Содержание
- Служебные командировки: о чем нужно помнить работодателю
- Учет в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» событий, совпавших с командировкой
Служебные командировки: о чем нужно помнить работодателю
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ гарантирует, что на время командировки за сотрудником будет сохранено рабочее место и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Также работнику возместят расходы, связанные со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ). К ним относятся затраты на проезд; найм жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Специальный документ, который регулирует отношения между командированными работниками и работодателями - это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение).
Порядок оформления сотрудника в служебную командировку в программах «1С» подробно изложен в статье информационной системы ИТС в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» раздела «Кадры и оплата труда» - см. http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33764:2. В этом же справочнике рассматриваются особенности расчета среднего заработка, который сохраняется за работником в случаях, установленных Трудовым кодексом РФ - см. http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33849:1
Учет в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» событий, совпавших с командировкой
Сразу оговорим, что дни дороги к месту служебного задания входят в число дней командировки, ведь оплачиваются они так же - по среднему заработку (письмо Минфина России от 04.02.2009 № 03-03-06/1/39). Теперь перейдем к тонкостям, которые влияют на период командировки. На практике нередки различные коллизии, связанные с командировками, например:
- командировка приходится на выходной день;
- сроки командировки изменились;
- работник во время командировки заболел;
- работник прервал отпуск для отъезда в срочную командировку.
Рассмотрим подробно особенности перечисленных случаев, а также порядок их отражения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Командировка приходится на выходной день
Для начала определимся с самим понятием «выходной день». Общий выходной день - это воскресенье. Второй день отдыха при пятидневной рабочей неделе организации устанавливают самостоятельно в локальных нормативных актах. Часть 2 статьи 111 ТК РФ предусматривает, что оба выходных дня, как правило, предоставляются подряд.
При этом работодатель в соответствии с принципами международной организации труда вправе по своему усмотрению устанавливать выходные дни, учитывая требования производства, местных обычаев, способностей и навыков различных групп трудящихся. Это не противоречит части 3 статьи 111 ТК РФ, которая разрешает предоставлять выходные в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно внутреннему трудовому распорядку.
Конкретная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха зависит от установленного в организации режима работы, но, согласно статье 110 ТК РФ, не может быть менее 42 часов.
Рабочие и выходные дни у командированных работников считаются по графику основного места работы. И средний заработок оплачивается за те дни командировки, которые являются рабочими для него по графику его основного места работы (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Возможны три ситуации, когда командировка приходится на субботу или воскресенье:
- сотрудник находится в командировке, но к работам не привлекается, то есть, фактически отдыхает;
- сотрудник находится в командировке и выполняет работу в выходной день;
- сотрудник находится в командировке в субботу или в воскресенье, но по его графику эти дни рабочие.
В первом случае эти дни не подлежат оплате, в табеле отмечаются как «выходные», и в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» делать ничего не нужно.
Второй случай. Если работник согласился работать в выходные для него дни, то оплачивать их нужно не менее чем в двойном размере. То есть по общим правилам, установленным в статье 153 ТК РФ. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следует оформить документ Оплата праздничных и выходных дней. В табеле эти дни будут отмечены «РВ».
Теперь разберемся с третьим случаем. Если рабочий день в командировке совпадет с трудовым днем по графику основного места работы, то он оплачивается в размере среднего заработка (ст. 168 ТК РФ). В программе нужно убедиться, что График работы сотрудника настроен правильно. Автоматически дни будут рассчитаны по среднему и отражены в табеле буквой «К».
Не забудьте, что об изменении графика человека нужно предупредить заблаговременно, не менее чем за два месяца согласно статье 74 Трудового кодекса РФ, и получить его письменное согласие.
Сроки командировки изменились
Порядок изменения сроков командировки законодательно не определен. Организация может разработать его самостоятельно и закрепить в положении о командировках. В нем можно указать, какие документы будут служить основанием для продления командировки или отзыва из нее, учесть порядок извещения об этом работника - письмом или телефонным звонком. Оплата командировочных расходов в любом случае производится за время фактического пребывания в командировке. Действия в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», необходимые для корректного расчета, зависят от момента, в который принято решение об изменении сроков командировки.
Если окончательный расчет зарплаты за месяц, в котором происходила командировка, еще не произведен, то документ Оплата по среднему нужно просто отредактировать, пересчитать и перепровести. Недоплаченные или излишне выплаченные суммы будут учтены при расчете зарплаты.
В случае, когда зарплата за месяц рассчитана, а проводки перенесены в программу «1С:Бухгалтерия 8», изменять существующий документ, конечно, уже нельзя. Здесь нужно использовать кнопку Исправить в нижней части экранной формы документа. При этом будет создан новый документ в текущем расчетном месяце. В нем прежние суммы будут сторнированы, а новые - начислены (рис. 1).
Что касается кадрового документа Командировки организации, то непосредственно на расчет он не влияет. Изменять его нужно в соответствии с принятым в организации порядком учета. Но имеет смысл его актуализировать для того, чтобы впоследствии не возникло путаницы.
Командированный сотрудник заболел
Будучи в командировке, работник заболел. В этой ситуации он имеет право на пособие по нетрудоспособности на общих основаниях. Работодатель должен оплатить все календарные дни его болезни. Но, поскольку законодательство не позволяет одновременно выплачивать зарплату и пособие, то средний заработок такому работнику за дни болезни в командировке не положен. Если сотрудник лечится амбулаторно, то ему оплачивают суточные и расходы по найму жилого помещения. Такой порядок оплаты предусмотрен пунктом 25 Положения.
В случае, когда человек оказался в больнице, работодатель помимо больничного должен начислить ему только суточные.
Кстати, перед отправкой в командировку напомните сотруднику, что обо всех непредвиденных обстоятельствах он обязан сообщать немедленно. Если работник оповестит вас о своей болезни, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно будет изменить сроки командировки (см. раздел статьи «Сроки командировки изменились»). Документ листок нетрудоспособности еще не предоставлен. Поэтому оснований для начисления пособия пока нет. Чтобы заработок по основному месту работы за этот период автоматически не начислился, нужно ввести документ Невыходы в организации.
В дальнейшем сотрудник принесет свой больничный лист. Документ Начисление по больничному листу будет зарегистрирован в программе, и при условии соответствующей настройки вытеснений видов расчета автоматически вытеснит дни без оплаты. Взаимодействие документов Начисление по больничному листу и Оплата по среднему заработку также зависит от настройки вытеснений.
Напомним, что настройка вытеснений выполняется в форме вида расчета на закладке Прочее. Механизм вытеснений подробно изложен в статье, размещенной в информационной системе ИТС в справочнике «Методическая поддержка в 1С:Предприятии 8» раздела «Технологическая поддержка прикладных решений» - см. http://its.1c.ru/db/metod81#content:2715:1. Пример настройки Оплаты больничных листов подробно рассмотрен в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1C"» раздела «Кадры и оплата труда» - см. http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33658:2
Сотрудника отозвали из отпуска, чтобы отправить в командировку
Как оформить в программе случай, когда сотрудник, находящийся в отпуске, вынужден отправиться в командировку? Ответ здесь простой: в отпуске сотрудник работать не может. Это значит, что прежде чем оформлять приказ на командировку, нужно отозвать работника из отпуска. Аналогичные действия следует выполнить и в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Скорректировать или Исправить (в зависимости от месяца расчета) документ Начисление отпуска сотрудникам организаций и лишь затем оформлять командировку.
В информационной системе ИТС ПРОФ можно ознакомиться с подборкой материалов по командировкам. Перейти в нее можно по ссылке «Командировки» в блоке «Тематические подборки» на главной странице сайта http://its.1c.ru/. Здесь представлена информация, в том числе о порядке оформления авансового отчета по командировке в «1С:Бухгалтерии 8»; об учете расходов на командировки налогоплательщиками, применяющими общую систему налогообложения (ОСНО) и упрощенную систему налогообложения (УСН) и др. Кроме того, можно рассчитать, используя свои данные, среднедневной заработок для оплаты времени нахождения работника в командировке по должностным окладам, тарифным ставкам, при суммированном учете рабочего времени. Подробнее - в разделе «Обзор материалов. Командировки» на главной странице сайта http://its.1c.ru/
