использования оформленных сертификатов ключей проверки электронной подписи представителей юрлиц и ИП без приложения МЧД (Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ).

Если квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оформлен на представителя юрлица или на индивидуального предпринимателя до 31 августа 2023 года включительно, то он может использоваться без МЧД еще год, до 1 сентября 2024 года. После этой даты уполномоченным представителям нужно в обязательном порядке получить личную КЭП физлица (без привязки к компании), а компаниям оформить на своего представителя МЧД. 

В других случаях применять машиночитаемые доверенности нужно с 1 сентября 2023 года.

Применение бумажных доверенностей в 2023 году

Означает ли переход на обязательное применение МЧД отказ от бумажных доверенностей? Нет. Переход налогоплательщика на использование МЧД не исключает возможности использования обычных бумажных доверенностей для представления отчетности, а также не отменяет все ранее оформленные бумажные доверенности (письмо ФНС от 03.06.2022 № ЕА-3-26/5811@).

Бумажные доверенности могут продолжать применять небольшие компании на спецрежимах, до сих пор сдающие «бумажную» отчетность. Также по бумажным доверенностям можно представлять документы, которые ФНС и другие ведомства принимают в бумажном виде (например, ответы на требования, различные заявления).

В тоже самое время в вышеуказанном письме ФНС отмечает, что при осуществлении электронного документооборота с налоговыми органами по ТКС именно электронные доверенности наиболее предпочтительны.

Как перейти на применение МЧД в 2023 году

МЧД – это электронный документ и предоставляет полномочия на подписание именно электронных документов в рамках ЭДО. Налогоплательщикам, использующим машиночитаемую доверенность, не нужно представлять бумажную доверенность в ведомства для сдачи отчетности представителем. А индивидуальным предпринимателям, применяющим МЧД, больше не требуется заверять доверенность у нотариуса.

В настоящее время нет единого формата МЧД, используемого в целях взаимодействия с различными ведомствами и внебюджетными фондами. Каждое контролирующее ведомство и фонд может утвердить для организаций и ИП свой формат электронной доверенности, который позволит представлять интересы компании именно в данном ведомстве или фонде. Если какое-либо ведомство принимает МЧД, но свой формат не установило, то для отправки отчетности можно использовать единый формат 003, разработанный Минцифры и размещенный на ЕПГУ.

Для применения МЧД компаниям и ИП необходимо:

1. Выпустить доверенному лицу ЭП физлица (например, через сервис 1С:Подпись).

2. Выпустить МЧД (с указанием полномочий доверенного лица), подписав квалифицированной электронной подписью руководителя компании или ИП.

ВНИМАНИЕ! О сроках поддержки законодательных изменений, касающихся работы с МЧД, см. в «Мониторинге законодательства» в разделе «Машиночитаемые доверенности».

МЧД для сдачи отчетности в ФНС

В решениях 1С поддерживается отправка отчетности в налоговые органы с использованием МЧД, зарегистрированной через сервис 1С-Отчетность и через распределенный реестр ФНС. При использовании функционала для регистрации МЧД через распределенный реестр подключение к сервису 1С-Отчетность не требуется.

Для сдачи отчетности в налоговые органы необходимо использовать формат МЧД, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. МЧД ФНС должна содержать следующие реквизиты:

• номер доверенности и сведения о доверителе;

• сведения о представителе (Ф. И. О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);

• дату совершения доверенности и срок ее действия;

• перечень полномочий представителя;

• усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя компании.

В сервисе 1С-Отчетность новая МЧД оформляется в разделе Уведомления. Нужно нажать команду Создать и в появившемся окне Виды уведомлений выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС).

В решениях 1С экранная форма МЧД ФНС РР доступна в рабочем месте 1С-Отчетность в разделе Уведомления. По команде Создать в открывшейся форме Виды уведомлений из папки МЧД следует выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС, распределенный реестр).

Перед сдачей отчетности сформированную МЧД необходимо направить в ФНС для регистрации.

По завершении регистрации сведения о сотруднике, на которого была оформлена доверенность, автоматически будут добавлены в учетную запись ЭДО с сертификатом электронной подписи и номером оформленной доверенности.

После этого электронную доверенность можно использовать для представления в ФНС любой налоговой и бухгалтерской отчетности. По умолчанию (если иное не указано в самой доверенности) МЧД будет действовать во всех налоговых инспекциях, где компания-доверитель состоит на налоговом учете.

Создать МЧД для сдачи отчетности в налоговые органы можно также в сервисе ФНС России «Создание и проверка доверенности в электронной форме».

МЧД для сдачи отчетности в СФР

МЧД ФНС для сдачи отчетности в СФР не подойдет. Если пытаться сдать отчетность в фонд на основании электронной доверенности ФНС, то отчетность не примут. Но и единого утвержденного формата МЧД для СФР пока нет. Формат электронной доверенности для фонда зависит от того, какую именно отчетность в СФР планируется представлять.

Для отправки отчетов и документов, которые ранее направлялись в ФСС (например, электронные листки нетрудоспособности, справки в целях оформления разного рода пособий) работодатели должны использовать формат МЧД, представленный на сайте СФР.

Если МЧД будет использоваться для представления отчетности по форме ЕФС-1, АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3, необходимо оформить доверенность по формату, утв. постановлением правления ПФР от 21.04.2022 № 63п. Данная электронная доверенность носит название «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП).

Для создания МЧД в СФР (ФСС) в сервисе 1С-Отчетность нужно нажать кнопку Создать в разделе Уведомления и выбрать Машиночитаемая доверенность (СФР, бывш. ФСС).

Для создания МЧД в СФР (ПФР) в сервисе 1С-Отчетность нужно нажать кнопку Создать в разделе Уведомления и выбрать Уведомление о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывш. ПФР).

ВНИМАНИЕ! Для работы с МЧД СФР в сервисе 1С-Отчетность сертификат электронной подписи доверителя должен быть выдан удостоверяющими центрами, авторизованными фирмой «1С»: ЦБ РФ, ООО «Такском», АО «Калуга Астрал», АО «Электронная Москва», ООО «НПЦ «1С», ФНС РФ, Федеральное казначейство.

МЧД для сдачи отчетности в Росстат и ФТС

Собственные форматы машиночитаемой доверенности ФТС и Росстат пока не утвердили. Ведомства присоединились к обмену машиночитаемыми электронными доверенностями через блокчейн-платформу ФНС России. Соответственно, в настоящее время организации и ИП могут сдавать отчетность в Росстат и ФТС, применяя машиночитаемые доверенности на базе распределенного реестра ФНС.

Причем к представляемой в указанные ведомства обязательной отчетности не придется прилагать и МЧД ФНС. Росстат и ФТС самостоятельно проверят в базе данных ФНС наличие или отсутствие электронной доверенности в универсальном формате МЧД 003 на конкретного сотрудника, представившего отчетность. Если в базе налоговиков имеются сведения об оформленной на сотрудника МЧД, то представленную отчетность примут; если таких сведений не обнаружится – в приеме отчетности откажут.

МЧД для взаимодействия с ЕГАИС

С 1 сентября 2023 года в продуктивном контуре ЕГАИС можно будет использовать только формат доверенности, сформированный Минцифры (единый формат, версия 003).

Сейчас для тестового контура реализована поддержка следующих форматов МЧД:

• формат доверенности, разработанный ФНС РФ (базовый формат, версия 002; использование допускается только в тестовом контуре ЕГАИС до 01.09.2023);

• формат доверенности, разработанный Минцифры (единый формат, версия 003).

Инструкции по использованию машиночитаемых доверенностей для ЕГАИС размещены в личном кабинете ЕГАИС.

МЧД для ЭДО с контрагентами

Организациям и ИП нужны разные форматы МЧД для:

• обмена электронными документами в рамках ЭДО с контрагентами,

• взаимодействия с контролирующими ведомствами и структурами.

Сформировать МЧД для электронного документооборота с контрагентами можно через сервис 1С-ЭДО. Для этого на каждого сотрудника, который будет подписывать электронные документы от имени компании, нужно оформить сертификат физического лица. В решениях 1С сертификат оформляется с помощью сервиса 1С:Подпись.

Полученный сертификат нужно добавить в список сертификатов, зарегистрированных в программе 1С. Затем на сотрудника оформляется МЧД с КЭП руководителя компании. Потом сотрудника нужно добавить в учетную запись ЭДО, указав его сертификат и оформленную МЧД. После этого сотрудник сможет подписывать любые электронные документы своей подписью.

МЧД всегда оформляется в таком формате, который позволяет проверять ее подлинность в автоматическом режиме. В сервисе 1С-ЭДО реализована комплексная проверка МЧД и подписей представителей. Если подпись и МЧД контрагента не проходят автоматическую проверку, подписание электронных документов блокируется программой. При этом блокировка не является полной: начиная с версии модуля ЭДО 1.9.9.70 можно подтверждать правильность подписания по МЧД вручную.