Учет времени и расчет зарплаты в 1С в период коронавируса

Пандемия коронавируса и меры, предпринимаемые Правительством РФ в целях ограничения распространения COVID-19, существенно повлияли на учет времени и на расчет зарплаты.

Указом Президента РФ от 25.03.2020 № 206 период с 30.03.2020 по 03.04.2020 был объявлен нерабочими днями с сохранением заработной платы. Таким образом, появился новый тип времени - нерабочие дни, и в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3, соответственно, добавлен новый тип времени Нерабочий день. Нерабочие дни были продлены на весь апрель и начало мая:

• с 04.04.2020 по 30.04.2020 - Указ Президента РФ от 02.04.2020 № 239;
• с 06.05.2020 по 08.05.2020 - Указ Президента РФ от 28.04.2020 № 294.

Одновременно работники поделились на тех, кто имеет право продолжить работу в эти нерабочие дни, и тех, кто перешел в нерабочий режим, но при этом продолжает получать заработную плату.

Кто мог работать в нерабочие дни

Указы президента о нерабочих днях не распространялись на следующие организации:

• непрерывно действующие организации, в которых невозможна приостановка деятельности по производственно-техническим условиям, в том числе:
• энергетические, теплоснабжающие, водоснабжающие;
• строительные (если приостановка создаст угрозу безопасности и жизни людей);
• осуществляющие деятельность по предоставлению гостиничных услуг;
• сельского хозяйства (в том числе производители, сельхозмашиностроение, задействованные в полевых работах);
• IT-компании, связь (в. т. ч. почтовая);
• в сфере дорожного хозяйства, в том числе осуществляющие деятельность по строительству, эксплуатации дорог, мостов и тоннелей;
• организации социального обслуживания;
• медицинские и аптечные организации и организации, обеспечивающие непрерывность их производственно-технологической деятельности (в письме от 31.03.2020 № 990-ТЗ Роструд отметил, что к медицинским относятся организации и ИП с соответствующей лицензией);
• организации, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости (перечень таких товаров утвержден Распоряжениями Правительства РФ от 27.03.2020 № 762-р, от 10.04.2020 № 961-р, от 18.04.2020 № 1062-р);
• иные организации, которые могут определить своими решениями главы регионов, основываясь на санитарно-эпидемиологической обстановке и особенностях распространения коронавирусной инфекции (COVID-19) в этом регионе;
• организации, которые обеспечивают непрерывность производственно-технологического цикла в отраслях, перечисленных выше.

Удаленная работа

В Рекомендациях Минтруда России (письмо от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696) и в Дополнениях к Рекомендациям Минтруда России (письмо от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741) разъясняется, что работники, которые изначально попали в категорию тех, кому запрещено работать, но могут дистанционно выполнять работу, вправе обратиться к работодателю с соответствующим заявлением и продолжить работу удаленно. 

Понятия «удаленная работа» в Трудовом кодексе РФ не содержится. Но можно воспользоваться нормами главы 49.1 ТК РФ о дистанционной работе. Под дистанционной работой подразумевается выполнение работником трудовых функций вне места нахождения работодателя и взаимодействие с работодателем через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе через интернет.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализованы инструменты массового формирования документов, необходимых для перевода сотрудников на удаленную работу - заявления работника и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Об оформлении перевода сотрудников на удаленную работу и о возможностях 1С см. в статье «Оформление перевода сотрудников на удаленную работу, возможности 1С».

Норма рабочего времени и производственный календарь

Понятия «производственный календарь» не содержится в ТК РФ. Трудовой кодекс РФ определяет нерабочие праздничные дни, порядок их переноса при совпадении с выходными днями, сокращенное предпраздничное время, нормальную продолжительность рабочей недели.

Однако во многих случаях (таких, как составление графиков работы, начисление заработной платы, составление графика отпусков, расчет суммы пособий по временной нетрудоспособности и др.) удобно использовать готовый календарь, составленный с учетом рабочих, праздничных, выходных дней и их переносов на текущий год. Такой календарь составляется на основе постановлений Правительства РФ с учетом требований трудового законодательства РФ и называется производственным.

Производственный календарь формируется в соответствии с приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю» и с учетом постановлений Правительства РФ. Так, в основе производственного календаря на 2020 год лежит Постановление Правительства РФ от 10.07.2019 № 875 «О переносе выходных дней в 2020 году». В соответствии с Указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294 в производственный календарь внесен новый тип времени: «нерабочие дни с сохранением заработной платы». Эти дни не меняют нормы рабочего времени и считаются рабочими для тех, кто продолжает работу. 

Производственный календарь в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 Производственный календарь - это инструмент, предназначенный для настройки графиков работы и определения нормы времени. В программе предоставлен актуальный производственный календарь на 2020 год и реализована поддержка методики, позволяющей выделить оплачиваемые нерабочие дни в соответствии с указами президента РФ, и сохранить зарплату сотрудникам за эти дни в полном объеме.

Для этого необходимо включить новую настройку расчета зарплаты (меню Настройки - Расчет зарплаты), установить флаг Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника (рис. 1).

Рис. 1. Настройка расчета заработной платы в период коронавируса

Обратите внимание, что для того чтобы этот флаг учитывался, обязательно следует отключить флаг Выполнять расчет зарплаты без оптимизации.

Если флаг Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника установлен, то во всех Графиках работы сотрудников каждый месяц дополняется строкой Оплачиваемые нерабочие дни (рис. 2).

Рис. 2. «Оплачиваемые нерабочие дни» в графике работы

Отметим, что обновляется Производственный календарь автоматически, но можно вручную загрузить его из интернета, а также самостоятельно вручную внести изменения.

Автоматическое обновление через интернет работает, если подключена и настроена Интернет-поддержка (меню Администрирование).

Обновить вручную Производственный календарь можно также с использованием Интернет-поддержки, выбрав в меню Администрирование - Интернет-поддержка и сервисы - Обновление классификаторов. Если нет возможности получать обновление по интернету непосредственно из программы, но есть доступ в интернет, то можно скачать обновление календарей на портале 1С:ИТС.

Если доступ к интернету отсутствует, то вносить изменения в Производственный календарь вручную не рекомендуется. Следует дождаться очередного обновления программы. Дело в том, что можно зарегистрировать вручную тип дня Нерабочий, щелкнув правой кнопкой мыши, и далее Изменить день - Нерабочий. Но это будет означать лишь то, что день не является рабочим. При этом оплачиваемый нерабочий период указать вручную не получится. Он запрограммирован и может быть установлен только при автоматическом обновлении. Оплачиваемый нерабочий период выделен в Производственном календаре цветом (рис. 3).

Рис. 3. Оплачиваемый нерабочий период в «Производственном календаре»

При обновлении версии программы Производственный календарь актуализируется.

Норма времени для всех работников одинакова, оплата тоже подразумевается обычная. Но для учета реально отработанного времени следует настроить отдельные графики работы для тех, кто работает, и для тех, у кого только сохраняется заработок.

Если Производственный календарь актуализирован автоматически, то в соответствии с ним автоматически обновляются Графики работы, для которых ранее был установлен флаг Автоматическое обновление по производственному календарю. Для неработающих в этот период сотрудников, у которых должен сохраняться заработок, в настройке Графика работы (меню Настройки) по ссылке Изменить свойства графика следует установить флаг При заполнении учитывать нерабочие дни (рис. 4).

Рис. 4. Настройка графика работы

Если флаг При заполнении учитывать нерабочие дни установлен, то в графике работы автоматически заполняется строка Оплачиваемые нерабочие дни в соответствии с Производственным календарем.

При неустановленном флаге При заполнении учитывать нерабочие дни график заполняется обычным рабочим временем, а строка Оплачиваемые нерабочие дни остается пустой.

Нерабочие дни, установленные в Производственном календаре вручную при заполнении Графиков работы с установленным флагом Автоматическое обновление по производственному календарю, не попадают в строку Оплачиваемые нерабочие дни независимо от флага При заполнении учитывать нерабочие дни. В строке рабочего времени (например, Явка) для таких дней рабочее время не заполняется.

Следовательно, для обеспечения возможности расчета сохраняемого заработка по указанному графику необходимо либо обновить автоматически Производственный календарь, либо (при отсутствии такой возможности), не изменяя его вручную, откорректировать сразу График работы.

Особенности расчета заработной платы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Для сотрудников, продолжающих работать в нерабочие дни, установлен обычный график работы. В соответствии с письмом Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696 им начисляется зарплата в обычном размере. Законодательство не предусматривает оплаты труда в Нерабочие дни в повышенном размере, в отличие от оплаты работы в выходные и праздничные дни. Работодатель вправе назначать поощрительные доплаты, предусмотренные локальными нормативными актами.

Сотрудникам, фактически не работающим в Нерабочие дни, должен быть назначен соответствующий график работы, в котором заполнены строки Оплачиваемые нерабочие дни.

Работникам с окладной или тарифной системой оплаты труда расчет в программе производится в точности в той сумме, как если бы они работали. Это соответствует разъяснениям, приведенным в письме Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696. Причем если кроме должностного оклада установлены компенсационные надбавки и стимулирующие выплаты, то они так же начисляются, и работник получает заработную плату, предусмотренную трудовым договором.

Для сдельщиков невозможно рассчитать предполагаемую выработку. Работодателю следует самостоятельно определить и закрепить в локальном нормативном акте организации порядок расчета дополнительного вознаграждения за этот период, возможно, по аналогии с праздничными днями (см. ст. 112 ТК РФ).

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в отчет Табель учета рабочего времени для регистрации Оплачиваемых нерабочих дней выводятся символы «ОН». Законодательно специального обозначения для этого периода не предусмотрено. Работодатель вправе ввести свои обозначения или использовать предложенные программой.

Перерасчет зарплаты за март, отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Понятие «нерабочий день» появилось 25 марта, когда месяц подходил к концу и приближалось время расчета заработной платы за март. В Рекомендациях Минтруда России от 26.03.2020 говорится о том, что нерабочий день не относится ни к рабочим, ни к выходным, ни к праздничным дням. Одновременно уточняется, что оплачивать нерабочие дни надо так же, как и рабочие. При этом в Рекомендациях не приведена информация, каким образом следует в этом случае вести табельный учет рабочего времени. Дополнительных разъяснений, что принимается за норму рабочего времени, до конца марта не появилось. В связи с этим в программах 1С изменения не могли быть поддержаны. Многие организации, попавшие в число неработающих, с полным пониманием того, что 24.03.2020 - последний рабочий день, в марте больше рабочего времени не предполагается, успели начислить заработную плату за март до появления разъяснений.

Только в начале апреля Минтруд России на официальном сайте разъяснил, что оплата за нерабочий период сотрудникам должна быть произведена в полном объеме. Также уточнено, что оплатить этот период необходимо так, как будто сотрудник работал. Из этих разъяснений стало понятно, что нельзя менять годовую (месячную) норму времени. Даже для окладников (у которых на первый взгляд заработок не зависит от нормы времени, если месяц отработан полностью) при пересчете месячной тарифной ставки в часовую изменение (уменьшение) среднемесячного количества часов за год влечет изменение (завышение) стоимости дня и часа работников. Следовательно, меняется оплата переработки и сверхурочных, ночных и праздничных. Если у работников март был не полностью отработан (например, в марте были больничные или отпуска), то уменьшение нормы времени привело к уменьшению заработка.

Итак, если расчет зарплаты за март был выполнен в условиях измененной нормы рабочего времени, то необходимо произвести перерасчет. Перерасчет может не изменить начисленной суммы, а может привести к увеличению или уменьшению начисленной ранее суммы.

Следует учитывать, что если в результате перерасчета обнаружится недоплата, то при выплате доплаты работникам следует учесть компенсацию за задержку в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ). Если в результате перерасчета выявится переплата, то в соответствии со статьей 137 ТК РФ нет основания и механизмов удержания такой переплаты. Можно только попросить работников представить заявления об удержании излишне начисленных денежных средств.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 после изменения Графика работы при очередном расчете заработной платы выдается сообщение о потребности проведения перерасчета (рис. 5). В сообщении указывается месяц, в котором будет произведен перерасчет. Информацию о периоде, за который происходит перерасчет, можно получить, проанализировав Причину  в документе Перерасчеты.

Рис. 5. Сообщение о необходимости перерасчета

По кнопке Пересчитать сотрудника выполняется перерасчет за прошлый период в текущем месяце и отображается на закладке Доначисления, перерасчеты.

Особенности расчета зарплаты за май, отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Нерабочие праздничные дни в мае по законодательству не относятся к нерабочим дням, объявленным указами президента.

Соответственно, у работодателей не возникает обязанности сохранять оплату сотрудникам, у которых по графику работы смена приходится на праздничный день, а фактически они не работали. На свое усмотрение работодатель может оплатить работникам такие дни однократно. При оплате можно учесть разъяснения Минтруда России о том, что в период объявленных нерабочих дней с охранением заработной платы у работников не может быть отработанных сверхурочных часов, ночных часов и работы в выходные и праздничные дни. Следовательно, оснований для назначения доплаты за работу в такие периоды не возникает.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для сотрудников, на которых распространяется запрет работы с сохранением заработка, день, рабочий по графику, приходящийся на праздничный день по производственному календарю, в Графике работы устанавливается в строке Оплачиваемые нерабочие дни и оплачивается в одинарном размере.

Отметим, что Указ Президента РФ от 11.05.2020 № 316 отменяет режим нерабочих дней с 12.05.2020 на федеральном уровне, что не означает моментальный возврат к прежнему режиму работы. 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 Нерабочие дни, установленные в Производственном календаре, служат для автозаполнения Графиков работы. Региональные периоды нерабочих дней следует настраивать непосредственно в Графиках работы. 

От редакции. Вопросы учета рабочего времени и расчета заработной платы с учетом изменений законодательства, отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 будут рассматриваться 11.06.2020 на лекции в 1С:Лектории «Изменение законодательства в связи с пандемией COVID-19, порядок расчета заработной платы, исчисления и уплаты взносов». Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.