Продление отпуска в связи с болезнью: как отразить в 1С

В случае временной нетрудоспособности сотрудника, которая наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

Для продления отпуска на соответствующие количество календарных дней работник должен получить больничный лист. При этом работник может уведомить работодателя о наступлении болезни любым способом — по почте, телефону, телеграммой и т. д. Кроме того, работник обязан сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе по окончании отпуска, а те дни отпуска, что он болел, — перенести.

Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, т. к. продолжительность отпуска при этом не меняется, но связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Так, если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, приходящиеся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности; если работник по время отпуска выполнял государственные обязанности, то за ним только сохраняется рабочее место и т. д.

Перерасчет отпускных необходим лишь при переносе отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, используемый для исчисления среднего заработка.

Таким образом, в зависимости от причины, по которой продлевается отпуск, с работником производятся дополнительные расчеты по оплате труда.

Продление отпуска в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» начиная с версии 3.1.14 реализован новый механизм продления отпуска в связи с болезнью.

Рассмотрим на примере два варианта продления отпуска — с учетом новой методики и без нее (для ее отключения следует установить флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты)).

Регистрация невыхода на работу сотрудника после окончания отпуска

Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска произведены с помощью документа Отпуск.

После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30.07.2020, однако, в связи с болезнью на работу не вышел.

Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников или Все кадровые документы или раздел Зарплата — Все начисления). В документе следует установить переключатель в положение Болезнь (больничный еще не закрыт), если есть уверенность, что сотрудник отсутствует по причине болезни (в табеле учета рабочего времени будет указан код Б), или Отсутствие по невыясненной причине, если причина отсутствия не ясна (в табеле учета рабочего времени будет указан код НН) и указывается дата начала и окончания отсутствия сотрудника на работе. В рассматриваемом Примере для корректного расчета зарплаты за июль 2020 года отсутствие сотрудника нужно зарегистрировать с 30.07.2020 по 31.07.2020.

Обратите внимание, регистрация факта невыхода на работу по окончании отпуска может и не потребоваться. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки сотрудника. В Примере сотрудник больничный лист еще не предоставил, зарегистрировать его временную нетрудоспособность мы не можем. Чтобы зарплата за период невыхода не начислялась, этот период необходимо зарегистрировать как отсутствие (рис. 1).

Рис. 1

Начисление пособия по временной нетрудоспособности и регистрация продления отпуска

В августе сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней).

Вариант 1. Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности с учетом новой методики (флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты) должен быть снят).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы), рис. 2.

Рис. 2

В случае если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного необходимо сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка. Исправление отпуска можно создать по ссылке из документа больничного. При нажатии на ссылку открывается документ-исправление ранее зарегистрированного отпуска и выдается сообщение: продлять или не продлять отпуск на дни, совпавшие с периодом нетрудоспособности. После нажатия кнопки Да в исправляемом документе следует уточнить месяц начисления. В нашем Примере это август, т. к. исправление отпуска производится в другом месяце, чем ранее начисленный (в июле) первоначальный отпуск.

После согласия на продление отпуска выводится информационное сообщение, что отпуск продлен, и новый период отпуска. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного, и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности.

Первоначальный отпуск сотрудника — с 16.07.2020 по 29.07.2020, больничный — с 24.07.2020 по 31.07.2020. Отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом нетрудоспособности (24, 25, 26, 27, 28, 29 июля). Новый период отпуска с учетом дней продления — с 16.07.2020 по 06.08.2020. Сотрудник должен выйти на работу 07.08.2020.

В Примере при проведении документа-исправления отпуска программа выдаст сообщение о пересечении дней продляемого отпуска с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (документ был введен для правильного расчета зарплаты за месяц).

В исправленном документе информация о продлениях отражается на закладке Продления, переносы, отзывы (рис. 3). Здесь же можно и отменить продление. Для оплаты продления отпуска средний заработок будет таким же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска (ранее начисленные отпускные сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода)). После автоматического перерасчета отпуска нужно провести документ.

Рис. 3

После того как рассчитан и проведен документ-исправление отпуска, можно рассчитать больничный. В Примере при расчете пособия дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие), т. к. начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт»), рис. 4.

Рис. 4

Если больничный регистрируется в том же месяце, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (если он был зарегистрирован).

Вариант 2. Рассмотрим, как продлить отпуск на период нетрудоспособности без учета новой методики (как было до ее введения) (флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты установлен (раздел Настройка — Расчет зарплаты)).

Начисление пособия выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы).

При расчете пособия часть оплаты отпуска и дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период нетрудоспособности, автоматически сторнируются (подробнее см. на закладке Пересчет прошлого периода). С 24.07.2020 по 29.07.2020 — отпускные, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие, если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в Примере (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт»). При проведении программа выдает сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).

Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отпуск (или с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), если он был зарегистрирован).

В Примере отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом нетрудоспособности. Новый период отпуска с учетом дней продления — с 16.07.2020 по 06.08.2020. Для продления отпуска необходимо зайти в первичный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить. В исправляемом документе уточняется месяц начисления. В Примере следующий месяц — август, т. к. месяц июль уже «закрыт», и изменяется дата окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, т. к. ранее начисленный отпуск был сторнирован при расчете больничного в сумме 12 286,68 руб. за период с 24.07.2020 по 29.07.2020 (дни, которые «наложились» на дни болезни). В исправляемом документе также сторнируются отпускные в сумме 16 382,24 руб. за период с 16.07.2020 по 23.07.2020. Итого: 28 668,92 руб. После автоматического перерасчета отпуска следует провести документ.

Когда расчетный период «не закрыт», для продления отпуска необходимо также зайти в первоначальный документ Отпуск и по ссылке Исправить изменить в исправляемом документе только дату окончания отпуска, увеличив ее на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней отпуска с документом Больничный лист (или с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), если он был зарегистрирован).

При таком методе возникают вопросы:

• доходы для учета НДФЛ и взносов неверно распределяются по отчетным периодам;

• если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий период;

• доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности;

• при первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе;

• перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.

Для решения этих вопросов можно сначала ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы. После этого ввести больничный, вернуться в исправление отпуска и пересчитать его. Но такое решение не очевидно и неудобно в использовании: при проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает; при создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск; из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью; проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.