Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью (ЭП). С этой целью в документооборот учреждений госсектора внедряются формы электронных документов, утв. приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н. В планах Минфина России .
Указанные приказы устанавливают единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.
В соответствии с «Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений» (Приложение № 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н):
«Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета (далее — электронный первичный учетный документ, электронный регистр, при совместном упоминании — электронные документы) составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью... либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью». п. 1 ч. 1 Методических указаний.
«Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом и ответственных за содержащиеся в электронном документе данные (за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), иного уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в электронном первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в электронных регистрах бухгалтерского учета. Указанные должностные лица подписывают электронные первичные учетные документы электронными подписями в соответствии с требованиями оформления электронного документа согласно Методическим указаниям с указанием даты подписания документа». п. 5 ч. 1 Методических указаний.
Методические указания содержат в том числе частичное описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении электронных документов, а именно:
- перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании электронного документа, и порядок их следования;
- зоны ответственности подписантов документа — информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
- вид электронной подписи каждого подписанта — простая либо усиленная квалифицированная.
Таким образом, с каждым электронным документом могут последовательно работать несколько сотрудников учреждения, один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.
Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с Постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.
Электронные документы в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
По мере ввода в действие новых форм электронных документов они включаются в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». В небольших учреждениях для оформления электронных документов можно использовать возможности внутреннего электронного документооборота (ЭДО) редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
1С:ИТС
Подробнее см. в статье «Электронный документооборот внутри учреждения в редакции 2 программы „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“ раздела .
Программа позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями централизованных информационных систем — формирование и обмен информацией по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:
- поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
- разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
- подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной квалифицированной электронной подписи и последующее хранение этих данных;
- защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.
Подсистема Процессы обработки документов, входящая в состав БГУ КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении (ЦОДе).
Оформлять документы в программе могут не только бухгалтеры ЦОДа, но и сотрудники договорного, планового отделов, кладовщики, работники материально-технического отдела, подотчетники и другие работники субъекта централизованного учета. При этом каждый заполняет и подписывает разделы документа в соответствии со своей зоной ответственности.
Организационные процедуры
Прежде чем приступать к настройке шаблонов процессов, необходимо принять следующие организационные решения:
- определиться с типами документов, процесс обработки которых должен быть автоматизирован;
- при использовании ролевой адресации назначить пользователям роли, которые они будут выполнять при обработке документов;
-
для каждого типа документа:
- определить перечень этапов, которые документ должен пройти, порядок следования этих этапов;
- определить, какие статусы будет принимать документ после прохождения каждого этапа;
- определить исполнителей каждого этапа, а также зоны их ответственности (набор реквизитов документа);
- определить необходимость использования электронной подписи, ее тип для выполнения каждого этапа;
- определить сроки выполнения каждого этапа (если требуется);
- назначить ответственных за контроль выполнения бизнес-процессов.
Если в учреждении уже утверждены правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота, то их можно использовать в качестве эталона при создании шаблонов процессов для документов в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 КОРП».
Чтобы бизнес-процессы обработки документов соответствовали законодательству, при разработке шаблонов процессов следует руководствоваться Методическими указаниями по заполнению электронных документов, утв. Приказами № 103н и 61н и др.
Настройка шаблонов процессов в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 КОРП»
После утверждения перечня бизнес процессов с технологическими картами можно приступать к настройке в программе шаблонов бизнес-процессов для документов (рис. 1). И хотя такая настройка выполняется непосредственно в пользовательском режиме БГУ КОРП, рекомендуется на первоначальном этапе настройки маршрутизации документов, назначения прав и ролей пользователям программы обратиться за профессиональной помощью к партнерам фирмы «1С», имеющим статус «Центр компетенции по бюджетному учету (ЦКБ)». Выбрать партнера с указанными компетенциями можно на сайте фирмы .
Рис. 1. Пример шаблона процесса для документа «Списание, восстановление задолженности по доходам»
После завершения настройки и включения использования шаблона процесса документы соответствующего типа начнут обрабатываться согласно данному шаблону (рис. 2).
Рис. 2. Графическая схема бизнес-процесса, сформированная из карточки шаблона процесса
Обработка документа по настроенному шаблону процесса
При создании нового документа автоматически определяется настроенный для него шаблон процесса и создается задача исполнителю стартового этапа. Далее, по мере выполнения исполнителями своих задач, документ будет двигаться согласно бизнес-процессу и маршрутизации, настроенной в шаблоне процесса, при движении будет изменяться статус документа. При выполнении этапов, предполагающих подписание данных документа электронной подписью, будет открыта форма для подписания соответствующей ЭП согласно шаблону. Процесс обработки документа будет считаться завершенным, если по нему не останется невыполненных задач.
Исполнители этапов могут выполнять свои задачи:
- из формы Мои текущие задачи по обработке документов на начальной странице;
- из формы Мои задачи по обработке документов в разделе Органайзер — это более полная форма с возможностью просмотра выполненных задач;
- из формы документа, в нижней панели.
Текущий статус документа отображается как в форме документа, так и в форме списка документов (рис. 3).
Рис. 3. Форма списка документов с отображением текущего статуса
После завершения обработки документа всеми участниками процесса с установкой предусмотренных электронных подписей он становится недоступен для изменения всеми пользователями. В карточке процесса будет отображен перечень всех выполненных задач по документу и электронных подписей, установленных исполнителями (рис. 4). При формировании печатных форм документа в них будут добавлены штампы визуализации электронных подписей.
Рис. 4. Карточка процесса документа. История выполнения этапов по обработке документа и перечень установленных электронных подписей
Подсистема Процессы обработки документов программы БГУ КОРП обладает следующими возможностями:
- обеспечение поэтапной обработки учетных документов в соответствии с преднастроенными шаблонами бизнес-процессов;
- настройка собственной системы статусов (состояний) документов и этапов процессов;
- распределение процесса обработки документа по ответственным пользователям согласно должностным обязанностям, разграничение зон ответственности исполнителей этапов по реквизитам документа;
- использование электронной подписи при принятии решений по обработке документа, в том числе подписание наборов реквизитов в зоне ответственности исполнителя;
- возможность подключения и выполнения собственных алгоритмов при выполнении задач;
- информирование пользователей об их текущих задачах по обработке документов;
- мониторинг и контроль выполнения задач пользователей, ручное назначение задач при наличии конкурирующих исполнителей.
Технологии, которые включены в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8 КОРП», в течение ряда лет апробированы на крупных федеральных и региональных проектах масштаба субъекта РФ.
От редакции. Подробнее о новом прикладном решении «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» см. в .
