Шагните за привычный горизонт!

Новые возможности - смотрите на учет шире

Рассказывали, что в одном зоопарке для вновь прибывшего медведя не успели достроить новый вольер. На время завершения строительства животное было размещено в тесной клетке, где ему удавалось сделать лишь два шага вперед и два шага назад. Строительство, как водится, затянулось, и когда, наконец, измученный теснотой медведь был выпущен в просторный вольер, он и в нем стал двигаться так, как успел привыкнуть - два шага вперед и два шага назад…

И человеку свойственно привыкать к чему-то устоявшемуся, порой не меняющемуся годами, и не ожидать от привычных инструментов непривычных возможностей. И если годами типовая конфигурация программы "1С:Бухгалтерия 8" решала строго бухгалтерские задачи, то при всем расширении ее технических возможностей, их ждали и искали (при выходе новых редакций) лишь в области, строго соответствующей именно бухгалтерским потребностям.

Однако появление новых конфигураций, работающих на платформе "1С:Предприятие 8" стало наносить по мышлению любого консервативного пользователя инновационные "удары" новыми возможностями. Не стала исключением и новая редакция программы "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0).

В ней для пользователя много нового и удобного, относящегося именно к функции бухгалтера. Но она дает возможности посмотреть на учет и гораздо шире, применяя новый учетный инструмент в таких областях, которые ранее не решались программой в принципе, при этом не требуя "хирургического вмешательства" на уровне конфигурирования и будучи полностью открытой для пользователя с соответствующими правами. Одна из таких возможностей - это создание для справочников и документов новых - дополнительных - реквизитов.

Дабы предупредить недовольные аргументы консерваторов о том, что любая новая возможность усложняет освоение программы и работу с ней, следует особо подчеркнуть, что предложение этой возможности программой ничуть не навязчиво, а использование - дело сугубо добровольное.

Поскольку сфера применения программы "1С:Бухгалтерия 8" весьма широка - от использования для учета индивидуального предпринимателя до применения в крупном холдинге, то бухгалтерам "маленьких" организаций при отсутствии необходимости работы с дополнительными реквизитами можно их "не замечать", а при появлении такой потребности - просто обратиться к ней и использовать.

Что же до средних предприятий и крупных холдингов, то тут есть где "расправить крылья" аналитикам и управленцам - стоит лишь сформулировать свой запрос, просмотреть необходимые параметры тех или иных задач и создать систему необходимых дополнительных реквизитов для их решения.

Давайте же рассмотрим варианты таких задач и способы их решения в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0).

Дела снабженческие

Когда мы представляем себе работу снабженцев, то в ней видится несколько аспектов. Строго бухгалтерский состоит лишь в том, чтобы корректно отразить факт поступления ценностей (или услуг) от поставщика, корректно отразить НДС и отслеживать состояние взаиморасчетов. "За горизонтом" бухгалтерского взгляда остаются многие потенциальные вопросы менеджеров по закупкам, а также вопросы по оборачиваемости одного товара, но с разными характеристиками. В первом случае это может быть вопрос выбора поставщика для некоторой позиции товарно-материальных ценностей, а во втором - вопрос предпочитаемого покупателями цвета этой же номенклатурной единицы. Разумеется, то, что это не входит в сферу интереса бухгалтерии, вовсе не означает невостребованности для предприятия в целом.

Допустим, что товар "А" могут поставить нашей организации минимум три поставщика, причем существует несколько его цветовых разновидностей и фактур. Эти сведения дают нам основание сделать дополнительную настройку в справочнике Номенклатура. Если мы хотим, чтобы наш товар различался по цвету, поставщику и эффекту поверхности, нам следует открыть справочник Номенклатура, щелкнуть по пиктограмме дополнительных реквизитов (рис. 1) и ввести три их наименования - "Поставщик", "Цвет" и "Эффект".

Рис. 1

Дальше, разумеется, потребуется дополнить элементы справочника необходимыми значениями реквизитов. Очевидно, что поскольку к одному элементу справочника Номенклатура можно привязать лишь одно значение дополнительного реквизита, то, например, для "Товара А", различающегося по цвету, нам потребуется ввести несколько одноименных элементов (см. рис. 2).

Рис. 2

На рисунке по каждому из представленных элементов определены все три дополнительных реквизита, что не является обязательным.

Следует помнить о том, что справочник Номенклатура в многоцелевой и работает практически с полным набором возможных активов предприятия (что определяется иерархией папок/групп), и для каждого вида активов могут быть определены свои дополнительные реквизиты. Поэтому из полного списка этих реквизитов справочника следует заполнять только необходимые.

Итак, мы дополнили список нашей товарной номенклатуры желаемыми реквизитами, отличающими их друг от друга. На практике может случиться и так, что они могут отличаться ценами - нашими отпускными или даже ценами поставщика. Отсюда следует сделать вывод о том, что в документах, отражающих их движение - поступление и реализацию, разбиение товаров с различными характеристиками на разные строки (обращающиеся к разным элементам справочника) абсолютно оправданно.

В нашем примере в самом наименовании товара ("Товар А") не было ни малейшего указания на то, какими характеристиками он обладает.

Возникает закономерный вопрос: и как с этим работать? Как отличать элементы друг от друга при работе со справочником, в частности, в режиме выбора?

Если вы попробуете смоделировать в программе описанную выше ситуацию, то можете увидеть следующее. Пиктограмма дополнительных реквизитов на панели инструментов окна справочника показывает (при установке курсора на тот или иной его элемент) само наличие у этого элемента дополнительных реквизитов. Если они есть, то пиктограмма отмечена "галочкой". Но этого мало - ведь нужно знать, какой именно, например, цвет имеет товар. Для того чтобы увидеть это (а также все введенные для него значения свойств), следует, позиционируясь на элементе, подвести курсор к пиктограмме дополнительных реквизитов. Всплывающее окно покажет список всех введенных значений (см. рис. 3).

Рис. 3

В этом случае, оформляя приход товаров, вы можете не только ввести весь "Товар А" одной строкой, но и несколькими строками, в каждой из которых будет количество, цена и сумма товаров определенного цвета. Таким образом, по каждому набору свойств одного и того же товара образуется отдельная партия.

Разумеется, ввод такой информации - не самоцель, иначе ничего, кроме усложнения, эта новая возможность вам не принесет. Суть применения новой возможности в том, что вы можете теперь не только купить и продать идентичные, но с разными свойствами, товары, но и отследить их движение. А поскольку мы обсуждаем именно бухгалтерскую (а не управленческую) программу, то именно в ее рамках мы получаем возможность отслеживать как, например, объем проданных товаров с разными свойствами, так и рентабельность этих продаж, а, значит, и отслеживать корректность принятого управленческого (в данном случае - маркетингового) выбора того или иного товара.

Многовариантные отчеты

Все необходимое для этого в программе уже тоже заложено. В новой редакции "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 2.0) даже стандартные отчеты уже работают с применением СКД (Системы компоновки данных), что обуславливает и форму настроек этих отчетов. Одной из штатных возможностей является возможность очень тонкого отбора данных для анализа. В прошлых редакциях "1С:Бухгалтерии 8" мы могли отбирать данные не только по наименованию элемента справочника аналитических данных, но и по значению их реквизита. А в рассматриваемом нами случае - "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 2.0) - когда среди реквизитов появились дополнительные, по ним тоже стал возможен отбор. На рис. 4 приведена цепочка действий по настройке такого отбора (приведены лишь фрагменты форм настройки).

Рис. 4

При таком отборе в поле нашего зрения попадут только остатки по товару выбранного нами цвета. А если учесть, что среди возможностей отбора есть возможность отбора списком, то аналогично можно получить отчет сразу по нескольким интересующим нас цветам.

Если же нас интересует именно сравнительный анализ движений (оборотов) товаров различного цвета, то в настройке отчета можно выбирать не отбор (его как раз придется отключить, иначе настройки наложатся друг на друга, причем отбор станет более влиятельным), а группировку. При этом, если нас не интересует расшифровка по складам и партиям, группировку по ним лучше отключить, чтобы информация отчета не была избыточной (рис. 5).

Рис. 5

В этом случае мы получим оборотно-сальдовую ведомость фактически "по цвету товара", что даст нам возможность отследить движение (соотношение прихода и расхода) по товарам с различными характеристиками и, возможно, выявить покупательские предпочтения для принятия соответствующих маркетинговых решений.

В приведенном примере мы добавляли товарным единицам номенклатуры не только свойства цвета, но и привязывали их к поставщикам. Разумеется, связь товара и поставщика можно извлечь из информационной базы и более легким способом, например, через отчет Обороты между субконто.

Но поставщики-поставщиками, а у товара есть еще и производитель, а современному покупателю бывает небезразлична эта информация. А вот поставщики и производители в общем случае не имеют жесткой привязки, поэтому логистика закупок базируется минимум на двух китах - это условия поставки и цены (поставщик) и предпочтения покупателей (производитель). И если вы по аналогии с описанным выше алгоритмом работы с цветом создадите дополнительные реквизиты по производителям, то получите еще более информативную матрицу свойств товара и, соответственно, дополнительные возможности получения отчетов.

Итак, если принимать во внимание все разнообразие стандартных отчетов, умноженное на возможности их настройки (включающей систему компоновки данных), то включение в работу дополнительных реквизитов справочников может стать большим подспорьем управленцам при работе в бухгалтерской программе.

Заказ под контролем

Возможностей программы стало больше в области работы не только со справочниками, но и с документами. Давайте рассмотрим пример, иллюстрирующий эти возможности. Итак, представим себе, что наша организация занимается обеспечением строительства нескольких крупных объектов и "ведет" каждый из этих заказов группа менеджеров, каждый из которых отвечает за свой поток поставляемых товаров.

Давайте начнем моделирование нашего примера именно с документа Счет на оплату покупателю (см. рис. 6).

Рис. 6

В этом документе мы можем ввести как сам перечень дополнительных реквизитов, так и их значения для конкретного документа. Точно так же, как и в случае с дополнительными реквизитами справочников, на соответствующей пиктограмме панели инструментов журнала (списка) документов появляется "галочка", говорящая пользователю о том, что данный документ имеет введенные значения дополнительных реквизитов.

В отличие от работы с дополнительными реквизитами справочников, где их можно ввести отдельно для каждого из справочников, этот список реквизитов действителен для всех видов документов. Для приведенного примера это может означать, что привязку, например, к заказу/проекту можно делать на любых документах - денежных, документах поступления, производственных, документах реализации.

Например, если нашему менеджеру необходимо координировать только оплату и отгрузку товаров покупателю, то достаточно того, что при вводе как документов, фиксирующих оплату от покупателя (банковские или кассовые), так и отгрузочных документов будут вводиться данные ведущего менеджера и/или заказа/проекта.

Если во вводе значений дополнительных реквизитов вам видится усложнение работы, то подумайте о том, насколько наличие этих данных упростит отбор документов (движений взаиморасчетов, проводок) по покупателям, относящимся к зоне ответственности конкретного менеджера.

При большой интенсивности потока обрабатываемых документов использование новых возможностей отбора в стандартных отчетах сэкономит массу времени и сил на визуальный ("ручной") отбор!

Что для этого нужно? Нужно просто выбрать тот отчет, который в данном случае наиболее целесообразен, и ввести помимо обычных и привычных настроек отбор по дополнительному реквизиту определенного значения, рис. 7.

Рис. 7

Если бы мы привели иную, более сложную ситуацию, когда менеджеру необходимо контролировать не только процесс реализации, но и, например, процесс закупки товаров, заказанных определенным клиентом для определенного проекта, то данные о ведущем менеджере нужно было бы ввести еще и в документы поступления товаров и оплаты поставщикам. И поскольку в этом случае уже задействовано большее количество счетов, то и форму стандартного отчета нам лучше взять другую.

Для целей анализа одновременно как по поставщикам, так и по покупателям лучше всего подойдет форма Анализ субконто. А какое же выбрать субконто?

Мы выберем то самое, которое наиболее полно участвует во всех нюансах внешних операций любой организации - это субконто Документы расчетов с контрагентом. Если посмотреть на План счетов, то видно, что эта аналитика присутствует на всех счетах, связанных со взаиморасчетами, причем даже в том случае, когда расчеты между контрагентами производятся в форме зачета обязательств. Итак, мы выбрали субконто, теперь остается способом, аналогичным рассмотренным выше, настроить отбор, что и показано на рис. 8 вместе с результатом сформированного отчета (дополнительно выбраны еще и обороты по дням).

Рис. 8

Согласитесь, что этот отчет несет уже довольно обширную информацию, которую достаточно будет только детализировать (раскрыть) по интересующей строке, чтобы показать движения по конкретным хозяйственным операциям.

Если же задача состоит в том, чтобы контролировать еще и выпуск продукции, то придется вводить данные о менеджере в большее количество документов и, возможно, обойтись единственной формой отчета будет сложнее, но в любом случае удобство получения выборки информации приведенными способами заведомо оправдывает ввод дополнительных данных.

Подытожим?

Формат статьи не позволяет в примерах "зайти за горизонт" настолько далеко, как того заслуживают новые возможности программы, просто потому, что контекст каждой отдельной организации может надиктовать большое количество потребностей и допреквизиты могут быть использованы для большего количества справочников с соответствующими результатами. Поэтому итоговую формулу можно представить так: оптимальное количество дополнительных реквизитов умножаем на возможности отчетов и получаем более высокую эффективность управленческих решений! Стоит попробовать!