Отчетность по НДФЛ за 2005 год: анализ изменений и вопросы автоматизации

Новая форма 2-НДФЛ

В соответствии со статьей 207 НК РФ налогоплательщиками налога на доходы физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ (т.е. находящиеся в РФ менее 183 дней), но получающие доходы от источников в РФ.

Если источником доходов являются российские организации, а также иностранные организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, то эти организации признаются налоговыми агентами по НДФЛ. В их обязанности входит учет доходов физических лиц, исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога с определенных доходов физических лиц, а также представление в налоговый орган по месту своего учета отчетности по налогу по форме № 2-НДФЛ.

В связи с постоянными изменениями в налогообложении доходов физических лиц отчетная форма утверждалась практически на каждый налоговый период. Не стал исключением и прошедший 2005 год. За этот налоговый период налоговые агенты должны представить отчетность не позднее 1 апреля 2006 года по новой форме № 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 25.11.2005 № САЭ-3-04/616@ (зарегистрирован в Минюсте России 20.12.2005 № 7293).

По сравнению с предыдущим вариантом, у новой формы сохранилось только название. Представляемые в справке сведения теперь структурированы по разделам, а в рекомендациях по ее заполнению учтены изменения, внесенные в порядок исчисления и уплаты налога с 1 января 2005 года (об изменениях по НДФЛ читайте здесь).

Характеристика изменений формы 2-НДФЛ

Новая форма 2-НДФЛ включает шесть разделов:

1. Данные о налоговом агенте.
2. Данные о физическом лице - получателе дохода.
3. Доходы, облагаемые по ставке ___%.
4. Стандартные и имущественные налоговые вычеты.
5. Общая сумма дохода и налога по итогам налогового периода.
6. Сведения о перечислении налога в бюджет.

Первые два раздела изменились не существенно.

В первом разделе, как и прежде, указываются данные о налоговом агенте: ИНН/КПП, телефон и наименование налогового агента. Вместе с тем, из этого раздела исключен показатель "Код ОКАТО", в котором указывался код территории муниципального образования, в бюджет которого осуществлялось перечисление налога. Теперь эти данные приводятся в отдельном разделе.

Во втором разделе, как и прежде, указываются данные о физическом лице - получателе дохода: ИНН, фамилия, имя и отчество, статус, пол, дата рождения, гражданство, сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес места жительства в РФ, адрес в стране проживания. Вместе с тем, из второго раздела исключен показатель со сведениями об имеющемся у физического лица страховом номере ПФ РФ. Во-первых, этот номер имеется не у всех физических лиц, получающих доходы от источников в РФ. Во-вторых, целесообразность включения этих сведений в справку по форме № 2-НДФЛ и раньше вызывала сомнения.

В порядок заполнения раздела 3, в котором показываются полученные доходы физического лица, внесены существенные изменения (см. рис. 1).

Во-первых, этот раздел теперь заполняется в разрезе налоговых ставок. Это означает, что если работнику организации, помимо заработной платы, выплачивались дивиденды и проценты от участия (облагаются по ставке 9 %) либо работник получал доходы в виде материальной выгоды, облагаемые по ставке 35 %, то в отношении доходов этого работника составляется несколько справок по форме № 2-НДФЛ - по одной на каждую ставку. Ставка налога указывается в заголовке раздела 3 (см. рис. 1).

Во-вторых, месяцы, в которых физическим лицом получены доходы, теперь указываются в виде их порядкового номера в году: по доходам за январь проставляется цифра - 1, по доходам за февраль - цифра 2 и т.д.

В-третьих, доходы по видам и месяцам в этом разделе теперь показываются в одной объединенной таблице:

• в графе "Месяц" указывается порядковый номер месяца, в котором физическому лицу выплачены доходы;
• в графе "Код дохода" проставляется код дохода в соответствии со справочником "Виды доходов";
• в графе "Сумма дохода" отражается общая сумма выплаченного дохода по указанному коду дохода без налоговых вычетов.

При этом в случае выплаты в каком-либо месяце доходов, относящихся к разным видам (т.е. имеющих разные коды), для каждого вида дохода за этот месяц вводится отдельная строка.

Главой 23 НК РФ предусмотрены четыре вида налоговых вычетов из доходов физических лиц: стандартные, социальные, имущественные и профессиональные. Но источником выплаты доходов (налоговым агентом) по заявлению налогоплательщика предоставляются только стандартные и профессиональные налоговые вычеты, а также имущественный налоговый вычет на основании уведомления налогового органа (с 1 января 2005 года).

Как и ранее, напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере, в разделе 3 "Доходы, облагаемые по ставке 13 %" в графе "Код вычета" указывается код соответствующего вычета из справочника "Вычеты", а в графе "Сумма вычета" - соответствующая сумма вычета.

Сведения о предоставленных физическому лицу стандартных налоговых вычетах и имущественном вычете теперь приводятся в отдельном разделе 4 "Стандартные и имущественные вычеты (по видам)" (см. рис. 2):

• в графе "Код вычета" проставляется код вычета в соответствии со справочником "Вычеты";
• в графе "Сумма вычета" указывается сумма предоставленного налогового вычета с указанным кодом.

При заполнении этого раздела следует обратить внимание на следующие особенности.

Во-первых, раздел 4 заполняется только в справке, составленной по доходам, облагаемым налогом по ставке 13 %.

Во-вторых, в отношении стандартных вычетов на детей следует указывать коды, которые приведены в справочнике "Вычеты" (приложение № 2 к форме № 2-НДФЛ). Этот справочник помимо исключения слова "налоговые" в названии существенно переработан в части налоговых вычетов, предусмотренных подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. Стандартным вычетам на детей в справочнике отведено четыре кода (см. табл.).

Напомним, что стандартные налоговые вычеты на детей предоставляются до месяца, в котором доход физического лица превысит 40 000 руб.

Показатели, характеризующие общие суммы дохода и налога на доходы по итогам налогового периода, теперь приводятся в отдельном разделе 5. Их состав практически не изменился.

На практике часто возникали ситуации, когда в течение налогового периода налог, удержанный с доходов физического лица, перечислялся по разным кодам ОКАТО, например, при переводе работника на работу в обособленное подразделение или из одного обособленного подразделения в другое и т.п. Правомерно возникал вопрос, какой код территории в этом случае проставлять? В новой форме № 2-НДФЛ эта проблема разрешена следующим образом: в нее добавлен новый раздел 6, в котором указывается, по каким кодам ОКАТО перечислялся налог, по какому коду бюджетной классификации и в какой сумме (рис. 3).

Раньше источником информации для заполнения формы № 2-НДФЛ являлась налоговая карточка по форме № 1-НДФЛ. В рекомендациях по заполнению новой отчетной формы по НДФЛ сведения об источнике данных не упоминаются. Возможно, это связано с тем, что новая форма налоговой карточки еще не утверждена, а старая не годится, возможно, этому есть другое объяснение, но факт остается фактом. В этих условиях подготовка отчетности по НДФЛ за 2005 год может оказаться весьма трудоемкой, если для этого не использовать специальные программы, например, "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0" или "1С:Зарплата и Кадры 7.7".

Более подробно остановимся на подготовке отчетности по НДФЛ в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0".

Отчетность по НДФЛ в программе

Исходные данные для составления отчетности

Алгоритм исчисления налога с доходов физических лиц в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0" составлен в соответствии с главой 23 НК РФ.

Все виды доходов и вычетов, предусмотренные главой 23 НК РФ, обобщены в классификаторах (справочниках) "НДФЛ доходы" и "Вычеты по НДФЛ". Классификатор "НДФЛ доходы" (меню Сервис > Классификаторы > НДФЛ доходы) содержит перечень видов доходов, которые являются объектами налогообложения (рис. 4).

Для каждого вида дохода как элемента справочника указывается код и наименование, а также ставка, по которой облагается доход с таким наименованием, и код дохода для подстановки в отчетные формы. Классификатор поставляется заполненный, т.е. готовый для использования. При этом наименование доходов и коды для отчетности в нем соответствуют справочнику "Виды доходов", приведенному в Приложении № 2 к приказу ФНС России от 25.11.2005 № САЭ-3-04/616@.

Для всех доходов в реквизите "Ставка" указаны две ставки, одна из которых в скобках. Обусловлено это тем, что налогообложение доходов, полученных физическим лицами - резидентами и нерезидентами РФ производится по разным ставкам. Налогообложение доходов последних производится по ставке, указанной в скобках. При этом отнесение физического лица к статусу резидента или нерезидента в программе производится автоматически по значению поля "Гражданство" на закладке "Персональные данные" формы сведений о физическом лице в справочнике "Физические лица". Если это поле не заполнено или в нем указано Россия, то физическое лицо автоматически считается налоговым резидентом РФ. В этой связи, если в течение налогового периода иностранное физическое лицо в установленных законодательством случаях приобретает статус налогового резидента РФ, то для целей исчисления НДФЛ ему нужно изменить "гражданство".

Перечень видов вычетов, которые в соответствии с главой 23 НК РФ предоставляются физическим лицам налоговым агентом при определении совокупного облагаемого дохода, в программе хранится в классификаторе "Вычеты по НДФЛ" (рис. 5). Для каждого вида вычета указывается код и наименование. Коды и наименование предопределенных вычетов указаны в соответствии со справочником "Вычеты", приведенном в Приложении № 2 к приказу ФНС России от 25.11.2005 № САЭ-3-04/616@.

Размеры вычетов, предоставляемых налоговым агентом налогоплательщику при исчислении налога, в программе хранятся в регистрах сведений "Размеры вычетов по НДФЛ" и "Вычеты к доходам по НДФЛ". В первом регистре (рис. 6) хранятся размеры всех стандартных налоговых вычетов, а также имущественного вычета с кодом 311; во втором регистре (рис. 7) - нормативы профессиональных налоговых вычетов (в процентах), а также размеры вычетов (скидок) в отношении отдельных видов доходов.

Сведения о применении стандартных налоговых вычетов в программе вводятся через форму "Ввод данных по НДФЛ по физ.лицу", которая открывается по кнопке "НДФЛ" в форме элемента справочника "Физические лица". На закладке "Вычеты" в верхней части приводятся данные о предоставляемых вычетах, а в нижней части описывается порядок их применения (рис. 8).

Если за предоставлением стандартных налоговых вычетов обращается работник, который в текущем году уже имел доходы по предыдущему месту работы (или на предыдущих местах работы), то на основании представленной справки (или справок) по форме № 2-НДФЛ заполняется закладка "Доходы на предыдущих местах работы".

Для предоставления работнику имущественного вычета право на этот вычет необходимо зарегистрировать с помощью документа "Подтверждение права на имущественный вычет".

Налоговая база по НДФЛ в программе формируется следующим образом.

Все вознаграждения и иные выплаты в пользу физических лиц в программе начисляются с использованием видов расчета, описания которых хранятся в планах видов расчета "Основные начисления организации" и "Дополнительные начисления организации".

Одним из реквизитов описания является признак учета суммы, начисленной видом расчета, для целей налогообложения НДФЛ. Он указывается в поле "НДФЛ" на закладке "Учет" формы вида расчета. Если результаты начисления учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ, то в этом поле указывается код дохода выбором соответствующего элемента из классификатора "НДФЛ доходы", а если не учитываются (не признаются объектом налогообложения, освобождены от налогообложения), то это поле не заполняется.

Если для вида расчета указан признак его учета для целей НДФЛ, то при проведении документа, которым производятся начисления по этому виду расчета, результаты расчета автоматически заносятся в регистр накопления "НДФЛ сведения о доходах".

Налогооблагаемые доходы физическим лицам в программе могут быть начислены документами "Начисление зарплаты работникам организаций", "Начисление отпуска работникам организаций", "Разовые начисления работникам организаций", "Оплата по среднему заработку" и т.д. При этом независимо от того, каким документом физическим лицам начислены доходы, подлежащие налогообложению, расчет суммы налога, подлежащей удержанию с доходов, во всех случаях производится с помощью документа "Начисление зарплаты работникам организаций". Исключением является налогообложение доходов от участия, начисляемых акционерам (участникам) - физическим лицам. Сумма налога в этом случае исчисляется при проведении документа "Начисление дивидендов организаций".

В этой связи для правильного исчисления суммы налога, подлежащего удержанию из доходов физических лиц, необходимо:

• либо документ "Начисление зарплаты работникам организаций" вводить в последнюю очередь;
• либо начисление налога производить отдельным документом "Начисление зарплаты работникам организаций" с операцией Расчет НДФЛ после того, как в информационной базе будут зарегистрированы все начисления за текущий месяц.

Сумма исчисленного налога показывается на закладке "НДФЛ" формы документа "Начисление зарплаты работникам организаций".

При проведении документа суммы налога, подлежащие удержанию с начисленных в текущем месяце доходов, заносятся в регистр накопления "НДФЛ расчеты с бюджетом" с движением "+" (приход).

Если сумма налога, исчисленная с доходов нарастающим итогом с начала налогового периода, окажется меньше суммы налога, исчисленной за предыдущие месяцы, то в текущем месяце сумма налога принимается равной нулю, но излишне исчисленная сумма фиксируется в регистре накопления "НДФЛ к зачету" и "по умолчанию" учитывается в расчетах налога в следующем месяце. Такая ситуация может иметь место, например, при обращении работником за предоставлением имущественного вычета по месту основной работы после того, как с доходов этого работника в текущем налоговом периоде был удержан НДФЛ.

Излишне удержанная сумма налога может быть возвращена работнику по его заявлению. В программе возврат налога регистрируется документом "НДФЛ возврат налога".

В расчетах по НДФЛ различают исчисленную и удержанную сумму налога.

В соответствии с действующим законодательством исчисленный налог подлежит удержанию и перечислению в бюджет в момент выплаты доходов, с которых он исчислен.

В программе исчисленный и удержанный налог различаются по виду движения в регистре "НДФЛ расчеты с бюджетом". Исчисленная сумма фиксируется с движением "+", а удержанные со знаком "-" (расход), которые "по умолчанию" вводятся при проведении документов "Расходный ордер" - при выплате доходов наличными через кассу, "Платежное поручение" - при перечислении доходов в безналичной форме и "Платежный ордер списание денежных средств" - при перечислении доходов в безналичной форме с использованием системы электронного обмена данных с банком.

Вместе с тем, если в организации выплата заработной платы производится "месяц в месяц", в установленные сроки, невозможны ситуации неполного удержания исчисленного налога, то для упрощения учета расчетов по налогу в параметрах учетной политики по персоналу (меню Предприятие > Учетная политика по персоналу) можно установить флажок "При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный".

В этом случае в регистр "НДФЛ сведения о доходах" одновременно вводятся две записи на одну и ту же сумму: первая со знаком "+" и видом строки Начисление, вторая - со знаком "-" и видом строки Удержание. Соответственно и в форме № 1-НДФЛ обе суммы показываются в одном месяце.

Подготовка сведений по форме № 2-НДФЛ

Для формирования в программе сведений о доходах по форме № 2-НДФЛ предназначен документ "Сведения о доходах физлиц".

В табличной части закладки "Справки о доходах" указывается перечень формируемых справок с указанием ставки налога (рис. 9), а в табличной части закладки "Перечислено НДФЛ" - сведения о суммах перечисленного НДФЛ по организации в целом и по каждому физическому лицу с указанием ставок перечисленного налога, КБК и кодов ОКАТО (рис. 10).

Меню "Заполнить" на закладке "Справки о доходах" позволяет автоматически внести в табличную часть всех физических лиц, получавших доходы в организации в налоговом периоде, с указанием налоговых ставок, по которым производилось исчисление налога. При этом на закладке "Справки о доходах" по данным о суммах удержанного налога заполняются также и суммы перечисленного НДФЛ.

Получение данных в необходимом формате для их представления в ИФНС производится с помощью кнопок "Получить файл" (позволяет сформировать файл для передачи в ИФНС), "Получить файл на диск" (позволяет скопировать этот файл непосредственно на дискету) и "Печать" (позволяет получить формы 2-НДФЛ и реестр справок для вывода на принтер). При формировании файлов или печатных форм автоматически проводятся проверки выводимых данных, и в случае недостаточности либо ошибочности данных выдаются диагностические сообщения.

Обращаем внимание, что проведение документа (кнопка "ОК") означает, что данные переданы в ИФНС. После этого документ можно только просматривать, но в него нельзя внести изменения. В этой связи проводить документ следует лишь после успешной сдачи отчетности по НДФЛ.