Налоговое планирование: как оформить отношения с сотрудником с личным автомобилем?

Отношения с сотрудником с личным автомобилем

По правилам трудового законодательства сотруднику, который использует личный автомобиль в интересах работодателя, полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). В то же время транспортное средство (далее - ТС) работника можно взять в аренду, оформив соответствующий договор (ст.ст. 642 - 649 ГК РФ).

Однако договор аренды транспортного средства лучше заключать без предоставления услуг по управлению: ведь наличие экипажа предполагает, что его члены являются работниками арендодателя (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ), а это требование в рассматриваемой ситуации нереализуемо (сотрудник не может заключить трудовой договор сам с собой).

Таким образом, основными способами по оформлению отношений с работником, использующим собственный транспорт в служебных целях, являются:

• заключение договора аренды транспортного средства без экипажа;
• выплата компенсации за использование личного имущества.

Рассмотрим подробнее, какие последствия с точки зрения налогообложения возникают у организации при каждом из них.

Дополнительно: ответственность работника

Стоит отметить, что сдача в аренду автомобиля физическим лицом может быть признана предпринимательской деятельностью и повлечь для работника следующие виды ответственности, если он не зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя (далее - ИП):

• административную (по ч. 1 ст. 14.1 КоАП РФ);
• налоговую (по п. 2 ст. 116 НК РФ);
• уголовную (по ст. 171 УК РФ).

Верховный Суд РФ в пункте 13 Постановления от 24.10.2006 № 18 отметил, что отдельные случаи оказания услуг лицом, не зарегистрированным в качестве ИП, не влекут за собой наступление ответственности, если объемы услуг и иные обстоятельства не свидетельствуют о направленности деятельности на систематическое получение прибыли.

Какие объемы считаются достаточными для наступления ответственности, суд не указал.

Полагаем, что к ситуации, когда работник сдает в аренду работодателю свой единственный автомобиль, разъяснения Верховного Суда РФ применимы. Тем не менее риск привлечения работника к ответственности остается, однако сделать это могут только правоохранительные или налоговые органы исключительно в судебном порядке.

Итак, мы рассмотрели налоговые последствия в зависимости от способа оформления отношений с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях. Применяя предоставленные рекомендации, ваша организация сможет сэкономить на налогах.

О порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа и его налоговых последствиях читайте в ближайших номерах журнала.

Всю представленную информацию можно найти в системе ИТС ПРОФ в разделе «Юридическая поддержка» (рис. 1).

Страховые взносы и взносы "на травматизм"

Аренда

Арендная плата, получаемая сотрудником, не признается объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается страховых взносов «на травматизм», то они будут начисляться на плату по договору аренды ТС без экипажа, если это условие будет предусмотрено в договоре (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Компенсация

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается страховыми взносами, в том числе взносами «на травматизм», в пределах установленных законодательством норм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Обращаем внимание, что если автомобили принадлежат сотрудникам на основании доверенности, а не на праве собственности, то такое имущество также признается «личным» и компенсация за его использование не облагается страховыми вносами (постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № Ф09-4349/13, от 29.05.2013 № Ф09-4358/13).

Поскольку в целях исчисления взносов нормы компенсаций за использование личного транспорта не установлены, сумма компенсации за использование сотрудником личного автомобиля не облагается страховыми взносами в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

При этом использование личного автомобиля должно быть обусловлено должностными обязанностями работника (разъездной характер работы и т. п.) (см. письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19, от 12.03.2010 № 550-19, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Рекомендации

Обязательств перечислять страховые взносы у арендодателя не возникает как при аренде, так и при выплате компенсации. Поэтому в отношении страховых взносов налоговые последствия одинаковы.

НДФЛ

Аренда

Плата по договору аренды ТС без экипажа, полученная сотрудником, облагается НДФЛ в полном объеме, поскольку является его доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

При этом, по мнению контролирующих органов, организация-арендатор признается налоговым агентом в соответствии со статьей 226 НК РФ (см. письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5601, от 23.10.2012 № 03-04-08/8-362).

Компенсация

При выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ от налогообложения освобождаются все виды установленных законодательством выплат, которые связаны с исполнением работниками своих обязанностей.

Нормы выплат компенсации за использование личного транспорта в служебных целях главой 23 НК РФ не установлены, поэтому НДФЛ не облагается вся сумма компенсации, установленная соглашением между работником и работодателем (см. письма Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).

Стоит также отметить, что, по мнению контролирующих органов, не облагается НДФЛ только компенсация, выплаченная сотруднику, который является собственником автомобиля (письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228, ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@).

Исключение составляют случаи, когда автомобиль приобретен супругами в браке: выплата за использование такого транспортного средства также не облагается НДФЛ (письма Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004, от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Рекомендации

Вне зависимости от того, на каком основании сотрудник пользуется автомобилем, выплата арендной платы порождает обязанность работодателя удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет. При компенсации такие обязанности у организации-арендатора возникают, только если работник не является собственником переданного в аренду транспортного средства.

Налог на прибыль

Аренда

При заключении с сотрудником договора аренды транспортного средства без экипажа работодатель может учесть в расходах арендную плату (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В соответствии со статьей 644 ГК РФ организация-арендатор в течение всего срока договора обязана поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе осуществлять его текущий и капитальный ремонт (это правило нельзя изменить условием договора). Кроме того, арендатор несет расходы на содержание, эксплуатацию и страхование ТС, если договор не предусматривает обратного (ст. 645 ГК РФ).

Исходя из этого, организация, арендующая автомобиль у сотрудника, по условиям договора может нести все расходы, а именно:

• капитальный и текущий ремонт;
• оплату горюче-смазочных материалов (ГСМ), мойки и стоянки автомобиля, прохождение планового технического осмотра (ТО) и т. п.;
• страхование автомобиля и ответственности водителя;
• другие расходы, связанные с содержанием автомобиля.

При этом все указанные затраты организация-арендатор сможет учесть в расходах по налогу на прибыль (письма Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-06/1/844, от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Эти расходы можно включить и в состав арендной платы, но в таком случае они будут облагаться НДФЛ как полученный доход.

Компенсация

При выплате сотруднику компенсации в расходах по налогу на прибыль можно учесть лишь суммы в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Так, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно норма составляет 1 200 руб. в месяц, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см включительно норма равна 1 500 руб. в месяц. Суммы, превышающие указанные нормы, при исчислении налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, компенсация в пределах таких норм уже включает в себя расходы на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт ТС. Это означает, что дополнительно данные расходы на автомобиль не могут быть отнесены к расходам, уменьшающим доходы (см., например,  письма Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 16.11.2006 № 03-03-02/275, от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@, от 04.03.2011 № 16-15/020447@, решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09, постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3).

Обращаем внимание на то, что компенсация за использование автомобиля не выплачивается, если работодатель заключил с работником договор аренды ТС (письма Минфина России от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806).

Рекомендации

Размер компенсации, которую можно учесть в расходах, ограничен, в то время как при заключении договора аренды все расходы на автомобиль учитываются без ограничений.

Следовательно, с точки зрения налога на прибыль оформление договора аренды ТС без экипажа является более выгодным, чем выплата компенсации.