Как в 1С подготовить формы АДВ-1 и АДВ-2 для персонифицированного учета

Порядок формирования и представления в ПФР форм АДВ-1 и АДВ-2

При приеме на работу или заключении договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, физическое лицо обязано представить страхователю (работодателю) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Документ может быть представлен на бумажном носителе или в форме электронного документа и (или) посредством информационной системы "Личный кабинет застрахованного лица".

Если физическое лицо не зарегистрировано в системе индивидуального (персонифицированного) учета, т. е. не имеет страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или Уведомления о регистрации, содержащие сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС) (например, принимается на работу впервые), то он может обратиться для регистрации к страхователю (работодателю) или в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

Процедура регистрации застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования установлена в разделе II Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н.

Если физическое лицо обратилось для регистрации к страхователю (работодателю), то последний обязан представить в территориальный орган ПФР анкету зарегистрированного лица (форма АДВ-1) вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1.

Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (его представителя). Представление анкеты застрахованного лица может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Территориальный орган ПФР в течение 5 рабочих дней со дня получения анкеты зарегистрированного лица принимает решение об открытии лицевого счета либо об отказе в регистрации застрахованного лица. Документом, подтверждающим регистрацию, является Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащее сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Основанием для вынесения территориальным органом ПФР решения об отказе в регистрации застрахованного лица является наличие в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета, открытого на застрахованное лицо с аналогичными анкетными данными.

С 23.01.2021 действует новая форма АДВ-1 (постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2020 № 846п). В форму добавлены строки для ИНН (указывается при наличии) и номера актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении).

Застрахованное лицо может представить заявление об изменении анкетных данных или установлении неточности или ошибочности сведений, содержащихся на индивидуальном лицевом счете, через страхователя (работодателя) (пп. 16-17 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н).

Для изменения анкетных данных, содержащихся на индивидуальном лицевом счете, страхователь передает в органы ПФР заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2), вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1. Правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.

Представление заявления может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Территориальный орган ПФР в течение 5 рабочих дней рассматривает данное заявление и принимает решение об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, либо об отказе в изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете. Основанием для вынесения ПФР решения об отказе изменения анкетных данных является:

• отсутствие в системе индивидуального (персонифицированного) учета индивидуального лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении об изменении анкетных данных;

• несоответствие указанных в заявлении об изменении анкетных данных сведений о зарегистрированном лице сведениям, содержащимся в индивидуальном лицевом счете.

С 23.01.2021 действует новая форма АДВ-2 (постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2020 № 846п). Так же, как и в АДВ-1, в форму АДВ-2 добавлены строки для ИНН (указывается при наличии) и номера актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении).

Подготовка АДВ-1 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)

Рассмотрим пример подготовки анкеты зарегистрированного лица (форма АДВ-1) в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0.

Для автоматического заполнения формы АДВ-1 необходимо, чтобы в программе были введены следующие данные сотрудника - фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, ИНН, место рождения, паспортные данные, сведения о гражданстве, адрес постоянного места жительства (адрес регистрации, заполняется на основании документа, удостоверяющего личность), адрес места проживания фактический (указывается в случае отличия от адреса по регистрации, а также при отсутствии адреса регистрации), телефон (домашний и/или рабочий, по которому можно связаться с застрахованным лицом). Эти данные могут быть введены или в справочник Сотрудники (раздел Кадры - Сотрудники), или в справочник Физические лица (раздел Кадры - Физические лица).

Подготовка анкеты зарегистрированного лица по форме АДВ-1 для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1): раздел Отчетность, справки - Документы персучета.

По кнопке Создать следует выбрать документ Пачка документов АДВ-1.

Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения (см. рисунок).

Рисунок

В поле Дата указывается дата заполнения анкеты (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).

Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.

Табличная часть документа заполняется списком сотрудников из справочника Сотрудники с помощью кнопки Подбор сотрудников. К выбору предлагаются только сотрудники, не имеющие страховых номеров ПФР. При выборе сотрудника реквизиты табличной части заполняются автоматически личными данными сотрудника. Если в информационную базу введены не все сведения, которые требуется указать в анкете, программа информирует, каких данных не хватает. Исправить или дополнить данные можно, нажав на ссылку Редактировать карточку сотрудника. Измененные данные автоматически отразятся в форме.

По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1. Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица). В поле Исполнитель следует выбрать лицо из справочника Физические лица и нажать кнопку Записать.

С помощью кнопки Выгрузить производится выгрузка файла-пачки АДВ-1 в указанный каталог для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Нажав на кнопку Открыть файл, можно просмотреть содержимое файла-пачки. Имена файлам программа присваивает автоматически. Перед выгрузкой сведений рекомендуется проверить их на соответствие требованиям ПФР по кнопке Проверка - Проверить выгрузку. В этом случае пачка документов проверяется по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. Кроме этого, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение.

Для формирования печатной формы анкеты зарегистрированного лица АДВ-1 и описи документов АДВ-6-1 нужно нажать на кнопку Печать - Все формы. Есть возможность формировать печатные формы по отдельности: кнопка Печать - АДВ-1 или Печать - АДВ-6-1.

Если организация подключена к сервису 1С-Отчетность, то анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 можно отправить непосредственно из программы. Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения документа. Для этого следует нажать на кнопку Проверка - Проверить в интернете. Для отправки анкеты нужно нажать на кнопку Отправить.

После принятия пачки ПФР необходимо установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь записать документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.

После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащего сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета, его номер следует ввести в справочник Сотрудники или в справочник Физические лица.

Подготовка АДВ-2 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)

Рассмотрим пример подготовки заявления об изменении анкетных данных (форма АДВ-2) в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0.

Подготовка заявления по форме АДВ-2 для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2): раздел Отчетность, справки - Документы персучета. По кнопке Создать нужно выбрать документ Пачка документов АДВ-2.

Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе программы зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, для сотрудника (сотрудников) которой создается заявление.

В поле Дата указывается дата создания заявления (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).

Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.

В табличной части документа указывается сотрудник (сотрудники), по которому необходимо создать заявление с помощью кнопки Подбор сотрудников. Поле Дата получения свидетельства заполняется автоматически датой, которая указана в поле Дата. Менять дату имеет смысл только в том случае, если в информационной базе существует несколько ранее проведенных документов персонифицированного учета с анкетными данными сотрудника (Анкета застрахованного лица (АДВ-1), Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)), для автоматического заполнения документа.

Ниже табличной части расположены поля, в которых приводятся сведения о сотруднике. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве указываются СНИЛС, Ф. И. О. сотрудника, которые указаны в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В разделе Включить в изменившиеся данные указываются сведения - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Гражданство, Дата рождения, Гражданство, Место рождения, Адрес регистрации, Адрес фактический, Телефоны, Удостоверение личности, ИНН и Номер актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении). В случае непредставления сотрудником работодателю этого документа строку можно оставить незаполненной. Если в информационную базу введены не все сведения, которые требуется указать в заявлении, программа информирует, каких данных не хватает. Исправить или дополнить данные можно, нажав на ссылку Редактировать карточку сотрудника. Измененные данные автоматически отразятся в форме.

Для подготовки заявления нужно отметить флагом в разделе Включить в изменившиеся данные, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. Если была указана дата получения свидетельства или Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета в табличной части документа, то флаги будут установлены автоматически напротив изменившихся сведений. В этом случае программа будет определять изменившиеся данные сотрудника, используя сведения из актуального на дату получения свидетельства или Уведомления документа с его анкетными данными с действующими на дату заполнения анкеты сведениями в программе. Если дата получения свидетельства или Уведомления в табличной части документа указана не была, то необходимо вручную отметить флажком, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. В нашем Примере 2 изменилась фамилия сотрудницы в связи с замужеством. Поэтому следует установить флаг Фамилия. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве в поле Фамилия укажите фамилию до замужества (фамилию, указанную в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении).

Если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует отчество или место рождения, но оно указано в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении, то установите флаг Отменить отчество или Отменить место рождения.

По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1.

Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица).

В поле Исполнитель следует выбрать лицо из справочника Физические лица для заполнения одноименного поля печатной формы описи передаваемых сведений по форме АДВ-6-1, и затем нажать на кнопку Записать.

С помощью кнопки Выгрузить производится выгрузка файла-пачки АДВ-2 в указанный каталог для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Нажав на кнопку Открыть файл, можно просмотреть содержимое файла-пачки. Имена файлам программа присваивает автоматически. Перед выгрузкой сведений рекомендуется проверить их на соответствие требованиям ПФР по кнопке Проверка - Проверить выгрузку. В этом случае пачка документов проверяется по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. Кроме этого, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение.

Для формирования печатной формы заявления АДВ-2 и описи документов АДВ-6-1 нужно нажать на кнопку Печать - Все формы. По кнопке Печать - АДВ-2 или Печать - АДВ-6-1 можно сформировать печатные формы по отдельности.

Если организация подключена к сервису 1С-Отчетность, то заявление по форме АДВ-2 можно отправить в ПФР непосредственно из программы. Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения документа: кнопка Проверка - Проверить в интернете. Для отправки заявления следует нажать на кнопку Отправить.

После принятия пачки ПФР нужно установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь записать документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.