Заполнение формы статистики №1 (рабочая сила) в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Представление статистической формы №1 (рабочая сила)

Раз в 4–5 лет организации всех форм собственности, которые включены в выборку на текущий год территориальными органами Росстата, в том числе обособленные подразделения, должны представить форму федерального статистического наблюдения №1 (рабочая сила) «Сведения о составе затрат организации на рабочую силу» за 2025 год.

Обязанность представить отчет возникает, если основной вид деятельности организации по классификатору ОКВЭД 2 (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2014, утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 №14-ст, в ред. приказа Росстандарта от 23.01.2026 №32-ст) относится к разделам (включительно):

• B – Добыча полезных ископаемых;

• С – Обрабатывающие производства;

• D – Обеспечение электроэнергией, газом, паром; кондиционирование воздуха;

• E – Водоснабжение; водоотведение, организация сбора и утилизация отходов;

• F – Строительство;

• G – Торговля оптовая и розничная; ремонт автотранспортных средств и мотоциклов;

• H – Транспортировка и хранение;

• I – Деятельность гостиниц и предприятий общественного питания;

• J – Деятельность в области информации и связи;

• K – Деятельность финансовая и страховая;

• L – Деятельность по операциям с недвижимым имуществом;

• M – Деятельность профессиональная, научная и техническая;

• N – Деятельность административная и сопутствующие дополнительные услуги.

Исключением являются микропредприятия, которые на начало отчетного периода (на 31 декабря 2024 года) числились в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (Федеральный закон от 24.07.2007 №209-ФЗ). Также не включаются сведения по обособленным подразделениям, осуществляющим деятельность за пределами РФ. При наличии у юридического лица обособленных подразделений статистическая отчетность должна заполняться по каждому обособленному подразделению в отдельности и по юрлицу в целом без учета этих подразделений.

❗ Субъекты МСП (не микропредприятия), отвечающие этим критериям, сдают форму на общих основаниях.

Новая форма №1 (рабочая сила) за 2025 год

Форма №1 (рабочая сила), порядок ее заполнения и формат электронного представления утверждены приказом Росстата от 22.07.2025 №348, в ред. приказа Росстата от 25.12.2025 №751. Обновленная форма, применяемая с отчетного периода за 2025 год, вступила в силу с 1 апреля 2026 года и состоит из:

• Титульного листа;

• Раздела 1 «Численность работников, отработанное и оплаченное время»;

• Раздела 2 «Затраты на рабочую силу»;

• Раздела 3 «Справочные сведения».

Раздел 1 заполняется по всем работникам списочного состава (включая занятых на неполном рабочем времени), за исключением внешних совместителей и лиц, работавших по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

Раздел 2 содержит все виды затрат организации, связанные с содержанием персонала: от прямых выплат заработной платы за отработанное время до расходов на социальную защиту, командировки и культурно-бытовое обслуживание.

❗ Выплаты в натуральной (неденежной) форме отражаются в отчете несколько раз.

В Разделе 3 отражаются суммы начисленных дивидендов (включая выплаченные работникам организации) и сведения об ответственном лице (подписанте отчета).

Ответственность за непредставление статистической формы №1 (рабочая сила)

Статистическую форму №1 (рабочая сила) необходимо представить в территориальные органы Росстата по месту фактического осуществления деятельности юрлица (обособленного подразделения) в электронном виде (ч.7 ст.8 Федерального закона от 29.11.2007 №282-ФЗ).

За несвоевременное представление отчета или его отсутствие при наличии наблюдаемого явления организация будет привлечена к административной ответственности по статье 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), которая предусматривает наложение штрафов в следующих размерах:

• для должностных лиц: от 10 000 до 20 000 руб. (за повторное нарушение – от 30 000 до 50 000 руб.);

• для юридических лиц – от 20 000 до 70 000 руб. (за повторное нарушение – от 100 000 до 150 000 руб.).

При отсутствии наблюдаемого явления следует представить форму с незаполненными показателями («нулевой» отчет).

Заполнение формы №1 (рабочая сила) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Начиная с версий 3.1.34.228 и 3.1.37.14 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализовано автоматическое заполнение стат.формы №1 (рабочая сила) за 2025 год в соответствии с Приказом №348. А с версий 3.1.34.253 и 3.1.37.54 в программу добавлена возможность выгрузки электронного файла отчета в XML-формате версии 03-04-2026.

Подготовить регламентированный отчет в программе можно с помощью сервиса 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Статистика), рис. 1.

Рис. 1. Форма №1 (рабочая сила) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

❗ В списке отчетов вид отчета Статистика: Форма 1 (рабочая сила) будет выделен серым цветом.

Заполнение Титульного листа

Для заполнения Титульного листа в программе необходимо проверить сведения об организации (раздел Настройка – Предприятие – Организация) и о подразделении (раздел Настройка – Предприятие – Подразделение).

❗ Для территориально обособленных подразделений наименование и 14-значный идентификационный номер указываются внутри его карточке. Для ввода данных в карточке подразделения должен быть установлен флаг Это – обособленное подразделение и заполнена Регистрация в органе статистики.

Для корректного заполнения отчета на Титульном листе предусмотрена возможность установки флага Исключить данные обособленных подразделений (для формирования отчета без обособленных подразделений и указания вручную идентификационного номера головной организации), а также выбор обособленного подразделения. Зеленые строки таблиц можно расшифровать (рис. 2).

Рис. 2. Титульный лист и командная панель отчета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Заполнение Раздела 1

Раздел I «Численность работников, отработанное и оплаченное время за 2025 год» заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Расчет среднесписочной численности (строка 01) производится в соответствии с указаниями по заполнению форм статистического наблюдения №П-4 и №ПН (п.9 Приказа №348). Проверить расчет можно с помощью кадрового отчета (раздел Кадры) Численность и текучесть кадров.

Значения строк 02-06 Раздела I заполняются по документа-начислениям за 2025 год.

В количество отработанных человеко-часов (строка 02) включаются фактически отработанные часы с учетом сверхурочных, праздничных (нерабочие) и выходных (по графику) дней, включая часы работы в служебных командировках (п.10 Приказа №348).

❗Если в 2025 году в программе были проведены документы Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата – Учет времени) с произведенной оплатой По дням, то отработанные часы за эти дни по строке 02 следует дополнительно указать вручную.

Согласно П.11 Приказа №348, в количество неотработанных, но оплаченных человеко-часов (строка 03), включаются ежегодные, дополнительные и учебные оплачиваемые отпуска (строка 04), простои, подлежащие оплате (по вине работодателя и по причинам, не зависящий от работодателя и работника), строка 05, и другие отсутствия с сохранением оплаты (строка 06), кроме периодов временной нетрудоспособности, оплаченных за счет организации и средств СФР.

Заполнение Раздела 2

Раздел 2 «Затраты на рабочую силу за 2025 год» также заполняется автоматически по работникам, учитываемым в среднесписочной численности (строка 01 Раздела 1), по кнопке Заполнить.

Почти все строки раздела с суммами начислений (строки 08–43) заполняются автоматически в соответствии с одноименными категориями статистического наблюдения в поле В форме №1 (рабочая сила) в карточке Начисления (раздел Настройка) на вкладке Налоги, взносы, бухучет (таблица). Категории определяются по умолчанию. При необходимости установленные значения можно отредактировать вручную.

Таблица. Соответствие номеров строк видов затрат Раздела 2 и одноименных категорий в карточках начислений

❗ Назначение начисления устанавливается в карточке начисления на вкладке Основное. При изменении категории статистического наблюдения перепроводить документы за 2025 год не нужно. Остальные строки 23, 25 27-30, 35–37 и 40 заполняются вручную.

Исключительные случаи:

• если в 2025 году в программе были проведены документы Компенсация за задержку зарплаты (раздел Выплаты) сотрудникам, входящим в среднесписочную численность, то эти суммы компенсаций по строке 09 нужно дополнительно указать вручную;

• если в 2025 году в программе были проведены документы Приз, подарок (раздел Зарплата – См. также), то эти суммы поощрительных выплат по строкам 18–19 нужно дополнительно указать вручную;

• если в 2025 году в программе были проведены документы Выплата бывшим сотрудникам (раздел Выплаты – См. также), то эти суммы сохраняемого среднего заработка по строке 31 нужно дополнительно указать вручную.

Заполнение Раздела 3

Раздел 3 «Справочные сведения за 2025 год» заполняется вручную по дивидендам, начисленным работникам. Проверить суммы можно с помощью отчета по выплатам (раздел Выплаты) Незарплатные доходы.

Сведения о подписанте заполняются автоматически по данным организации (раздел Настройка – Предприятие – Организация – Коды – Регистрация Росстата – Отчетность подписывает) или подразделения (раздел Настройка – Предприятие – Подразделение – Главное – Регистрация Росстата – Отчетность подписывает).

Проверка и отправка отчета

Перед представлением формы необходимо выполнить проверку на наличие ошибок. Для этого следует нажать на кнопку Проверка – Проверить контрольные соотношения из шаблона. Перед выгрузкой файла в электронном виде нужно проверить оформление отчета по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 2).

В решениях «1С:Предприятие 8», содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) выполнить все действия по представлению сведений в Росстат в электронном виде с электронной цифровой подписью (при подключенном сервисе 1С-Отчетность). Отправка формы производится по кнопке Отправить (рис. 2).

В материале использованы фото: Andrey_Popov / Shutterstock / Fotodom.