Межрасчетные выплаты: отражение в отчетности, оформление в «1С:Предприятии 8»

Согласно пункту 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Дата фактической выплаты определяется исходя из пунктов 1 и 2 статьи 223 НК РФ.

В терминологии статьи 223 НК РФ все выплаты, производимые сотруднику, можно разделить на две группы:

• выплаты дохода в виде оплаты труда;
• выплаты дохода не в виде оплаты труда.

Фактической датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). Для дохода не в виде оплаты труда такой датой признается день выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).

И до недавнего времени казалось, что для определения даты, когда нужно перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц, необходимо определиться, относится ли доход к виду оплаты труда или нет.

Квалификация оплаты очередного отпуска всегда вызывала дискуссию.

Сторонники версии «Отпуск - это не труд» мотивировали интуитивным пониманием. Отпуск - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, его оплату нельзя отнести к оплате труда, а значит и датой получения дохода признается день выплаты дохода. То есть НДФЛ следует исчислять, удерживать и перечислять непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Эту позицию поддерживал в своих письмах и разъяснениях Минфин России.

Оппоненты этой версии приводили в качестве аргумента нормы Трудового кодекса Российской Федерации. Так статья 136 ТК РФ называется: «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» и в ней, среди прочего, указано: «Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала». Что однозначно свидетельствует о том, что отпуск - это заработная плата.

К тому же международная конвенция от 24.06.1970 № 132 об оплачиваемых отпусках, ратифицированная Россией 01.07.2010, прямо называет выплаты за период ежегодного отпуска заработной платой.

В программах системы «1С:Предприятие» была реализована именно эта позиция. НДФЛ с отпускных рассчитывался в зависимости от месяца, за который рассчитан отпуск. Если отпуск был переходящим из месяца в месяц, то база для расчета НДФЛ определялась отдельно за каждый месяц. И налог рассчитанный и удержанный регистрировался в соответствующих месяцах. Уплату налога для распределения по сотрудникам также следовало распределять по месяцам начисления отпуска.

В ноябре 2011 года спор об отношении отпуска к заработной плате был вынесен на рассмотрение Высшего Арбитражного Суда РФ. Спорили налоговый агент, который определял день получения отпускных по правилам, аналогичным выплате заработной платы (последний день месяца - п. 2 ст. 223 НК РФ) и налоговый орган, настаивавший на том, что отпуск нельзя относить к выполнению трудовых обязанностей, и согласно пункту 1 статьи 223 НК РФ день выплаты отпускных - это и есть день для перечисления НДФЛ.

ВАС РФ на основе анализа содержания статей 107 и 114 ТК РФ, определяющих понятия времени труда и времени отдыха, ежегодного оплачиваемого отпуска, сделал вывод, что оплата отпуска, несмотря на то, что она связана с трудовыми отношениями налогоплательщика с налоговым агентом, имеет иную (отличную от заработной платы) природу, поскольку фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, вынес Определение от 11.11.2011 № ВАС-11709/11 в пользу налогового органа. Но при этом не появилось никаких указаний о том, как должен быть исчислен налог при выплате доходов до окончания очередного месяца налогового периода: должен ли налог в этом случае рассчитываться нарастающим итогом с учетом начисленных ранее сумм налога, следует ли применять налоговые вычеты и т. д.

Поэтому начиная с версии 2.5.54 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в программах системы «1С:Предприятие 8» появилась возможность пользователям самостоятельно выбирать, в каком месяце регистрировать доход - оплату отпуска и налог исчисленный, удержанный и перечисленный. В справочнике Код доходов НДФЛ для кода 2012 нужно указать Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ (рис. 1).

Рис. 1

Вскоре арбитражные суды первой и апелляционной инстанций (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 12.12.2011 по делу № А41-18552/11) вынесли решение в пользу налогового агента. В постановлении говорится, что налоговым агентом исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога на доходы физических лиц с сумм оплаты отпусков и иных выплат до истечения периода, к которому они относятся, производиться не могут. В своем решении суд указал, что из статей 114 и 129 ТК РФ следует, что оплата отпуска относится к заработной плате работника, что подтверждается и статьей 136 ТК.

И поэтому, несмотря на наличие новой возможности в программе, пользователи (справедливо на тот момент) ее не использовали. И в большинстве организаций по-прежнему регистрировали отпуск по месяцу, за который производится начисление.

Сложившаяся противоречивая арбитражная практика повлекла передачу коллегией судей ВАС дела в Президиум. В ходе заседания судья установил, что отпускные налоговый агент выплачивал не в полном объеме, а за вычетом НДФЛ. То есть удержанный в начале месяца при выплате отпускных НДФЛ был перечислен не сразу, а только в конце месяца. Налоговый агент имел возможность на протяжении месяца пользоваться не принадлежащими ему средствами, что противоречит определениям налога и налогового агента.

База для исчисления НДФЛ с отпускных отличается от облагаемой базы - остальной зарплаты - тем, что зарплата может в течении месяца изменяться (будет зависеть от отработанного времени), а сумма отпускных уже зафиксирована, и ничто не препятствует исчислению НДФЛ с этой базы.

Говоря об отпускных, как об оплате труда, в законодательстве (ТК и международная конвенция) подразумеваются гарантии сохранения заработка наравне с сохранением рабочего места, а не о виде выплат в терминологии НК РФ.

Постановлением Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № ВАС-11709/11 была окончательно поставлена точка в определении фактической даты выплаты отпускных - ее следует считать день выплаты.

Изменения в расчете НДФЛ в программах системы «1С:Предприятие 8»

В связи с Постановлением Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № ВАС-11709/11 в программах системы «1С:Предприятие» уточнен учет доходов при межрасчетных выплатах.

В ряде документов, регистрирующих доходы, определенной зафиксированной суммой, в сроки отличные от выплаты зарплаты (т. е. межрасчетные выплаты), предоставлена возможность указания предполагаемой даты выплаты (получения) дохода, а также реализовано исчисление налога на доходы физических лиц по начисленным в документах суммам.

Суммы исчисленного налога и предоставленных вычетов предлагаются для просмотра аналогично документу Начисление зарплаты сотрудникам организаций и в дальнейшем учитываются при исчислении налога на доходы физических лиц по итогам месяца.

Изменения произошли в следующих документах:

- Начисление дивидендов;
- Начисление отпуска сотрудникам;
- Начисление по больничному листу;
- Регистрация разовых начислений сотрудников.

Пример. Расчет НДФЛ на примере документа «Начисление отпуска сотрудникам»

Сотрудник Алехин С.А. уходит в отпуск с 24 декабря 2012 года. Отпуск продолжается по 14 января 2013 года. В справочнике Коды доходов НДФЛ для кода 2012 Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ установлен По дате выплаты, месяцу начисления (рис. 2). Рис. 2 Обратите внимение: по сравнению с рисунком 1 изменился выбираемый порядок. Если раньше можно было выбрать лишь месяц, и регистрировался налог последним днем выбранного месяца, то теперь регистрация происходит по дате выплаты дохода. Выплатить отпускные следует не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому поле Дата выплаты дохода заполняется автоматически датой 21.12.2012. На закладке Оплата рассчитана не только сумма отпуска, но и НДФЛ. Он рассчитан с доходов зарегистрированных по состоянию на 21.12.2012 (см. рис. 3). Рис. 3 Именно эта начисленная сумма налога и будет удержана при формировании платежной ведомости.

Изменение законодательства РФ и связанные с ним изменения программы предоставили возможность существенно упростить заполнение документа Перечисление НДФЛ в бюджет. Ведь теперь вся начисленная сумма отпускных перечисляется и распределяется в одном месяце.

Вследствие выполненных изменений отчет Регистр налогового учета теперь формируется с указанием реальной даты перечисления НДФЛ (даты выплаты дохода).

Особенность формирования 2-НДФЛ за 2012 год

Из исторической справки, приведенной выше, понятно, почему изменения в политике учета НДФЛ менялись в течение этого года.

Возможно возникновение следующей ошибочной ситуации.

В декабре 2011 года был оформлен отпуск с 24 декабря 2011 года по 14 января 2012 года.

В момент проведения документа в справочнике кодов дохода Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ был установлен По месяцу за который производится начисление. И поэтому январская часть переходящего отпуска декабря 2011 года была зарегистрирована в январе 2012 года. В середине года произошли законодательные изменения. Изменилась и настройка этого реквизита. Кроме того, при обновлении конфигурации на релиз 2.5.57 во всех (в том числе и давних) документах Начисление отпуска сотрудникам организаций автоматически создалось и заполнилось поле Дата выплаты дохода. Оно заполнилось согласно правилу - «за три дня до начала отпуска». Аналогично рассмотренному выше примеру - 21.12.2011. Само по себе это не влечет никаких изменений. Но если по каким-либо причинам (например, приведение в порядок ОКАТО или изменение параметров учета) потребовалось перепровести все документы, то перепроведение такого документа вызовет изменение его регистрации, и он уже не попадет автоматически в отчет 2012 года, а при формировании справок 2-НДФЛ за 2011 год обнаружится, что они изменились, и в них включается январская часть отпуска.

Следует проверить все документы, которые по прежним правилам относились к 2012 году, а по новым - к 2011, и убедиться, что они соответствуют ожиданиям. Если же перепроведение произошло, то чтобы вернуть их в отчет 2012 года достаточно изменить дату выплаты дохода на 2012 год и вновь перепровести. В противном случае придется подать в налоговый орган новый измененный отчет за 2011 год.

Другие документы межрасчетных выплат

В остальных документах начисляющих межрасчетные выплаты (Начисление дивидендов,  Начисление по больничному листу, Регистрация разовых начислений сотрудников) поле Дата выдачи дохода для НДФЛ автоматически заполняется рабочей датой.

Рабочая дата устанавливается в меню Сервис-параметры и может принимать значение либо текущей системной даты, либо быть установленной на конкретную дату (рис. 4).

Рис. 4

 Поле Дата выдачи дохода для НДФЛ документа следует скорректировать, установив реальную дату выплаты.

В документах Начисление по больничному листу и Регистрация разовых начислений сотрудников налог на доходы физических лиц рассчитывается на отдельной закладке (см. рис. 5).

Рис. 5

В документе же Начисление дивидендов налог на доходы физических лиц начислялся и раньше, но теперь доход и налог регистрируются в соответствии с Датой выплаты.

В конце месяца при начислении зарплаты налог на доходы физических лиц рассчитывается с учетом уже начисленных в этих документах сумм межрасчетных выплат. Подробно тема учета доходов и исчисления НДФЛ при межрасчетных выплатах рассмотрена на ИТС http://its.1c.ru/updinfo/HRM/2.5.57 .