Содержание
Одним из элементов экономической управленческой стратегии руководителя предприятия, безусловно, является мониторинг себестоимости того или иного вида выпускаемой им продукции или оказываемых услуг. Но как радуга - отражение всего спектра цветов, так и себестоимость - отражение всех видов затрат. И помимо затрат прямых, без которых эта продукция или услуги не могли бы быть произведены или оказаны, существует целый спектр косвенных затрат, которые в той или иной мере дополняют основной процесс.
Разумеется, оперативный мониторинг затратной составляющей любой деятельности - привлекательная возможность. Но если говорить о фактических косвенных затратах, то именно они (а не прямые затраты) наиболее сложны для оперативного учета хотя бы по той простой причине, что сведения об этих затратах в полной мере формируются лишь по окончании месяца. Потому, в частности, что расчет сумм на израсходованную электроэнергию, иные коммунальные услуги, связь и т.п. производится по факту и лишь по завершении месячного периода. Прибавьте к дате окончания месяца дни до получения соответствующих счетов и актов - и получится, что для сборки данных о фактических затратах в самом благоприятном случае потребуется около полумесяца.
Таким образом, у нас образуется разрыв между желанием «держать руку на пульсе» себестоимости нашей продукции или услуг (дабы этот пульс не показал опасных симптомов) и объективной невозможностью сделать это своевременно (в течение месяца).
Управленческий запрос
Одним из элементов экономической управленческой стратегии руководителя предприятия, безусловно, является мониторинг себестоимости того или иного вида выпускаемой им продукции или оказываемых услуг. Но как радуга - отражение всего спектра цветов, так и себестоимость - отражение всех видов затрат. И помимо затрат прямых, без которых эта продукция или услуги не могли бы быть произведены или оказаны, существует целый спектр косвенных затрат, которые в той или иной мере дополняют основной процесс.
Разумеется, оперативный мониторинг затратной составляющей любой деятельности - привлекательная возможность. Но если говорить о фактических косвенных затратах, то именно они (а не прямые затраты) наиболее сложны для оперативного учета хотя бы по той простой причине, что сведения об этих затратах в полной мере формируются лишь по окончании месяца. Потому, в частности, что расчет сумм на израсходованную электроэнергию, иные коммунальные услуги, связь и т.п. производится по факту и лишь по завершении месячного периода. Прибавьте к дате окончания месяца дни до получения соответствующих счетов и актов - и получится, что для сборки данных о фактических затратах в самом благоприятном случае потребуется около полумесяца.
Таким образом, у нас образуется разрыв между желанием «держать руку на пульсе» себестоимости нашей продукции или услуг (дабы этот пульс не показал опасных симптомов) и объективной невозможностью сделать это своевременно (в течение месяца).
Приблизиться к "факту"
Выход придуман давно и называется он «плановая себестоимость».
Безусловно, приступая к любому производству, мы имеем более или менее определенную технологию, то есть, знаем:
- «чего и сколько» потребуется взять из материалов;
- «кого и на какое время» привлечь в качестве рабочей силы;
- «какое оборудование и в каком объеме» использовать для процесса производства и т.д.
Каждый из этих пунктов может быть «оцифрован», то есть имеет стоимостную оценку, причем, изменяющуюся во времени. Из них в настоящее время самой динамично изменяемой, по сравнению с другими (по причине инфляции), является составляющая стоимости материалов. Хотя следует заметить, что на динамичность таких изменений сильно влияет принятая политика обеспечения производства материалами, например, отказ от складского хранения (затаривания) и снабжение производства «с колес» или напротив - крупные закупки материалов и создание «стратегического» запаса.
Очевидно, что в последнем случае часто пересчитывать плановую себестоимость из-за изменения цены не придется.
Таким образом, ожидаемую прямую себестоимость продукции или услуг можно (иногда даже и нужно) рассчитать. Сложнее с косвенными затратами, но и эта проблема решаема. Существует способ оценки косвенных расходов в процентном соотношении к расходам прямым. Суммарные косвенные расходы называются «накладными» и рассчитываются, опираясь либо на собственные фактические данные прошлых периодов или (для новых производств) из оценки аналогичных расходов предприятий-прототипов.
Однако производства бывают разные. Если вспомнить экономическую теорию, то если в составе прямых затрат доминируют материальные - оно называется «материалоемким», если используется дорогостоящее оборудование и велика доля амортизационной составляющей, то «фондоемким» и т. д. И если отдельные виды производств одного предприятия имеют разную «...емкость», либо разница существует в отдельных этапах производства многопередельного, то оценка накладных расходов может рассчитываться исходя из разных базовых показателей. Например, где-то накладные расходы рассчитываются как процент от фонда зарплаты основных произ-водственных рабочих, где-то от суммы всех прямых расходов - способ определяется строго в контексте конкретного предприятия! И вполне возможно, что для разных видов его производства потребуется применить различные способы определения накладных расходов.
Из вышеизложенного следует, что для целей оперативного мониторинга затрат максимально приближенных к фактическим следует предпринять по меньшей мере три шага:
1) Рассчитать стоимость прямых затрат, исходя из спецификации материальных затрат и необходимой технологии (использование оборудования и трудовых ресурсов).
2) Выбрать способ учета в полной себестоимости накладных расходов и рассчитать их.
3) Поддерживать расчетные показатели плановой себестоимости в актуальном состоянии.
Создать "среду"
Третий из представленных шагов реализуется в «1С:Бухгалтерии 8»
с помощью своевременного ввода актуализированной плановой стоимости для каждого из видов производимой продукции или оказываемых услуг и представлен двумя действиями - одним единичным, начальным, осуществляемым на первоначальном этапе работы с информационной базой, и вторым - периодическим, регулярным, осуществляемым по мере необходимости.
Последняя диктуется динамикой изменения плановой себестоимости во времени, а она, в свою очередь, определяется через порог существенности величины прироста (или снижения) плановой себестоимости.
На первоначальном этапе настройки информационной базы следует в форме Настройка параметров учета определить Тип цен номенклатуры, который будет использован для поддержки плановой себестоимости (рис. 1).
Рис. 1
Для первичной привязки выбранного типа цен к конкретным элементам номенклатуры (продукции и услугам) нужно сформировать документ Установка цен номенклатуры (рис. 2).Для поддержания плановых цен в актуальном состоянии следует формировать аналогичные документы на ту дату и с теми величинами плановой цены, которые отражают необходимость конкретного предприятия. Разумеется, контроль над своевременным вводом актуальной плановой себестоимости требует организационных мер поддержки - кому-то необходимо вменить в обязанность отслеживать существенные изменения плановой себестоимости и обновлять их предложенным способом.
Рис. 2
В результате этих действий любая партия выпущенной продукции будет сопровождаться отражением полной плановой стоимости и тем самым даст желаемую степень оперативности учета себестоимости выпускаемой продукции в выбранном приближении к фактической.
Чтобы "факт" помогал управленцу
А вот сама фактическая себестоимость, которую сформируют для вас регламенты программы «1С:Бухгалтерия 8», тоже требует внимательной настройки. В данном случае имеется в виду то, каким методом будут все же распределяться фактические косвенные (накладные) расходы на прямую себестоимость продукции или услуг.
Для того, чтобы выполнить такую настройку (технически предельно простую), придется выработать и принять согласованную заинтересованными специалистами (топ-менеджерами) тактику распределения.
Формат статьи не позволяет отразить всю палитру возможностей такой настройки. Рассмотрим лишь основные составляющие, из которых под задачу конкретного предприятия можно сделать настройку, максимально соответствующую управленческому запросу.
Регистр Методы распределения косвенных расходов (рис. 3) дает возможность выбрать следующие варианты:
- Объем выпуска в натуральных измерителях. Следует учитывать длительность производственного цикла и потенциальную вероятность того, что в каком-либо месяце может не произойти факта выпуска готовой продукции и база для распределения косвенных расходов не будет найдена регламентом Закрытие месяца.
- Плановая себестоимость выпуска. Определяется как произведение объема выпуска в натуральных измерителях на плановую себестоимость выпущенной номенклатуры. Ограничения в применении этого способа те же, что и в предыдущем случае.
- Оплата труда. Часто применяемая база распределения. В этом случае необходимо прогнозировать деятельность и ставить учет таким образом, чтобы заработная плата с сопутствующими начислениями отражалась именно на счетах прямых затрат, иначе сама выбранная база фактически будет отсутствовать.
- Материальные расходы. Такую базу целесообразно выбирать для материалоемких производств.
- Выручка. Данный вариант базы практически не нуждается в комментариях, кроме одного - при отсутствии продаж в каком-либо месяце соответственно будет отсутствовать и база распределения.
- Прямые затраты. Суммарные прямые затраты.
- Отдельные статьи прямых затрат. Поскольку суммарные прямые затраты предприятия могут содержать различные составляющие (например, страхование), то можно выстроить базу распределения таким образом, чтобы в нее входили истинно прямые затраты с точки зрения экономической сущности.
Рис. 3
Ну и, наконец, можно применять различные варианты базы распределения к различным составляющим косвенных затрат (рис. 4):
1) Если выбрать только обязательные поля - Организацию и Базу распределения, то данный метод будет работать как для общепроизводственных (счет 25), так и для общехозяйственных (счет 26) расходов. И те, и другие
будут распределяться по одной базе.
2) Для общепроизводственных (счет 25), так и для общехозяйственных (счет 26) расходов можно выбрать различные базы распределения.
3) Можно усложнить (детализировать) отдельно распределение общехозяйственных расходов так, чтобы расходы одного из подразделений распределялись по одной базе, а всех остальных - по другой.
4) Можно ввести и еще более детальный метод распределения. Когда определенная статья затрат определенного подразделения имеет одну базу, другие статьи затрат по этому же подразделению - другую, а все общехозяйственные затраты остальных подразделений - третью.
Рис. 4
Как видите - палитра возможностей богата, выбор - за вами. При создании системы распределения косвенных расходов следует лишь учитывать то, что все эти настройки - элементы Учетной политики, которую необходимо принимать и утверждать на долгосрочный период. Поэтому учитывать нужно не только сиюминутные потребности, но и стратегические планы изменения деятельности предприятия, если они есть.
