В непростой период эпидемии и режима самоизоляции большинство российских организаций и учреждений сталкиваются с задачей организации удаленной работы для своих сотрудников. В данной статье эксперты 1С рассматривают основные способы организации удаленного доступа сотрудников бухгалтерии государственных (муниципальных) учреждений к «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». В редакцию 2 программы встроена система взаимодействия, которая поможет оперативно общаться с коллегами.
Варианты удаленного доступа
Существуют следующие варианты организации удаленного доступа к программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»:
- Бухгалтерия «в облаках».
- Бухгалтерия в централизованном «облачном» Центре обработки данных (ЦОД).
- Сервис 1С:Линк.
- Удаленный доступ к рабочему столу.
В первую очередь необходимо определить, какая редакция программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» используется в учреждении. Это определяет круг возможных вариантов организации удаленного доступа. В настоящее время компанией «1С» поддерживаются две редакции БГУ:
- — выпущена в 2011 году, имеет ограниченные возможности для организации удаленного доступа;
- — выпущена в 2012 году на смену первой редакции, ориентирована именно на удаленную работу, поддерживает работу через интернет (тонкий клиент, веб-клиент).
Определить редакцию БГУ просто: информация об используемой конфигурации отображается в окне «О программе», которое можно открыть из меню программы Справка — О программе или по кнопке с буквой «i».
Бухгалтерия «в облаках»
БГУ редакции 2 (БГУ2) поддерживает работу через интернет (Software as a service, «программы как сервис»). Эту модель также называют «работой в облаке». При работе в модели сервиса хранение данных бухгалтерской программы осуществляется поставщиком (провайдером) сервиса централизованно, в единой информационной базе.
При этом для каждого абонента сервиса выделена своя изолированная область данных, то есть каждый абонент имеет доступ только к «своим» данным.
Обновление версий платформы «1С:Предприятие» и конфигурации БГУ2 также осуществляется централизованно, сразу для всех абонентов сервиса.
В качестве поставщика (провайдера) сервиса может выступать компания «1С» — признанный российский лидер разработки инструментов автоматизации бизнеса. При этом пользователям сервиса гарантируется безопасное хранение учетных данных у провайдера сервиса с полным сохранением конфиденциальности. Ознакомиться с работой программы в модели сервиса и подключиться к сервису можно .
Пользователи могут перейти от локального использования программы к работе в облачном сервисе и, при необходимости, впоследствии вернуться обратно в локальный режим с сохранением учетных данных. Для переноса данных из локальной информационной базы в сервис следует воспользоваться командой «Выгрузить данные для перехода в сервис» в разделе Администрирование — Сервис БГУ2.
Загрузка данных в сервис производится из приложения «Менеджер сервиса» в личном кабинете по кнопке Загрузить базу в сервис.
Подробная и .
Бухгалтерия в централизованном «облачном» ЦОД
Возможность работы БГУ редакции 2 в режиме сервиса позволяет создавать ведомственные и региональные Центры обработки данных (ЦОД). Такой центр предполагает, что все учреждения данного департамента (министерства, региона) ведут учет в единой информационной базе, при этом у каждого учреждения (или группы учреждений) своя изолированная область данных, то есть оно имеет доступ только к своим данным. В этом случае в качестве поставщика (провайдера) сервиса обычно выступает департамент информационных технологий министерства, региона либо партнер-франчайзи «1С».
С 2015 года компанией «1С» и ее партнерами накоплен значительный на базе облачных технологий в масштабах региона более чем в 20 регионах России.
Преимуществами создания ЦОД являются:
- одновременное обновление программы сразу у всех подведомственных учреждений — оно выполняется централизованно квалифицированными администраторами ЦОД;
- оптимизация работы бухгалтерской службы — можно осуществлять на местах ввод первичных документов, а функции учета, аудита и контроля передать в центр, высококвалифицированные специалисты которого разрабатывают и устанавливают единую учетную политику и процедуры для всех подведомственных учреждений;
- актуальная информация по всем учреждениям доступна в любое время — руководство департамента (министерства, финансового органа) имеет возможность получать необходимую информацию по любому учреждению, в любое время, подключившись к нужной области данных.
Централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью обычно включает :
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 — для ведения бюджетного (бухгалтерского) учета учреждений;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» редакции 3 — для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы;
- «1С:Документооборот государственного учреждения 8» редакции 2.1 — для организации электронного документооборота между обслуживаемыми учреждениями и централизованной бухгалтерией;
- «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» — для управления процессами ведения учета учреждений, передавших функции ведения учета и формирования отчетности в централизованную бухгалтерию (областное казначейство) и др.
В настоящее время создана законодательная база в части передачи полномочий по ведению бюджетного, бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности организациями бюджетной сферы с целью централизации учетных процедур, в частности:
- Бюджетный кодекс РФ (п. 6 ст. 264.1, введен Федеральным законом от 26.07.2019 № 199-ФЗ, п. 10.1 статьи 161);
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ч. 3.1 ст. 7, введена Федеральным законом от 26.07.2019 № 247-ФЗ);
- Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (приказ Минфина России от 30.12.2017 № 274н) и др.
Теме централизации учета в бюджетной сфере уделяется повышенное внимание. Централизованные облачные системы автоматизации государственных учреждений наряду с обеспечением удаленного доступа пользователей из любой точки мира позволяют унифицировать и сформировать единую методологию бухгалтерского и налогового учета для всех подведомственных учреждений, централизовать процессы ведения нормативно-справочной информации, внедрить единые регламенты и схемы документооборота, поддержки и развития системы.
Наиболее популярные вопросы об использовании бухгалтерии 1С через интернет рассмотрены:
- в статье «6 наивных вопросов бухгалтера про бухгалтерию 1С в облаке»;
- в разделе .
Сервис 1С:Линк
Организовать простой и безопасный доступ через интернет к базе БГУ редакции 2, установленной в вашем офисе, можно также с использованием сервиса 1С:Линк.
В этом случае также можно работать из любого места — из офиса, из дома. Сотрудники могут находиться далеко друг от друга и работать одновременно с одними и теми же данными. Важно, что при использовании 1С:Линк все данные (базы бухгалтерского учета) остаются на компьютерах или серверах организации. При этом компьютеры сотрудников остаются «невидимыми» из сети интернет и защищенными, а все данные, передаваемые через интернет, зашифрованы.
При использовании 1С:Линк сотрудник получает удаленный доступ не ко всему содержимому своего рабочего компьютера, а только к конкретным информационным базам 1С, опубликованным для удаленного подключения.
Использование сервиса 1С:Линк недоступно при использовании БГУ редакции 1. Необходимо использовать БГУ редакции 2, которая поддерживает работу через тонкий клиент 1С (привычное для бухгалтера приложение «1С:Предприятие», позволяющее работать через интернет) или веб-клиент (работа с программой через веб-браузер).
Для подключения к сервису 1С:Линк необходимо иметь действующий договор сопровождения «1С:ИТС». Пользователи «1С:ИТС ПРОФ» могут без дополнительной оплаты подключить интернет-доступ к двум информационным базам. Подробнее с условиями подключения и использования можно ознакомиться на сайте .
Удаленный доступ к рабочему столу
В случае если используется БГУ редакции 1, фактически единственным доступным вариантом удаленной работы является организация терминального подключения к удаленным рабочим столам сотрудников, например, по технологии RDP () для компьютеров под управлением операционной системы Windows либо с помощью специализированных .
При этом сотрудник получает доступ к рабочему столу своего рабочего компьютера, с которым он может работать привычным образом.
Предоставление удаленного доступа к рабочим столам сотрудников может потребовать согласования и решения вопросов обеспечения информационной безопасности, использования специальных технологий обеспечения безопасности, например, технологии VPN (). Зачастую администраторы компьютерных сетей закрывают доступ к локальной сети организации извне с целью защиты. Поэтому, скорее всего, к процессу необходимо будет привлечь системного администратора, сотрудников отдела информационных технологий или обслуживающей организации.
По вопросам соблюдения правил лицензирования продуктов «1С» при использовании удаленных рабочих мест сотрудников рекомендуется обращаться к и .
Поэтому целесообразно перейти на использование редакции 2 БГУ, чтобы использовать возможности платформы «1С:Предприятие 8.3» для удаленной работы.
Редакция 2 предоставляется без дополнительной оплаты зарегистрированным пользователям конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения» версии ПРОФ, имеющим действующий договор на информационно-технологическое сопровождение «1С:ИТС». Актуальная версия типовой конфигурации редакции 2 публикуется . Предусмотрены средства автоматизированного переноса из информационной базы редакции 1 в информационную базу редакции 2 следующих учетных данных: справочной информации по объектам учета, остатков на начало года и оборотов по счетам (документов) за текущий период учета.
