Составление графика отпусков на 2026 год в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Правила предоставления и расчета отпусков регламентируются главой 19 ТК РФ. В соответствии со ст.114–115 ТК РФ работникам предоставляются основные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы. Также сотрудникам могут быть предоставлены дополнительные оплачиваемые отпуска (ст.116–119 ТК РФ). При этом оплачиваемые отпуска должны предоставляться сотрудникам ежегодно (ст.122 ТК РФ).

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков – локальным нормативным актом (ЛНА) организации, который обязателен для работодателя и работников, составленным по унифицированной форме №Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Напомним, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухгалтерского учета (см. информацию Минфина России №ПЗ-10/2012).

Форма №Т-7 содержит информацию обо всех видах запланированных периодов отдыха, положенных сотрудникам, и их очередности с конкретными датами начала и окончания, которые доводятся до сведения всех работников. 

График отпусков должен быть составлен и утвержден с учетом мнения профсоюза не позднее, чем за две недели до наступления следующего календарного года (ст.123 ТК РФ). График отпусков на 2026 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2025 года. При этом ТК РФ не содержит прямого запрета на утверждение графика в более ранние сроки (например, 1 декабря), а также внесение изменений в уже утвержденный график отпусков.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в общих случаях составляет 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ). Ежегодный отпуск может быть разделен на части по соглашению между сотрудником и работодателем, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

Согласованный график отпусков может предусматривать задолженность по неиспользованным ежегодным отпускам за прошлые периоды работы (ст.124 ТК РФ). Исключением являются дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, которые не учитываются при составлении графика отпусков. 

График отпусков должен быть оформлен на всех сотрудников, работающих в организации по трудовому договору на день утверждения графика. В график также включают:

• работников, которые приступают к работе с 1 января нового календарного года (письмо Минтруда России от 15.04.2025 №14-6/ООГ-1951);
• работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (письмо Роструда от 09.03.2021 №ПГ/03709-6-1);
• работников, с которыми трудовой договор заключен на 6 месяцев (письмо Роструда от 25.12.2024 №ПГ/26551-6-1);
• работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
• работников, у которых до декрета остались положенные дни ежегодного отпуска, которыми работник вправе воспользоваться после окончания отпуска по уходу за ребенком;
• работников, которые в период отпуска по уходу за ребенком решили выйти на работу на неполное рабочее время (письмо Минтруда России от 02.12.2024 №14-6/ООГ-6973);
• совместителей (письмо Минтруда РФ от 15.04.2025 №14-6/ООГ-1950);
• дистанционных работников (письмо Роструда от 14.05.2021 №ПГ/12255-6-1, сообщение Роструда).

При отсутствии утвержденного графика отпусков или утверждения графика с опозданием, за впервые совершенное нарушение установлена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа:

• для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное аналогичное нарушение установлены следующие меры административной ответственности:

• для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб. (и дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
• для индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организаций – от 50 000 до 70 000 руб. 

Составление графика отпусков в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена возможность составления графика отпусков по форме №Т-7 на 2026 год в соответствии с нормами законодательства.

Подготовить график отпусков можно с помощью одноименного документа (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков). При создании документа автоматически заполняются поля: Дата – по текущей дате компьютера и Организация, действующая по умолчанию.

Таблица документа заполняется по кнопке Подбор или Добавить. В таблице отображаются сведения о желаемых периодах отдыха (столбцы Начало и Окончание) в разрезе видов отпусков, положенных каждому сотруднику (рис. 1).

Рис. 1. Документ «График отпусков» на 2026 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3)

При заполнении документа программа учитывает сотрудников, оформленных по трудовому договору на момент создания документа, включая совместителей, дистанционных работников и работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Права на ежегодные виды отпусков устанавливаются в кадровых документах (раздел Главное или Кадры): Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка или Ввод остатков отпусков. Каждый дополнительный вид отпуска заполняется в отдельной строке от основного с дополнительным комментарием в столбце Примечание.

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) назначить сотруднику право на отпуск

Все наши видео на Rutube

Если в настройках кадрового учета (раздел Настройка) установлен флаг Использовать общий период отпуска в документах, на панели формы появится кнопка Периоды отпусков с окном Ввод общего периода отпуска, в котором можно задать общий период отпуска по каждому сотруднику без разбивки по видам отпусков. В этом случае программа автоматически определит фактические остатки по каждому виду отпуска, положенного сотруднику, и применит их к общему периоду, который выбрал работник.

Для заполнения таблицы по каждому подразделению отдельно необходимо нажать на кнопку Подбор и переключить вид списка сотрудников По подразделениям. Для выбора всех сотрудников из списка следует нажать комбинацию клавиш Ctrl + A.

Также документ График отпусков поддерживает автоматическое заполнение таблицы по кнопке Загрузить из файла (рис. 1) через буфер обмена или загрузкой из внешнего файла.

Для упрощения загрузки пользователь может вручную изменить наименование колонок в бланке для заполнения, их отображение и порядок следования, перейдя по ссылке Изменить бланк (окно Загрузка списка сотрудников из файла).

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) заполнить график отпусков из внешнего файла

Если к моменту заполнения документа График отпусков по сотруднику уже есть зарегистрированный документ Отпуск (раздел Кадры или Зарплата), то учтенные периоды отпуска отобразятся автоматически по кнопке Заполнить (рис. 1).

Проанализировать зарегистрированные отпуска в учете можно по ссылке Контроль остатков отпусков.

После проведения документа по кнопке График отпусков (Т-7) (рис. 1) можно вывести на печать Унифицированную форму №7-Т (рис. 2). Для отражения отпуска в учете по каждому сотруднику следует оформить и рассчитать отдельный документ Отпуск по ссылке Оформить отпуск (рис. 1).

Рис. 2. Печатная форма №Т-7 на 2026 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3)

При оформлении документа Отпуск и вводе дополнительного отпуска, на который у сотрудника отсутствует право, программа автоматически уведомит пользователя сообщением об ошибке.

При использовании кадрового ЭДО с помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника работники могут согласовать желаемые даты отпусков без непосредственного обращения в отдел кадров. Благодаря интеграции с сервисом на основании запланированных дат в программе предусмотрена возможность автоматического заполнения Графика отпусков. 

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) перенести запланированный отпуск сотрудника

В материале использованы фото: Nanci Santos Iglesias / Shutterstock / Fotodom.