Оформление отпусков с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника» в программе «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) регламентируется Трудовым кодексом РФ, который допускает оформление кадровых документов в электронной форме с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (ст.22.1–22.3 ТК РФ). 

Сервис 1С:Кабинет сотрудника обеспечивает реализацию требований КЭДО в части обмена кадровыми документами между работодателем и работниками, включая процессы, связанные с отпусками. Использование сервиса позволяет:

• сократить время на согласования и обмен бумажными заявлениями;

• организовать своевременное уведомление сотрудников о начале отпуска в соответствии с требованиями ст.123 ТК РФ;

• обеспечить прозрачную процедуру переноса и отмены отпусков по инициативе сотрудника с сохранением истории всех изменений;

• снизить нагрузку на работников кадровой службы за счет автоматического формирования кадровых документов на основании электронных заявлений;

• повысить юридическую значимость документов за счет использования электронных подписей при подписании уведомлений и заявлений.

Возможности сервиса постоянно расширяются. Например, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализована подача заявлений на отпуск, добавлен сбор желаемых дат для составления графика отпусков, а также введены уведомления об отпуске по графику и заявления на перенос отпуска по графику. Это позволяет вести актуальный учет в единой информационной системе без дублирования ввода данных. Итоговый утвержденный график отпусков, сформированный с учетом всех переносов, может быть выведен на печать по форме Т‑7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Настройки функциональности сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Прежде, чем сотрудники смогут дистанционно подавать заявления на отпуск, а также на его перенос или отмену, в программе нужно выполнить настройку сервиса 1С:Кабинет сотрудника (раздел Кадры – Сервис 1С:Кабинет сотрудника – Настройки функциональности сервиса). 

В открытом окне настроек для отпусков доступны подразделы с переключателями и флагами (рис. 1):

• Доступные отпуска;

• Оформление заявлений задним числом;

• Настройки для контроля заявлений сотрудников на ежегодный отпуск;

• Регистрация заявлений на перенос и отмену отпусков.

Рис. 1. Настройки функциональности сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Сбор желаемых дат для формирования графика отпусков

Одним из наиболее востребованных сценариев кадрового ЭДО является сбор пожеланий сотрудников по датам отпусков для последующего составления графика. Для этого в программе следует создать новый документ Сбор графиков отпусков (раздел Кадры) и нажать на кнопку Начать сбор.

После этого в личных кабинетах у соответствующих сотрудников появляется уведомление о необходимости подать свои пожелания по датам отпуска. При подключенной системе взаимодействия работник также может добавить комментарий для руководителя.

Руководители подразделений в своих личных кабинетах должны утвердить или отклонить желаемые периоды отдыха сотрудников. Утвержденные даты будут выделены зеленым цветом. После утверждения всех пожеланий ответственное лицо в личном кабинете и в документе Сбор графиков отпусков завершает сбор.

Утвержденные даты отобразятся автоматически в графике отпусков организации и станут доступны для просмотра всем работникам организации.

Отправка уведомлений об отпуске по графику

После утверждения графика отпусков возникает необходимость уведомить сотрудников о датах их отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст.123 ТК РФ).   Начиная с версии 3.1.36.19 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализовано формирование таких уведомлений непосредственно из графика отпусков с последующей отправкой работнику на подпись.

Настройка уведомлений производится в настройках функциональности сервиса 1С:Кабинет сотрудника в подразделе Уведомления о начале отпуска. После установки флага Использовать уведомление о начале отпуска станет доступен переход к форме создания и отправки уведомлений (рис. 2) по ссылке Отправка уведомлений. Одноименный журнал документов также появится в разделе Кадры – Сервис.

Рис. 2. Журнал «Уведомления о начале отпусков»

В окне Уведомления о начале отпуска необходимо указать период в графике отпусков, за который требуется отправить уведомления. Также можно подготовить уведомления только для работников выбранной организации или подразделения (рис. 2).

По кнопке Заполнить программа автоматически подберет всех сотрудников из графика отпусков за выбранный период. Также можно выбрать сотрудников по кнопке Подбор. По кнопке Сформировать уведомления программа создаст документы-уведомления по каждому сотруднику отдельно. В зависимости от настроек сервиса уведомления либо отправляются на подпись в личный кабинет сотрудника, либо доступны для печати.

Если организация использует кадровый ЭДО, подготовленные уведомления автоматически зарегистрируются как документы ЭДО и будут отправлены в личные кабинеты сотрудников на подпись. Процесс подписания аналогичен другим кадровым документам. Работник может согласиться с предложенными датами (подписать уведомление) или инициировать процедуру переноса отпуска (в этом случае уведомление также подписывается, а затем оформляется заявление на перенос). После подписания сотрудником в списке документов КЭДО отобразится соответствующий статус.

Если организация не использует КЭДО, подготовленные уведомления можно вывести на печать и передать сотрудникам под подпись.

❗ Если по графику у работника предусмотрено подряд несколько видов отпусков (например, основной и дополнительный), в уведомлении отразится общий период отпуска без разбивки по видам. Это соответствует требованиям ст.123 ТК РФ, согласно которым сотрудник должен быть уведомлен о дате начала и окончания отпуска в целом.

Обработка заявлений на перенос и отмену отпуска

Для регистрации заявлений на перенос и отмену отпуска в Настройках функциональности сервиса необходимо установить флаги в подразделе Регистрация заявлений на перенос и отмену отпусков: Перенос отпуска и Отмена отпуска, а также указать количество дней до начала отпуска, в течение которых сотрудник может отменить поданное заявление (рис. 1).

Для переноса или отмены отпуска сотрудник в своем личном кабинете должен перейти в ранее отправленную заявку на отпуск и нажать на одноименную кнопку для создания заявления. После согласования заявления руководителем и выполнения обмена в программе отобразится соответствующая заявка: Заявка на изменение графика отпусков или Заявка на отмену отпуска (раздел Главное – Заявки сотрудников из сервиса 1С:Кабинет сотрудника).

В открытой форме Заявки на изменение графика отпусков отобразятся исходный и новый периоды отпуска по графику (рис. 3).

Рис. 3. Заявка на изменение графика отпусков

Для регистрации изменений в ранее утвержденном Графике отпусков (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков) следует нажать на кнопку Создать документ или Выбрать документ, если ранее документы по переносу уже были оформлены (рис. 3). После формирования документов по заявке следует нажать на кнопку Выполнить. Заявка получит статус Исполнена.

❗ На основании заявки программа не регистрирует новый документ Отпуск (раздел Кадры или Зарплата – Отпуска) автоматически. Ответственный пользователь самостоятельно решает, что нужно сделать с ранее проведенным документом:

• отменить проведение (если отпускные не начислены или начислены, но не выплачены);

• исправить (пересчитать отпускные);

• сторнировать (для полной отмены, если отпускные начислены и выплачены).

Также не следует оформлять документ Отпуск при его переносе. Документ нужно оформить непосредственно перед началом нового периода отпуска.

Сотрудник может подать заявление на повторный перенос уже перенесенного ранее отпуска. Тогда по умолчанию датой начала запланированного отпуска (откуда надо перенести) будет первоначально указанная дата из Графика отпусков. Даты первого переноса отпуска не будут учитываться при повторном переносе.

В материале использованы фото: NONGASIMO / Shutterstock / Fotodom.