Оформление Заявки-обоснования закупки через подотчетное лицо (ф. 0510521)
Согласно пункту 64.69 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (Приложение 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н), для оформления выдачи денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) под отчет подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг с 2023 года применяется новая унифицированная форма Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), Заявка-обоснование закупки через подотчетное лицо (ф. 0510521)).
Для оформления Заявки-обоснования (ф. 0510521) в программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 2 предназначен документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (раздел Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами), рис. 1.
Рис. 1
Рассмотрим порядок оформления документа на примере почтовых марок, которые необходимо выдать подотчетному лицу, чтобы он наклеил их на конверты и отправил по назначению.
В реквизите Подотчетное лицо в шапке документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо следует указать подотчетное лицо, которое осуществляет закупки товаров, работ, услуг малого объема, выбором из справочника Сотрудники.
В случае оформления Заявки-обоснования (ф. 0510521) на выдачу подотчетному лицу денежных документов в реквизите Способ выдачи средств следует выбрать вариант "денежные документы" (рис. 1).
Далее в табличной части на закладке Товары, работы, услуги следует указать ОКПД (реквизит Объект (предмет) закупки), Количество, Сумму, КФО, КПС и КЭК денежных документов, выдаваемых подотчетному лицу.
Документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо не формирует проводки в случае оформления заявки на выдачу подотчетному лицу денежных документов.
По кнопке Печать - 0510521 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо формируется печатная форма Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).
Оформление Расходного кассового ордера (ф. 0310002) на выдачу денежных документов
В соответствии с пунктом 169 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для учета различных видов денежных документов, в том числе оплаченных талонов на бензин и масла, на питание и т. п., оплаченных путевок в дома отдыха, санатории, турбазы, полученных извещений на почтовые переводы, почтовых марок, конвертов с марками и марок государственной пошлины и т. п. предназначен счет 201 35 "Денежные документы".
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи "Фондовый".
Для отражения выдачи денежных документов подотчетному лицу на основании сформированной Заявки-обоснования (ф. 0510521) следует оформить документ Расходный кассовый ордер (ф. 0310002). Для этого в документе Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо БГУ 2 по кнопке Создать на основании следует выбрать пункт Расходный кассовый ордер (фондовый).
Созданный документ Расходный кассовый ордер (фондовый) будет частично заполнен данными документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо. На закладке Расшифровка нужно только указать Вид денежного документа и Денежный документ (рис. 2).
Рис. 2
На закладке Бухгалтерская операция будет автоматически подставлена типовая операция Выдача денежных документов подотчетным лицам (208). При необходимости следует заполнить реквизит КПС для счета 201.35 (необязателен, если существует рабочий счет 201.35), далее включить флаг Исполнен в шапке документа и после выдачи марок провести Расходный кассовый ордер (фондовый). Будут сформированы проводки по выдаче денежных документов подотчетному лицу:
Дебет КРБ 0.208.21.567 Кредит КРБ 0.201.35.610.
Оформление Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) по денежным документам
С 2022 года для учета расчетов с подотчетными лицами применяется первичный учетный документ Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Форма Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) и методические указания по его оформлению и применению утверждены приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н.
Для отражения произведенных расходов подотчетным лицом в БГУ 2 следует воспользоваться документом Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами), рис. 3.
Рис. 3
Согласно методическим указаниям по оформлению и применению Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), утв. Приказом № 103н, информация Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) заполняется подотчетным лицом (уполномоченным лицом) на основании документа-основания, в соответствии с которым принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванс).
Документом-основанием, в соответствии с которым было принято решение о выдаче денежных средств (документов) подотчетному лицу, является Заявка-обоснование (ф. 0510521).
В созданном документе Отчет о расходах подотчетного лица в шапке следует выбрать Подотчетное лицо, предоставившее отчет, и на закладке Аванс указать документ-основание - ранее созданный документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В табличной части Документы выдачи аванса закладки Аванс следует добавить документ Расходный кассовый ордер (фондовый), согласно которому подотчетному лицу были выданы денежные документы (рис. 3).
Закладка Товары, работы, услуги будет частично заполнена данными из документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (рис. 4).
Рис. 4
Далее в графе Товары, работы, услуги следует указать приобретенные за денежные документы товары, работы, услуги, например, номенклатуру "Почтовые услуги" или "Услуги связи".
При этом в справочнике Номенклатура по заполненной услуге должен быть заполнен реквизит Код ОКПД, соответствующий коду ОКПД, указанному в документе Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
Согласно методическим указаниям, утв. Приказом № 103н, корректировка показателей, отраженных в подразделе 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема" Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), допускается только в графах 9-11 (количество, цена за единицу, сумма), только в случае уменьшения показателей.
Для проверки идентичности товаров, работ, услуг, указанных в Заявке-обосновании (ф. 0510521) и Отчете о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), в БГУ 2 производится сопоставление кода ОКПД товара (услуги, работы), указанного в документе Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо, с кодом ОКПД товара (услуги, работы) в документе Отчет о расходах подотчетного лица (см. рис. 4).
Затем на закладке Товары, работы, услуги в графе Расходы принятые следует указать суммовой эквивалент потраченных денежных документов, а в графе Дебет заполнить счета бухгалтерского учета для формирования проводок по расходам (см. рис. 5).
Рис. 5
На закладке Бухгалтерская операция будет автоматически подставлена типовая операция Расходы подотчетного лица.
При проведении документа будут сформированы бухгалтерские записи по расходам подотчетного лица:
Дебет КРБ 0.109.60.221 Кредит КРБ 0.208.21.667.
По кнопке Печать - 0504520 Отчет о расходах подотчетного лица можно сформировать печатную форму Отчет о расходах подотчетного лица (0504520).
