Что делать, если ИФНС истребует документы, которых нет

В какие сроки нужно представлять документы по требованию ИФНС

Выставить требование о предоставлении документов и информации, касающейся деятельности той или иной компании, налоговая инспекция может как при проведении проверки самого налогоплательщика, так и при встречной проверке. Также налоговые органы вправе запросить сведения о совершаемых налогоплательщиками и их контрагентами сделках. Соответствующее требование в адрес организаций и ИП направляют по форме, утв. приказом ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2/628@.

Исполнить требование о представлении документов и сведений необходимо в сроки, указанные в самом требовании. Данные сроки перечислены в нормах НК РФ, касающихся порядка проведения мероприятий налогового контроля. 

Если компания не располагает истребуемыми документами или ей нужно продлить срок исполнения требования, она может направить в налоговую инспекцию специальное уведомление о невозможности представления документов и сведений в назначенный срок. Такое же уведомление необходимо направить в ИФНС, если компания ранее уже представляла налоговикам спорные документы. 

Непредставление истребованных документов в законные сроки при отсутствии указанного уведомления грозит компании санкциями за непредставление запрошенной документации и сведений.

Что делать, если компания не может представить запрошенные ИФНС документы 

Когда налогоплательщик не может предоставить запрошенные у него документы и информацию в назначенный срок, он должен уведомить об это налоговую инспекцию. Уведомление позволяет отсрочить представление документов (либо не представлять их вовсе при отсутствии таковых), а также избежать налоговой ответственности за неисполнение требования налоговой инспекции. 

В уведомлении обязательно должна быть указана причина невозможности своевременного представления документов. В качестве причины можно указать:

• большой объем истребованных документов, 
• нахождение в отпуске директора или главного бухгалтера, имеющих доступ к архивам и базам данных, 
• передача документов третьим лицам: аудиторам (нужно указать наименование аудиторской организации или ФИО индивидуального аудитора и их государственный регистрационный номер), правоохранительным органам (нужно указать, что документы изъяты в результате следственных или оперативных действий, наименование правоохранительного органа и его адрес) и др.,
• утрата или порча запрошенных документов;
• истребование несуществующих документов, которые никогда не составлялись. 

Если уведомление подают по причине того, что ранее компания уже направляла в ИФНС истребованные документы, то в уведомлении следует указать реквизиты письма, которым они были направлены, и наименование налогового органа, в который они представлены (п.5 ст.93 НК РФ).

В общем случае в уведомлении нужно перечислить реквизиты документов, представить которые невозможно. Но когда у налогоплательщика отсутствуют все документы, указанные в требовании ИФНС, то перечислять их в уведомлении не нужно. Вместо этого следует указать, что налогоплательщик не может представить все документы, запрошенные налоговой инспекцией. 

Направить уведомление о невозможности представления документов необходимо в течение дня, следующего за днем получения соответствующего требования налоговой инспекции (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). Передать в инспекцию уведомление можно на бумажном носителе непосредственно или через представителя на личном приеме в ИФНС, по почте заказным письмом, в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. 

Обратите внимание! Налогоплательщики, обязанные представлять налоговую отчетность в электронной форме, должны представлять уведомление исключительно в электронной форме (абз.3 п.3 ст.93 НК РФ).

Получив такое уведомление, ИФНС в течение двух рабочих дней должна либо продлить сроки представления документов, либо вынести решение об отказе в продлении сроков. В первом случае новые сроки представления документов должны быть указаны в решении ИФНС, направляемом в адрес налогоплательщика. Причем при проведении налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков продление сроков осуществляется не менее, чем на 10 дней (абз.6 п.3 ст.93 НК РФ).

Штрафы за непредставление документов и сведений

Отказ от представления запрашиваемых документов, равно как и непредставление уведомления о невозможности направить запрошенные документы квалифицируются в качестве налогового правонарушения. Ответственность за данное правонарушение - штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ, указанный в требовании налоговой инспекции (ст.126 НК РФ).

Непредставление сведений о конкретной сделке повлечет ответственность по ст.129.1 НК РФ. Указанное нарушение грозит взысканием штрафа в размере 5 000 рублей, а за повторное нарушение, совершенное в течение календарного года, – в размере 20 000 рублей. Такие же штрафы (5 000 и 20 000 рублей) назначают за несообщение в ИФНС запрошенной информации о деятельности контрагентов и третьих лиц, о которой известно налогоплательщику.

Кроме того, если компания не направит в ИФНС уведомление о невозможности представления запрошенных документов, налоговая инспекция примет решение об их выемке на основании ст.94 НК РФ. В ходе такой выемки проверяющие вправе вскрывать принадлежащие налогоплательщику помещения и сейфы, изымать офисную технику, а также копировать информацию из электронной почты работников.

В материале использованы фото: Dmytro Zinkevych / Shutterstock / Fotodom.