Подготовка сведений персонифицированного учета за I полугодие 2010 года в зарплатных решениях на платформе "1С:Предприятие 8"

Формы отчетности персонифицированного учета

Начиная с 2010 года для представления отчетных индивидуальных сведений применяются новые формы персонифицированного учета.

Внимание! Новые формы отчетности на момент опубликования статьи утверждены не были, в статье рассматриваются формы и порядок их заполнения в соответствии с проектами нормативных актов, опубликованных на сайте ПФР.

О развитии ситуации мы будем информировать наших читателей. Следите за новостями.

Важные отличия новых форм от старых

Рассмотрим отличия в составе показателей новых отчетных форм, которые существенно повлияли на алгоритм их автоматизированного заполнения.

Суммы уплаченных взносов теперь указываются по каждому застрахованному лицу

Первым важным отличием является необходимость указывать сумму уплаченных взносов на накопительную и страховую часть пенсии индивидуально по каждому застрахованному лицу. Ранее информация об уплаченных взносах представлялась в целом по страхователю, а в индивидуальных сведениях указывалась сумма начисленных взносов. Теперь же в индивидуальных сведениях по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 предусмотрены реквизиты для указания суммы как начисленных, так и уплаченных взносов. Причем в реквизите "Начислено" следует указывать сумму начисленных ЗА отчетный период страховых взносов, а в реквизите "Уплачено" - сумму уплаченных за работника В течение периода взносов.

Что из этого следует. Во-первых, требуется разобраться, как определять сумму уплаченных взносов по каждому работнику. Сложность заключается в том, что перечисляются взносы на страховую и накопительную части пенсии совокупно по всем работникам. При этом общая сумма округляется до целых рублей. Определить абсолютно точно, сколько из этой суммы было перечислено за каждого конкретного работника, не представляется возможным.

В программах "1С" для заполнения реквизита "Уплачено" индивидуальных сведений предлагается следующий алгоритм. Общая сумма уплаченных взносов распределяется между работниками пропорционально. Базой распределения является сумма начисленных по каждому работнику взносов.

Обращаем внимание, что в результате работы этого алгоритма могут возникать "ошибки" округления, т.е. даже в идеальном варианте (когда уплачено ровно столько, сколько начислено) сумма уплаченных за работника взносов за какой-либо месяц может не совпадать с суммой начисленных взносов за этот месяц. Не следует ожидать и точного совпадения суммы уплаченных взносов, полученных суммированием по каждому работнику, с общей суммой перечисленных взносов. Из-за округления уплаченных по каждому работнику взносов до целых копеек эти суммы также могут расходиться.

Во-вторых - суммы начисленных и уплаченных взносов почти всегда будут отличаться вследствие того, что сумма начисленных взносов определяется по "периоду действия", т.е. сколько взносов начислено ЗА отчетный период, а сумма уплаченных взносов определяется по "периоду регистрации", т.е. сколько перечислили В течение отчетного периода. Так как перечисление взносов, начисленных за месяц, производится обычно в следующем месяце, то суммы начисленных и уплаченных взносов в отчетности совпадать не будут.

Например, в отчетности за I полугодие 2010 года будет отражена сумма начисленных взносов за январь - июнь 2010г., а в сумму уплаченных взносов войдут только взносы за январь - май 2010г., т.к. перечисление взносов за июнь фактически производится в июле. Уплаченные в июле за июнь взносы будут учтены в отчетности следующего периода - за 2 полугодие 2010г. Однако, в отчетность за 2 полугодие не войдут взносы декабря, фактически перечисленные в январе и т.д.

Сведения необходимо формировать в разрезе категорий застрахованных лиц

Второе важное отличие заключается в том, что сведения теперь необходимо формировать в разрезе так называемых категорий застрахованного лица. Категории застрахованных лиц - это фактически новый классификатор. По сути, категория застрахованного лица - это вид тарифа страховых взносов, по которому начислялись взносы с выплат в пользу этого лица. Отметим, что в течение отчетного периода взносы по застрахованному лицу могут начисляться по различным тарифам. Например, страховые взносы с выплат в пользу работников организации, применяющей общую систему налогообложения и уплачивающей ЕНВД по отдельным видам деятельности, начисляются: в отношении деятельности, облагаемой ЕНВД - по пониженным тарифам, а по не облагаемым ЕНВД видам деятельности - по обычным тарифам. Взносы с выплат в пользу работника-инвалида "обычной" организации, инвалидность которого установлена в середине отчетного периода, начисляются: до установления инвалидности - по обычным тарифам, а после установления инвалидности - по пониженным тарифам. Следовательно, в общем случае категорий у застрахованного лица может быть несколько. Сведения о стаже и взносах таких застрахованных лиц следует разделить по категориям, и сделать отдельные формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 для каждой категории застрахованных лиц. В итоге получается, что сведения об одном и том же застрахованном лице могут быть включены в несколько пачек документов СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 (в каждую из которых войдет только "часть" сведений, относящихся к соответствующей категории застрахованного лица), что для новой отчетности является нормальной ситуацией. Разделить по категориям следует не только суммы взносов, что не представляет большой сложности, но и записи о стаже. И если записи о стаже застрахованного лица, которому в течение отчетного периода, была установлена или снята инвалидность, еще можно разделить по конкретным периодам (например, январь-февраль - не инвалид, март-июнь - инвалид), то как разделить по категориям записи о стаже работников, занятых одновременно в видах деятельности, переведенных и не переведенных на ЕНВД, вообще говоря, не очевидно.

В экономичестких программах фирмы "1С" для работников организаций, применяющих общую систему налогообложения и уплачивающих ЕНВД по отдельным видам деятельности, при наличии у работника взносов, уплаченных по тарифу ЕНВД наряду с тарифом общего режима, формируются два одинаковых набора записей о стаже для каждой категории застрахованного лица. Наличие ЕНВД определяется ежемесячно.

Отражение периодов временной нетрудоспособности и отпусков

Третье отличие касается отражения в индивидуальных сведениях периодов временной нетрудоспособности работников и отпусков без сохранения заработной платы. В новой отчетности эти периоды следует явно выделять в записях о стаже работников, аналогично тому, как выделяются периоды отпусков по уходу за ребенком и отпусков по беременности и родам. Для отражения этих периодов в классификатор "Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения" введены новые коды:

• АДМИНИСТР - отпуск без сохранения содержания;
• ВРНЕТРУД - период временной нетрудоспособности.

Отметим, что ранее в формах СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 указывалось только суммарное количество дней временной нетрудоспособности и отпусков без сохранения зарплаты каждого работника. И если ранее отчитаться за работников, имеющих периоды временной нетрудоспособности и/или отпусков без сохранения зарплаты, можно было по списочной форме СЗВ-4-2, то с 2010 г. сведения на таких работников подаются только по индивидуальной форме СЗВ-6-1. В зарплатных решениях 1С определение типа формы, по которой необходимо подать сведения по застрахованному лицу: СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, производится автоматически, также автоматически в записях о стаже выделяются периоды временной нетрудоспособности и отпусков без сохранения заработной платы.

Работники особых территориальных условий

Четвертое отличие касается работников организаций, выполняющих работы в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зоне отчуждения и т.п.).

Во-первых, теперь сведения о таких работниках всегда подаются по форме СЗВ-6-1 (ранее их можно было подавать в списочной форме СЗВ-4-2). Во-вторых, для работников, выполняющих работы в особых территориальных условиях в режиме неполного рабочего времени, требуется указывать дополнительные сведения:

• в случае если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели - требуется указать фактически отработанное им время (указывается в месяцах и днях);
• в случае если работник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня - указывается доля занимаемой им ставки.

В программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" эти дополнительные сведения могут заполняться автоматически, конечно, при условии правильной настройки графиков работы.

Подготовка сведений в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Подготовка индивидуальных сведений по новым формам поддерживается:

• для типовой конфигурации "Зарплата и управление персоналом" начиная с версии 2.5.25;
• для типовой конфигурации "Зарплата и кадры бюджетного учреждения" начиная с версии 1.0.14.

Реализация изменений в программе

Новые формы отчетных сведений персонифицированного учета реализованы на базе "старых" документов Передача СЗВ-4 в ПФР и Сведения о страховом стаже и взносах СЗВ-4. Документ Передача СЗВ-4 в ПФР в новой версии конфигурации переименован в Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11). С 2010 г. этот документ применяется для автоматического формирования отчетных сведений по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, и подготовки описи по форме АДВ-6-2. Название документа Сведения о страховом стаже и взносах СЗВ-4 изменено на Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6). Каждый экземпляр документа этого вида для данных 2010 г. хранит одну пачку сведений по формам СЗВ-6-1 или форме СЗВ-6-2.

Порядок формирования сведений

Несмотря на то, что и формы, и состав сведений персонифицированного учета значительно изменились, порядок формирования отчетных сведений в программе остался прежним. Так же как и раньше для подготовки сведений сначала вводится документ Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11), из которого затем вызывается процедура автоматического формирования сведений. В результате автоматического формирования создаются документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6), и ссылки на эти документы помещаются в табличную часть документа Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11). После этого проверяются и при необходимости корректируются автоматически сформированные записи о стаже работников, и производится формирование печатных форм пачек и файлов для передачи в ПФР в электронном виде.

Внимание! В версии 2.5.25 типовой конфигурации "Зарплата и управление персоналом" не поддерживается формирование корректирующих и отменяющих сведений по новым формам, эта возможность будет реализована в одной из следующих версий конфигурации.

Подготовка к формированию сведений

Перед формированием индивидуальных сведений, так же как и ранее, рекомендуется проверить полноту и корректность ведения учета в программе.

1. Справочник Организации.

Должны быть указаны коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР, организационно-правовая форма по ОКОПФ.

Если организация (обособленное подразделение организации с выделенным балансом) расположена в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зоне отчуждения и т.п.), то для нее должно быть указано значение территориальных условий ПФР (указывается выбором из соответствующего классификатора ПФР на закладке Расчет зарплаты формы редактирования сведений об организации - рис. 1).

Рис. 1

2. Справочник Подразделения организаций.

Если в районе с особыми территориальными условиями располагается одно или несколько обособленных структурных подразделений организации (имеются в виду подразделения, не выделенные на отдельный баланс), то значение территориальных условий ПФР должно быть указано для соответствующих элементов справочника Подразделения организаций.

3. Справочник Должности организаций.

Если в организации имеются должности из списков профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на льготное пенсионное обеспечение (Список №1, Список№2, утвержденные Постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10), то для них в справочнике Должности организаций должен быть указан соответствующий Код позиции списка (рис. 2).

Рис. 2

Если в организации имеются должности, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, то для них в справочнике Должности организаций должен быть заполнен реквизит Основание выслуги лет - указана позиция из соответствующего классификатора Пенсионного фонда.

4. Сведения о штатных единицах организаций.

Если в организации имеются рабочие места, которые отнесены к рабочим местам с тяжелыми или вредными условиями труда, работа в которых в соответствии с классификатором Пенсионного фонда дает право на льготное пенсионное обеспечение, то в регистре сведений Штатное расписание организаций для соответствующих штатных единиц должен быть заполнен реквизит Условия труда (рис. 3).

Рис. 3

5. Сведения о периодах работы по трудовому договору, договорам гражданско-правового характера.

За отчетный период в программе должны быть в полном объеме введены все кадровые документы: Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций, Увольнение из организаций. Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также авторским и лицензионным договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документов Договор на выполнение работ с физ.лицом. На основании этих данных будут формироваться записи о стаже застрахованных лиц.

6. Персональные данные застрахованных лиц.

Для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также авторским и лицензионным договорам, в справочнике Физические лица обязательно должны быть указаны:

• ФИО физического лица;
• Номер страхового свидетельства ПФР (если работник не имеет страхового свидетельства, то его необходимо получить, для чего страхователь должен подать в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1);
• Данные документа, удостоверяющего личность - вид документа заполняется выбором из классификатора видов документов, удостоверяющих личность. Обращаем внимание, что серия паспорта РФ должна содержать две группы цифр, разделенные пробелом, должна быть заполнена дата выдачи документа.
• Адрес для информирования физ.лица (адрес, по которому ПФР будет направлять информацию о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица) - адрес обязательно должен быть указан для физических лиц, сведения по которым организацией еще ни разу не представлялись, а также в случае изменения адреса с момента последней подачи сведений. Адрес следует заполнять с использованием адресного классификатора.

Рис. 4

Так как с момента последней подачи сведений персональные данные могут измениться, перед формированием сведений рекомендуется уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные работников.

7. Сведения об особых периодах стажа.

В подсистеме начисления зарплаты должны быть произведены все начисления работникам за отчетный период, в том числе за периоды временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком, а также зарегистрированы отпуска без сохранения заработной платы. Выделение особых периодов стажа при формировании индивидуальных сведений будет производиться именно по данным регистра расчета Основные начисления организаций, следовательно, если какой-то период в подсистеме начисления зарплаты зарегистрирован не будет, то и в записи о стаже он не попадет. Особенно это касается отпусков без сохранения зарплаты: несмотря на то, что начисления за этот период не производятся, эти отпуска всё равно должны быть зарегистрированы в программе с помощью документов Невыходы в организациях.

8. Настройки видов расчетов.

Должны быть настроены виды расчетов из плана видов расчетов Основные начисления организаций. Для видов расчетов, регистрирующих начисления за работу полную смену в пределах нормы времени, а также за неотработанные полные смены, должен быть задан Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР (указывается на закладке Использование формы вида расчетов - рис. 5).

Рис. 5

Для видов расчетов, регистрирующих обычные периоды работы, в этом реквизите указывается значение Включается в стаж для досрочного назначения пенсии. Это означает, что период работы должен отражаться в записях о стаже, причем если у работника имеются какие-то особые основания для пенсионного обеспечения (особые условия труда, основание выслуги лет и т.п.), то этот период работы должен определяться как стаж "особой работы". Если оснований для льготного пенсионного обеспечения у работника нет (не заполнены реквизиты особых условий для организации, подразделения, должности, штатной единицы работника), то этот период учитывается в записях о стаже как период обычной работы.

Если какие-то периоды работы не должны включаться в стаж "особой работы", но должны засчитываться в страховой стаж, то для соответствующих видов расчетов следует указать значение Включается в страховой стаж. Для таких периодов в записях о стаже не будут заполняться реквизиты особых условий, даже если они указаны для организации, подразделения, должности, штатной единицы работника.

Для видов расчетов, регистрирующих особые периоды стажа, должно быть указано:

• для временной нетрудоспособности - значение Временная нетрудоспособность;
• для отпусков без сохранения зарплаты - значение Отпуск без сохранения зарплаты;
• для отпусков по беременности и родам - значение Декрет;
• для отпусков по уходу за ребенком до 1.5 лет - значение Дети.

Для видов расчетов, регистрирующих периоды, не засчитываемые в страховой стаж, например, для вида расчетов Прогул, простой по вине работника, указывается значение Не включается в страховой стаж. Такие периоды будут исключены из записей о стаже работника.

9. Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Должен быть произведен расчет страховых взносов за все месяцы отчетного периода (рассчитаны и проведены документы Начисление страховых взносов).

Должны быть отражены сведения об уплате страховых взносов на страховую и накопительную часть пенсии (введены и проведены документы Расчеты по страховым взносам с видом операции Уплата).

Автоматическое формирование сведений

Автоматическое формирование отчетных сведений персонифицированного учета производится с помощью документа Опись сведений АДВ-6-2.

Внимание! В версии 2.5.25 типовой конфигурации Зарплата и Управление Персоналом для формирования отчетных сведений персонифицированного учета за отчетные периоды 2010 г. следует использовать именно документ Опись сведений АДВ-6-2, инструмент-обработка Подготовка данных ПФР для подготовки сведений по новым формам пока не адаптирован.

В форме документа Опись сведений АДВ-6-2 указывается организация (или обособленное подразделение с выделенным балансом), от имени которой формируются сведения. При этом автоматически определяется руководитель организации и его должность, которые используются для вывода в печатных формах сведений.

В реквизите Отчетный период указывается отчетный период, за который подаются сведения.

Затем с помощью кнопки <Сформировать сведения за отчетный период> запускается процедура автоматического формирования отчетных сведений персонифицированного учета. При автоматическом формировании сведений все ранее сделанные ручные корректировки записей о стаже, сумм взносов стираются, и вместо них по данным информационной базы формируются новые сведения о стаже и взносах.

Сведения, собранные по данным информационной базы, группируются по категориям застрахованных лиц и автоматически разбиваются на пачки документов СЗВ-6-1, СЗВ-6-2. Для каждой категории застрахованных лиц формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2.

В реестр по форме СЗВ-6-2 помещаются сведения о застрахованных лицах, имеющих за отчетный период единственную запись о стаже, и не имеющих оснований для льготного пенсионного обеспечения. Максимальное количество застрахованных лиц, по которым могут передаваться сведения в одном реестре СЗВ-6-2, с 2010 г. увеличено с 200 человек до 32000.

Сведения о застрахованных лицах, имеющих в отчетном периоде несколько записей о стаже и/или особые периоды стажа и/или основания для льготного пенсионного обеспечения, помещаются в пачки документов СЗВ-6-1. Максимальное количество документов СЗВ-6-1 в пачке по-прежнему составляет 200 штук. Таким образом, если в организации работают более 200 человек, относящихся к одной и той же категории застрахованных лиц, сведения по которым необходимо подать по форме СЗВ-6-1, то при автоматическом формировании сведений будут созданы несколько пачек документов со сведениями по форме СЗВ-6-1.

Каждая пачка документов по форме СЗВ-6-1 и реестр по форме СЗВ-6-2 сохраняется в информационной базе в виде экземпляра документа Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6). Ссылки на сформированные документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6) помещаются в табличную часть документа Опись сведений АДВ-6-2.

При работе с документом Опись сведений АДВ-6-2 имеется возможность просмотреть и при необходимости изменить состав пачек документов СЗВ-6-1 или реестров СЗВ-6-2. При перемещении курсора по списку пачек документов/реестров, расположенного в левой части формы документа Опись сведений АДВ-6-2, в правой части формы отображается список застрахованных лиц, по которым подаются сведения в этой пачке/реестре. С помощью кнопки можно вызвать форму редактирования записей о стаже для выделенного в списке застрахованного лица. Сведения о суммах начисленных и уплаченных по застрахованному лицу взносов можно увидеть в форме соответствующего документа Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ 6). В этом же документе можно просмотреть/изменить адреса для информирования застрахованных лиц, которые будут передаваться в ПФР.

Рис. 6

Пример 1

Пример 2

В организации, не являющейся общественной организацией инвалидов, имеются работники-инвалиды, страховые взносы по которым уплачиваются по пониженному тарифу. Отчетные сведения персонифицированного учета для работников-инвалидов этой организации будут отнесены к категории ОЗОИ (ОСОБАЯ/ЗОНА/ОРГАНИЗЦИИ/ИНВАЛИДОВ) и помещены в отдельный реестр СЗВ-6-2 и/или отдельную пачку СЗВ-6-1, в зависимости от отсутствия или наличия у работников особых периодов стажа и оснований для льготного пенсионного обеспечения. Для работников-инвалидов, инвалидность которых была установлена или снята в течение отчетного периода будут сформированы по два комплекта индивидуальных сведений, каждый из которых будет помещен в соответствующую пачку по форме СЗВ-6-1 (рис. 7): первый комплект сведений - по обычной для этой организации категории (для организаций, применяющих ОСН, кроме с/х производителей - это будет категория НР), где отразятся периоды работы сотрудников до установления инвалидности или после ее снятия, и суммы взносов, начисленные по обычному тарифу; второй комплект сведений - по категории ОЗОИ, где будут отражены периоды работы, когда сотрудник являлся инвалидом, и показаны суммы взносов, начисленные по пониженному тарифу. Рис. 7

Пример 3

Пример 4

Организация находится на общем режиме налогообложения и уплачивает ЕНВД по отдельным видам деятельности. Среди работников организации имеются работники: занятые только в видах деятельности, не облагаемых ЕНВД, страховые вносы по которым начисляются по обычному тарифу; занятые только в видах деятельности, облагаемых ЕНВД, страховые взносы уплачиваются по тарифу ЕНВД; занятые в различных видах деятельности: облагаемых ЕНВД и не облагаемых ЕНВД, страховые взносы начисляются по двум видам тарифов. Отчетные сведения персонифицированного учета для этих работников будут сформированы по двум категориям застрахованных лиц: НР (НАЕМ/РАБОТНИК) и УСЕН (УПРОЩЕН/СИСТЕМА/ЕДИНЫЙ/НАЛОГ). Сведения по работникам, страховые взносы за которых уплачивались только по обычному тарифу, будут отнесены к категории НР, и помещены в реестр СЗВ-6-2 и/или пачку СЗВ-6-1, в зависимости от отсутствия или наличия особых периодов стажа и оснований для льготного пенсионного обеспечения. Сведения по работникам, взносы за которых уплачивались только по тарифу ЕНВД, будут отнесены к категории УСЕН, и помещены в отдельный реестр СЗВ-6-2 и/или отдельную пачку СЗВ-6-1. Сведения по работникам, занятых в видах деятельности, как облагаемых, так и не облагаемых ЕНВД, взносы за которых в течение отчетного периода, уплачивались как по обычному тарифу, так и по тарифу ЕНВД, будут разделены по категориям и помещены в две пачки СЗВ-6-1, т.е. для таких работников будет сформировано по два комплекта индивидуальных сведений: первый комплект сведений - по категории НР, где отразятся суммы страховых взносов, начисленные по обычному тарифу; второй комплект сведений - по категории УСЕН, где будут отражены суммы взносов, начисленные по тарифу ЕНВД. Если взносы за один и тот же месяц отчетного периода по работнику начислялись по двум видам тарифов, то этот месяц войдет в записи о стаже как первого, так и второго комплекта сведений. Таким образом, для работников, взносы которых распределяются по двум видам тарифов в течение всего отчетного периода (административно-управленческий персонал), будут сформировано два комплекта сведений с абсолютно одинаковыми записями о стаже. Рис. 8

Просмотр и редактирование записей о стаже

Просмотр и редактирование записей о стаже застрахованного лица производится в специализированной форме Ввод данных СЗВ (рис.9). Форму можно вызвать из документов Опись сведений АДВ-6-2 и Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6) с помощью кнопки .

Записи о стаже привязаны к категориям застрахованных лиц, категория для которой в текущий момент отображаются и редактируются сведения указывается в шапке формы.

Записи о стаже работника отображаются в табличной части.

В самом простом случае в табличной части будет присутствовать одна запись, в которой будут указаны даты начала и окончания периода работы в отчетном периоде.

Рис. 9

Если в течение отчетного периода у работника имелись особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет), то в записях о стаже они будут выделены отдельно (рис. 10). Код, предусмотренный в классификаторе для этого особого периода стажа, будет указан в реквизите Отпуск/болезнь.

Рис. 10

Если в течение отчетного периода у работника были периоды работы в особых условиях, дающие право на досрочное назначение пенсии, то для этих периодов стажа заполняются соответствующие реквизиты записей о стаже (см. таблицу 3). Некоторые из этих сведений заполняются автоматически, для других предусмотрен только ручной ввод.

Ручное редактирование автоматически сформированных записей о стаже физического лица требуется в следующих случаях:

• если лицо работает в особых или вредных условиях труда, и в программе не ведется штатное расписание, или данные кадрового учета не соответствуют штатному расписанию, то код особых условий труда указываются вручную;
• если лицо по роду работы имеет различные условия труда, причем невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях труда, то для него необходимо ввести несколько записей о стаже с указанием количества месяцев и дней работы;
• если лицо имеет право на льготное пенсионное обеспечение, по которому предусматривается исчисление стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени (например, для водолазов или при работе в условиях повышенного атмосферного давления);
• если лицо имеет право на досрочное назначение пенсии по основанию, для которого правилами заполнения формы СЗВ-6-1 предусмотрено обязательное указание дополнительных сведений, например, налет часов для работы в летном составе.

Пример 5

Работник организации выполняет работы во вредных условиях труда (код особых условий - 27-2) в должности красильщика меха и шубной овчины (код позиции по списку №2 - 2210800а-13184). Сведения об условиях труда указаны для штатной единицы работника в регистре сведений Штатное расписание организаций, код позиции списка указан в справочнике Должности организаций. Записи о стаже работника формируются полностью автоматически, при этом заполняются код особых условий труда и код позиции списка. Рис. 11

Пример 6

По роду деятельности работник выполняет работы в различных условиях труда, причем невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях труда. Автоматически сформированные записи о стаже работника необходимо скорректировать вручную: по одному периоду работы необходимо ввести несколько записей о стаже для различных условий работы с указанием количества месяцев и дней работы, причем начало и окончание периода, а также территориальные условия указываются только в первой записи. Рис. 12

Пример 7

Работник работает в организации, расположенной в особых территориальных условиях (МКС) на полставки в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день). Сведения о территориальных условиях указаны в справочнике Организации, количество занимаемых ставок указано при приеме сотрудника на работу. Записи о стаже работника формируются полностью автоматически, при этом заполняются код территориальных условий и, так как работник работает неполный рабочий день - указывается количество занимаемых им ставок. Рис. 13

Сведения о суммах взносов

Суммы начисленных и уплаченных взносов на страховую и накопительную часть пенсии по каждому застрахованному лицу указываются в документах Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6) - рис.14. При автоматическом формировании сведений суммы взносов заполняются автоматически. При необходимости переформировать сведения по взносам на основании данных информационной базы следует перейти в документ Опись сведений АДВ-6-2 и воспользоваться кнопкой <Заполнить -> Суммы взносов>.

Начисленные суммы взносов определяются по данным регистра накопления Страховые взносы исчисленные. Данные в этот регистр заносятся при проведении документа Начисление страховых взносов. Суммы начисленных взносов хранятся в разрезе физических лиц и месяцев отчетного периода, поэтому для отражения суммы начисленных взносов по страховому лицу в отчетности, производится просто суммирование взносов по этому лицу за все месяцы отчетного периода (конечно, при условии, что категория застрахованного лица в течение отчетного периода не изменялась, если же категория изменялась, то взносы для каждой категории суммируются отдельно). Категория застрахованного лица, к которой следует отнести суммы взносов, определяется по виду тарифа страховых взносов, установленного для организации, а также на основании сведений об инвалидности физических лиц. При этом учитывается, что вид тарифа взносов и статус инвалидности физических лиц может изменяться в течение отчетного периода, т.е. категория застрахованного лица определяется отдельно для каждого месяца отчетного периода.

Суммы взносов, начисленные с выплат по ЕНВД видам деятельности, выделяются в регистре Страховые взносы исчисленные отдельно, они всегда включаются в отчетность по категории застрахованного лица с кодом УСЕН (УПРОЩЕН/СИСТЕМА/ЕДИНЫЙ/НАЛОГ).

Сумма уплаченных по каждому застрахованному лицу взносов рассчитываются отдельно для страховой и накопительной части по формуле:

<Уплачено взносов по ЗЛ> = <Начислено взносов по ЗЛ> х <Уплачено взносов всего> : <Начислено взносов всего>,

где:

 <Начислено взносов по ЗЛ>  – сумма начисленных по этому застрахованному лицу и по этой категории застрахованных лиц взносов;

<Уплачено взносов всего>  – общая сумма уплаченных в отчетном периоде взносов;

<Начислено взносов всего>  – общая сумма начисленных за отчетный период взносов по всем застрахованным лицам. 

Примечание:
ЗЛ - застрахованное лицо.

Общие суммы начисленных и уплаченных за отчетный период взносов определяются по данным регистра накопления Расчеты по страховым взносам. Общая сумма начисленных взносов заносится в этот регистр документом Начисление страховых взносов (по виду движения Приход). Суммы уплаченных взносов регистрируются документами Расчеты по страховым взносам (по виду движения Расход). В отчетности учитываются только суммы взносов, отраженные по виду платежа Налог (взносы): начислено / уплачено.

Рис. 14

Получение печатных форм и файлов для передачи в ПФР в электронном виде

Получить все необходимые печатные формы и файлы для передачи отчетных сведений в Пенсионный фонд можно из документа Опись сведений АДВ-6-2.

Чтобы сформировать печатные формы сразу для всех передаваемых документов следует воспользоваться кнопкой <Печать -> Все документы>. Для формирования и сохранения на диске комплекта файлов для передачи в ПФР в электронном виде - кнопкой <Записать файл на диск -> Все файлы>. Файлы формируются по новым форматам.

Перед формированием печатных форм и файлов производится проверка сведений на наличие ошибок. В случае наличия ошибок в каком-либо документе печатная форма/файл для него не формируется, и пользователю выдается сообщение об ошибке. Ошибку следует исправить и повторить печать/выгрузку.

После передачи сведений в ПФР необходимо провести все документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6), содержащие переданные сведения, и документ Опись сведений АДВ-6-2. Провести документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6) можно непосредственно из документа Опись сведений АДВ-6-2 с помощью кнопки <Провести все пачки>. При проведении документов копии соответствующих им файловпачек сохраняются в регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности и редактирование документов запрещается.

Дополнительные новые возможности

Помимо изменений, связанных собственно с реализацией новых отчетных форм, в подсистеме персонифицированного учета конфигурации Зарплата и Управление Персоналом произошел ряд и других изменений.

Во-первых, во всех документах персонифицированного учета теперь можно явно указать номер пачки со сведениями (ранее номером пачки считался номер документа, теперь для хранения номера пачки выделен отдельный реквизит, т.е. номер пачки не зависит от номера документа). Номер пачки присваивается автоматически при записи экземпляра документа в информационную базу, при необходимости его можно корректировать. Автоматическая нумерация ведется с учетом номеров пачек, занятых регламентированными отчетами РСВ-1, РВ-3.

Во-вторых, реализована возможность ролевой работы со сведениями персонифицированного учета. Пользователь с назначенной ролью Кадровик регламентированных данных может сформировать сведения, просмотреть и отредактировать записи о стажах работников. Сведения о суммах взносов кадровику недоступны. Пользователь с ролью Расчетчик регламентированной зарплаты может сформировать сведения, просмотреть сведения о стаже и взносах, но редактировать может только сведения о взносах. Для пользователей, которым назначены обе эти роли, или роль Полные права доступны все функции.

В-третьих, в конфигурации появился новый документ персонифицированного учета - Сведения о взносах и страховом стаже СПВ-1. Этот документ предназначен для подготовки пенсионных сведений по форме СПВ-1. Форма СПВ-1 представляется в территориальный орган ПФР, начиная с 2010 года, страхователем (работодателем) по заявлению застрахованного лица, у которого возникли условия для установления трудовой пенсии. Порядок подготовки пенсионных сведений по этой форме будет рассмотрен в одной из следующих статей. Пользователь с ролью Расчетчик регламентированной зарплаты может сформировать сведения, просмотреть сведения о стаже и взносах, но редактировать может только сведения о взносах. Для пользователей, которым назначены обе эти роли, или роль Полные права доступны все функции.

В-третьих, в конфигурации появился новый документ персонифицированного учета - Сведения о взносах и страховом стаже СПВ-1. Этот документ предназначен для подготовки пенсионных сведений по форме СПВ-1. Форма СПВ-1 представляется в территориальный орган ПФР, начиная с 2010 года, страхователем (работодателем) по заявлению застрахованного лица, у которого возникли условия для установления трудовой пенсии. Порядок подготовки пенсионных сведений по этой форме будет рассмотрен в одной из следующих статей.