6-НДФЛ за I квартал 2023 года: новая форма, порядок и сроки сдачи

Новая форма 6-НДФЛ за I квартал 2023 года

Расчет 6-НДФЛ за I квартал 2023 года организации и ИП должны будут представить по обновленной форме, утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Изменения в действующую форму внесены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

Изменения формы были обусловлены переходом компаний с 2023 года на уплату налогов посредством ЕНП на ЕНС, а также введением единых сроков уплаты налогов. Обновленный расчет включает в свой состав:

• титульный лист;
• раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц»;
• приложение № 1 « Справка о доходах и суммах налога физического лица».

В обновленной редакции расчета в разделе 1 были изменены штрихкоды, а также наименование строки 020, которая служит для отражения суммы НДФЛ, подлежащей перечислению за последние три месяца отчетного периода. Вместо полей 021 и 022 для указания сроков перечисления НДФЛ и сумм налога в расчете появились новые поля 021, 022, 023 и 024.

В новых полях необходимо отражать суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению по первому, второму, третьему и четвертому срокам перечисления отчетного квартала соответственно. При этом в разделе 1 больше не требуется указывать сроки перечисления налога и разбивать сумму удержанного налога по срокам перечисления НДФЛ.

Как и прежде, расчет составляют и представляют в ИФНС за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. При этом заполнять 6-НДФЛ за I квартал необходимо по новым правилам.

Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал 2023 года

Расчет заполняют на основании данных учета доходов, выплаченных работникам, предоставленных им вычетов и удержанных сумм НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета. В расчете обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели, а при отсутствии значения по суммовым показателям – в соответствующем поле указывают ноль.

В разделе 1 6-НДФЛ за I квартал 2023 года в поле 020 указывают сумму НДФЛ, подлежащую перечислению за последние три месяца года по всем работникам. В поле 021 указывают сумму исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащую перечислению за период с 1 января по 22 января. В поле 022 отражают сумму исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащую перечислению за период с 23 января по 22 февраля. В поле 023 – НДФЛ за период с 23 февраля по 22 марта. В 6-НДФЛ за I квартал поле 024 заполнять не нужно. Сумма налога, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 020, должна соответствовать сумме значений заполненных полей 021–023.

В разделе 2 указывают обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке. В отличие от первого раздела, раздел 2 расчета заполняют уже по данным за весь квартал, а не за период с 1 января по 22 марта 2023 года.

Соответственно, в поле 110 «Сумма дохода, начисленная физическим лицам» необходимо указывать обобщенную по всем работникам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала 2023 года. В свою очередь в поле 140 «Сумма налога исчисленная» нужно указать обобщенную по всем работникам сумму исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала 2023 года.

Другими словами, при формировании и сдаче 6-НДФЛ за I квартал 2023 года в полях 110 и 140 необходимо указать обобщенные по всем сотрудникам суммы начисленного и фактически полученного дохода и исчисленного НДФЛ за период с 1 января по 31 марта 2023 года (письмо ФНС от 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@). 

Приложение № 1 « Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за I квартал 2023 года не заполняют. Данное приложение сдают исключительно по итогам прошедшего года.

Заполняя 6-НДФЛ, необходимо ориентироваться на контрольные соотношения, представленные в письме ФНС от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@. Всего в указанном письме 32 контрольных соотношения, используемых для проверки правильности формирования показателей расчета.

Однако из-за обновления формы 6-НДФЛ часть контрольных соотношений использовать нельзя (письмо ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@). Так, при формировании 6-НДФЛ за I квартал 2023 года налоговые агенты не должны использовать междокументное контрольное соотношение 2.2 (показатель карточки расчета с бюджетом) и междокументное контрольное соотношение 3.1 (показатель приложения 1 раздела 1 формы РСВ).

Как и в какие сроки сдавать 6-НДФЛ за I квартал 2023 года

По общему правилу 6-НДФЛ за I квартал 2023 года необходимо представить в налоговую инспекцию по месту учета в электронной форме по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Но если численность сотрудников компании, получивших доходы в налоговом периоде, меньше 10 человек, то компания вправе представить расчет на бумажном носителе непосредственно в ИФНС (лично или через представителя) или по почте.

При сдаче расчета необходимо учитывать новые сроки представления налоговой отчетности, вступившие в силу с 1 января 2023 года. По новым правилам 6-НДФЛ необходимо представлять не позднее 25-го числа месяца, следующего за прошедшим отчетным периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Напомним, ранее крайним сроком сдачи 6-НДФЛ являлся последний день месяца, следующего за окончанием очередного отчетного квартала. Соответственно, теперь расчет за I квартал нужно сдать до 25 апреля включительно.

Датой представления 6-НДФЛ считают:

• дату, зафиксированную в подтверждении даты отправки оператора электронного документооборота;
• дату фактического представления в налоговый орган лично или представителем налогового агента;
• дату отправки почтовым отправлением с описью вложения (при отправке по почте).

Непредставление, равно как и несвоевременное представление расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года повлечет привлечение налогового агента к ответственности по п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Штраф, согласно данной норме, составляет 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки сдачи расчета. Кроме того, просрочка представления расчета на 20 и более дней является основанием для блокировки банковского счета налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Новая форма 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Начиная с версий 3.1.23.357 и 3.1.24.212 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 обновлена редакция формы расчета 6-НДФЛ (приказ ФНС России 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@). Новая форма 6-НДФЛ применяется с отчетности за I квартал 2023 года. Впервые представить расчет по новой форме необходимо до 25 апреля 2023 года.

Для создания отчета необходимо воспользоваться сервисом 1С-Отчетность (рис. 1).

Внимание! Для создания формы 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо использовать отчет с наименованием 6-НДФЛ (с 2021 года).

Рис. 1. Обновленная редакция формы 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Заполнение отчета происходит автоматически по кнопке Заполнить. При необходимости строки формы можно расшифровать, а также сформировать реестр.

В связи с переходом на уплату налогов посредством ЕНП (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ) установлены фиксированные сроки уплаты налога по оплате труда, больничным и отпускным. Соответствующие изменения отражены в разделе 1 новой формы расчета 6-НДФЛ.

Строка 020 в разделе 1 разбита на 4 строки по срокам перечисления:

• строка 021 заполняется за период с 1 января по 22 января;

• строка 022 – за период с 23 января по 22 февраля;

• строка 023 – за период с 23 февраля по 22 марта;

• строка 024 заполняется только в отчете за 2023 год (рис. 2).

Рис. 2. Заполнение раздела 1 новой формы 6-НДФЛ за I квартал 2023 года в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Заполнение раздела 2 происходит по всем суммам дохода, начисленным физическим лицам за отчетный период (январь, февраль и март 2023 года), а также исчисленным и удержанным суммам НДФЛ за отчетный период (январь, февраль и март 2023 года). Стандартный налоговый вычет предоставляется работнику в отношении указанных доходов за отчетный период (январь, февраль и март 2023 года).

Внимание! Если доход физическим лицам был начислен и выплачен с 23 по 31 марта 2023 года, то данные о суммах дохода, а также о суммах исчисленного и удержанного налога будут отражены в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года. Сумма налога, подлежащая перечислению с 23 по 31 марта 2023 года, будет отражена за период с 23 марта по 22 апреля в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I полугодие 2023 года.

Рис. 3. Заполнение раздела 2 новой формы 6-НДФЛ за I квартал 2023 года в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Рис. 4. Заполнение раздела 1 новой формы 6-НДФЛ за I полугодие 2023 года в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Проверить правильность заполнения отчета можно с помощью отчетов по налогам и взносам: Сводная справка 2-НДФЛ, Удержанный НДФЛ и Проверка разд. 1 6-НДФЛ (с 2021 года).